Facility-Management-Verträge verteilen nicht nur Leistungen und Vergütung, sondern auch Risiken. Anlagenzustand, Mengenänderungen, Fachkräfteverfügbarkeit, Preisentwicklungen, Betreiberpflichten, Störungen oder Änderungen der Nutzung können erhebliche technische und wirtschaftliche Folgen haben. Entscheidend ist deshalb, welche Vertragspartei welches Risiko übernehmen soll und ob sie dieses Risiko tatsächlich erkennen, beeinflussen und wirtschaftlich kalkulieren kann.
Eine pauschale Übertragung möglichst vieler Risiken auf den FM-Dienstleister führt nicht automatisch zu einem besseren Vertrag. Nicht beherrschbare Risiken werden regelmäßig entweder eingepreist, mit Vorbehalten versehen oder können später zu Konflikten und Nachträgen führen.
Eine belastbare Risikozuweisung sollte insbesondere prüfen:
Wer kennt das Risiko am besten?
Wer kann seinen Eintritt beeinflussen?
Wer kann die Auswirkungen begrenzen?
Wer kann das Risiko wirtschaftlich sinnvoll tragen oder versichern?
Ein Auftragnehmer kann beispielsweise für die fachgerechte Wartung einer Anlage verantwortlich sein. Eine uneingeschränkte Verfügbarkeitsgarantie ist dagegen kritisch zu prüfen, wenn die Anlage überaltert ist und Ersatzinvestitionen ausschließlich vom Auftraggeber freigegeben werden können.
Verantwortung, Befugnis und Risikotragung müssen deshalb zusammenpassen.
Bestandsrisiken transparent behandeln
Besonders konfliktanfällig sind Altanlagen und unvollständige Dokumentationen. Vor Vertragsbeginn sollte festgelegt werden, wie mit:
bekannten Mängeln,
unbekanntem Anlagenzustand,
Instandhaltungsrückständen,
Obsoleszenz,
fehlenden Prüfunterlagen,
nicht validierten Anlagenlisten umgegangen wird.
Geeignet sind beispielsweise Übergabeaudits, Zustandsklassifizierungen oder definierte Baseline-Phasen. Dadurch wird nachvollziehbar, welcher Ausgangszustand kalkuliert wurde und welche später festgestellten Sachverhalte eine Vertragsänderung auslösen können.
Risiko und Vergütung miteinander verbinden
Risikoübertragung besitzt einen Preis. Werden schwankende Mengen, Materialkosten oder außergewöhnliche Reparaturen vollständig in eine Pauschale integriert, benötigt der Anbieter entsprechende Risikoreserven.
Alternativ können Mechanismen vorgesehen werden wie:
Mengenbänder,
Selbstbehalte,
Bagatellgrenzen,
Preisgleitung,
Open-Book-Regelungen,
definierte Kostenteilung,
Change Requests.
Ziel ist nicht maximale Risikoverlagerung, sondern wirtschaftliche Gesamtoptimierung.
Rechtliche Grenzen berücksichtigen
Die gesetzliche Ausgangslage kann vertraglich modifiziert werden; § 276 BGB stellt beispielsweise grundsätzlich auf Vorsatz und Fahrlässigkeit ab und berücksichtigt ausdrücklich auch vereinbarte Garantien oder Beschaffungsrisiken. Die Haftung wegen Vorsatzes kann im Voraus nicht ausgeschlossen werden.
Vorformulierte Risikoklauseln müssen zudem AGB-rechtlich belastbar sein. § 307 BGB erklärt Klauseln für unwirksam, wenn sie den Vertragspartner unangemessen benachteiligen oder nicht klar und verständlich formuliert sind. Auch § 313 BGB berücksichtigt bei schwerwiegenden Veränderungen der Geschäftsgrundlage ausdrücklich die vertragliche oder gesetzliche Risikoverteilung.
Risikozuweisung dokumentieren
Für komplexe FM-Verträge empfiehlt sich ein Risikoregister mit:
So entsteht ein ausgewogener FM-Vertrag, bei dem Risiken nicht lediglich weitergereicht, sondern dort verankert werden, wo sie technisch, organisatorisch und wirtschaftlich am wirksamsten beherrscht werden können.
