Kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung der Verträge und Vereinbarungen: Um sicherzustellen, dass die Verträge und Vereinbarungen den aktuellen Anforderungen des Unternehmens entsprechen, ist eine kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung notwendig.
Erstellung von rechtssicheren Betriebsführungskonzepten: Für die verschiedenen Bereiche des Facility Managements, wie Technik, Reinigung, Sicherheit, Catering und Logistik, sollen rechtssichere Betriebsführungskonzepte erstellt werden.
Vertragsbündelung: Durch die Bündelung von Verträgen können Synergien genutzt und Kosten gesenkt werden. Es ist jedoch wichtig, dass diese Bündelung sorgfältig geplant und umgesetzt wird, um mögliche Risiken zu minimieren.
Verwendung der ISO 41012 für FM-Vereinbarungen: Die ISO 41012 ist ein wirksames Instrument zur Vertragsfindung für ein integriertes Facility Management. Sie hilft dabei, eine klare Schnittstelle zwischen dem Auftraggeber und dem FM-Auftragnehmer herzustellen und die Qualität von FM-Vereinbarungen zu verbessern.
Klare und präzise Formulierung von Verträgen und Vereinbarungen: Es ist von großer Bedeutung, dass alle Verträge und Vereinbarungen klar und präzise formuliert sind. Dies hilft, Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.
KPIs und SLAs: Key Performance Indicators (KPIs) und Service Level Agreements (SLAs) sind wichtige Instrumente zur Messung und Sicherstellung der Leistung von Vertragspartnern. Sie sollten klar definiert und regelmäßig überprüft werden. Bei Nichterfüllung der vereinbarten KPIs oder SLAs sollten entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
Performance-Monitoring: Es ist wichtig, die Leistung der Vertragspartner regelmäßig zu überprüfen. Dies kann durch regelmäßige Meetings, Berichte und Leistungsbewertungen geschehen. Bei Bedarf sollten Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.
Kommunikation und Zusammenarbeit: Eine offene und effektive Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien ist entscheidend für ein erfolgreiches Vertragsmanagement. Dies beinhaltet auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistern.
Digitalisierung des Vertragsmanagements: Die Implementierung einer digitalen Vertragsmanagement-Software kann den Vertragsprozess erheblich verbessern. Sie ermöglicht eine zentrale Speicherung aller Verträge, automatisiert Erinnerungen für wichtige Termine und kann bei der Analyse von Vertragsdaten unterstützen.
Nachhaltigkeit in Verträgen berücksichtigen: In Anbetracht der wachsenden Bedeutung von Nachhaltigkeit sollte diese auch in den Verträgen berücksichtigt werden. Dies kann beispielsweise durch die Einbeziehung von Kriterien zur Energieeffizienz oder zur Reduzierung von CO2-Emissionen geschehen.
Inklusion und Einsatz von Behindertenwerkstätten: Im Rahmen der sozialen Verantwortung des Unternehmens wird der Einsatz von Behindertenwerkstätten geplant. Dies kann auch in Verträgen festgehalten werden, um eine langfristige Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Zugriff auf Verträge: Es ist wichtig, dass sowohl das Facility Management als auch die Einkaufsabteilung Zugang zu allen relevanten Verträgen haben. Dies ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle Parteien über die aktuellen Vertragsbedingungen informiert sind.
Relationen zwischen technischen Objekten und Verträgen: Verträge sollten klar aufzeigen, welche technischen Objekte sie betreffen. Dies erleichtert das Management dieser Objekte und stellt sicher, dass alle relevanten Vertragsbedingungen eingehalten werden.
Schulung und Weiterbildung: Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter, die mit Verträgen arbeiten, entsprechend geschult und weitergebildet werden. Sie sollten die rechtlichen Grundlagen verstehen und in der Lage sein, Verträge korrekt zu interpretieren und zu verhandeln.
Risikomanagement: Jeder Vertrag birgt ein gewisses Risiko. Es ist daher wichtig, ein effektives Risikomanagement zu implementieren. Dies kann beinhalten, dass Risiken identifiziert, bewertet und entsprechende Maßnahmen zur Risikominimierung entwickelt werden.
Schrittweises Vorgehen und Moderation: Bei der Umsetzung dieser Strategie ist ein schrittweises Vorgehen empfehlenswert. Zudem kann Beratung bei der Vertragsfindung und -verhandlung hilfreich sein.
