Prüf- und Kontrollrechte in Facility-Management-Verträgen
Facility-Management-Verträge übertragen häufig wesentliche operative Aufgaben an externe Dienstleister. Der Auftraggeber bleibt jedoch darauf angewiesen, nachvollziehen zu können, ob Leistungen ordnungsgemäß erbracht, Betreiberanforderungen eingehalten und vereinbarte Qualitätsstandards erreicht werden. Prüf- und Kontrollrechte schaffen hierfür die notwendige Transparenz.
Sie sollten bereits im Vertrag eindeutig geregelt werden. Dabei geht es nicht um permanente Einzelfallkontrolle des Dienstleisters, sondern um angemessene Möglichkeiten zur Überprüfung von Leistung, Qualität, Compliance, Dokumentation und Risikomanagement.
Qualifikationen, Unterweisungen und Berechtigungen
Nachunternehmer
Einsatz, Qualifikation und Leistungsintegration
Arbeitsschutz
Arbeitsfreigaben und Sicherheitsorganisation
Kosten
Zusatzleistungen, Mengen und Abrechnungsnachweise
Compliance
Vertraulichkeit, Integrität und vereinbarte Richtlinien
Auditverfahren vertraglich definieren
Größere FM-Verträge sollten neben der laufenden Leistungskontrolle ein geregeltes Auditrecht vorsehen. Die aktuelle ISO 19011:2026 gibt hierfür einen internationalen Orientierungsrahmen und behandelt Auditprinzipien, Auditprogramme, Durchführung von Audits sowie die Kompetenz der beteiligten Auditoren.
Vertraglich sollte geklärt werden:
wer Audits durchführen darf,
welche Bereiche und Unterlagen einbezogen werden können,
welche Ankündigungsfristen gelten,
wann unangekündigte Kontrollen zulässig sein sollen,
wie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse geschützt werden,
wie Auditfeststellungen dokumentiert werden,
welche Fristen für Korrekturmaßnahmen gelten,
wie die Wirksamkeit anschließend überprüft wird.
Kontrollrechte verhältnismäßig gestalten
Ein umfassendes Prüfungsrecht sollte nicht bedeuten, dass der Auftraggeber jederzeit uneingeschränkten Zugang zu sämtlichen Informationen des Dienstleisters erhält. Kontrollrechte sollten sich auf den Vertragsgegenstand und den erforderlichen Nachweis der Vertragserfüllung beziehen.
Besondere Rücksicht ist beispielsweise erforderlich bei:
personenbezogenen Daten,
Geschäftsgeheimnissen des Auftragnehmers,
Informationen anderer Kunden,
sicherheitskritischen Systemen,
vertraulichen Kalkulationsgrundlagen.
Bei einer Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten verlangt Art. 28 Abs. 3 DSGVO ausdrücklich, dass der Auftragsverarbeiter die für den Nachweis der Compliance erforderlichen Informationen bereitstellt und Audits einschließlich Inspektionen durch den Verantwortlichen oder einen beauftragten Auditor ermöglicht.
Nachunternehmer in die Kontrollkette einbeziehen
Setzt der FM-Dienstleister Nachunternehmer ein, dürfen wesentliche Prüf- und Kontrollrechte nicht an dieser Vertragsgrenze enden. Der Hauptauftragnehmer sollte deshalb sicherstellen, dass für vertragskritische Nachunternehmer entsprechende Nachweis-, Informations- und gegebenenfalls Auditmöglichkeiten bestehen.
Relevant sind insbesondere:
technische Spezialfirmen,
Prüfdienstleister,
Sicherheitsunternehmen,
IT- und CAFM-Provider,
Unternehmen mit Zugriff auf sensible Daten oder Anlagen.
Feststellungen müssen zu Maßnahmen führen
Ein Audit oder eine Kontrolle besitzt nur dann Steuerungswirkung, wenn Abweichungen systematisch bearbeitet werden.
Schwerwiegende oder wiederholte Abweichungen können anschließend die vertraglich vereinbarten Eskalations- und Sanktionsmechanismen auslösen.
Prüf- und Kontrollrechte sind damit kein Ausdruck von Misstrauen gegenüber dem FM-Service-Provider. Richtig ausgestaltet schaffen sie eine nachvollziehbare Governance-Struktur, in der der Auftragnehmer operative Verantwortung behält und der Auftraggeber dennoch überprüfen kann, ob Leistung, Compliance und Betreiberanforderungen dauerhaft in der vereinbarten Qualität erfüllt werden.
