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Um Verbesserungen im Laufe eines FM- Vertrages problemlos einführen zu können, ohne auf Widersprüche der Schnittstellenbereiche, wie kaufmännische Abwicklung, Vertragswesen, oberstes Management u.a. zu stoßen, hat sich bewährt, ein „Change-Request-Management“ einzuführen und zu vereinbaren.
Das könnte wie folgt formuliert werden:

Fallbeispiel:

Die Parteien stellen gegenseitiges Einvernehmen darüber her, dass sie mit diesem Vertrag und mit der Gesamtheit aller zu seinem Vertragsbestandteil werdenden weiteren Dokumente die Absicht verfolgen, eine für die gesamte Laufzeit Bestand habende Regelung der Rechte und Pflichten der Parteien zu schaffen.

Für den Fall, dass die mit diesem Vertrag getroffenen Vereinbarungen aus Gründen, die zum Zeitpunkt des Vertrages noch nicht bekannt oder absehbar sind, gleichwohl der Änderung oder Anpassung bedürfen, so vereinbaren AG und AN bereits zum jetzigen Zeitpunkt in diesem Dokument "Change- Request- Management“ das hierfür anzuwendende Verfahren. Dieses Verfahren ist Bestandteil des FM-Vertrages …….

Das Change-Request-Verfahren, das Bestandteil eine FM-Vertrages geworden ist, wird durch den AN administriert. Ihm sind hierbei die Mittel freigestellt.
Die Parteien kommen jedoch möglichst überein, dass das Change Request Verfahren in die CAFM-Software des AG implementiert und später in dieser administriert wird, sofern der AG ein solches System innerhalb der Vertragsdauer einführen bzw. ertüchtigen wird.
Der AN verpflichtet sich zur aktiven Mitarbeit bei dieser Implementierung. Die Aufwandsentschädigung des AN für seine diesbezüglichen Leistungen wird, sofern sie nicht ohnehin im Rahmen des Vertrages geschuldet ist, im Rahmen eines Projektes vereinbart. Es gelten hierbei die Stundensätze aus dem Angebot des AN.

Mit Hilfe des Change Request Management könnten folgende Punkte vordefiniert und bei Bedarf durchgeführt werden:
- Mehr- und Minderleistungen,
- Weiterentwicklung der Exkulpation des AG, wo notwendig,
- Verbesserungen auf Initiative des AN, die wirtschaftliche und messbare Erfolge bringen (z.B. Profitsharing)
- „Taktische Leistungen“, die durch den AN zu erbringen sind und die taktische Ebene des AG unterstützen bzw. ergänzen (z.B. solche Leistungen, die nicht mit der Vertragspauschale abgegolten sind.)
- Vorbereitungen taktischer Leistungen mit dem Ziel der Vertragserweiterung
- (z.B. Übernahme der „Energetischen Inspektion“ im Rahnen des EnEV durch den AN, für die Kälteanlage,
- Übernahme von Bedienfunktionen über die Störungsbeseitigung hinaus, wie z.B. das Bedienen, sofern dies nicht ohnehin im LV enthalten ist.)

Diese Methode hat zudem einen ganz praktischen Wert, denn alle Änderungen, die die Partner als nötig erachten, müssen nicht „versteckt“ werden oder unterbleiben gänzlich, sondern wären von vornherein wegen der Komplexität des Vertragswerkes als Maßnahmen der kontinuierlichen Verbesserung deklariert und gleichsam eingeplant und, vor allem, geregelt.

Die Vertragsparteien sollen Einvernehmen darüber herstellen, dass es zur Erreichung der mit dem Vertrag angestrebten Ziele zwingend erforderlich ist, die zeitlichen und fachlichen Ressourcen nicht durch Unstimmigkeiten und Streitigkeiten im Zusammenhang mit Fragen der Preisanpassung zu binden. Deshalb könnten sich die Parteien auf das nachfolgend dargestellte Verfahren verständigen:

Fallbeispiel:

AG und AN sind sich darüber einig, dass Fragen, die den Umfang und die Vergütung der von der AN geschuldeten bzw. von der AG geforderten Services betreffen, in einem geregelten Verfahren und zu festen Zeitpunkten zu klären sind.

