Normen und Standards in Facility-Management-Verträgen
Facility Management bewegt sich zwischen gesetzlichen Betreiberpflichten, technischen Regeln, Managementstandards und vertraglich vereinbarten Leistungsanforderungen. Normen und Richtlinien schaffen hierfür eine wichtige fachliche Orientierung. In einem FM-Vertrag sollte jedoch nicht lediglich eine umfangreiche Normenliste aufgeführt werden. Entscheidend ist, welcher Standard für welche Leistung relevant ist, welcher Ausgabestand gelten soll und welche konkrete Verpflichtung daraus für Auftraggeber oder Auftragnehmer entsteht.
Normen sind dabei grundsätzlich von Gesetzen und Verordnungen zu unterscheiden. Ihre vertragliche Bedeutung kann insbesondere dadurch entstehen, dass sie ausdrücklich als Vertragsgrundlage vereinbart werden oder zur Konkretisierung des geschuldeten Leistungsstandards herangezogen werden.
Managementsystem und organisatorischer Rahmen des Facility Managements
ISO 41011
Einheitliche Begriffe und FM-Terminologie
ISO 41012
Strategisches Sourcing und Entwicklung von FM-Vereinbarungen
DIN EN 15221-3 bis -7
Qualität, Taxonomie, Prozesse, Flächen und Benchmarking
VDI 3810
Betreiben und Instandhalten gebäudetechnischer Anlagen
GEFMA 310
Vorschriften, Technikklauseln und Konformitätslevels
GEFMA 501 / 502
Ausschreibungs- und Vergabeprozess sowie Auswahlkriterien
GEFMA 510 / 520
Mustervertrag und Leistungsbeschreibung Facility Services
ISO 41001:2018 definiert Anforderungen an ein FM-Managementsystem und richtet die FM-Leistung an den Zielen der nachfragenden Organisation aus. ISO 41011 liegt seit 2024 in zweiter Ausgabe als aktuelle internationale Begriffsnorm vor. ISO 41012:2017 behandelt strategisches Sourcing sowie Struktur und Inhalt von FM-Vereinbarungen und befindet sich derzeit in Überarbeitung.
Die ältere DIN-EN-15221-Familie ist damit nicht vollständig bedeutungslos geworden. Während ihre ersten Teile durch die ISO-41000-Systematik weiterentwickelt wurden, werden beispielsweise DIN EN 15221-3 zur Qualität und DIN EN 15221-4 zu Taxonomie und Klassifikation weiterhin als aktuelle Normen geführt.
Technische Standards gewerkespezifisch einbinden
Ein FM-Vertrag benötigt zusätzlich die für das jeweilige Gewerk einschlägigen technischen Regelwerke. Die VDI 3810 gibt beispielsweise Empfehlungen für den sicheren, bestimmungsgemäßen, bedarfsgerechten und nachhaltigen Betrieb gebäudetechnischer Anlagen und behandelt Voraussetzungen zur Wahrnehmung von Betreiberpflichten.
Abhängig vom Leistungsumfang kommen weitere DIN-, EN-, VDI-, VDE-, DVGW-, DGUV- oder AMEV-Regelwerke hinzu. Dabei sollte vermieden werden, sämtliche möglicherweise relevanten Vorschriften pauschal zum Vertragsbestandteil zu erklären.
Normbezüge im Vertrag präzise formulieren
Für wesentliche Regelwerke sollte festgelegt werden:
Verfahren bei Änderungen des Regelwerks während der Vertragslaufzeit.
Eine Formulierung wie „es gelten sämtliche einschlägigen Normen in ihrer jeweils aktuellen Fassung“ kann bei langfristigen Verträgen erhebliche Unklarheiten erzeugen. Eine Normänderung während der Vertragslaufzeit kann technische Maßnahmen, zusätzliche Leistungen oder Kosten auslösen. Deshalb sollte geregelt werden, wie neue oder geänderte Anforderungen bewertet und gegebenenfalls über das Change-Request-Verfahren in den Vertrag übernommen werden.
Branchenstandards als praktische Vertragswerkzeuge nutzen
Für die deutsche FM-Vertragspraxis bieten insbesondere die GEFMA-Regelwerke zusätzliche Struktur. Das aktuelle GEFMA-Verzeichnis führt unter anderem GEFMA 310 zu Vorschriften und Technikklauseln, GEFMA 501 zum Ausschreibungsprozess, GEFMA 502 zu Kriterien bei Ausschreibung und Vergabe sowie GEFMA 510 und 520 als aufeinander abgestimmten Mustervertrag und Leistungsbeschreibung Facility Services.
Normenmanagement während der Vertragslaufzeit fortführen
Normenbezüge dürfen nach Vertragsabschluss nicht statisch bleiben. Für längerfristige FM-Verträge empfiehlt sich ein regelmäßiger Review:
Damit werden Normen und Standards nicht zu einer unübersichtlichen Anlage des Vertrags, sondern zu einem gezielt eingesetzten Instrument für Leistungsqualität, Betreiberfähigkeit und Compliance. Gute FM-Verträge benennen nicht möglichst viele Regelwerke, sondern ordnen diejenigen Standards eindeutig zu, die für die konkrete Leistung tatsächlich erforderlich und steuerungsrelevant sind.
