Gefährdungsbeurteilungen in FM-Verträgen wirksam verankern
Gefährdungsbeurteilungen gehören zu den zentralen Instrumenten des betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Für Facility-Management-Verträge sind sie besonders relevant, weil Beschäftigte des Auftraggebers, FM-Dienstleister, Wartungsunternehmen und weitere Fremdfirmen häufig gleichzeitig in Gebäuden und technischen Anlagen tätig sind. Dadurch können Gefährdungen entstehen, die nicht allein aus der Tätigkeit eines einzelnen Unternehmens resultieren, sondern gerade aus dem Zusammenwirken mehrerer Beteiligter.
Die Gefährdungsbeurteilung sollte deshalb im Vertrag nicht lediglich als vorzulegendes Dokument bezeichnet werden. Entscheidend ist, wer welche Gefährdungen beurteilt, wie Informationen ausgetauscht werden, welche Maßnahmen umzusetzen sind und wie deren Wirksamkeit kontrolliert wird.
Grundsätzlich bleibt jeder Arbeitgeber für Sicherheit und Gesundheit seiner eigenen Beschäftigten verantwortlich. Werden Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig, müssen sich die Unternehmen hinsichtlich der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes abstimmen. § 8 ArbSchG verpflichtet die beteiligten Arbeitgeber ausdrücklich zur Zusammenarbeit.
Für FM-Verträge bedeutet dies: Der Auftraggeber muss dem Auftragnehmer diejenigen betrieblichen Informationen zur Verfügung stellen, die dieser zur sicheren Durchführung seiner Tätigkeit benötigt. Der Auftragnehmer wiederum muss seine eigenen Tätigkeiten, Arbeitsverfahren, Arbeitsmittel und eingesetzten Stoffe beurteilen und daraus erforderliche Schutzmaßnahmen ableiten.
Besonders wichtig sind gegenseitige Gefährdungen. Die DGUV weist beim Einsatz von Fremdfirmen darauf hin, dass das Zusammentreffen mehrerer Unternehmensorganisationen zu erhöhten Unfall- und Gesundheitsrisiken führen kann und Verantwortlichkeiten deshalb eindeutig geregelt werden müssen.
Vertragsrelevanter Punkt
Sinnvolle Regelung
Gefährdungen des Standorts
Information durch den Auftraggeber
Gefährdungen aus der Tätigkeit
Beurteilung durch den Auftragnehmer
Gegenseitige Gefährdungen
gemeinsame Abstimmung und Koordination
Schutzmaßnahmen
eindeutige Zuordnung der Umsetzung
Änderungen
erneute Prüfung bei relevantem Anlass
Nachweis
dokumentierte Gefährdungsbeurteilung und Maßnahmenkontrolle
Gefährdungsbeurteilung aktuell halten
Eine Gefährdungsbeurteilung ist kein statischer Vertragsanhang. Änderungen an Anlagen, Arbeitsverfahren, Gefahrstoffen, Nutzungen oder organisatorischen Abläufen können eine erneute Bewertung erforderlich machen. Gleiches gilt, wenn Unfälle, Beinaheereignisse oder neue Erkenntnisse zeigen, dass bestehende Schutzmaßnahmen nicht ausreichend wirken.
Der Vertrag sollte deshalb festlegen, bei welchen Veränderungen Auftraggeber und Auftragnehmer Informationen austauschen und ihre jeweiligen Beurteilungen überprüfen müssen.
Nach § 6 ArbSchG muss die Dokumentation erkennen lassen, welche Ergebnisse festgestellt, welche Maßnahmen festgelegt und wie diese überprüft wurden. Für das Vertragsmanagement bedeutet dies, dass nicht nur die Existenz eines Dokuments relevant ist, sondern auch dessen Aktualität und Bezug zur tatsächlich ausgeführten Tätigkeit.
Gefährdungsbeurteilung und Leistungserbringung verbinden
Die Ergebnisse müssen in die operative Leistungserbringung einfließen. Erforderliche Schutzmaßnahmen, Zugangsregelungen, Qualifikationen, Freigaben oder Arbeitsverfahren sollten deshalb mit Leistungsbeschreibung, Fremdfirmenmanagement und betrieblichen Sicherheitsprozessen abgestimmt sein.
Eine gute vertragliche Regelung verhindert sowohl Verantwortungslücken als auch unnötige Doppelarbeit. Sie schafft Klarheit darüber, welche Gefährdungen bei wem liegen, wo Abstimmung erforderlich ist und wie Schutzmaßnahmen nachvollziehbar umgesetzt werden.
Damit wird die Gefährdungsbeurteilung vom formalen Nachweis zu einem wirksamen Bestandteil sicherer FM-Leistungserbringung.