Die Parteien vereinbaren daher, dass jede Partei entsprechende Angelegenheiten in einem fest vereinbarten Meeting der anderen Partei anträgt, um die in diesem Zeitraum aufgetretenen Leistungs- und Preisänderungen zu behandeln und vertraglich festzuschreiben. Dieses Meeting umfasst alle denkbaren Veränderungen auf Basis Change-Request.

Im Rahmen der Leistungsänderungen sind von der beantragenden Seite zwei getrennte Dokumente zu erstellen, die einerseits das Verfahren und andererseits den jeweils aktuellen Stand beinhalten.

Ebenfalls sollte im Vertrag Einvernehmen darüber hergestellt worden sein, dass der AN zur Meidung von Streitigkeiten der Parteien im Rahmen der Preisanpassungen im laufenden Vertrag verpflichtet ist, die dem letztverbindlichen Angebot zugrundeliegende Detailkalkulation nach dem erfolgten Zuschlag unverzüglich, vollständig und differenziert schriftlich offenzulegen.

Der AG sollte verpflichtet werden, sich fortwährend um Verbesserungen und Innovationen hinsichtlich aller Belange des Vertrages und darüber hinaus auch, soweit sinnvoll und möglich, des Kerngeschäftes zu bemühen. Der AN hat insoweit unterstützend die Pflicht, z.B. pro Halbjahr mindestens einen substantiierten Vorschlag zur Verbesserung zu unterbreiten.

Der AN ist zu verpflichten, die übergebenen Bestands- und Revisionsunterlagen entsprechend der von ihm im Zuge seiner Vertragserfüllung durchgeführten technischen Änderungen fortzuschreiben, so dass diese Unterlagen stets auf dem aktuellen Stand sind.
Bei Änderungen und Ergänzungen von technischen Anlagen ist die Aktualisierung und Fortschreibung im Zuge der Mitwirkung bei der Abnahme zu gewährleisten und die Bestands- und Revisionsunterlagen entsprechend zu kontrollieren, als auch im Bedarfsfall die korrekte Fortschreibung im Auftrag des AG gegenüber dem jeweiligen Dritten zu veranlassen und zu kontrollieren. Kurz:

Der AN koordiniert und prüft, der AG übernimmt auf dieser Grundlage.

Falls wichtige Bestandsdokumente nicht zur Verfügung stehen, ist dies möglichst in einem gesonderten Vertragspunkt im Rahmen des Startups abzuhandeln. Die Bezahlung hierfür sollte zum vertraglich festgelegten Stundensatz bzw. zu Stundensätzen zum Nachweis erfolgen.

Im Falle der Änderung des Leistungsumfangs müssen eine Überarbeitung der Kalkulation und eine Anpassung des Vertragspreises erfolgen. Der AG ist wegen des ihm allein obliegenden Betriebsregimes zu Änderungen des Leistungsumfangs nach oben und nach unten berechtigt. Der AN kann solche Änderungen beantragen mit den dazugehörigen plausiblen Begründungen die Notwendigkeit nachweisen.

Fällt die Leistungsaufnahme nicht auf einen Monatsersten, so schuldet der AG dem AN für jeden Kalendertag des jeweiligen Monats, an dem der AN ihre Leistungen erbringt, 1/30 der geschuldeten Vergütung.

Im Falle der Änderung der Zeitplanung sollen eine Überarbeitung der Kalkulation und eine Anpassung des Vertragspreises erfolgen. Der AG muss wegen des ihr allein obliegenden Betriebsregimes zu Änderungen der Zeitplanung jederzeit berechtigt bleiben.

Die Parteien sollen übereinkommen, dass im Falle der Änderung des Leistungsniveaus eine Überarbeitung der Kalkulation und eine Anpassung des Vertragspreises zu erfolgen hat. Der AG ist auch hier wegen des ihm allein obliegenden Betriebsregimes zu Änderungen des Leistungsniveaus jederzeit berechtigt.

Werden Leistungsänderungen auf Grund von Gesetzes- und / oder Normänderungen erforderlich, so hat der AN diese auf Grundlage seines Basisangebotes (Kalkulationsmodell) gegenüber dem AG schriftlich nachzuweisen. Die Lasten bzw. Erlöse aus solchen objektiven Änderungen fallen dem AG zu. Die Anpassung erfolgt, unabhängig vom Fortschritt der Vertragslaufzeit entsprechend Preisanpassungsklausel.

