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Daten, Systeme und Nachhaltigkeit

Facility Management: Verträge und Vereinbarungen » Anhänge » Daten, Systeme und Nachhaltigkeit

Daten, Systeme und Nachhaltigkeit für zukunftsfähige FM-Verträge

Daten, Systeme und Nachhaltigkeit vertraglich zusammenführen

Facility Management wird zunehmend durch Daten, digitale Systeme und messbare Nachhaltigkeitsanforderungen geprägt. Anlagenzustände, Störungen, Wartungen, Energieverbräuche, Flächendaten, Nutzeranforderungen und Leistungskennzahlen werden in unterschiedlichen Systemen erfasst und für die Betriebssteuerung genutzt. FM-Verträge müssen deshalb nicht mehr nur festlegen, welche Leistungen erbracht werden, sondern auch, welche Daten entstehen, wo sie geführt werden, wem sie gehören und wie sie sicher weiterverwendet werden können.

Vertragsanhänge zu Daten, Systemen und Nachhaltigkeit schaffen dafür einen gemeinsamen Rahmen. Sie verbinden die operative Leistungserbringung mit der digitalen Infrastruktur des Auftraggebers und stellen sicher, dass aus der Zusammenarbeit nutzbare Informationen statt isolierter Datenbestände entstehen.

Daten, Systeme und Nachhaltigkeit im FM

Anforderungen systematisch strukturieren

Je nach Leistungsumfang können unterschiedliche Vertragsanhänge erforderlich sein:

Themenbereich

Vertraglicher Schwerpunkt

Dokumentation

Inhalte, Formate, Aktualität und Übergabe

CAFM / IT

Systemnutzung, Rollen, Stammdaten und Prozesse

Schnittstellen

Datenflüsse, Formate und Systemführerschaft

IT-Sicherheit

Zugriffe, Schutzbedarf und Sicherheitsanforderungen

Datenschutz

personenbezogene Daten und technische Schutzmaßnahmen

Energie / Nachhaltigkeit

Verbrauchsdaten, Kennzahlen, Maßnahmen und Berichte

Entscheidend ist das Zusammenspiel dieser Anforderungen. Ein Dienstleister kann beispielsweise zur Pflege von Anlagendaten verpflichtet sein. Damit diese Pflicht praktisch funktioniert, müssen zugleich Systemzugang, Datenstruktur, Verantwortlichkeiten, Qualitätsanforderungen und Übergaberegeln feststehen.

Datenhoheit und Datenqualität sichern

Betriebsdaten entstehen häufig über viele Jahre und besitzen einen erheblichen Wert für Instandhaltung, Ausschreibungen, Investitionsentscheidungen und Betreiberpflichten. Sie sollten deshalb nicht ausschließlich in Systemen oder individuellen Datenstrukturen des Auftragnehmers verbleiben.

Der Vertrag sollte klären, welche Daten dem Auftraggeber bereitzustellen sind, welches System den führenden Datenbestand enthält und welche Qualitätsanforderungen gelten. Besonders relevant sind Vollständigkeit, Aktualität, eindeutige Anlagenzuordnung und nachvollziehbare Änderungen.

Bei einem Dienstleisterwechsel müssen Daten strukturiert und in weiterverwendbarer Form übergeben werden können. Proprietäre Formate oder unklare Datenbestände können sonst erhebliche Abhängigkeiten erzeugen.

Systeme und Prozesse aufeinander abstimmen

Der Auftragnehmer sollte die für den Vertrag vorgesehenen CAFM-, Service-Desk-, Dokumenten- oder anderen IT-Systeme in die Leistungserbringung integrieren. Dabei gilt: Daten sollten möglichst dort gepflegt werden, wo sie dauerhaft benötigt werden. Parallele Excel-Listen, lokale Dateien und doppelte Datenerfassung erhöhen Fehleranfälligkeit und Aufwand.

Für Schnittstellen muss deshalb eindeutig festgelegt sein, welches System welche Information führt und wie Änderungen zwischen Systemen übertragen werden.

Nachhaltigkeit messbar in den Betrieb integrieren

Nachhaltigkeitsanforderungen sollten ebenfalls in konkrete Leistungen und Daten übersetzt werden. Dies kann Energie- und Medienverbräuche, Abfallmengen, Ressourceneinsatz, Betriebsoptimierungen oder andere objektbezogene Kennzahlen betreffen.

Wichtig ist, nur solche Anforderungen vertraglich zu vereinbaren, die der Auftragnehmer tatsächlich beeinflussen und deren Ergebnisse belastbar gemessen werden können. Ziele, Datengrundlage und Verantwortlichkeit müssen zusammenpassen.

Damit verbinden diese Vertragsanhänge Digitalisierung, Betriebssicherheit und Nachhaltigkeit. Ihr Ziel ist eine verlässliche Informationsarchitektur, in der Daten nicht nur erzeugt, sondern für Steuerung und Verbesserung genutzt werden.

Ein guter Vertrag beantwortet daher eindeutig: Welche Daten benötigen wir, wo entstehen sie, wer pflegt sie, welches System ist führend, wie werden sie geschützt und wie unterstützen sie einen wirtschaftlichen und nachhaltigen Gebäudebetrieb?