Vertragstimeline bei Standortverlagerung
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Funktion einer Timeline zu Verträgen und Vereinbarungen bei Standortverlagerungen
Eine Timeline zu Verträgen und Vereinbarungen im Kontext einer Standortverlagerung dient der frühzeitigen Identifikation, Prüfung, Anpassung, Kündigung oder Neuaushandlung aller betriebsrelevanten Rechtsverhältnisse. Sie koordiniert interne Freigabeprozesse, Fristen und Übergabepunkte und gewährleistet, dass alle Verträge – von Dienstleistungs- über Miet- bis hin zu IT- und Versorgungsverträgen – termingerecht, rechtskonform und standortgerecht fortgeführt oder ersetzt werden.
Verträge und Vereinbarungen bei Standortverlagerungen
Timeline für die Planung, Gestaltung und Implementierung sämtlicher Verträge und Vereinbarungen im Facility Management
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April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung, Geschäftsleitung
-Definition der strategischen Ziele: Transparenz, Risikominimierung, Compliance, Leistungssteuerung
-Festlegung des Vertragsmanagement-Scopes: Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, Rahmen- und Projektverträge
-Abgleich mit rechtlichen Anforderungen (VOB/B, BGB, DSGVO, ESG-Vorgaben)
-Definition zentraler Standards: Laufzeiten, Kündigungsfristen, Leistungsbeschreibungen, KPIs
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Juni – Juli 2025: Bestandsaufnahme & Risikoanalyse (Neubau & Bestand)
Verantwortlich: Facility Management, interne Fachbereiche, externe Vertragsjuristen
-Erhebung und Kategorisierung bestehender Verträge nach Typ, Laufzeit, Wert, Risiko
-Bewertung vorhandener SLAs, Leistungsnachweise, Reaktionszeiten, Vertragslücken
-Risikoanalyse zu Haftung, Leistungsausfall, Indexierungen, Nachweispflichten
-Definition eines Zielbildes für ein zentrales, digitales Vertrags- und Fristenmanagement
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Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren
Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, Rechtsabteilung, IT
-Erstellung technischer und organisatorischer Anforderungen für digitales Vertragsmanagementsystem
-Definition von KPIs: Vertragsbindungsgrad, Fristenkontrolle, SLA-Erfüllung, Änderungsquote
-Erstellung der Leistungsverzeichnisse für juristische Beratung, digitale Tools und Dienstleisterverträge
-Auswahl geeigneter Anbieter zur Einführung oder Optimierung des Vertragswesens
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September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung
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Dezember 2025 – März 2026: Pilotierung Vertragsplattform & Fristenüberwachung
Verantwortlich: Facility Management, IT, Rechtsabteilung, Datenschutz
-Implementierung eines digitalen Vertragsarchivs mit automatisierter Fristenlogik
-Testbetrieb mit typischen Dienstleistungsverträgen inkl. Leistungskontrolle und Vertragsmatrix
-Definition von Freigabeprozessen, Dokumentationspflichten und Audit-Trails
-DSGVO-konforme Speicherung, Zugriffskontrolle und Änderungsdokumentation
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März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen
Verantwortlich: Facility Management, Personalentwicklung, Einkauf
-Schulung relevanter Fachbereiche in Vertragscontrolling, Fristenmanagement, Eskalationslogik
-Evaluation der Pilotphase anhand Bearbeitungszeiten, Rückfragen, Änderungsbedarfen
-Anpassung der Templates, Benutzeroberflächen und Berechtigungsstruktur
-Initiierung standardisierter Vertragsprüfprozesse vor Neuvergaben
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Juni – Juli 2026: Rollout und Systemfreigabe
Verantwortlich: Facility Management, IT, Einkauf
-Flächendeckender Einsatz der Vertragsmanagementstruktur in allen FM-relevanten Bereichen
-Integration in CAFM, Einkaufssysteme, Wartungsplanung und Budgetsteuerung
-Freigabe zur Nutzung mit begleitendem Reporting und Kommunikationspaket
-Einführung einer jährlichen Vertragsreview-Routine
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August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation
Verantwortlich: Facility Management, interne Audits, Qualitätsmanagement
-Evaluierung der Vertragstransparenz, Nachweisführung, SLA-Qualität
-Optimierung von Vertragslayouts, Laufzeitstrukturen, Kündigungsfristen, Dokumentationsstandards
-Erstellung eines Konzernstandards für Vertragswesen im FM
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September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf*
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Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau
Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Unternehmenskommunikation
-Offizielle Einführung der neuen Vertragsstruktur für alle Neubau-Dienstleister und Partner
-Kommunikation an interne und externe Stakeholder zur Vertragsnutzung, KPIs und Meldestruktur
-Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
-Integration in das Gesamtsteuerungssystem von FM, Einkauf und Recht
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Laufender Betrieb des Vertrags- und Vereinbarungsmanagements (beide Gebäude)
-Verträge werden aktiv gesteuert, regelmäßig geprüft und bei Bedarf angepasst
-Regelmäßige Fristenprüfungen, Leistungskontrollen und Eskalationsbesprechungen
-Verzahnung mit Servicequalität, Nutzerfeedback und rechtlicher Absicherung
-Schulung neuer Vertragspartner und Mitarbeitender im Umgang mit den Standards
-Weiterentwicklung der Systematik auf Basis von Lessons Learned und Marktveränderungen