Rechte und Pflichten der Vertragsparteien im Facility Management
Facility-Management-Verträge sind langfristige Leistungsbeziehungen mit zahlreichen gegenseitigen Abhängigkeiten. Der Auftragnehmer kann technische und infrastrukturelle Leistungen nur ordnungsgemäß erbringen, wenn der Auftraggeber erforderliche Informationen, Zugänge, Entscheidungen und Mitwirkungsleistungen bereitstellt. Umgekehrt muss der Auftraggeber darauf vertrauen können, dass der Dienstleister vereinbarte Leistungen fachgerecht, termingerecht, dokumentiert und entsprechend den vertraglichen Qualitätsanforderungen ausführt.
Nach § 241 BGB berechtigt ein Schuldverhältnis dazu, die geschuldete Leistung zu verlangen. Gleichzeitig können beide Vertragsparteien verpflichtet sein, auf Rechte, Rechtsgüter und Interessen der jeweils anderen Partei Rücksicht zu nehmen. Für FM-Verträge sollte diese allgemeine Rechtslage durch konkrete vertragliche Regelungen operationalisiert werden.
Hauptpflichten und Mitwirkungspflichten eindeutig abgrenzen
Auftraggeber
Auftragnehmer
vereinbarte Vergütung zahlen
vereinbarte FM-Leistungen erbringen
Bestandsinformationen bereitstellen
Leistungen fachgerecht organisieren
erforderliche Zugänge ermöglichen
qualifiziertes Personal einsetzen
Entscheidungen und Freigaben treffen
Fristen und SLA einhalten
interne Schnittstellen koordinieren
Nachunternehmer steuern
erforderliche Mitwirkung leisten
Leistungen dokumentieren
Änderungen verbindlich beauftragen
Abweichungen und Risiken anzeigen
Leistung prüfen und freigeben
Mängel und Störungen bearbeiten
Die konkrete Zuordnung hängt vom jeweiligen Vertragsmodell ab. Bei einem Betreibervertrag können deutlich weitergehende organisatorische Pflichten bestehen als bei einem einzelnen Wartungs- oder Reinigungsvertrag.
Typische Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers sind:
Bereitstellung von Anlagen-, Flächen- und Bestandsdaten,
Zutritt zu Gebäuden und technischen Bereichen,
Bereitstellung vereinbarter Arbeits- und Lagerflächen,
Freigabe von Maßnahmen und Investitionen,
Entscheidung über Nachträge und Change Requests,
Benennung entscheidungsbefugter Ansprechpartner,
Koordination interner Nutzer und Fachbereiche,
rechtzeitige Information über Nutzungs- oder Anlagenänderungen.
Diese Pflichten sollten mit Termin, Verantwortlichkeit und Rechtsfolge bei Verzögerung beschrieben werden. Allgemeine Formulierungen wie „der Auftraggeber unterstützt den Auftragnehmer angemessen“ sind für kritische FM-Prozesse häufig nicht ausreichend.
Auftragnehmerpflichten auf Ergebnisse ausrichten
Der Auftragnehmer schuldet je nach Vertragsart Tätigkeiten, definierte Ergebnisse oder eine Kombination verschiedener Leistungstypen. Facility-Management-Verträge können deshalb Elemente verschiedener gesetzlicher Vertragstypen enthalten.
Vertraglich sollten insbesondere geregelt werden:
Leistungsumfang und Leistungsgrenzen,
erforderliche Personalqualifikation,
Betriebs- und Servicezeiten,
Reaktions- und Wiederherstellungszeiten,
Wartungs- und Prüfleistungen,
Betreiber- und Dokumentationspflichten,
Berichtswesen und KPI,
Störungs- und Eskalationsmanagement,
Nachunternehmereinsatz,
Informationspflichten bei Risiken und Abweichungen.
Weisungsrechte klar begrenzen
Der Auftraggeber benötigt Steuerungsmöglichkeiten, darf damit aber nicht unkontrolliert den vertraglichen Leistungsumfang verändern. Deshalb sollte zwischen operativer Weisung innerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs und einer vergütungs- oder leistungsrelevanten Vertragsänderung unterschieden werden.
Für Änderungen empfiehlt sich ein geregelter Prozess:
Damit wird verhindert, dass aus informellen Anweisungen später Streit über Zusatzvergütung oder Verantwortlichkeit entsteht.
Pflichtverletzungen geordnet behandeln
Werden vertragliche Pflichten verletzt, können sich gesetzliche und vertragliche Rechte ergeben. § 280 BGB bildet eine zentrale Grundlage für Schadensersatz wegen Pflichtverletzungen; bei nicht oder nicht vertragsgemäß erbrachter Leistung kann unter weiteren Voraussetzungen auch Schadensersatz statt der Leistung verlangt werden. Bei gegenseitigen Verträgen kann § 320 BGB unter bestimmten Voraussetzungen ein Leistungsverweigerungsrecht bis zur Erbringung der Gegenleistung eröffnen.
Im FM-Vertrag sollten deshalb abgestufte Verfahren vorgesehen werden:
Gerade bei langfristigen Facility-Management-Verträgen schafft diese Balance die Grundlage für eine stabile Zusammenarbeit, weil Verantwortung, Handlungsmöglichkeiten und wirtschaftliche Folgen nachvollziehbar aufeinander abgestimmt werden.
