Im Folgenden wird ein Excel-taugliches Schema vorgestellt, das alle relevanten Vertragsinformationen im technischen Facility Management strukturiert erfasst. Die Spalten sind in logische Kategorien unterteilt (Vertragsstammdaten, Leistungsumfang/technische Zuordnung, Vertragslaufzeit/Fristen, kaufmännische Daten sowie Status/Nachverfolgung). Die obige Struktur lässt sich in Excel als Tabelle mit Filterfunktionen abbilden. Durch klar definierte Kategorien und einheitliche Begriffe (Dropdowns für Felder wie Vertragsart, Status etc.) wird höchste Transparenz erzielt und es wird leicht möglich, z.B. alle Wartungsverträge, alle aktiven Verträge oder alle Verträge mit Kündigungsfrist ≤ 3 Monate zu filtern. Dieses Vertragsregister-Schema gewährleistet damit eine professionelle Übersicht, Auswertbarkeit und rechtzeitige Steuerung sämtlicher TFM-Verträge im Unternehmen. Die Felder decken alle wesentlichen Aspekte ab – von Stammdaten über Leistungsinhalte und finanzielle Zuordnung bis zu Terminen – und ermöglichen so eine lückenlose Nachverfolgung der Verträge der technischen Abteilung.
Eindeutige Kennung des Vertrags (z.B. interne Nummer oder Aktenzeichen) zur klaren Referenzierung.
Vertragsname/Titel
Kurzbezeichnung des Vertrags zur schnellen Identifikation (z.B. Wartungsvertrag Aufzüge 2024).
Vertragsart (Kategorie)
Art des Vertragsinhalts, z.B. Wartung, Instandhaltung, Prüfvertrag, Energievertrag, Dienstleistungsvertrag etc. Dies ermöglicht eine Filterung nach Vertragskategorie.
Vertragstyp (Struktur)
Form des Vertrags: Kennzeichnung, ob es sich um einen Rahmenvertrag (übergeordnete Vereinbarung) oder einen Einzelvertrag (einzelner Auftrag bzw. Abruf unter einem Rahmenvertrag) handelt. So wird sachlogisch zwischen Rahmenvereinbarungen und Einzelbeauftragungen unterschieden.
Rahmenvertrags-Referenz
Falls zutreffend, Referenz auf den übergeordneten Rahmenvertrag (z.B. Rahmenvertragsnummer oder -name), unter dem dieser Vertrag läuft. Bei Abrufverträgen ermöglicht dies die Nachverfolgung der Zuordnung zum Master-Vertrag.
Vertragspartner (extern)
Name der externen Vertragspartei (Dienstleister/Firma), mit der der Vertrag geschlossen wurde. Bei Bedarf können weitere Details wie Anschrift ergänzt werden.
Ansprechpartner (extern)
Hauptansprechperson beim Vertragspartner – Name und Kontaktdaten des zuständigen Mitarbeiters auf Seiten des Dienstleisters, um Abstimmungen zu erleichtern.
Interner Verantwortlicher
Zuständiger interner Ansprechpartner*in (Abteilung oder konkreter Sachbearbeiter) für den Vertrag. Diese Person überwacht die Vertragsdurchführung und ist intern für die Einhaltung der Vertragsbedingungen verantwortlich.
technische Zuordnung
Feld
Erläuterung
Vertragsgegenstand
Kurzbeschreibung des Vertragsinhalts bzw. der vereinbarten Leistung. Hier wird knapp festgehalten, worum es im Vertrag geht (z.B. Wartung der Klimaanlage Gebäude X oder Prüfung der Aufzugsanlagen).
Leistungsumfang
Beschreibung der wichtigsten Leistungsdetails: Welche konkreten Leistungen umfasst der Vertrag und in welchem Umfang/Frequenz werden sie erbracht? Zum Beispiel Wartungsintervalle, Prüfleistungen, Reaktionszeiten bei Störungen etc. (dies hilft, den Inhalt ohne Lektüre des Vollvertrags zu verstehen).
Technische Anlagen-Bezug
Zuordnung zu technischen Anlagen oder Systemen: Gibt an, welche Anlagen, Geräte oder Gebäudeteile vom Vertrag abgedeckt sind. Dadurch ist nachvollziehbar, für welche technischen Anlagen der Dienstleister verantwortlich ist (z.B. alle HVAC-Anlagen im Gebäude A, Notstromaggregat, Aufzüge Nr. 1-3).
