Vertragsregister

Ein Vertragsregister besitzt nur dann Steuerungswert, wenn der relevante Vertragsbestand tatsächlich vollständig erfasst wird. Deshalb sollte definiert sein, welche Vereinbarungen registrierungspflichtig sind. Neben klassischen FM-Dienstleistungsverträgen können beispielsweise Wartungs-, Prüf-, Beratungs-, Betreiber-, Energie-, IT- oder Rahmenverträge relevant sein.

Auch Nachträge und wesentliche Vertragsänderungen müssen dem jeweiligen Hauptvertrag eindeutig zugeordnet werden. Sie sollten nicht als unabhängige Verträge erscheinen, wenn sie lediglich einen bestehenden Vertrag verändern.

Aus dem Register können unterschiedliche Managementsichten entstehen. Beispielsweise lassen sich Verträge nach Standort, Dienstleister, Vertragsart, Auslaufjahr, Verantwortlichem oder Vertragsvolumen auswerten. Dadurch wird sichtbar, welche Verträge kurzfristig Entscheidungen benötigen, wo sich mehrere Vereinbarungen mit demselben Dienstleister befinden oder welche Leistungen zukünftig gebündelt werden könnten.

Das Vertragsregister ist damit mehr als ein Inhaltsverzeichnis. Es bildet die Ausgangsbasis für Fristenmanagement, Vertragskostensteuerung, Verlängerungsentscheidungen und Portfolioanalysen.

Für jeden Datensatz sollte ein fachlich Verantwortlicher feststehen. Neue Verträge werden nach Abschluss aufgenommen, Änderungen zeitnah nachgeführt und beendete Verträge mit einem eindeutigen Status versehen. Frühere Informationen sollten dabei nicht unkontrolliert überschrieben werden, wenn sie für die Vertragshistorie relevant bleiben.

Besonders wichtig ist die Verbindung zur führenden Dokumentenablage. Aus dem Register sollte unmittelbar erkennbar sein, wo sich der aktuelle verbindliche Vertragsstand einschließlich Anlagen und Nachträgen befindet.

Ein gutes Vertragsregister schafft damit einen verlässlichen Überblick über Bestand, Verantwortung, Laufzeit und Status sämtlicher relevanter FM-Verträge. Es reduziert Suchaufwand, verbessert die Handlungsfähigkeit und ermöglicht eine übergreifende Steuerung des Vertragsportfolios.

Der entscheidende Maßstab lautet: Jeder relevante Vertrag muss eindeutig identifiziert, einem Verantwortlichen zugeordnet, mit seinem aktuellen Status erfasst und unmittelbar mit dem verbindlichen Vertragsbestand verknüpft sein.