Prüfpflichten- und Fristenkalender

Ein externer FM- oder Wartungsdienstleister kann Prüfungen organisieren oder durchführen lassen. Daraus folgt jedoch nicht automatisch, dass sämtliche Verantwortung für die Terminsteuerung auf ihn übergeht. Der Vertrag sollte eindeutig regeln, wer Prüfpflichten identifiziert, Termine pflegt, Prüfungen beauftragt, Ergebnisse bewertet und festgestellte Mängel weiterverfolgt.

Für Arbeitsmittel verlangt die BetrSichV unter bestimmten Voraussetzungen dokumentierte Prüfungen; bei überwachungsbedürftigen Anlagen sind Prüfergebnisse aufzuzeichnen und Prüfbescheinigungen aufzubewahren. Ein Eintrag „Prüfung erledigt“ reicht deshalb nicht aus, wenn der erforderliche Nachweis fehlt oder festgestellte Mängel unbehandelt bleiben.

Ein guter Fristenkalender ist kein statischer Jahresplan. Umbauten, Anlagenänderungen, Wiederinbetriebnahmen, Standortwechsel oder neue Erkenntnisse aus Gefährdungsbeurteilungen können zusätzliche Prüfungen oder veränderte Termine auslösen.

Deshalb sollte der Kalender mit Anlagenmanagement, Betreiberpflichtenmatrix und CAFM verbunden sein. Änderungen an relevanten Stammdaten müssen eine Prüfung auslösen, ob bestehende Termine noch zutreffen.

Besonders hilfreich sind Vorwarn- und Eskalationsstufen. Verantwortliche sollten nicht erst am Fälligkeitstag informiert werden. Kritische Prüfungen benötigen ausreichend Vorlauf für Terminierung, Anlagenzugang, Betriebsunterbrechungen oder die Beauftragung externer Prüfstellen.

Ein belastbarer Prüfpflichten- und Fristenkalender beantwortet damit jederzeit fünf Fragen: Was muss geprüft werden? Bis wann? Durch wen? Wer trägt die organisatorische Verantwortung? Wo befindet sich der Nachweis?

Damit wird aus einer Sammlung von Prüfterminen ein wirksames Instrument der Betreiberorganisation und technischen Compliance.