Zahlungsbedingungen in Facility-Management-Verträgen
Zahlungsbedingungen bestimmen nicht nur, wann eine Rechnung bezahlt wird. In langfristigen Facility-Management-Verträgen regeln sie das Zusammenspiel von Leistungserbringung, Leistungsnachweis, Rechnungsstellung, Prüfung, Freigabe und Zahlung. Unklare Regelungen führen zu wiederkehrenden Rückfragen, verzögerten Zahlungen und Streit darüber, ob Leistungen vollständig oder zusätzlich erbracht wurden.
Deshalb sollten Zahlungsbedingungen bereits im Hauptvertrag mit Preisblatt, Leistungsbeschreibung, SLA/KPI und Nachtragsverfahren abgestimmt werden.
Zahlungsbedingungen in FM-Verträgen eindeutig regeln
Vertraglich sollten insbesondere folgende Punkte festgelegt werden:
Abrechnungsperiode,
zulässiges Rechnungsformat,
Rechnungsadresse und Übermittlungsweg,
Bestell- und Vertragsnummer,
Kostenstellen beziehungsweise Kostenträger,
erforderliche Leistungsnachweise,
Umgang mit Zusatz- und Sonderleistungen,
Zahlungsfrist,
Ansprechpartner bei Rechnungsabweichungen.
Unterschiedliche Vergütungsbestandteile trennen
Vergütungsart
Typische Abrechnung
Monatliche Pauschale
Wiederkehrende Rechnung gemäß Vertragswert
Mengenabhängige Leistung
Abrechnung nach dokumentierter Menge
Einheitspreisleistung
Menge × vereinbarter Einheitspreis
Stundenlohnleistung
Nur bei vereinbarter beziehungsweise freigegebener Leistung
Zusatzleistung
Nach vorheriger Beauftragung oder Change Request
Projektleistung
gegebenenfalls nach Meilenstein oder Leistungsfortschritt
Bonus / Malus
Nach vertraglich definierter KPI-Systematik
Besonders wichtig ist, welche Leistungen mit der Grundvergütung bereits abgegolten sind. Berichtswesen, Objektleitung, normale Disposition, Vertretungsorganisation oder regelmäßige Abstimmungen sollten nicht später ungeklärt als Zusatzleistungen erscheinen.
Fälligkeit und Zahlungsfrist eindeutig festlegen
Ist keine Leistungszeit bestimmt, kann eine geschuldete Leistung nach § 271 BGB grundsätzlich sofort verlangt und bewirkt werden. Für FM-Verträge empfiehlt sich deshalb eine ausdrückliche Zahlungsregelung mit eindeutigem Fristbeginn.
Bei Vereinbarungen zwischen Unternehmen setzt § 271a BGB Zahlungsfristen Grenzen: Zahlungsfristen von mehr als 60 Tagen nach Empfang der Gegenleistung sind nur unter besonderen Voraussetzungen wirksam. Ist der Schuldner ein öffentlicher Auftraggeber im Sinne der gesetzlichen Regelung, gelten verschärfte Anforderungen; mehr als 60 Tage sind dort unzulässig. Auch Prüf- oder Abnahmefristen von mehr als 30 Tagen unterliegen besonderen Wirksamkeitsanforderungen.
Rechnungsprüfung nicht zum unbestimmten Zahlungsaufschub machen
Der Auftraggeber benötigt ausreichend Zeit für sachliche und rechnerische Prüfung. Gleichzeitig sollte der Vertrag verhindern, dass eine Rechnung wegen geringfügiger oder nur einzelne Positionen betreffender Unklarheiten vollständig blockiert wird.
Nach § 286 BGB kommt ein Schuldner einer Entgeltforderung spätestens grundsätzlich 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Bei Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; zusätzlich sieht § 288 BGB bei Verzug grundsätzlich eine Pauschale von 40 Euro vor.
Werden Zahlungsbedingungen vorformuliert, unterliegen sie der AGB-rechtlichen Kontrolle. § 307 BGB verlangt insbesondere klare und verständliche Regelungen und schützt vor unangemessener Benachteiligung. Übermäßig lange Prüfprozesse, unklare Freigabevorbehalte oder einseitige Zahlungsmechanismen sollten deshalb vermieden werden.
Eine professionelle Zahlungslogik folgt somit dem Grundsatz:
So werden Zahlungsbedingungen zu einem Bestandteil professioneller Vertragssteuerung: transparent für den Auftraggeber, kalkulierbar für den Dienstleister und administrativ effizient für beide Vertragsparteien.
