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Prüf- und Inspektionsvertrag

Facility Management: Verträge und Vereinbarungen » Vertragsarten » Prüf- und Inspektionsvertrag

Prüf- und Inspektionsvertrag für sichere Anlagen und Gebäude

Prüf- und Inspektionsverträge sichern den technischen Zustand von Anlagen

Prüf- und Inspektionsverträge regeln Leistungen, mit denen der Zustand, die Sicherheit und die Funktionsfähigkeit technischer Anlagen systematisch festgestellt werden. Im Facility Management sind sie besonders dort relevant, wo gesetzliche, behördliche, normative oder betriebliche Prüfanforderungen bestehen oder der Auftraggeber den Anlagenzustand regelmäßig unabhängig bewerten lassen möchte. Der Vertrag sollte eindeutig festlegen, was geprüft oder inspiziert wird, nach welcher Grundlage dies erfolgt, wer die Leistung ausführen darf und wie Ergebnisse dokumentiert und weiterbearbeitet werden.

Prüf- und Inspektionsvertrag für technische FM-Anlagen

Prüfung, Inspektion und Instandsetzung unterscheiden

Eine Inspektion dient vor allem der Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustands. Eine Prüfung kann darüber hinaus formalisierte Anforderungen erfüllen und setzt je nach Rechtsgrundlage bestimmte Qualifikationen oder Prüfstellen voraus. Wartung und Instandsetzung sind hiervon zu unterscheiden: Sie dienen der Verzögerung von Abnutzung beziehungsweise der Wiederherstellung eines funktionsfähigen Zustands.

Regelungsbereich

Typische Vertragsfestlegung

Prüfgegenstand

Anlage, Bauteil, Arbeitsmittel oder technische Einrichtung

Prüfgrundlage

Vorschrift, Bescheid, technische Regel, Herstelleranforderung oder Vertrag

Prüfumfang

Sichtprüfung, Funktionsprüfung, Messung oder weitergehende Untersuchung

Qualifikation

befähigte Person, Sachverständiger oder zugelassene Überwachungsstelle

Termin

wiederkehrend, anlassbezogen oder nach Änderung

Nachweis

Prüfbericht, Messprotokoll, Bescheinigung oder Systemeintrag

Mängel

Klassifizierung, Verantwortlichkeit und Nachverfolgung

Für Arbeitsmittel verlangt die Betriebssicherheitsverordnung in bestimmten Fällen Prüfungen vor erstmaliger Verwendung, wiederkehrende Prüfungen oder Prüfungen nach außergewöhnlichen Ereignissen beziehungsweise prüfpflichtigen Änderungen. Welche Anforderungen gelten, hängt vom jeweiligen Arbeitsmittel und der konkreten Rechtsgrundlage ab.

Prüfumfang und Qualifikation eindeutig festlegen

Der Vertrag sollte vermeiden, lediglich allgemein eine „gesetzlich vorgeschriebene Prüfung“ zu beauftragen. Besser ist eine eindeutige Zuordnung von Prüfgegenstand, Prüfumfang, Intervall und erforderlicher Qualifikation. Dadurch lässt sich vor Leistungsbeginn feststellen, ob der Auftragnehmer die notwendigen personellen und organisatorischen Voraussetzungen besitzt.

Ebenso sollte geregelt sein, wer die Prüftermine steuert. Der Auftragnehmer kann die operative Terminierung übernehmen, während der Auftraggeber für die vollständige Zuordnung der prüfpflichtigen Anlagen oder für erforderliche Mitwirkungen verantwortlich bleibt. Bei Stillständen oder erforderlichen Freischaltungen müssen Termine mit dem Betrieb abgestimmt werden.

Prüfergebnis und Mängelbearbeitung verbinden

Eine Prüfung ist nicht abgeschlossen, wenn lediglich ein Bericht erstellt wurde. Festgestellte Mängel müssen bewertet, priorisiert und einem weiteren Bearbeitungsprozess zugeführt werden. Kritische Abweichungen können Sofortmaßnahmen oder Nutzungseinschränkungen erfordern; weniger dringliche Punkte können planmäßig abgearbeitet werden.

Der Prüfvertrag sollte deshalb festlegen, wie Mängel klassifiziert, wem sie gemeldet und wie deren Beseitigung nachverfolgt wird. Dabei ist sauber zu unterscheiden zwischen dem Prüfer, der einen Zustand feststellt, und der Stelle, die über technische oder wirtschaftliche Maßnahmen entscheidet.

Dokumentation als Leistungsbestandteil behandeln

Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt für bestimmte Prüfungen Aufzeichnungen beziehungsweise Prüfbescheinigungen. Der Vertrag sollte daher Umfang, Format, Anlagenbezug, Ablageort und Übergabefrist der Nachweise festlegen. Prüfberichte sollten eindeutig einer Anlage und einem Prüfdatum zugeordnet und möglichst im führenden CAFM- oder Dokumentationssystem hinterlegt werden.

Bei wiederkehrenden Prüfungen ist außerdem der nächste Fälligkeitstermin nachvollziehbar fortzuschreiben. So entsteht aus einzelnen Prüfaufträgen ein kontinuierlicher Steuerungsprozess.

Ein guter Prüf- und Inspektionsvertrag verbindet damit technische Fachkunde, Terminsteuerung, Nachweisführung und Mängelmanagement. Er sorgt dafür, dass Prüfungen nicht nur termingerecht stattfinden, sondern ihre Ergebnisse tatsächlich in den sicheren und zuverlässigen Gebäudebetrieb einfließen.

Der entscheidende Maßstab lautet: Eine Prüfung schafft erst dann betrieblichen Nutzen, wenn eindeutig feststeht, was geprüft wurde, nach welchem Maßstab, mit welchem Ergebnis, durch wen – und wie festgestellte Abweichungen anschließend behandelt werden.