Eignung und Zuverlässigkeit des Vertragspartners nachvollziehbar absichern
Eignungs- und Zuverlässigkeitsnachweise schaffen Vertrauen in die Leistungsfähigkeit eines Vertragspartners und reduzieren Risiken bereits vor Beginn einer Facility-Management-Leistung. Sie sollen belegen, dass ein Unternehmen fachlich, organisatorisch, wirtschaftlich und – soweit für die Leistung erforderlich – zuverlässig in der Lage ist, die vertraglich übernommenen Aufgaben dauerhaft zu erfüllen. Gerade bei technisch anspruchsvollen, sicherheitsrelevanten oder betreiberkritischen Leistungen ist eine belastbare Prüfung sinnvoll.
Bei öffentlichen Vergaben ist die Eignungsprüfung rechtlich strukturiert. Nach § 122 GWB werden öffentliche Aufträge an fachkundige und leistungsfähige Unternehmen vergeben, sofern keine Ausschlussgründe nach §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Die VgV konkretisiert dies unter anderem durch Anforderungen an wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit.
Eignung und Zuverlässigkeit transparent nachweisen
Welche Nachweise erforderlich sind, sollte sich am konkreten Leistungsbild orientieren. Eine pauschale Sammlung möglichst vieler Bescheinigungen erhöht den Verwaltungsaufwand, ohne automatisch mehr Sicherheit zu schaffen.
Erfahrungen, Fachkunde und verfügbare Fachressourcen
Zuverlässigkeit / Ausschlussgründe
Eigenerklärungen und gegebenenfalls vorgesehene Registerprüfungen
Besondere Betriebsanforderungen
Sicherheits-, Zutritts- oder branchenspezifische Nachweise
Dabei sollte zwischen der Eignung des Unternehmens und der Qualifikation einzelner eingesetzter Personen unterschieden werden. Ein leistungsfähiges Unternehmen kann ungeeignetes Personal einsetzen; umgekehrt ersetzt die Qualifikation einzelner Mitarbeiter nicht die organisatorische und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Vertragspartners.
Verhältnismäßigkeit und Aktualität sichern
Eignungsanforderungen sollten das tatsächliche Vertragsrisiko abbilden. Überhöhte Umsatzanforderungen, unnötig enge Referenzvorgaben oder Zertifikate ohne erkennbaren Leistungsbezug können geeignete Marktteilnehmer unnötig ausschließen. Bei öffentlichen Vergaben müssen Eignungskriterien mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und zu diesem angemessen sein.
Gleichzeitig endet die Bedeutung der Nachweise nicht zwingend mit dem Zuschlag. Bei langfristigen FM-Verträgen können bestimmte Voraussetzungen während der Vertragslaufzeit fortbestehen müssen. Dies betrifft beispielsweise erforderliche Erlaubnisse, Versicherungsschutz, Zertifizierungen oder besondere betriebliche Zulassungen. Der Vertrag sollte daher festlegen, welche Nachweise einmalig, regelmäßig oder bei Veränderungen erneut vorzulegen sind.
Veränderungen beim Auftragnehmer berücksichtigen
Auch Nachunternehmer, Unternehmensumstrukturierungen oder der Austausch wesentlicher Leistungsträger können die ursprünglich bewertete Eignung beeinflussen. Für kritische Leistungen sollte deshalb geregelt sein, wann der Auftragnehmer Veränderungen anzeigen und welche ergänzenden Nachweise er vorlegen muss.
Eignungs- und Zuverlässigkeitsnachweise sind dabei weder Selbstzweck noch Garantie für eine dauerhaft gute Leistung. Sie schaffen eine belastbare Ausgangsbasis für Auswahl und Beauftragung. Die tatsächliche Leistungsfähigkeit zeigt sich anschließend im Betrieb und muss über Leistungssteuerung, Qualitätskontrolle und Vertragsmanagement beobachtet werden.
Ein guter Vertragsanhang beantwortet deshalb vier Fragen: Welche Eignung ist erforderlich? Wie wird sie angemessen nachgewiesen? Welche Voraussetzungen müssen fortbestehen? Wie wird mit relevanten Veränderungen umgegangen?
So werden Eignungs- und Zuverlässigkeitsnachweise zu einem pragmatischen Bestandteil der Vertragsgovernance – risikoorientiert, nachvollziehbar und auf die tatsächlichen Anforderungen des Facility Managements ausgerichtet.
