Kaufmännische Defizite in Facility-Management-Verträgen
Kaufmännische Defizite in Facility-Management-Verträgen entstehen häufig nicht durch einen offensichtlich falschen Preis, sondern durch unklare Mengen, nicht sauber abgegrenzte Leistungsbestandteile, ungeeignete Preisstrukturen oder fehlende Regeln für Veränderungen während der Vertragslaufzeit. Die wirtschaftlichen Auswirkungen werden deshalb oft erst im laufenden Betrieb sichtbar.
Ein belastbarer FM-Vertrag muss gewährleisten, dass Auftraggeber und Auftragnehmer nachvollziehen können, welche Leistung mit welcher Vergütung verbunden ist und wodurch sich Kosten verändern dürfen.
Über- oder Unterkompensation von Kostensteigerungen
Fehlende Einheitspreise
Schwierige Bewertung späterer Mengenänderungen
Unklare Materialregelung
Streit über Ersatzteil- und Verbrauchsmaterialkosten
Schwaches Nachtragsverfahren
Unkontrollierte Zusatzkosten
Fehlende Leistungsnachweise
Erschwerte Rechnungsprüfung
Pauschalleistungen eindeutig abgrenzen
Bei pauschal vergüteten FM-Leistungen sollte klar erkennbar sein, welche Tätigkeiten und Nebenkosten bereits enthalten sind. Besonders zu klären sind:
Objekt- und Vertragsmanagement,
Berichtswesen und Regelkommunikation,
Vertretung und Personaldisposition,
An- und Abfahrten,
Werkzeuge und Standardmessgeräte,
Klein- und Verbrauchsmaterial,
Entsorgung,
Bereitschaften,
Dokumentationsleistungen.
Fehlt diese Abgrenzung, entsteht schnell eine „Grauzone der Zusatzleistung“, in der Auftraggeber und Auftragnehmer unterschiedliche Kalkulationsannahmen zugrunde legen.
Mengenrisiken bewusst verteilen
Flächen, Anlagen, Nutzerzahlen und Leistungsmengen verändern sich während mehrjähriger Verträge. Deshalb sollte festgelegt werden:
Ein Vertrag sollte weder jede kleine Mengenänderung automatisch zu einem Nachtrag machen noch dem Dienstleister unbegrenzt zusätzliche Mengen innerhalb einer unveränderten Pauschale auferlegen.
Preisänderungen nachvollziehbar gestalten
Preisgleitklauseln sollten zur tatsächlichen Kostenstruktur der Leistung passen. Personalintensive Leistungen reagieren anders auf Kostenentwicklungen als technisch geprägte Verträge mit hohen Material-, Ersatzteil- oder Energieanteilen.
Zu prüfen sind insbesondere:
geeigneter Bezugsindex,
Gewichtung verschiedener Kostenarten,
Anpassungsintervall,
Basiszeitpunkt,
Schwellen- oder Bagatellgrenzen,
Behandlung sinkender Kosten,
Auswirkungen gesetzlicher oder tariflicher Veränderungen.
Zusatzleistungen kontrolliert beauftragen
Ein besonderes kaufmännisches Risiko entsteht durch informelle Beauftragungen. Zusätzliche Arbeiten sollten daher einem definierten Prozess folgen:
Die FM-Connect-Vertragsstruktur sieht hierfür gesonderte Instrumente zur Steuerung von Preismodell, Zusatzleistungen, Rechnungsprüfung und Budgetüberwachung vor.
Rechnungsprüfung auf belastbare Nachweise stützen
Rechnungen sollten eindeutig mit Vertrag, Auftrag und Leistungsnachweis verknüpft werden können. Besonders bei variablen Leistungen sind Mengen, Stunden, Materialien und Zusatzaufträge nachvollziehbar nachzuweisen.
Ein wirtschaftlich gut strukturierter FM-Vertrag folgt damit der Logik:
Kaufmännische Vertragsqualität bedeutet damit nicht allein einen günstigen Ausgangspreis. Entscheidend ist, ob der Vertrag auch nach mehreren Jahren noch transparent, kalkulierbar und wirtschaftlich steuerbar bleibt.
