Vertragsdigitalisierung

Der Nutzen eines digitalen Vertragsmanagements hängt weniger von der Anzahl digitalisierter Dokumente als von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab. Entscheidend ist deshalb zunächst die Definition eines einheitlichen Vertragsdatenmodells.

Bezeichnungen, Vertragsarten, Standorte, Organisationseinheiten und Statusinformationen sollten nach verbindlichen Regeln geführt werden. Ebenso wichtig sind eindeutige Vertragsnummern, Versionen und Verantwortlichkeiten.

Besondere Aufmerksamkeit benötigt die Frage, welche Informationen lediglich dokumentiert und welche Informationen aktiv gesteuert werden sollen. Nicht jedes Detail eines Vertrages muss als einzelnes Datenfeld erfasst werden. Steuerungsrelevant sind vor allem solche Informationen, die Entscheidungen auslösen, Risiken beeinflussen oder regelmäßig benötigt werden.

Damit wird eine Überdigitalisierung vermieden, bei der hoher Pflegeaufwand entsteht, ohne einen entsprechenden betrieblichen Nutzen zu erzeugen.

Ein isoliertes Vertragsmanagementsystem löst viele praktische Probleme nicht. Vertragsdigitalisierung entfaltet ihren Nutzen insbesondere durch die Verbindung mit den bereits eingesetzten Unternehmens- und FM-Systemen.

Je nach Organisation können hierzu insbesondere gehören:

CAFM-Systeme. Verknüpfung mit Gebäuden, Flächen, technischen Anlagen, Wartungsplänen, Störungen und Betreiberpflichten.

ERP- und Einkaufssysteme. Verbindung mit Bestellungen, Kostenstellen, Rechnungen, Budgets, Preisständen und Lieferantenstammdaten.

Dokumentenmanagementsysteme. Strukturierte Ablage der Vertragsdokumente, Anhänge, Nachträge, Protokolle und Nachweise.

Service-Desk- und Ticketsysteme. Zuordnung von Störungen, Beschwerden und Leistungsanforderungen zu vertraglich vereinbarten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten.

Business-Intelligence-Systeme. Auswertung von Kosten, Leistung, Risiken, Vertragsfristen und Lieferantenperformance.

Damit entsteht schrittweise ein durchgängiger Zusammenhang zwischen Vereinbarung, Leistung, Kosten und Ergebnis.

Eine leistungsfähige Digitalisierung berücksichtigt den gesamten Vertragslebenszyklus und nicht ausschließlich den abgeschlossenen Vertrag.

Dieser beginnt bereits bei der Vorbereitung einer Beschaffung. Vertragsbausteine, Leistungsbeschreibungen, Preisstrukturen und Genehmigungen können strukturiert vorbereitet werden. Während der Vergabe und Verhandlung werden Versionen, Klarstellungen und Entscheidungen nachvollziehbar geführt. Nach Vertragsabschluss übernimmt das operative Vertragsmanagement die relevanten Daten.

Im laufenden Vertrag werden Fristen, Pflichten, Leistungsänderungen, Nachträge und Performanceinformationen fortgeschrieben. Vor einer Verlängerung oder Neuausschreibung stehen dadurch bereits wesentliche Entscheidungsgrundlagen zur Verfügung.

Auch das Vertragsende gehört zum digitalen Lebenszyklus. Rückgaben, Datenübergaben, Dokumentationspflichten, offene Mängel, Zugangsberechtigungen, Betriebsmittel und andere Exit-Anforderungen können systematisch abgearbeitet und dokumentiert werden.

Vertragsdigitalisierung schafft damit einen geschlossenen Informationskreislauf:

Vertragsgestaltung → Freigabe → Abschluss → Mobilisierung → Leistungserbringung → Kontrolle → Änderung → Bewertung → Verlängerung oder Beendigung

Ein häufiger Fehler besteht darin, bestehende uneinheitliche Prozesse unmittelbar zu digitalisieren. Dadurch werden organisatorische Schwächen lediglich in ein IT-System übertragen.

