Genehmigungsdokumentation bei Änderungen von FM-Verträgen
Eine Vertragsänderung ist erst dann belastbar steuerbar, wenn nicht nur der Änderungsbedarf und seine fachliche Bewertung, sondern auch die erteilte Genehmigung eindeutig dokumentiert sind. Gerade bei langfristigen Facility-Management-Verträgen entstehen ansonsten schnell unterschiedliche Auffassungen darüber, ob eine Zusatzleistung lediglich diskutiert, technisch empfohlen, budgetär vorgesehen oder tatsächlich verbindlich beauftragt wurde.
Die Genehmigungsdokumentation bildet deshalb das verbindende Element zwischen Änderungsantrag, Entscheidung, Umsetzung und aktualisiertem Vertragsstand.
Nach § 311 BGB setzt die Änderung des Inhalts eines Schuldverhältnisses grundsätzlich eine Vereinbarung der Beteiligten voraus. Eine fachliche Zustimmung oder operative Weisung ist daher nicht automatisch mit einer vollständigen Vertragsänderung gleichzusetzen.
Fachliche Freigabe und Vertragsgenehmigung unterscheiden
In komplexen FM-Organisationen können mehrere Freigaben erforderlich sein. Zweckmäßig ist beispielsweise eine Trennung zwischen:
technischer beziehungsweise fachlicher Freigabe,
Prüfung von Betreiber- und Compliance-Auswirkungen,
kaufmännischer Prüfung,
Budgetfreigabe,
vergaberechtlicher Prüfung, soweit erforderlich,
abschließender Vertragsgenehmigung.
Dadurch wird verhindert, dass ein Techniker eine wirtschaftlich relevante Zusatzleistung faktisch beauftragt, obwohl ihm hierzu keine entsprechende Vertrags- oder Budgetkompetenz übertragen wurde.
Für wiederkehrende Änderungen sollten klare Kompetenzgrenzen bestehen. Diese können nach Art und finanzieller Größenordnung der Änderung differenziert werden.
Besonders wichtig ist die Dokumentation, wenn:
eine Pauschalleistung erweitert wird,
neue Anlagen in den Vertragsumfang aufgenommen werden,
SLA oder KPI verändert werden,
dauerhafte Personalmehrleistungen entstehen,
zusätzliche Nachunternehmerleistungen erforderlich werden,
Verantwortlichkeiten oder Betreiberpflichten verschoben werden.
Eine Genehmigung sollte niemals allein aus einem schwer nachvollziehbaren E-Mail-Verlauf rekonstruiert werden müssen.
Öffentliche Aufträge gesondert dokumentieren
Bei öffentlichen FM-Verträgen muss zusätzlich geprüft und dokumentiert werden, ob eine Änderung innerhalb des bestehenden Auftrags vergaberechtlich zulässig ist. § 132 GWB verlangt bei wesentlichen Änderungen grundsätzlich ein neues Vergabeverfahren und definiert zugleich bestimmte zulässige Ausnahmen.
Die Genehmigungsakte sollte deshalb gegebenenfalls auch enthalten:
vergaberechtliche Einordnung,
einschlägige Änderungsgrundlage,
Wert der Änderung,
kumulierte bisherige Änderungen,
Freigabe beziehungsweise rechtliche Prüfung.
Genehmigung anschließend vollständig umsetzen
Eine erteilte Genehmigung ist erst organisatorisch abgeschlossen, wenn sie in den maßgeblichen Vertrags- und Betriebsunterlagen nachvollzogen wurde:
Dabei sollten alte Fassungen archiviert und neue Dokumentstände eindeutig versioniert werden.
Professionelle Genehmigungsdokumentation beantwortet damit jederzeit fünf Fragen:
Was wurde geändert? – Warum? – Wer durfte entscheiden? – Welche wirtschaftlichen und betrieblichen Folgen wurden genehmigt? – Wo ist der neue verbindliche Vertragsstand dokumentiert?
So entsteht eine revisionsfähige Entscheidungshistorie, die informelle Leistungsausweitungen verhindert und auch nach mehreren Vertragsjahren nachvollziehbar macht, welche Änderungen wirksam vereinbart und ab welchem Zeitpunkt sie Bestandteil des FM-Vertrags geworden sind.
