Technische Defizite in Facility-Management-Verträgen
Technische Defizite in Facility-Management-Verträgen entstehen häufig dort, wo Vertragsunterlagen und tatsächlicher Anlagenbetrieb nicht ausreichend miteinander verbunden sind. Eine Leistungsbeschreibung kann formal detailliert sein und dennoch wesentliche technische Lücken besitzen, wenn Anlagenbestand, Anlagenzustand, Betriebsanforderungen, Instandhaltungsumfang oder technische Schnittstellen nicht eindeutig beschrieben sind.
Gerade bei langfristigen TFM-, Wartungs- und Betreiberverträgen können solche Defizite erhebliche Auswirkungen auf Sicherheit, Verfügbarkeit, Betreiberpflichten und Kosten haben. Die Richtlinienreihe VDI 3810 behandelt das sichere, bestimmungsgemäße, bedarfsgerechte und wirtschaftliche Betreiben und Instandhalten gebäudetechnischer Anlagen und bietet hierfür einen fachlichen Orientierungsrahmen.
Leistungen und Preise beziehen sich auf falsche Mengengerüste
Fehlende Zustandsinformationen
Instandhaltungsrückstände werden nicht erkannt
Unklare Leistungsgrenzen
Arbeiten bleiben liegen oder werden doppelt erbracht
Fehlende Kritikalität
Alle Anlagen erhalten dieselbe Priorität
Unklare Wartungsumfänge
Unterschiedliche Interpretation von geschuldeter Leistung
Fehlende Prüfpflichten
Fristen oder erforderliche Nachweise werden übersehen
Veraltete Dokumentation
Betrieb basiert auf überholten Anlageninformationen
Fehlende Änderungsprozesse
Umbauten werden nicht in Vertrag und Dokumentation übernommen
Anlagenbestand mit Vertragsumfang abgleichen
Ein technischer Vertragscheck sollte zunächst beantworten:
Welche Anlagen gehören tatsächlich zum Vertrag?
Sind Anlagen eindeutig identifiziert und verortet?
Welche Anlagen wurden ergänzt, stillgelegt oder umgebaut?
Welche technischen Leistungen sind je Asset geschuldet?
Welche Hersteller- oder Spezialverträge bestehen parallel?
Welche Leistungen bleiben beim Auftraggeber oder bei Dritten?
Besonders kritisch sind Schnittstellen zwischen Gewerken, beispielsweise zwischen Gebäudeautomation und RLT, Kälte und Produktion oder Brandmeldeanlage und weiteren sicherheitstechnischen Systemen.
Instandhaltung technisch eindeutig beschreiben
Die Betriebssicherheitsverordnung definiert Instandhaltung als Maßnahmen zur Erhaltung beziehungsweise Wiederherstellung des sicheren Zustands und umfasst insbesondere Inspektion, Wartung und Instandsetzung.
Vertraglich sollte deshalb erkennbar sein, ob beispielsweise nur Wartung oder auch:
Inspektionen,
kleinere Instandsetzungen,
Störungsbeseitigung,
Verschleißteile,
Verbrauchsmaterial,
Zustandsdiagnostik,
Wiederinbetriebnahme und
Dokumentationsfortschreibung geschuldet werden
Eine pauschale Formulierung wie „Anlagen gemäß Herstellerangaben warten“ reicht für komplexe technische Portfolios häufig nicht aus.
Prüfungen und Wartungen nicht vermischen
Ein besonders relevantes Defizit besteht darin, Wartung und gesetzlich beziehungsweise betrieblich erforderliche Prüfung gleichzusetzen. Für Arbeitsmittel sieht die BetrSichV eigenständige Prüfanforderungen vor; Prüfergebnisse müssen bei den erfassten Prüfungen dokumentiert werden.
Eine technische Vertragsmatrix sollte deshalb unterscheiden:
Bei Dienstleisterwechseln sollte der vorhandene Zustand wesentlicher Anlagen möglichst eindeutig festgehalten werden. Bekannte Defekte, Wartungsrückstände, Obsoleszenzen und offene Instandsetzungen gehören in eine Übergabe- beziehungsweise Mängelliste.
Andernfalls entsteht später Streit darüber, ob eine technische Abweichung bereits vor Vertragsbeginn bestand oder während der Vertragslaufzeit verursacht wurde.
Änderungen in den Vertrag zurückführen
Gebäude bleiben während einer Vertragslaufzeit nicht unverändert. Umbauten, neue Anlagen, Nutzungsänderungen und technische Modernisierungen müssen daher systematisch in:
Anlagenkataster,
Leistungsumfang,
Wartungsplanung,
Prüfmanagement,
Preisstruktur,
Betreiberpflichten und
technische Dokumentation übernommen werden.
Die BetrSichV verlangt bei Änderungen von Arbeitsmitteln zudem eine Bewertung, ob es sich um eine prüfpflichtige Änderung handelt und ob weitere Herstellerpflichten betroffen sind.
Eine professionelle technische Vertragsprüfung folgt damit der Logik:
So wird verhindert, dass ein FM-Vertrag technisch nur auf dem Papier vollständig erscheint. Entscheidend ist, dass das Vertragswerk den tatsächlichen Anlagenbestand und seine betrieblichen Anforderungen so präzise abbildet, dass Leistung, Verantwortung und technische Betreiberfähigkeit dauerhaft steuerbar bleiben.
