Dokumentations- und Nachweispflichten in Facility-Management-Verträgen
Facility Management ist in hohem Maße nachweisabhängig. Wartungen, Prüfungen, Unterweisungen, Störungsbearbeitungen oder Betreiberaufgaben können fachgerecht ausgeführt worden sein – ohne geeignete Dokumentation lässt sich ihre ordnungsgemäße Durchführung später jedoch häufig nur eingeschränkt belegen. FM-Verträge sollten deshalb eindeutig bestimmen, welche Nachweise der Auftragnehmer in welcher Qualität, innerhalb welcher Frist und in welchem System bereitstellen muss.
Gesetzliche Dokumentationspflichten bestehen in unterschiedlichen Rechtsgebieten. So verlangt § 6 ArbSchG Unterlagen, aus denen unter anderem Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung, festgelegte Arbeitsschutzmaßnahmen und deren Überprüfung hervorgehen. Für bestimmte Prüfungen von Arbeitsmitteln fordert § 14 BetrSichV Aufzeichnungen unter anderem über Art, Umfang und Ergebnis der Prüfung sowie die prüfende Person; diese Aufzeichnungen können auch elektronisch geführt werden.
FM-Nachweise vollständig und transparent dokumentieren
Ein Dokument gilt nicht allein deshalb als geeigneter Nachweis, weil eine PDF-Datei vorhanden ist. Vertraglich sollte festgelegt werden, welche Mindestinformationen erforderlich sind.
Dazu können gehören:
eindeutige Zuordnung zu Gebäude, Anlage oder Asset,
Besonders bei sicherheits- und betreiberrelevanten Leistungen sollte aus der Dokumentation die vollständige Kette Feststellung → Bewertung → Maßnahme → Erledigung → Nachweis hervorgehen.
Dokumentation zeitnah zurückführen
Nachweise sollten nicht erst am Monats- oder Vertragsende gesammelt übergeben werden. Für betriebsrelevante Vorgänge empfiehlt sich eine vertragliche Rückmeldefrist.
Damit kann der Auftraggeber auf Abweichungen reagieren, bevor aus einem Dokumentationsdefizit ein Betreiber- oder Betriebsrisiko entsteht.
Aufbewahrungsfristen differenziert bestimmen
Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche FM-Dokumente ist regelmäßig nicht sachgerecht. Fristen können sich aus unterschiedlichen Rechtsgrundlagen, Vertragsanforderungen oder technischen Regelwerken ergeben. Für bestimmte Arbeitsmittel verlangt die BetrSichV beispielsweise abweichend eine Aufbewahrung von Prüfaufzeichnungen über die gesamte Verwendungsdauer. Handels- und steuerrechtliche Unterlagen unterliegen wiederum eigenen gesetzlichen Aufbewahrungsregeln.
Sinnvoll ist deshalb eine Dokumenten- und Aufbewahrungsmatrix mit Dokumentart, Rechts- beziehungsweise Vertragsgrundlage, Aufbewahrungsdauer, verantwortlicher Stelle und Löschregel.
Enthalten Nachweise personenbezogene Daten, ist zusätzlich der datenschutzrechtliche Grundsatz der Speicherbegrenzung zu berücksichtigen: Personenbezogene Daten sollen grundsätzlich nicht länger identifizierbar gespeichert werden, als es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Digitale Nachweise eindeutig organisieren
CAFM, DMS oder Vertragsmanagementsysteme sollten einen führenden Ablageort definieren. Wichtig sind:
eindeutige Dateibenennung,
Version und Status,
Zugriffsrechte,
Änderungsverlauf,
Verknüpfung mit Asset oder Auftrag,
geregelte Archivierung.
Professionelle Dokumentations- und Nachweispflichten folgen damit der Logik:
So wird Dokumentation nicht zum administrativen Nebenprodukt, sondern zu einem wesentlichen Bestandteil von Vertragserfüllung, Betreiberverantwortung, Compliance und Qualitätssteuerung im Facility Management.
