Betreiber- und Betriebsführungsvertrag im Facility Management
Ein Betreiber- oder Betriebsführungsvertrag geht regelmäßig deutlich über die Beauftragung einzelner Facility Services hinaus. Der Auftragnehmer übernimmt nicht lediglich Wartung, Inspektion oder Störungsbearbeitung, sondern organisiert innerhalb des vereinbarten Verantwortungsbereichs die laufende technische und organisatorische Betriebsführung von Gebäuden, Anlagen oder ganzen Standorten.
Dieses Betriebsmodell eignet sich insbesondere dort, wo der Auftraggeber operative Betreiberaufgaben gebündelt an einen fachkundigen Partner übertragen möchte, gleichzeitig aber Governance, Eigentümerinteressen und wesentliche unternehmerische Entscheidungen bei sich behält.
ISO 41012 ordnet die Gestaltung von FM-Vereinbarungen in einen strategischen Sourcingprozess ein und stellt Rollen, Verantwortlichkeiten sowie unterschiedliche Vereinbarungsmodelle ausdrücklich in den Mittelpunkt.
Betreibervertrag und Betriebsführungsvertrag differenzieren
Die Begriffe werden in der Praxis nicht immer einheitlich verwendet. Entscheidend ist deshalb weniger die Vertragsüberschrift als der tatsächlich vereinbarte Verantwortungsumfang.
Vertragsausprägung
Typischer Schwerpunkt
Betriebsführungsvertrag
Organisation und Durchführung des laufenden Betriebs
Ermittlung, Zuordnung und Überwachung von Pflichten
IFM-/TFS-Modell
Bündelung mehrerer technischer und infrastruktureller Leistungen
Ein Vertrag sollte deshalb konkret beschreiben, welche Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse und Verantwortungen übertragen werden und welche ausdrücklich beim Auftraggeber verbleiben.
Verantwortungsübertragung benötigt Befugnisse und Kompetenz
Eine wirksame Aufgabenübertragung setzt voraus, dass der Auftragnehmer beziehungsweise die handelnden Personen auch tatsächlich in der Lage sind, die übertragenen Aufgaben wahrzunehmen. Im Arbeitsschutz ermöglicht § 13 ArbSchG beispielsweise die schriftliche Beauftragung zuverlässiger und fachkundiger Personen, Aufgaben in eigener Verantwortung wahrzunehmen.
Für Betreiberverträge sollten deshalb insbesondere geregelt werden:
Aufgaben- und Verantwortungsumfang,
erforderliche Fachkunde,
Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse,
Budget- und Bestellkompetenzen,
Abschalt- und Sperrbefugnisse,
Eskalationswege,
Vertretungsregelungen,
Dokumentations- und Nachweispflichten.
Verantwortung ohne entsprechende Befugnisse erzeugt eine organisatorische Fehlkonstruktion.
Betreiberpflichten in einer Matrix konkretisieren
Besonders geeignet ist eine Betreiberverantwortungsmatrix.
Typische Regelungsfelder sind:
technische Betriebsführung,
Wartung und Inspektion,
wiederkehrende Prüfungen,
Störungs- und Mängelmanagement,
Arbeitsschutz,
Brandschutz,
Verkehrssicherung,
Trinkwasserhygiene,
Fremdfirmenmanagement,
Notfallorganisation,
technische Dokumentation.
Für jede Pflicht sollte festgelegt werden:
Wer ermittelt?
Wer veranlasst?
Wer führt aus?
Wer kontrolliert?
Wer entscheidet?
Wer dokumentiert?
Wer wird informiert?
Auftraggeber behält Governance- und Kontrollaufgaben
Ein Betreibervertrag bedeutet nicht, dass der Auftraggeber nach Vertragsabschluss keine eigene Organisation mehr benötigt. Welche gesetzlichen Pflichten konkret delegierbar sind, richtet sich nach der jeweiligen Rechtsgrundlage und der wirksamen organisatorischen Übertragung. Der Auftraggeber benötigt jedenfalls ausreichende Kompetenz, um den Vertrag zu steuern, geeignete Verantwortliche auszuwählen und die vereinbarte Leistung zu überwachen.
Zugleich bleibt der Auftragnehmer für die ordnungsgemäße Erfüllung seiner eigenen Vertragspflichten verantwortlich. Bedient er sich hierfür anderer Personen, hat er deren Verschulden im Rahmen des § 278 BGB grundsätzlich wie eigenes Verschulden zu vertreten.
Ein Betreibervertrag sollte konkrete Nachweise verlangen, beispielsweise:
Ein gut gestalteter Betreiber-/Betriebsführungsvertrag schafft damit keine vermeintliche „Vollübertragung aller Verantwortung“. Er entwickelt vielmehr ein transparentes Verantwortungsmodell, in dem operative Betreiberkompetenz beim Dienstleister und Governance-, Kontroll- und Entscheidungsfunktionen des Auftraggebers nachvollziehbar ineinandergreifen.
