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Vertragserfassung und Fehlerquellen im Facility Management

Vertragserfassung

Eine effektive Verwaltung von Verträgen ist unerlässlich für jedes Großunternehmen, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und rechtzeitig über Verlängerungen oder Kündigungen informiert zu werden

Die zentrale Speicherung von Vertragsdaten und die Möglichkeit, diese in Echtzeit zu aktualisieren, erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Vertragsvereinbarungen. Die automatisierte Überwachung von Fristen und Deadlines erleichtert die Planung und Durchführung von Vertragsverlängerungen oder Kündigungen und verhindert unerwünschte Verlängerungen oder Vertragsverletzungen.

Vertragsmanagements im Facility Management

Vertragserfassung im Facility Management

Die bestehenden Verträge werden erfasst. Der Iststand der gegen die jeweilige Vertragspartei gerichteten Anforderungen wird vollumfänglich wahrgenommen und erfüllt. Hierzu gehört die umfassende Feststellung der eigenen, vertraglich zugesicherten Pflichten. Neben Erfüllungspflichten umfassen diese Kontroll- und Weisungspflichten sowie die Wahrnehmung von Fristen und Terminen.

Fehlerquellen im Vertragsmanagement

Im Facility Management kommen Verträge unterschiedlicher Typologie und Zielsetzung zum Einsatz. Die nachfolgenden Ausführungen dienen dazu, Verträge und die damit verbundenen Organisationsabläufe zu erfassen. Der hohe Individualisierungsgrad der jeweiligen vertraglichen Regelung erfordert, dass hier nur verallgemeinernd auf bestimmte, anwendungstypische Regelungen und Bestimmungen Bezug genommen wird.

Eine einzelfallbezogene Empfehlung oder grundsätzliche Rechtsberatung erfolgt durch diese Ausführungen nicht.

  • Verwendung unterschiedlicher Vertragstexte (inklusive ergänzende Einkaufsbedingungen/sonstige Allgemeine Geschäftsbedingungen)

  • Unvollständige Vertragsakte (z.B. fehlende Bescheide, Pläne, Sonstiges)

  • Mangelnder Kompetenzaustausch zwischen den beteiligten Stellen im Unternehmen (Zusage von technischen Erfüllungsleistungen durch die kaufmännische Abteilung ohne vorherige Rücksprache mit der technischen Abteilung)

  • Mangelnde Kenntnis der eigenen Vertragspflichten

  • Abweichende Individualabreden mit einzelnen Vertragspartnern

  • Mangelnde Definition der im Vertrag benutzten Begriffe (z.B. Modernisierung, Instandhaltung, etc.)

  • Delegierte Verpflichtungen werden nicht hinsichtlich der Einhaltung durch den Delegationsempfänger überwacht

  • Die Einhaltung von Fristen wird versäumtSonderregelungen mit Versicherern werden nicht wahrgenommen und umgesetzt

  • Fehlende Anpassung der Verträge an gesetzliche Änderungen soweit zulässig

  • Tatsächliche Nutzungsänderungen im Vertragsobjekt werden nicht wahrgenommen

  • Es besteht Unklarheit ob eine dienstvertragliche oder werkvertragliche Regelung vorliegt

  • Es fehlen Regelungen zum vorzeitigen Wegfall des Erfüllungsortes (z.B. unternehmerische Entscheidung zur Stilllegung einer Betriebsstätte)

  • ff.

siehe Risikomanagement.FM-Connect.com