Total Facility Management: Umfassende Bündelung von FM-Leistungen
Total Facility Management (Total FM) bezeichnet ein Betriebsmodell, bei dem ein sehr großer Teil des Facility-Management-Leistungsspektrums in einer übergreifenden Vertrags- und Steuerungsstruktur zusammengeführt wird. Technische, infrastrukturelle und häufig auch kaufmännische beziehungsweise koordinierende Leistungen werden von einem zentral verantwortlichen FM-Partner organisiert.
Das Ziel besteht nicht allein darin, die Zahl einzelner Verträge zu reduzieren. Total FM soll eine durchgängige Verantwortung für Servicequalität, Prozesse, Schnittstellen, Daten und Performance ermöglichen. Die konkrete Leistungs- und Verantwortungsabgrenzung muss jedoch vertraglich eindeutig definiert werden. ISO 41012 ordnet solche FM-Vereinbarungen in einen strategischen Sourcingprozess ein und behandelt insbesondere Rollen, Verantwortlichkeiten sowie die Struktur von FM-Vereinbarungsmodellen.
Total Facility Management als integriertes Betriebsmodell
Abhängig von Standort und Unternehmensstrategie können beispielsweise integriert werden:
Technisches Facility Management,
Wartung und Instandhaltung,
Betreiberpflichtenmanagement,
Gebäudereinigung,
Sicherheits- und Empfangsdienste,
Außenanlagen und Winterdienst,
Entsorgung,
interne Logistik und Postdienste,
Flächen- und Arbeitsplatzmanagement,
Service Desk,
CAFM- und Datenmanagement,
Energiemanagement,
kleinere Projekte und Umbauten,
Steuerung spezialisierter Nachunternehmer.
Total FM benötigt eine integrierte Steuerungsarchitektur
Steuerungsbereich
Typische Ausgestaltung
Governance
Zentrale AG-/AN-Steuerungsstruktur
Organisation
Objekt-, Regional- und Vertragsmanagement
Service Desk
Einheitlicher Zugang für Nutzer
CAFM
Gemeinsame Daten-, Asset- und Auftragsplattform
Nachunternehmer
Steuerung über den Total-FM-Provider
Qualität
Einheitliche SLA, KPI und Audits
Reporting
Konsolidierte Leistungs- und Kostenberichte
Optimierung
Gewerkeübergreifender KVP
Der eigentliche Nutzen entsteht erst durch diese Integration. Mehrere Leistungen lediglich unter einem Vertragstitel zusammenzufassen, ohne Prozesse und Verantwortlichkeiten zu verbinden, schafft noch kein funktionierendes Total-FM-Modell.
Leistungs- und Verantwortungsgrenzen präzise definieren
Je umfangreicher die Bündelung, desto wichtiger wird die Vertragsarchitektur.
Zu klären sind insbesondere:
Welche Leistungen gehören zur Grundvergütung?
Welche Leistungen werden mengenabhängig vergütet?
Welche Maßnahmen gelten als Zusatzleistung oder Projekt?
Wer trägt Material- und Ersatzteilkosten?
Welche Investitionen verbleiben beim Auftraggeber?
Wer steuert Hersteller und Spezialfirmen?
Welche Betreiberaufgaben werden übertragen?
Welche Freigaben bleiben beim Auftraggeber?
Welche SLA und KPI gelten?
Wie werden Änderungen und Nachträge behandelt?
Total FM bedeutet nicht automatisch eine vollständige Übertragung sämtlicher Betreiberverantwortung. Gesetzliche, organisatorische und unternehmerische Verantwortlichkeiten müssen jeweils konkret geprüft und eindeutig zugeordnet werden.
Auftraggeberorganisation bleibt erforderlich
Eine weitgehende Leistungsbündelung reduziert den operativen Steuerungsaufwand des Auftraggebers, beseitigt ihn aber nicht. Im Gegenteil: Mit zunehmendem Leistungsumfang des Providers steigt die Bedeutung einer kompetenten Auftraggeberorganisation.
Bei ihr sollten insbesondere verbleiben:
FM-Strategie und Zielsystem,
Budget- und Investitionsentscheidungen,
Vertrags- und Providersteuerung,
Kontrolle kritischer Betreiberpflichten,
Leistungs- und Qualitätsbewertung,
Audit- und Informationsrechte,
Change- und Eskalationsentscheidungen.
ISO 41001 stellt die FM-Leistung ausdrücklich in den Zusammenhang mit den Zielen und Anforderungen der nachfragenden Organisation. Der Total-FM-Provider übernimmt somit umfangreiche Leistungserbringung und Integration, während die Auftraggeberseite strategische Steuerungsfähigkeit erhalten muss.
Total FM bewusst von IFM abgrenzen
Die Begriffe Total FM und Integrated FM werden am Markt nicht vollständig einheitlich verwendet. Zweckmäßig ist eine funktionale Unterscheidung: IFM betont besonders die Integration verschiedener Services und Prozesse; Total FM beschreibt regelmäßig einen sehr weitgehenden Umfang der gebündelten FM-Leistungen. Entscheidend bleibt jedoch der konkrete Vertrag, nicht dessen Bezeichnung.
Ein belastbares Total-FM-Modell folgt daher der Logik:
Richtig gestaltet kann Total Facility Management Schnittstellen erheblich reduzieren und eine einheitliche Betriebssteuerung ermöglichen. Voraussetzung ist eine Vertragsstruktur, die Leistungstiefe, Verantwortung, Vergütung, Betreiberpflichten und Auftraggeber-Governance eindeutig aufeinander abstimmt.
