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Audit- und Zertifizierungsanforderungen

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Audit- und Zertifizierungsanforderungen für Qualität und Performance im FM

Qualität und Leistungsfähigkeit nachvollziehbar überprüfen

Audit- und Zertifizierungsanforderungen schaffen im Facility Management Transparenz darüber, ob vereinbarte organisatorische, fachliche und qualitative Standards tatsächlich eingehalten werden. Sie ergänzen die laufende Leistungssteuerung durch eine strukturierte Prüfung von Prozessen, Verantwortlichkeiten, Nachweisen und Managementsystemen.

Dabei sind Audits und Zertifikate voneinander zu unterscheiden. Ein Zertifikat bestätigt grundsätzlich, dass ein Managementsystem oder eine Organisation bestimmte Anforderungen erfüllt. Ein Audit untersucht dagegen konkrete Prozesse und Nachweise zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die ISO 19011 beschreibt hierfür Grundsätze und Vorgehensweisen für Audits von Managementsystemen.

Audit- und Zertifizierungsanforderungen im Facility Management

Anforderungen am Vertragsrisiko ausrichten

Nicht jeder FM-Vertrag benötigt dieselben Zertifizierungen oder dieselbe Auditintensität. Die Anforderungen sollten sich an Leistungsumfang, Kritikalität, Vertragsvolumen und bestehenden Risiken orientieren.

Prüfbereich

Mögliche Anforderung

Qualitätsmanagement

geeignetes QM-System, gegebenenfalls Zertifizierung

Umweltmanagement

nachgewiesene Umweltorganisation

Energiemanagement

geeignete Prozesse und gegebenenfalls Managementsystem

Arbeitsschutz

dokumentierte Sicherheitsorganisation

IT-Sicherheit

Nachweise, Audits oder Sicherheitsbewertungen

Vertragsleistung

auftragsbezogene Prozess- und Leistungsaudits

Zertifizierungen wie ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 50001 können abhängig vom Leistungsbild geeignete Nachweise für vorhandene Managementsysteme darstellen. ISO 9001 betrifft Qualitätsmanagementsysteme, ISO 14001 Umweltmanagement und ISO 50001 Energiemanagement.

Eine Zertifizierung sollte jedoch nur verlangt werden, wenn sie einen erkennbaren Bezug zur Leistung besitzt. Ein umfangreicher Zertifikatskatalog erhöht sonst lediglich Markteintrittsbarrieren und Verwaltungsaufwand.

Zertifikat ersetzt keine Leistungsprüfung

Ein gültiges Zertifikat belegt nicht automatisch, dass ein konkreter Standort vertragsgerecht betrieben wird. Deshalb sollten Zertifizierungsanforderungen und auftragsbezogene Auditrechte getrennt betrachtet werden.

Ein FM-Audit kann beispielsweise prüfen, ob Wartungsprozesse tatsächlich umgesetzt, Qualifikationen aktuell gehalten, Prüfpflichten eingehalten, CAFM-Daten gepflegt und vereinbarte Maßnahmen nachvollziehbar bearbeitet werden.

Entscheidend ist dabei eine klare Auditgrundlage. Vor Beginn sollten Prüfgegenstand, Kriterien, benötigte Unterlagen und Ansprechpartner feststehen. Audits dürfen nicht zu einer unbegrenzten allgemeinen Prüfung des gesamten Unternehmens werden, wenn lediglich eine bestimmte FM-Leistung Vertragsgegenstand ist.

Auditrechte angemessen ausgestalten

Der Vertrag sollte festlegen, wann und unter welchen Bedingungen Audits durchgeführt werden können. Sinnvoll sind beispielsweise Regelungen zu Ankündigungsfristen, Prüfumfang, Zugangsrechten, Vertraulichkeit und Dokumentation.

Bei erhöhtem Risiko oder konkretem Anlass können außerordentliche Audits vorgesehen werden. Dies kann etwa bei wiederholten Leistungsabweichungen, schwerwiegenden Sicherheitsereignissen oder begründeten Zweifeln an wesentlichen Nachweisen erforderlich sein.

Gleichzeitig sollten Audits den laufenden Betrieb nicht unnötig beeinträchtigen.

Abweichungen konsequent weiterverfolgen

Der Nutzen eines Audits entsteht erst aus dem Umgang mit seinen Ergebnissen. Feststellungen sollten deshalb nach Bedeutung klassifiziert und mit konkreten Maßnahmen verbunden werden.

Ein geeigneter Prozess lautet:

Feststellung → Bewertung → Maßnahme → Verantwortlicher → Termin → Wirksamkeitskontrolle → Abschluss.

Wesentliche Abweichungen können zusätzlich in das reguläre Berichtswesen oder die Eskalationsstruktur übernommen werden.

Auch Zertifikate benötigen eine laufende Überwachung. Ablaufdaten, Einschränkungen des Geltungsbereichs oder Änderungen des Zertifizierungsstatus sollten bei vertragsrelevanten Nachweisen berücksichtigt werden.

Gute Audit- und Zertifizierungsanforderungen verbinden damit formale Nachweise mit tatsächlicher Leistungsqualität. Sie sollen weder möglichst viele Zertifikate sammeln noch permanente Kontrolle erzeugen.

Der entscheidende Maßstab lautet: Nachweise müssen zum Risiko passen, Audits müssen auf die konkrete Leistung zielen und festgestellte Abweichungen müssen nachvollziehbar zu Verbesserungen führen.