Markt- und Realisierungschancen von Facility-Management-Modellen
Ein fachlich überzeugendes Facility-Management-Modell ist noch nicht automatisch marktgängig. Leistungsbündelung, Betreiberverantwortung, hohe SLA, umfassende Digitalisierung oder ein weitreichendes Integrated-FM-Modell können aus Auftraggebersicht sinnvoll erscheinen – müssen aber von geeigneten Dienstleistern kalkulierbar, personell besetzbar und organisatorisch dauerhaft erfüllbar sein.
Vor Ausschreibung oder grundlegender Vertragsänderung sollte deshalb geprüft werden, ob das gewünschte Leistungs- und Vertragsmodell zur tatsächlichen Anbieterlandschaft und zu den betrieblichen Voraussetzungen des Auftraggebers passt. Die FM-Connect-Systematik trennt hierzu ausdrücklich die Perspektiven der Kunden und der FM-Service-Provider.
Markt- und Realisierungschancen im Facility Management
Marktgängigkeit aus mehreren Perspektiven beurteilen
Prüfbereich
Zentrale Fragestellung
Anbieterstruktur
Gibt es ausreichend geeignete Unternehmen?
Leistungsumfang
Kann der Markt das gewünschte Paket sinnvoll erbringen?
Personal
Sind erforderliche Fachkräfte und Schlüsselqualifikationen verfügbar?
Region
Besteht am jeweiligen Standort ausreichende Leistungsfähigkeit?
Kalkulation
Sind Mengen, Risiken und Schnittstellen belastbar kalkulierbar?
Vertragsmodell
Ist die vorgesehene Risikoverteilung marktgerecht?
Start-up
Kann das Modell innerhalb der vorgesehenen Zeit mobilisiert werden?
Wettbewerb
Ist mit mehreren ernsthaft geeigneten Angeboten zu rechnen?
Leistungsbündelung nicht automatisch maximieren
Die Bündelung mehrerer FM-Leistungen kann Schnittstellen reduzieren und eine einheitlichere Steuerung ermöglichen. Mit zunehmendem Umfang steigen jedoch zugleich die Anforderungen an Kapitalstärke, Managementkompetenz, Personalressourcen und Nachunternehmernetzwerk des Providers.
Deshalb sollte geprüft werden, ob:
eine Einzelvergabe,
ein Mehrgewerkevertrag,
ein Lead-Provider-Modell,
Integrated Facility Management,
Total Facility Management oder
eine hybride Beschaffungsstruktur
für den jeweiligen Markt tatsächlich die günstigsten Voraussetzungen bietet.
Ein kleinerer Spezialmarkt kann beispielsweise fachlich leistungsfähig sein, aber für einen sehr großen Gesamtvertrag keinen ausreichenden Wettbewerb gewährleisten.
Kalkulierbarkeit schafft Wettbewerb
Anbieter können nur belastbare Preise anbieten, wenn wesentliche Rahmenbedingungen bekannt sind.
Besonders relevant sind:
Anlagen- und Flächenmengen,
technische Zustände,
Betriebs- und Servicezeiten,
erwartete Leistungsvolumina,
vorhandene Instandhaltungsrückstände,
Betreiberpflichten,
Personalübernahmen,
erforderliche Bereitschaften,
IT- und CAFM-Schnittstellen,
Start-up-Anforderungen.
Unklare Ausgangsdaten verschwinden nicht durch die Ausschreibung. Sie werden von den Bietern vielmehr unterschiedlich bewertet und führen zu Risikozuschlägen, Vorbehalten oder schwer vergleichbaren Angeboten.
Risikozuweisung auf Beeinflussbarkeit prüfen
Ein Vertrag wird für den Markt unattraktiv, wenn der Dienstleister Risiken übernehmen soll, die er kaum beeinflussen kann. Beispiele können unbekannte Altanlagenschäden, Investitionsentscheidungen des Auftraggebers oder garantierte Verfügbarkeiten ohne ausreichende Ersatz- und Erneuerungsmöglichkeiten sein.
Eine ausgewogene Vertragsgestaltung sollte deshalb fragen:
Wer kann das Risiko erkennen?
Wer kann es beeinflussen?
Wer kann Maßnahmen entscheiden?
Wer kann es wirtschaftlich kalkulieren?
Erst daraus sollte die Risikozuweisung entstehen.
Realisierungschance umfasst auch den Auftraggeber
Nicht nur der Markt muss für das gewünschte Modell geeignet sein. Auch die Auftraggeberorganisation muss es steuern können. Ein komplexes IFM- oder Total-FM-Modell benötigt beispielsweise kompetentes Vertragsmanagement, belastbare Daten, schnelle Entscheidungen und klare Governance.
Die Realisierungschance hängt damit von beiden Seiten ab:
Marktfähigkeit des Providers + Steuerungsfähigkeit des Auftraggebers.
Vor der Ausschreibung Marktfeedback einholen
Bei größeren oder neuartigen Leistungsmodellen kann eine strukturierte Markterkundung wertvolle Hinweise liefern. Dabei sollte nicht das spätere Vergabeverfahren vorweggenommen werden.
So wird die Marktanalyse zu einem strategischen Bestandteil der Vertragsgestaltung. Ein gutes FM-Modell ist nicht das theoretisch umfassendste, sondern dasjenige, das den Bedarf des Auftraggebers erfüllt, vom Markt zuverlässig angeboten werden kann und anschließend über die gesamte Vertragslaufzeit steuerbar bleibt.
