Projektteam und Qualifikation verbindlich absichern
Bei vielen Facility-Management-Leistungen entscheidet nicht allein die Leistungsfähigkeit des beauftragten Unternehmens über die Qualität der Vertragserfüllung. Wesentlichen Einfluss haben die Personen, die einen Standort leiten, technische Verantwortung übernehmen, Leistungen koordinieren oder als zentrale Ansprechpartner des Auftraggebers tätig werden. Projektteam- und Qualifikationsnachweise schaffen deshalb Transparenz darüber, wer die Leistung tatsächlich erbringen soll und welche fachliche sowie organisatorische Kompetenz dafür zur Verfügung steht.
Besondere Bedeutung besitzt dies bei komplexen Betreiber-, TFM-, IFM-, Beratungs- oder Implementierungsleistungen. Hier können Erfahrung, Objektkenntnis und Führungskompetenz einzelner Schlüsselpersonen erheblichen Einfluss auf Mobilisierung, Betriebsstabilität und Zusammenarbeit haben.
Nicht für jede eingesetzte Person ist ein umfangreicher Qualifikationsnachweis erforderlich. Die vertraglichen Anforderungen sollten sich auf diejenigen Funktionen konzentrieren, deren Kompetenz für den Leistungserfolg wesentlich ist.
vergleichbare Implementierungs- und Übergabeprojekte
Bei öffentlichen Vergaben erlaubt die VgV, technische und berufliche Leistungsfähigkeit unter anderem anhand von Fachkunde, Erfahrung und Verlässlichkeit zu beurteilen sowie Ausbildungs- und Befähigungsnachweise zu verlangen. Gleichzeitig sollten Anforderungen stets zum tatsächlichen Leistungsbild passen und nicht unnötig umfangreich ausgestaltet werden.
Angebotene Teamqualität muss im Vertrag erhalten bleiben
Besonders wichtig ist die Verbindung zwischen Vergabe und späterer Vertragsdurchführung. Wird ein Angebot wesentlich aufgrund eines besonders erfahrenen Projekt- oder Führungsteams bewertet, sollte nicht unmittelbar nach Zuschlag ein weniger qualifiziertes Team eingesetzt werden können.
Für benannte Schlüsselpersonen empfiehlt sich deshalb eine klare Austauschregelung. Ein Wechsel sollte angezeigt und bei wesentlichen Rollen gegebenenfalls von der Zustimmung des Auftraggebers abhängig gemacht werden. Ersatzpersonen sollten mindestens eine vergleichbare fachliche und berufliche Eignung besitzen. Dabei muss genügend Flexibilität für Krankheit, Personalwechsel oder organisatorische Veränderungen erhalten bleiben.
Für öffentliche Vergaben ist dieser Zusammenhang besonders relevant: Organisation, Qualifikation und Erfahrung des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals können ausdrücklich Zuschlagskriterien sein, wenn die Personalqualität das Leistungsniveau erheblich beeinflussen kann.
Qualifikation während der Laufzeit aktuell halten
Nachweise sollten nicht ausschließlich zum Vertragsbeginn betrachtet werden. Bestimmte Tätigkeiten können wiederkehrende Schulungen, Unterweisungen, Befähigungen oder sonstige Aktualisierungen erfordern. Der Vertrag sollte deshalb festlegen, welche Qualifikationen dauerhaft aufrechterhalten und auf Verlangen nachgewiesen werden müssen.
Gleichzeitig sollte der Auftraggeber nicht unnötig personenbezogene Unterlagen sammeln. Entscheidend ist der Nachweis der für die Leistung erforderlichen Kompetenz.
Projektteam- und Qualifikationsnachweise bilden damit eine wichtige Brücke zwischen angebotener Leistungsqualität und tatsächlicher Leistungserbringung. Ein guter Vertragsanhang definiert Schlüsselrollen, erforderliche Kompetenzen, geeignete Nachweise und nachvollziehbare Austauschregeln. So bleibt gewährleistet, dass nicht nur ein geeignetes Unternehmen beauftragt wird, sondern auch tatsächlich ein Team eingesetzt wird, das den fachlichen und organisatorischen Anforderungen des Facility Managements entspricht.
