Facility-Management-Dienstleister erhalten häufig weitreichende Einblicke in Gebäude, technische Anlagen, betriebliche Abläufe und interne Organisationsstrukturen ihrer Auftraggeber. Objektleitungen, Servicetechniker, Sicherheitsdienste, Reinigungsunternehmen oder CAFM-Dienstleister können dadurch Zugang zu Informationen erhalten, die außerhalb des konkreten Auftrags nicht bekannt werden sollen. Vertraulichkeit sollte deshalb in FM-Verträgen ausdrücklich, differenziert und praktisch umsetzbar geregelt werden.
Das Geschäftsgeheimnisgesetz knüpft den gesetzlichen Schutz eines Geschäftsgeheimnisses unter anderem daran, dass die betreffende Information von wirtschaftlichem Wert und Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen ist. Vertragliche Vertraulichkeitsregelungen können ein wichtiger Bestandteil solcher Schutzmaßnahmen sein.
Vertraulichkeit in Facility-Management-Verträgen klar regeln
Der Schutzgegenstand sollte nicht pauschal mit „sämtlichen Informationen“ beschrieben werden.
Für Facility-Management-Verträge können insbesondere relevant sein:
technische Gebäude- und Anlagenpläne,
Sicherheits- und Brandschutzkonzepte,
Zutritts-, Schließ- und Berechtigungsinformationen,
IT-, OT-, CAFM- und Gebäudeautomationsstrukturen,
Schwachstellen und Störungsinformationen,
Produktions- und Betriebsabläufe,
Energie- und Verbrauchsdaten,
Kalkulationen und Vertragskonditionen,
Investitions- und Modernisierungsplanungen,
personenbezogene Informationen,
Kunden-, Lieferanten- und Beschäftigtendaten.
Vertraulichkeitsregelungen konkret ausgestalten
Regelungsbereich
Typische Vertragsregelung
Schutzgegenstand
Definition vertraulicher Informationen
Zweckbindung
Nutzung ausschließlich zur Vertragserfüllung
Berechtigtenkreis
Zugriff nur bei betrieblicher Erforderlichkeit
Weitergabe
Beschränkung gegenüber Dritten
Nachunternehmer
Gleichwertige Verpflichtung sicherstellen
Aufbewahrung
Sichere Speicherung und Zugriffsschutz
Vertragsende
Rückgabe, Löschung oder geregelte Archivierung
Vorfälle
Unverzügliche Meldung unberechtigter Offenlegung
Nachwirkung
Fortgeltung nach Vertragsende
Need-to-know statt pauschalem Informationszugang
Nicht jeder Mitarbeiter eines FM-Dienstleisters benötigt Zugriff auf sämtliche Informationen des Auftraggebers. Berechtigungen sollten sich deshalb nach Aufgabe, Rolle und tatsächlicher Erforderlichkeit richten.
Ein Servicetechniker benötigt beispielsweise technische Anlagendaten seines Verantwortungsbereichs, aber regelmäßig keinen Zugriff auf kaufmännische Vertragsinformationen. Umgekehrt muss die Vertragsleitung nicht zwingend Zugang zu sicherheitskritischen Steuerungsparametern erhalten.
Nachunternehmer vollständig einbeziehen
Vertraulichkeitsanforderungen müssen entlang der gesamten Leistungskette wirken. Setzt der Auftragnehmer Nachunternehmer, Hersteller oder Spezialfirmen ein, sollte vertraglich geregelt werden, unter welchen Voraussetzungen Informationen weitergegeben werden dürfen und welche Geheimhaltungspflichten diese Unternehmen übernehmen müssen.
Das GeschGehG schützt Geschäftsgeheimnisse vor rechtswidriger Erlangung, Nutzung und Offenlegung. Gleichzeitig kennt das Gesetz gesetzliche Ausnahmen, etwa für bestimmte Offenlegungen zum Schutz berechtigter Interessen. Vertraulichkeitsklauseln sollten deshalb nicht undifferenziert jede denkbare Weitergabe verbieten.
Datenschutz und Vertraulichkeit unterscheiden
Vertraulichkeit und Datenschutz überschneiden sich, sind aber nicht identisch. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, gelten zusätzlich die Anforderungen der DSGVO. Bei Auftragsverarbeitung verlangt die DSGVO unter anderem, dass zur Verarbeitung befugte Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind; außerdem müssen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden.
Eine allgemeine Geheimhaltungsklausel ersetzt deshalb weder einen erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag noch Datenschutz- oder Informationssicherheitsregelungen.
Vertragsklauseln angemessen und transparent formulieren
Vertraulichkeitsbestimmungen in standardisierten FM-Verträgen können AGB-rechtlich relevant sein. § 307 BGB verlangt insbesondere klare und verständliche Vertragsbestimmungen und schützt vor unangemessener Benachteiligung. Auch ungewöhnliche, überraschende Regelungen können problematisch sein.
Eine professionelle Vertraulichkeitsregelung folgt daher der Logik:
So wird Vertraulichkeit zu einem praktisch wirksamen Bestandteil der FM-Vertrags- und Sicherheitsorganisation und nicht lediglich zu einer pauschalen Geheimhaltungsklausel am Ende des Vertrags.
