Informations- und Beratungspflichten bei Veränderungen im Facility Management
Facility-Management-Verträge können weit über den Einkauf einer Dienstleistung hinaus Auswirkungen auf die betriebliche Organisation haben. Outsourcing, Dienstleisterwechsel, Zentralisierung von Servicefunktionen, Einführung eines CAFM-Systems, neue Zutrittsverfahren, veränderte Arbeitsplätze oder neue Schichtmodelle können Beschäftigte unmittelbar betreffen. Deshalb sollte bereits während Planung und Vertragsgestaltung geprüft werden, welche Informations-, Beratungs- und gegebenenfalls Mitbestimmungsrechte der betrieblichen Interessenvertretung berührt werden.
Das Betriebsverfassungsgesetz enthält hierfür unterschiedliche Beteiligungsrechte. § 80 BetrVG verpflichtet den Arbeitgeber unter anderem dazu, den Betriebsrat zur Durchführung seiner Aufgaben rechtzeitig und umfassend zu unterrichten und ihm auf Verlangen erforderliche Unterlagen zur Verfügung zu stellen.
Mitbestimmung durch transparente Information stärken
Arbeitgeber und Betriebsrat erörtern eine geplante Maßnahme
Mitbestimmung
Umsetzung setzt in bestimmten Angelegenheiten Beteiligung beziehungsweise Einigung voraus
Betriebsänderung
Besondere Beteiligungsrechte bei grundlegenden organisatorischen Veränderungen
Ein Informationsrecht bedeutet deshalb nicht automatisch, dass der Betriebsrat einer Maßnahme zustimmen muss. Umgekehrt reicht eine bloße Information nicht aus, wenn für die konkrete Maßnahme ein echtes Mitbestimmungsrecht besteht. So unterliegt etwa die Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung von Beschäftigten bestimmt sind, grundsätzlich der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Auch Arbeitszeitregelungen und bestimmte Fragen des Gesundheitsschutzes werden dort ausdrücklich erfasst.
FM-relevante Veränderungen frühzeitig erkennen
Besonders prüfungsrelevant können sein:
Einführung oder Wechsel von CAFM-, Service-Desk- oder mobilen FM-Systemen,
elektronische Zutritts-, Zeit- oder Leistungserfassung,
Neuorganisation von Arbeitsplätzen und Betriebsräumen,
Einführung neuer Schicht- oder Bereitschaftsmodelle,
Outsourcing oder Insourcing von FM-Leistungen,
organisatorische Zentralisierung von Servicefunktionen,
Veränderungen von Personalbedarf und Qualifikationsprofilen,
größere Standortverlagerungen oder Betriebszusammenführungen.
Bei Planung von Arbeitsverfahren, Arbeitsabläufen, Arbeitsplätzen oder Arbeitsumgebung verpflichtet § 90 BetrVG den Arbeitgeber, den Betriebsrat über vorgesehene Maßnahmen und deren Auswirkungen rechtzeitig zu unterrichten und sie mit ihm zu beraten.
Personalwirkungen transparent darstellen
Verändert ein neues FM-Betriebsmodell Personalbedarf, Qualifikationen oder organisatorische Zuordnungen, sollten diese Folgen frühzeitig sichtbar gemacht werden. § 92 BetrVG verpflichtet den Arbeitgeber, den Betriebsrat über die Personalplanung, insbesondere über gegenwärtigen und zukünftigen Personalbedarf sowie daraus resultierende personelle Maßnahmen und Berufsbildungsmaßnahmen, anhand von Unterlagen rechtzeitig und umfassend zu unterrichten und darüber zu beraten.
Betriebsänderungen gesondert prüfen
Besonders weitreichend können Veränderungen sein, wenn etwa Outsourcing, Standortverlagerung oder eine grundlegende Neuorganisation wesentliche Nachteile für die Belegschaft oder erhebliche Teile davon haben können. In Unternehmen mit regelmäßig mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern verlangt § 111 BetrVG bei geplanten Betriebsänderungen eine rechtzeitige und umfassende Unterrichtung sowie Beratung mit dem Betriebsrat. Als Beispiele nennt das Gesetz unter anderem grundlegende Änderungen der Betriebsorganisation oder der Betriebsanlagen sowie die Einführung grundlegend neuer Arbeitsmethoden.
Beteiligung in den FM-Projektplan integrieren
Für größere FM-Veränderungen sollte deshalb frühzeitig eine Beteiligungsmatrix geführt werden:
Maßnahme → Auswirkungen auf Beschäftigte → Rechtsgrundlage → erforderliche Information → erforderliche Beratung → gegebenenfalls Mitbestimmung → benötigte Unterlagen → verantwortliche Stelle → Zieltermin.
Dabei sollten relevante Unterlagen so früh bereitgestellt werden, dass Beratung noch vor einer faktisch unumkehrbaren Umsetzung sinnvoll stattfinden kann.
Informations- und Beratungspflichten werden damit nicht zu einer nachträglichen Formalität. Richtig in Ausschreibung, Vertragsgestaltung und Implementierung eingebunden, unterstützen sie einen kontrollierten Veränderungsprozess und verhindern, dass ein fachlich bereits fertig entwickeltes FM-Modell erst kurz vor dem Go-live auf ungeklärte betriebsverfassungsrechtliche Anforderungen trifft.
