Beschaffungsform im Facility Management strategisch auswählen
Die Beschaffungsform legt fest, wie Facility-Management-Leistungen am Markt beschafft, gebündelt, beauftragt und während der Vertragslaufzeit abgerufen werden. Sie ist damit eine grundlegende strategische Entscheidung vor der eigentlichen Vertragsgestaltung.
Dabei sollte die Beschaffungsform nicht mit dem Betriebsmodell verwechselt werden. Ein Rahmenvertrag beschreibt beispielsweise, wie Leistungen vertraglich verfügbar gemacht und abgerufen werden. Ein Integrated-Facility-Management- oder Lead-Provider-Modell beschreibt dagegen, wie Leistungen organisatorisch gebündelt und gesteuert werden.
ISO 41012:2017 ordnet die Entwicklung von FM-Vereinbarungen ausdrücklich in einen strategischen Sourcingprozess ein und behandelt dabei Rollen, Verantwortlichkeiten sowie unterschiedliche Formen interner und externer Leistungserbringung. Die Norm befindet sich 2026 in Revision.
Beschaffungsformen für FM-Leistungen gezielt auswählen
Klar definierte, eigenständige und regelmäßig wiederkehrende Leistungen
Rahmen-/Abrufvertrag
Schwankende oder noch nicht vollständig mengenmäßig bestimmbare Bedarfe
Mehrgewerke-/Bündelvertrag
Zusammengehörige Leistungen mit relevanten Schnittstellen
Kombination verschiedener Formen
Komplexe Portfolios mit unterschiedlichen Leistungscharakteristika
Bei einem Einzelleistungsvertrag wird ein klar abgegrenztes Leistungsgebiet separat vergeben, beispielsweise:
Aufzugswartung,
Winterdienst,
Gebäudereinigung,
Schädlingsbekämpfung,
Kälteanlagenwartung,
gesetzliche Prüfleistungen.
Vorteilhaft sind die hohe fachliche Spezialisierung und die unmittelbare Leistungsbeziehung zum jeweiligen Anbieter. Gleichzeitig wächst mit jedem Einzelvertrag der Aufwand für Ausschreibung, Vertragsmanagement, Schnittstellensteuerung, Rechnungsprüfung und Koordination.
Rahmenverträge schaffen Flexibilität
Rahmen- beziehungsweise Abrufverträge eignen sich insbesondere für Leistungen, deren konkreter Umfang während der Vertragslaufzeit schwankt. Typische Beispiele sind kleinere Reparaturen, zusätzliche Handwerkerleistungen, Umzüge, Sonderreinigungen oder projektbezogene technische Leistungen.
Der Vertrag sollte insbesondere regeln:
welche Leistungen abgerufen werden können,
welche Preise oder Preisbildungsmechanismen gelten,
wer abrufberechtigt ist,
welche Reaktions- und Ausführungszeiten gelten,
ob Mindest- oder Höchstmengen bestehen,
wie Einzelabrufe dokumentiert und freigegeben werden.
Bei öffentlichen Auftraggebern unterliegen Rahmenvereinbarungen besonderen vergaberechtlichen Anforderungen; § 21 VgV regelt unter anderem deren Abschluss und die Vergabe der Einzelaufträge.
Bündelverträge reduzieren Schnittstellen
Mehrgewerke- oder Bündelverträge fassen mehrere sachlich zusammenhängende Leistungen zusammen. Beispielsweise können Heizungs-, Lüftungs-, Kälte- und Sanitärleistungen oder mehrere infrastrukturelle Services gemeinsam vergeben werden.
Die Vorteile liegen häufig in:
weniger Vertragspartnern,
geringerer Schnittstellenzahl,
einheitlicher Steuerung,
gebündeltem Reporting,
abgestimmten Bereitschaften,
möglichen Skaleneffekten.
Mit zunehmender Bündelung steigt jedoch die Abhängigkeit von einzelnen Dienstleistern. Gleichzeitig benötigt der Auftraggeber weiterhin ausreichende fachliche Steuerungs- und Kontrollkompetenz.
Beschaffungsform anhand des Leistungsrisikos auswählen
Die Entscheidung sollte nicht ausschließlich anhand erwarteter Einkaufsvorteile getroffen werden.
Wesentliche Kriterien sind:
Kritikalität der Leistung,
Marktverfügbarkeit geeigneter Anbieter,
erforderliche Fachkompetenz,
Volumen und Planbarkeit des Bedarfs,
Schnittstellen zu anderen Leistungen,
gewünschte Flexibilität,
Auftraggeberkompetenz,
Innovations- und Optimierungspotenzial,
Ausfall- und Abhängigkeitsrisiken,
administrativer Steuerungsaufwand.
Auch ein hybrides Portfolio kann sinnvoll sein: kritische Spezialgewerke werden einzeln vergeben, standardisierbare Leistungen gebündelt und schwankende Zusatzbedarfe über Rahmenverträge abgedeckt.
Beschaffungsform und Betriebsmodell aufeinander abstimmen
Die geeignete Beschaffungsstrategie folgt damit einer klaren Logik:
Nicht maximale Bündelung oder maximale Einzelvergabe ist das Ziel. Entscheidend ist eine Beschaffungsstruktur, die Wettbewerb, Fachkompetenz, Flexibilität, Betreiberfähigkeit und Steuerbarkeit in ein ausgewogenes Verhältnis bringt.