Vor der technischen Umsetzung sollten deshalb Vertragsarten, Rollen, Entscheidungskompetenzen, Genehmigungsschritte und Mindestdaten festgelegt werden. Auch wiederkehrende Vertragsbestandteile können standardisiert werden.

Besonders geeignet sind beispielsweise:

• Vertragsstammdaten,

• Rollen- und Verantwortlichkeitsmodelle,

• Freigabestufen,

• Fristenarten,

• Änderungsprozesse,

• Nachweisarten,

• SLA- und KPI-Strukturen,

• Vertragsstatus,

• Verlängerungsentscheidungen und

• Exit-Prozesse.

Erst auf einer solchen Grundlage wird Automatisierung zuverlässig.

Digitales Vertragsmanagement benötigt dauerhaft gepflegte Daten. Ein System, dessen Vertragsverantwortliche, Fristen oder Vertragsstände nicht aktuell sind, vermittelt lediglich eine scheinbare Sicherheit.

Deshalb muss festgelegt werden, wer für welche Daten verantwortlich ist. Sinnvoll ist die Unterscheidung zwischen fachlicher Vertragsverantwortung, kaufmännischer Verantwortung, administrativer Datenpflege und systemtechnischer Verantwortung.

Auch Änderungen benötigen einen definierten Prozess. Ein genehmigter Nachtrag muss beispielsweise nicht nur als Dokument abgelegt werden. Geänderte Preise, Leistungen, Fristen oder Zuständigkeiten müssen gegebenenfalls zugleich in den strukturierten Vertragsdaten aktualisiert werden.

Damit wird Datenqualität Bestandteil der Vertragsgovernance.

Der strategische Nutzen zeigt sich besonders dann, wenn nicht mehr jeder Vertrag einzeln betrachtet werden muss. Ein digitales Vertragsportfolio ermöglicht übergreifende Fragestellungen:

• Welche Verträge laufen innerhalb der nächsten zwölf Monate aus?

• Wo bestehen automatische Verlängerungen?

• Welche Leistungen wurden mehrfach vergeben?

• Welche Verträge weisen ungewöhnlich viele Nachträge auf?

• Welche Preisgleitungen stehen bevor?

• Bei welchen Dienstleistern verschlechtert sich die Leistung?

• Welche Verträge enthalten hohe Haftungs- oder Ausfallrisiken?

• Welche Nachweise fehlen?

• Welche Standorte besitzen vergleichbare Leistungen zu unterschiedlichen Konditionen?

Aus der Vertragsverwaltung entwickelt sich damit ein Instrument des Portfolio-, Risiko- und Kostenmanagements.

Automatisierung kann Informationen zusammenführen, Fristen erkennen, Genehmigungen initiieren und Auffälligkeiten sichtbar machen. Sie ersetzt jedoch nicht die fachliche Bewertung.

Eine auslaufende Vertragsfrist beantwortet beispielsweise noch nicht die Frage, ob ein Vertrag verlängert werden sollte. Eine negative KPI-Entwicklung sagt allein noch nichts darüber aus, ob die Ursache beim Auftragnehmer, beim Auftraggeber, in geänderten Nutzungsbedingungen oder in einer ungeeigneten Leistungsbeschreibung liegt.

Ein gutes digitales Vertragsmanagement unterstützt deshalb Entscheidungen, anstatt sie lediglich technisch zu automatisieren.

Das langfristige Ziel ist ein Vertragsmanagement, bei dem wesentliche Vertragsinformationen genau dort verfügbar sind, wo sie für die Steuerung benötigt werden.

Der technische Objektverantwortliche erkennt die vereinbarten Leistungen und Pflichten. Der Einkauf sieht Laufzeiten und kommerzielle Konditionen. Das Controlling erhält belastbare Kosteninformationen. Die Betreiberorganisation kann Verantwortlichkeiten und Nachweise verfolgen. Das Management erkennt Risiken und anstehende Entscheidungen.

Vertragsdigitalisierung verbindet damit bislang häufig getrennte Informationswelten.

Der entscheidende Fortschritt besteht nicht darin, dass Papier verschwindet. Er besteht darin, dass Verträge von statischen Dokumenten zu aktiv nutzbaren Bestandteilen der Unternehmens- und FM-Steuerung werden.