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Steuerung von Zusatzleistungen

Facility Management: Verträge und Vereinbarungen » Management » Vertragskostenmanagement » Steuerung von Zusatzleistungen

Steuerung von Zusatzleistungen im Vertragskostenmanagement mit transparenter Leistungs- und Kostenkontrolle

Zusatzleistungen kontrolliert und wirtschaftlich steuern

Zusatzleistungen entstehen im Facility Management regelmäßig, weil sich betriebliche Anforderungen, Anlagenzustände, Flächen, Nutzungen oder Prioritäten während einer Vertragslaufzeit verändern. Sie sind deshalb kein Ausnahmefall. Problematisch werden sie erst, wenn nicht eindeutig erkennbar ist, ob eine Leistung bereits vom Vertrag umfasst ist, wer sie anfordern darf und auf welcher Grundlage sie vergütet wird. Eine wirksame Steuerung von Zusatzleistungen schafft hierfür einen verbindlichen Prozess und verhindert schleichende Erweiterungen des Vertragsumfangs.

Zusatzleistungen im Facility Management gezielt steuern

Zuerst den bestehenden Leistungsumfang prüfen

Vor jeder Zusatzbeauftragung sollte geklärt werden, ob tatsächlich eine zusätzliche Leistung vorliegt. Nicht jede neue Anforderung des Betriebs begründet automatisch einen gesonderten Vergütungsanspruch. Maßgeblich sind Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis, Vertragsbedingungen, vereinbarte Pauschalen und bereits bestehende Nebenpflichten.

Ein geeigneter Prüfprozess kann wie folgt aufgebaut sein:

Prozessschritt

Zentrale Fragestellung

Bedarf

Welche zusätzliche oder veränderte Leistung wird benötigt?

Vertragsprüfung

Ist die Leistung bereits vom bestehenden Vertrag umfasst?

Leistungsbeschreibung

Was soll konkret zusätzlich erbracht werden?

Preisprüfung

Welche vereinbarte Preis- oder Kalkulationsregel gilt?

Freigabe

Wer darf Kosten und Leistung verbindlich genehmigen?

Beauftragung

Wann und in welcher Form wird die Leistung ausgelöst?

Nachweis

Wie werden Ausführung und Abrechnung dokumentiert?

Diese Trennung ist wichtig, weil Bedarfsmeldung, technische Empfehlung und verbindliche Beauftragung unterschiedliche Schritte darstellen. Ein Objektleiter kann beispielsweise einen Reparaturbedarf feststellen, ohne damit automatisch berechtigt zu sein, eine kostenpflichtige Zusatzleistung auszulösen.

Preis und Leistung vor Ausführung klären

Zusatzleistungen sollten möglichst vor ihrer Ausführung fachlich und kaufmännisch beschrieben sein. Dazu gehören Leistungsumfang, Menge, Termin, Preis und gegebenenfalls Auswirkungen auf andere Vertragsbestandteile. Bestehen bereits Einheitspreise, Stunden- oder Materialregelungen, sollten diese angewendet werden. Fehlt eine geeignete Preisgrundlage, ist eine nachvollziehbare Kalkulation erforderlich.

Besonders bei dringenden technischen Maßnahmen kann eine vollständige Preisprüfung vor Beginn nicht immer möglich sein. Der Vertrag sollte deshalb vereinfachte Verfahren für zeitkritische Fälle vorsehen, beispielsweise definierte Wertgrenzen oder eine Notfallfreigabe. Auch dann müssen Anlass, Entscheidung und Kosten anschließend nachvollziehbar dokumentiert werden.

Schleichende Vertragserweiterungen vermeiden

In langjährigen FM-Verträgen können viele kleine Zusatzleistungen dazu führen, dass sich der tatsächliche Leistungsumfang deutlich vom ursprünglichen Vertrag entfernt. Deshalb sollten Zusatzleistungen regelmäßig ausgewertet werden. Häufen sich gleichartige Beauftragungen, ist zu prüfen, ob die Leistung dauerhaft in den Regelleistungsumfang übernommen oder neu strukturiert werden sollte.

Auch wiederkehrende Reparaturen oder Sondermaßnahmen können Hinweise auf strukturellen Investitionsbedarf geben. Zusatzleistungsmanagement wird damit zu einer Informationsquelle für Vertrags- und Anlagenstrategie.

Zusatzleistungen mit Budget und Rechnung verbinden

Genehmigte Zusatzleistungen sollten eindeutig einer Bestellung, einem Change oder einem sonstigen Freigabevorgang zugeordnet werden. Rechnungen müssen erkennen lassen, auf welche Freigabe sie sich beziehen und welche Leistung tatsächlich erbracht wurde. Dadurch kann die Rechnungsprüfung zwischen Regelleistung, genehmigter Zusatzleistung und nicht beauftragtem Aufwand unterscheiden.

Parallel sollte die Kostenwirkung in Budgetüberwachung und Forecast einfließen. So wird früh sichtbar, ob Zusatzleistungen den geplanten Vertragswert wesentlich verändern.

Eine gute Steuerung von Zusatzleistungen verbindet damit Leistungsabgrenzung, Preisprüfung, Entscheidung, Beauftragung und Kostenkontrolle. Sie soll notwendige betriebliche Flexibilität nicht behindern, sondern sicherstellen, dass zusätzliche Leistungen bewusst und nachvollziehbar entstehen.

Der entscheidende Maßstab lautet: Keine Zusatzleistung ohne geklärten Leistungsbezug, nachvollziehbare Preisgrundlage und eindeutige Freigabe – außer eine akute Gefahrenlage erfordert sofortiges Handeln.