Kostenerhöhungen bei der Durchführung der geschuldeten Serviceleistungen, die dadurch entstehen, dass die Tarifänderungen beim AN stärker steigen als sie durch den AN bereits kalkuliert wurden, sind weitgehend bzw. zeitweise ausschließlich durch den AN zu tragen. Es gelten auch hier die Festlegungen zur Preisgleitklausel.

Tritt bei der Ermittlung und Erstellung von Lösungsvorschlägen oder der Umsetzung derselben Verzug ein, so haben die Parteien die sich daraus ergebenden Auswirkungen und Konsequenzen für den Verzugseintritt im Verhältnis ihrer Verantwortlichkeit zu tragen, gleich ob sie in den konkreten Fällen Schuldner oder Gläubiger der in Frage stehenden Pflicht sind. Beide Parteien verpflichten sich, bei der Frage von Änderungen stets konstruktiv und ausschließlich im Sinne des Vertrages und der in ihm definierten Ziele zu handeln.
Tritt bei der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen Verzug ein, so tragen die Parteien den Schaden gemeinsam, wenn beide zur Mitwirkung verpflichtet gewesen sind. Ist dagegen nur eine der Parteien für den Verzugseintritt verantwortlich, so trägt sie die dadurch entstehenden Schäden alleine.

AG und AN sollten auch Einigkeit darüber herstellen, dass bei der Abwicklung des Vertrages durch Änderungen desselben keine Aufhebung der klaren Trennung von Regelleistungen einerseits und Projektarbeiten andererseits erfolgt. Der AN hat die Einhaltung der Trennung im Rahmen seines Betriebsregimes jederzeit auseinander zu halten und dies auf Verlangen durch den AG nachzuweisen. Der AG ist berechtigt, diesbezüglich den AN unangemeldet stichprobenartig zu kontrollieren.

Der AN ist verpflichtet, die in seinem Angebot und in der dem Angebot entsprechenden Kalkulation hinterlegten Qualitäten nur im Rahmen des Change Request Verfahrens zu ändern; d.h. in Kenntnis des AG. Der AN ist auch dazu verpflichtet, jede darüberhinausgehende Abweichung mit Hinweis auf die damit verbundenen Auswirkungen anzuzeigen, und zwar nach Möglichkeit im Vorfeld und schriftlich.
Ansonsten ist die Abweichung unverzüglich nach erfolgter Vornahme schriftlich anzuzeigen, damit die daraus resultierenden Konsequenzen mit dem AG abgestimmt werden können. Bei Verstoß gegen diese Verpflichtungen durch den AN sollte der AG berechtigt sein, im Wege eines Malus, Abzüge vorzunehmen. (Der Malus könnte angemessen z.B. 4% der adäquaten Leistungsposition betragen.)

Für Anlagen, deren Betrieb in einer Teilnutzungsphase erforderlich ist, sind Leistungsintervalle und Kostenansätze in Abstimmung mit dem AG durch den AN dem reduzierten Betrieb anzupassen. Der AN unterhält in dieser Zeit für nicht in Betrieb befindliche Anlagen bzw. Gebäudeteile einen Stillstandbetrieb.
Die für einen Stillstandbetrieb sinnvoll notwendigen Leistungsinhalte einschließlich deren Kosten sind durch den AN dem AG vorzutragen. Die Differenz gegenüber dem ursprünglichen Angebot des AN (in dem von einem Vollbetrieb ausgegangen wurde) ist dem AG durch den AN auszuweisen.
Wenn der AN den Stillstandbetrieb nicht zu verantworten hat, ist die hierdurch entstehende Änderung des Leistungsumfangs wie eine Leistungsänderung durch den AG zu behandeln.

Die Formalitäten legen die Parteien in der Start-up-Phase des Vertrages gemeinsam in entsprechenden Prozessen fest.

Der AN hat den AG fortlaufend und unverzüglich auf Möglichkeiten hinzuweisen, ob und in welcher Form die Aufgaben technisch und wirtschaftlich sinnvoller erbracht werden können.

