CAFM-/IT-Systemanforderungen

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CAFM- und IT-Systemanforderungen für digitale Vertragsprozesse — CAFM- und IT-Systeme verbindlich in die Leistungserbringung integrieren

CAFM- und IT-Systeme sind im modernen Facility Management zentrale Arbeitsmittel. Über sie werden Anlagen verwaltet, Störungen bearbeitet, Wartungen dokumentiert, Aufträge gesteuert, Nachweise geführt und Leistungsdaten ausgewertet. Ein FM-Vertrag sollte deshalb nicht nur festlegen, welche Leistungen geschuldet sind, sondern auch, in welchen Systemen und nach welchen Datenregeln diese Leistungen bearbeitet und dokumentiert werden.
CAFM-/IT-Systemanforderungen schaffen hierfür einen verbindlichen Rahmen. Sie stellen sicher, dass Auftraggeber und Auftragnehmer mit einem gemeinsamen Datenbestand arbeiten und betriebliche Informationen auch nach einem Dienstleisterwechsel erhalten bleiben.

Digitale FM-Systeme vertraglich klar definieren

Systemführerschaft eindeutig bestimmen
Nutzung gehört zur geschuldeten Leistung
Schnittstellen und Datenqualität beherrschbar halten
Daten beim Auftraggeber erhalten

Systemführerschaft eindeutig bestimmen

Zunächst sollte festgelegt werden, welche Systeme für welche Informationen führend sind. Parallele Excel-Listen oder lokale Datenbanken des Dienstleisters können zwar kurzfristig bequem sein, führen aber häufig zu unterschiedlichen Informationsständen.

Regelungsbereich	Typische Festlegung
Anlagenstammdaten	führendes CAFM-System des Auftraggebers
Störungen und Aufträge	Service Desk bzw. CAFM
Dokumente	festgelegtes DMS oder CAFM
Kosteninformationen	ERP bzw. kaufmännisches System
Benutzerverwaltung	Rollen, Berechtigungen und Freigabeprozess
Schnittstellen	definierte Datenübertragung zwischen Systemen

Der Vertrag sollte bestimmen, welche Daten der Auftragnehmer anlegen oder ändern darf und welche Qualitätsanforderungen dabei gelten. Pflichtfelder, Benennungsregeln, Anlagenkennzeichnungen und Statuswerte müssen möglichst einheitlich verwendet werden.

Nutzung gehört zur geschuldeten Leistung

Die Bedienung der vorgesehenen Systeme sollte Bestandteil der Leistungserbringung sein. Dazu gehören beispielsweise die Anlage und Bearbeitung von Arbeitsaufträgen, Pflege vereinbarter Stammdaten, Dokumentation von Wartungen und Prüfungen sowie das Hochladen geforderter Nachweise.

Dabei muss eindeutig definiert sein, wann ein Vorgang als vollständig bearbeitet gilt. Eine technisch ausgeführte Wartung ist beispielsweise noch nicht vollständig dokumentiert, wenn der erforderliche Leistungsnachweis im vereinbarten System fehlt.

Der Auftragnehmer benötigt dafür rechtzeitig geeignete Benutzerkonten, Rollen und Systemzugänge. Gleichzeitig sollte geregelt sein, wer Schulungen organisiert, wie neue Mitarbeiter freigeschaltet und ausgeschiedene Personen wieder gesperrt werden.

Schnittstellen und Datenqualität beherrschbar halten

CAFM-Systeme arbeiten häufig mit ERP, Gebäudeautomation, Service Desk, Dokumentenmanagement oder weiteren Fachsystemen zusammen. Nicht jede technisch mögliche Schnittstelle ist jedoch sinnvoll. Vertragsrelevant sind insbesondere solche Verbindungen, die Mehrfachpflege vermeiden oder für die Leistungssteuerung benötigt werden.

Für jede wesentliche Schnittstelle sollte festgelegt sein, welche Daten übertragen werden, welches System führend bleibt und wie Übertragungsfehler behandelt werden. Änderungen an Schnittstellen oder Datenstrukturen benötigen einen abgestimmten Prozess, damit der laufende Betrieb nicht beeinträchtigt wird.

Daten beim Auftraggeber erhalten

Während eines mehrjährigen FM-Vertrages entsteht umfangreiches Betriebswissen. Dieses darf nicht ausschließlich in Systemen des Dienstleisters verbleiben. Anlagenhistorien, Wartungsdaten, Störungen, Prüfungen und andere vertraglich erzeugte Betriebsinformationen müssen für den Auftraggeber dauerhaft verfügbar und weiterverwendbar bleiben.

Bei Mobilisierung und Vertragsende sind deshalb Datenübernahme, Datenbereinigung und Übergabe frühzeitig zu regeln. Ein Wechsel des Dienstleisters sollte nicht zu einem Verlust von Anlagenhistorie oder Betriebswissen führen.

Gute CAFM-/IT-Systemanforderungen verbinden damit Prozess, Daten und Verantwortung. Sie sorgen dafür, dass digitale Systeme nicht lediglich zusätzlich bedient werden, sondern zum verbindlichen Arbeitsmittel des Vertrages werden.

Der Maßstab ist einfach: Eine Leistung sollte dort geplant, dokumentiert und nachvollzogen werden, wo ihre Informationen dauerhaft für Betrieb und Steuerung benötigt werden.