Legalität und Compliance in Facility-Management-Verträgen
Facility-Management-Verträge greifen tief in betriebliche Abläufe ein. Dienstleister erhalten Zugang zu Gebäuden, technischen Anlagen, Daten und teilweise sicherheitskritischen Bereichen, beschäftigen Nachunternehmer und übernehmen Leistungen, die unmittelbar mit Arbeitsschutz, Betreiberpflichten, Umwelt, Datenschutz oder Unternehmenssicherheit verbunden sein können. Deshalb sollte ein FM-Vertrag nicht nur beschreiben, welche Leistung geschuldet wird, sondern ebenso, unter welchen rechtlichen und Compliance-bezogenen Rahmenbedingungen diese Leistung zu erbringen ist.
Vertragliche Compliance ersetzt dabei nicht die eigenständige Verantwortung der beteiligten Unternehmen. Sie schafft vielmehr einen verbindlichen Rahmen, in dem Anforderungen, Verantwortlichkeiten, Nachweise und Reaktionen auf Verstöße eindeutig geregelt werden.
Welche Anforderungen tatsächlich erforderlich sind, sollte sich nach Branche, Unternehmensgröße, Vertrag und Risikoprofil richten.
Verantwortung entlang der Leistungskette sichern
FM-Dienstleister setzen häufig Nachunternehmer und spezialisierte Fachfirmen ein. Compliance-Anforderungen sollten deshalb nicht am Hauptauftragnehmer enden. Der Vertrag sollte regeln, welche Pflichten an Nachunternehmer weiterzugeben sind und wie deren Einhaltung kontrolliert wird.
Dies ist besonders relevant bei:
Sicherheits- und Zutrittsleistungen,
technischen Prüfungen,
Arbeiten an kritischen Anlagen,
personenbezogener Datenverarbeitung,
Gefahrstoff- und Umweltleistungen,
personalintensiven Dienstleistungen.
Für Unternehmen im Anwendungsbereich des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes bestehen gesetzliche Sorgfaltspflichten zu menschenrechtlichen und bestimmten umweltbezogenen Risiken; das Gesetz gilt nach aktuellem Stand grundsätzlich für Unternehmen mit mindestens 1.000 Arbeitnehmern im Inland.
Antikorruption und Interessenkonflikte konkret regeln
Im FM entstehen regelmäßig Entscheidungen über Zusatzleistungen, Ersatzteile, Reparaturen, Nachunternehmer und Investitionen. Damit bestehen auch potentielle Interessenkonflikte. § 299 StGB erfasst Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr.
Vertraglich sinnvoll sind deshalb insbesondere:
Verbot unangemessener Zuwendungen,
Offenlegung relevanter Interessenkonflikte,
transparente Freigabe von Zusatzleistungen,
nachvollziehbare Vergabe an Nachunternehmer,
Trennung von Bedarf, Bestellung und Leistungsfreigabe,
definierte Meldewege für Verdachtsfälle.
Nachweise und Kontrollrechte vereinbaren
Compliance muss überprüfbar sein. Je nach Vertrag können Auftraggeber deshalb beispielsweise verlangen:
Qualifikations- und Schulungsnachweise,
Prüf- und Wartungsberichte,
Versicherungsnachweise,
Nachunternehmerregister,
Dokumentation von Arbeitsfreigaben,
Compliance-Erklärungen,
Audit- und Kontrollmöglichkeiten.
§ 130 OWiG verdeutlicht allgemein die Bedeutung angemessener Aufsichtsmaßnahmen in Unternehmen, wenn dadurch Pflichtverletzungen verhindert oder wesentlich erschwert werden können.
Hinweisgebersysteme angemessen berücksichtigen
Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten grundsätzlich zur Einrichtung interner Meldestellen. Bei größeren FM-Verträgen sollte deshalb geklärt sein, über welche Kanäle Beschäftigte und gegebenenfalls externe Beteiligte relevante Verstöße melden können und wie Auftraggeber und Auftragnehmer miteinander kommunizieren, wenn ein Vertragsbezug besteht.
Folgen von Compliance-Verstößen abstufen
Nicht jede Abweichung rechtfertigt dieselbe Reaktion. Sinnvoll ist eine gestufte Logik:
Schwere Verstöße etwa gegen Sicherheits-, Korruptions- oder Vertraulichkeitsanforderungen können eine deutlich strengere Behandlung erfordern als formale Dokumentationsmängel.
Professionelle vertragliche Compliance folgt damit der Logik:
So wird Compliance nicht zu einer allgemeinen Erklärung im Vertrag, sondern zu einem praktisch wirksamen Bestandteil der FM-Governance und Dienstleistersteuerung.
