Streitbeilegung und Gerichtsstand in Facility-Management-Verträgen
Langfristige Facility-Management-Verträge bieten zahlreiche mögliche Konfliktfelder: Leistungsabgrenzung, KPI-Bewertungen, Nachträge, Preisänderungen, Mängel, Betreiberpflichten oder die Frage, wer die Kosten einer technischen Veränderung trägt. Eine gute Vertragsgestaltung sollte deshalb nicht erst festlegen, welches Gericht im Streitfall zuständig ist, sondern bereits vorher einen praktikablen Konfliktlösungsprozess vorsehen.
Ziel ist eine abgestufte Streitbeilegung, die operative Probleme möglichst schnell löst und gleichzeitig für wirtschaftlich oder rechtlich wesentliche Konflikte einen eindeutigen Entscheidungsweg schafft.
Nicht jede Meinungsverschiedenheit benötigt sofort juristische Unterstützung.
Eskalationsstufe
Typische Behandlung
Operative Ebene
Sachverhalt und kurzfristige Lösung klären
Objekt-/Vertragsmanagement
Vertrag, Leistungsgrenze und Verantwortung bewerten
Managementebene
Wirtschaftliche oder grundsätzliche Entscheidung
Mediation / Schlichtung
Strukturierter außergerichtlicher Lösungsversuch
Gericht / Schiedsgericht
Verbindliche rechtliche Entscheidung
Für jede Stufe sollten Ansprechpartner, Entscheidungsbefugnisse und Bearbeitungsfristen festgelegt werden.
Streitgegenstand sauber dokumentieren
Vor einer Eskalation sollte der Sachverhalt nachvollziehbar aufbereitet werden.
Dazu gehören insbesondere:
betroffene Vertragsregelung,
Beschreibung des Sachverhalts,
Position von Auftraggeber und Auftragnehmer,
technische und wirtschaftliche Auswirkungen,
vorhandene Nachweise,
bereits unternommene Lösungsversuche,
erforderliche Entscheidung.
Gerade bei FM-Verträgen sollten technische Meinungsverschiedenheiten zunächst fachlich geklärt werden. Ein ungeklärter Anlagenzustand oder eine strittige Leistungsgrenze wird durch juristische Argumentation allein nicht technisch eindeutiger.
Mediation bei fortbestehender Zusammenarbeit nutzen
Bei komplexen oder langfristigen Vertragsbeziehungen kann eine Mediation sinnvoll sein. Das Mediationsgesetz definiert Mediation als vertrauliches und strukturiertes Verfahren, in dem die Parteien freiwillig und eigenverantwortlich mithilfe eines Mediators eine einvernehmliche Lösung anstreben.
Besonders geeignet ist dies, wenn Auftraggeber und Auftragnehmer ihre Zusammenarbeit trotz eines erheblichen Konflikts fortsetzen wollen.
Vertraglich können beispielsweise geregelt werden:
Auslöser einer Mediation,
Auswahl des Mediators,
Frist für den Lösungsversuch,
Kostenteilung,
Vertraulichkeit,
Fortführung unstrittiger Leistungen während des Verfahrens.
Verjährung und dringende Maßnahmen berücksichtigen
Mehrstufige Konfliktlösungsverfahren dürfen nicht dazu führen, dass notwendige rechtliche Maßnahmen versäumt werden. Werden Ansprüche tatsächlich verhandelt, kann die Verjährung nach § 203 BGB gehemmt sein; die konkrete Wirkung sollte jedoch im Einzelfall rechtlich geprüft werden.
Für dringende Fälle sollte die Vertragsregelung außerdem ausdrücklich Raum lassen, erforderlichen gerichtlichen Eilrechtsschutz unmittelbar in Anspruch zu nehmen.
Gerichtsstand eindeutig vereinbaren
Bei Verträgen zwischen Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen kann nach § 38 ZPO grundsätzlich ein Gerichtsstand vereinbart werden. Die Vereinbarung muss jedoch die gesetzlichen Grenzen beachten; insbesondere können ausschließliche gesetzliche Gerichtsstände nicht beliebig verdrängt werden.
Die Klausel sollte eindeutig festlegen:
welches Recht auf den Vertrag angewendet wird,
welches Gericht örtlich zuständig sein soll,
für welche Streitigkeiten die Regelung gilt,
ob vorgeschaltete Eskalations- oder Mediationsverfahren vorgesehen sind.
Als vorformulierte Vertragsbedingung muss auch eine solche Regelung transparent und AGB-rechtlich belastbar gestaltet sein. § 307 BGB stellt insbesondere Anforderungen an Klarheit und angemessene Vertragsgestaltung.
Schiedsgericht als Alternative bewusst entscheiden
Bei größeren, internationalen oder besonders vertraulichen FM-Verträgen kann auch ein Schiedsverfahren vereinbart werden. Eine Schiedsvereinbarung kann sich auf bestehende oder zukünftige Streitigkeiten aus einem bestimmten Rechtsverhältnis beziehen und als eigenständige Vereinbarung oder Schiedsklausel ausgestaltet werden. Für ihre Form gelten die Anforderungen des § 1031 ZPO.
Eine gute Streitbeilegungsklausel verhindert Konflikte nicht. Sie sorgt aber dafür, dass Meinungsverschiedenheiten schnell auf die richtige Entscheidungsebene gelangen, der laufende FM-Betrieb möglichst wenig beeinträchtigt wird und im Eskalationsfall ein eindeutiger rechtlicher Weg besteht.