Der AN verpflichtet sich, jährlich zum Zeitpunkt der Budgeterstellung dem AG substantielle und detaillierte Vorschläge zur Durchführung von Verbesserungs- und Kostenreduzierungsprogrammen auszuarbeiten. Maßnahmen und Ziele werden dabei gemeinsam mit dem AG festgelegt und regelmäßig überprüft.
Der AN erarbeitet diesbezüglich Grobkostenschätzungen für die Investitions- und Kostenplanung des AG und gibt ein Angebot für die Veränderung der Pauschalvergütung ab. Verringerungen der Energieverbrauchswerte werden gemeinsam bewertet.

Der Nutzen in Form von Einsparungen (Verrechnung der Einführungskosten, Veränderungen der Pauschalvergütung und Energieverbrauchskosten) durch die durchgeführten Verbesserungsmaßnahmen werden ab Wirksamwerden der Maßnahme zwischen dem AN und dem AG wie folgt aufgeteilt (längere Amortisationen können abweichend schriftlich vereinbart werden):

Fallbeispiel:

Im Zeitpunkt nach Wirksamwerden  erhält der AN vom jährlichen Nutzen, ausgedrückt in [€]

Erste 12 Monate              100 %   

Zweite 12 Monate           50 %    

danach                   0%.

Der AG erhält vom jährlichen Nutzen, ausgedrückt in [€] danach den Nutzen in Höhe von                                                    100 %.

Diese Festlegung endet bei Vertragsende.

Objektive Veränderungen, die eine Änderung der Leistungsbeschreibung rechtfertigen, werden in FM-Verträgen oft in gesonderten Klauseln festgelegt. Diese Auflistung kann meist nicht abschließend sein und wird deshalb bei der Umsetzung des Vertrages Weiterungen erfahren, die am besten im Change-Request-Verfahren behandelt werden sollten. Das verbessert die Übersicht und verkompliziert den Vertrag nicht.

Im Falle von Betriebs-, Teilbetriebsstillegungen oder Änderungen der Organisation ist der AG berechtigt, jederzeit Systeme oder Teilsysteme aus dem Leistungsumfang herauszunehmen. Gegenüber dem AN ist eine Ankündigungsfrist von beispielsweise 3 Monaten einzuhalten.

Wenn Betriebs- oder Teilbetriebsstillegungen oder Änderungen eine Minderung der Pauschalvergütung auf unter 30 % der zum Vertragsabschluss vereinbarten Pauschalvergütung zur Folge haben, ist der AN berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von beispielsweise 3 Monaten zu kündigen. Die Grenze 70% ist hier beispielhaft gewählt. Sie sollte nach dem Charakter des Vertrages und erkennbarer künftiger Entwicklungen sinnvoll vereinbart werden.

FM-Verträge sollen auf Grund ihrer Komplexität längerfristig gelten. Deshalb sollte dem AN auf Grund der relativen Langfristigkeit (Verlängerungsoption) des Vertrages und somit insbesondere deshalb, weil der geschuldete Pauschalpreis von der Entwicklung der Preise bzw. Werte für Güter und/oder Leistungen[1] abhängt, gestattet werden, eine Preisgleitklausel anzuwenden.

Es gilt die folgende Formel als pragmatisches Beispiel:

Legende:
P1 : Preis am Tag der Lieferung
P0 : Preis am Tag des Vertragsabschlusses
M1: Materialkosten am Tag der Lieferung
M0 : Materialkosten am Tag des Vertragsabschlusses/eines fixierten Preisbasistages
L1 : Lohnkosten am Tag der Lieferung
L0 : Lohnkosten am Tag des Vertragsabschlusses/eines fixierten Preisbasistages
a: prozentualer Anteil des Preises der unverändert bleibt
b: prozentualer Anteil des Preises der auf Material entfällt
c: prozentualer Anteil des Preises der auf Lohnkosten entfällt

Die Materialkostenposition kann sich hierbei auf mehrere Positionen aufteilen, falls sinnvoll. Der unaufgeforderte Nachweis sich ändernder Koeffizienten obliegt stets dem AN, es sei denn, diese Koeffizienten ändern sich auf Veranlassung und in Verantwortung des AG. Die Partner sollten vereinbaren, dass die Anwendung der Preisgleitklausel nach Ablauf des ersten Vertragsjahres erfolgen kann, sofern gesellschaftlich zwingende Ereignisse (z.B. Tarifänderungen) dies begründen.
Bei stillschweigender Verlängerung des Vertrages gilt die Preisgleitklausel weiter, wenn keine entgegenstehenden Umstände eingetreten sind.

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