Service-Level (SLA)
Vereinbarte Service Level Agreements bzw. Leistungskennzahlen im Vertrag. Hier werden zentrale Leistungskriterien festgehalten, z.B. garantierte Verfügbarkeiten, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten oder andere Qualitätskennzahlen, an denen der Dienstleister gemessen wird[6]. Dieses Feld zeigt, welche Servicequalität vertraglich zugesichert ist.
Eskalationsregelung
Dokumentation vereinbarter Eskalationsverfahren: Beschreibt, welche Schritte eingeleitet werden, falls Leistungsstörungen auftreten oder SLA-Vorgaben nicht eingehalten werden. Zum Beispiel kann festgelegt sein, dass bei Überschreiten von Reaktionszeiten bestimmte Verantwortliche informiert werden oder Vertragsstrafen greifen[6]. Dieses Feld stellt sicher, dass im Fehlerfall klar ist, wie vorgegangen wird.
Fristen
Feld
Erläuterung
Vertragsbeginn
Datum des Vertragsstarts (Beginn der Laufzeit). Ab diesem Datum gelten die vertraglichen Pflichten und Leistungen.
Vertragsende
Datum des Vertragsendes bei befristeten Verträgen. Bei unbefristeten Verträgen wird hier z.B. unbefristet eingetragen. Diese Angabe hilft, das Laufzeitende frühzeitig zu erkennen.
Verlängerungsoption
Gibt an, ob und wie sich der Vertrag verlängert: z.B. automatische Verlängerung um 1 Jahr, sofern nicht gekündigt, oder keine automatische Verlängerung. Hier werden also vereinbarte Verlängerungsklauseln festgehalten.
Kündigungsfrist
Vereinbarte Kündigungsfrist und Bedingungen: z.B. 3 Monate zum Quartalsende oder kündbar jährlich zum 31.12. mit 6 Wochen Frist. Diese Information ist essenziell, um rechtzeitig vor Ablauf der Frist über eine Kündigung oder Verlängerung entscheiden zu können.
Kaufmännische Daten im Vertragsmanagement
Feld
Erläuterung
Vertragswert
Finanzielle Größenordnung des Vertrags. Hier wird der Wert angegeben – z.B. jährliche Kosten in Euro oder ein Gesamtvolumen über die Laufzeit. Diese Angabe erlaubt Budgetkontrolle und Priorisierung (insbesondere bei größeren Verträgen).
Kostenstelle
Interne Kostenstelle oder buchhalterische Zuordnung, der die Vertragskosten belastet werden. Dadurch ist klar, welcher Unternehmenseinheit die Ausgaben zugeordnet sind.
Budgetbezug
Vermerk des zugehörigen Budgets bzw. der finanziellen Planungsgröße. Hier kann z.B. das Budgetjahr oder -posten genannt sein, aus dem der Vertrag bestritten wird (etwa Instandhaltungsbudget 2025). Dies schafft Verbindung zur Finanzplanung und zeigt, ob der Vertrag im vorgesehenen Budgetrahmen liegt.
Vertragsstatus und Maßnahmenverfolgung
Feld
Erläuterung
Vertragsstatus
Aktueller Status des Vertrags, z.B. laufend/aktiv, gekündigt zum (Datum), ausgelaufen, in Verhandlung, etc. Dies ermöglicht auf einen Blick zu erkennen, welche Verträge aktuell gültig sind oder wo Handlungsbedarf besteht.
Nächster Prüftermin
Datum der nächsten relevanten Prüfung oder Überprüfung im Rahmen des Vertrags. Dies kann z.B. das nächste Wartungs- oder Inspektionsdatum einer Anlage sein, das aus dem Vertrag resultiert, oder ein Vertragsreview-Termin. Damit wird sichergestellt, dass gesetzliche Prüfpflichten (z.B. wiederkehrende technische Prüfungen) oder interne Vertragsüberprüfungen rechtzeitig erfolgen.
Nachträge
Vermerkt vorhandene Vertragsnachträge (Änderungs- oder Zusatzvereinbarungen). Hier kann z.B. die Anzahl der Nachträge und das Datum des letzten Nachtrags stehen (etwa Ja, 2 Nachträge; letzter vom 01.09.2025). Dies dient der Nachverfolgbarkeit aller Änderungen zum ursprünglichen Vertrag. Bei Bedarf kann auch kurz der Inhalt wichtiger Nachträge angegeben werden.
