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Die zentrale Rolle des Service Desks / Vertragsmanagement

Facility Management: Verträge und Vereinbarungen » Strategie » Service Desk

Die zentrale Rolle des Service Desks im Vertragsmanagement

Die zentrale Rolle des Service Desks im Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement ist ein essenzieller Bestandteil des Facility Managements, der sicherstellt, dass alle vertraglich vereinbarten Leistungen effizient, termingerecht und in der vereinbarten Qualität erbracht werden. Der Service Desk übernimmt dabei eine entscheidende Rolle, indem er als operative Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Fachabteilungen und externen Dienstleistern fungiert. Seine Aufgaben reichen von der Überwachung der Leistungen und Einhaltung von Verträgen über die Unterstützung bei der Umsetzung von Vertragsänderungen bis hin zur Förderung von Nachhaltigkeitszielen. Mit seiner proaktiven und unterstützenden Funktion sorgt der Service Desk dafür, dass die Anforderungen des Vertragsmanagements in der Praxis erfolgreich umgesetzt werden.

Der Service Desk spielt eine unverzichtbare Rolle im Vertragsmanagement. Er stellt sicher, dass Verträge nicht nur überwacht, sondern auch praxisnah umgesetzt werden. Mit seiner proaktiven Haltung, fundiertem Wissen, der Förderung von Nachhaltigkeit und der Unterstützung bei Vertragsänderungen trägt er entscheidend zur Effizienz, Qualität und Anpassungsfähigkeit des Unternehmens bei. So wird der Service Desk nicht nur zur operativen Instanz, sondern auch zu einem strategischen Partner im erfolgreichen Vertragsmanagement.

Überwachung und Kontrolle

Proaktive Überwachung und Prävention

Professionelle Remote-Service-Koordination

Effiziente Service-Desk-Verwaltung sorgt für zuverlässige und strukturierte Unterstützung für reibungslose Abläufe an verschiedenen Standorten.

Eine zentrale Aufgabe des Service Desks ist die proaktive Überwachung von Leistungen und Fristen, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und präventiv einzugreifen. Anstatt nur auf Anfragen oder Probleme zu reagieren, agiert der Service Desk vorausschauend, um Risiken zu minimieren.

Kernaufgaben:

  • Überwachung von Fristen und Terminen: Der Service Desk stellt sicher, dass Wartungen, Prüfungen oder andere vertraglich geregelte Leistungen rechtzeitig durchgeführt werden. Fristen werden automatisch überwacht, und Erinnerungen werden an die zuständigen Abteilungen oder Dienstleister verschickt.

  • Risikomanagement: Durch die Analyse von Anfragen und Problemmeldungen identifiziert der Service Desk wiederkehrende Schwachstellen und leitet präventive Maßnahmen ein.

  • Vorausschauende Koordination: Der Service Desk sorgt dafür, dass alle Beteiligten rechtzeitig über geplante Maßnahmen informiert sind und potenzielle Verzögerungen vermieden werden.

Beispiel:

  • Ein Vertrag schreibt vor, dass Aufzüge jährlich gewartet werden müssen. Der Service Desk erinnert den Dienstleister rechtzeitig an die anstehende Wartung und überwacht die fristgerechte Durchführung.

Mehrwert:

  • Proaktive Überwachung reduziert die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen oder Verstößen gegen vertragliche Vorgaben und erhöht die Betriebssicherheit.

Schulung und Wissenstransfer

Für eine erfolgreiche Umsetzung des Vertragsmanagements benötigt der Service Desk fundiertes Wissen über die relevanten Vertragsinhalte sowie klare Prozesse für den Wissenstransfer. Nur so können Anfragen effizient bearbeitet und Leistungen vertragsgemäß koordiniert werden.

Kernaufgaben:

  • Schulung der Mitarbeitenden: Regelmäßige Schulungen stellen sicher, dass das Service Desk-Team die wichtigsten Vertragsbestandteile wie Service Level Agreements (SLAs), Eskalationswege und Ansprechpartner kennt.

  • Zentrale Wissensdatenbank: Eine digitale Plattform mit allen relevanten Vertragsinformationen, wie Leistungsbeschreibungen, Fristen und Ansprechpartnern, ermöglicht dem Service Desk schnellen Zugriff auf notwendige Daten.

  • Kommunikation von Änderungen: Der Service Desk informiert betroffene Mitarbeitende und Dienstleister über neue oder geänderte vertragliche Regelungen und stellt sicher, dass diese korrekt umgesetzt werden.

Beispiel:

  • Der Service Desk richtet eine digitale Wissensdatenbank ein, die es Mitarbeitenden ermöglicht, Informationen zu Reaktionszeiten oder Ansprechpartnern direkt abzurufen.

Mehrwert:

  • Ein strukturierter Wissenstransfer verbessert die Effizienz und Genauigkeit des Service Desks und stellt sicher, dass alle vertraglichen Anforderungen präzise umgesetzt werden.

Integration von Nachhaltigkeitsaspekten

In modernen Verträgen spielen Nachhaltigkeitsziele eine zunehmend wichtige Rolle. Der Service Desk unterstützt die Überwachung dieser Ziele und trägt dazu bei, dass Unternehmen ihren ökologischen Verpflichtungen nachkommen.

Kernaufgaben:

  • Überwachung von Umweltauflagen: Der Service Desk überprüft, ob Dienstleister die im Vertrag festgelegten Umwelt- und Nachhaltigkeitsvorgaben einhalten, z. B. durch die Nutzung umweltfreundlicher Materialien oder emissionsarmer Transportwege.

  • Meldung von Abweichungen: Verstößt ein Dienstleister gegen Nachhaltigkeitsvorgaben, dokumentiert der Service Desk dies und meldet die Abweichungen an das Vertragsmanagement.

  • Förderung nachhaltiger Maßnahmen: Der Service Desk unterstützt die Umsetzung neuer Nachhaltigkeitsmaßnahmen und koordiniert z. B. die Einführung umweltfreundlicher Technologien.

Beispiel:

  • Ein Vertrag mit einem Reinigungsdienstleister legt fest, dass nur biologisch abbaubare Reinigungsmittel verwendet werden dürfen. Der Service Desk überprüft regelmäßig die Einhaltung dieser Vorgabe und meldet Verstöße.

Mehrwert:

  • Die Integration von Nachhaltigkeitsaspekten stärkt die ökologische Verantwortung des Unternehmens und trägt zur Erreichung langfristiger Umweltziele bei.

Unterstützung bei Vertragsänderungen und Nachträgen

Verträge müssen häufig an sich ändernde Anforderungen und Rahmenbedingungen angepasst werden. Der Service Desk unterstützt diesen Prozess, indem er operative Erkenntnisse liefert und die Umsetzung neuer Regelungen begleitet.

Kernaufgaben:

  • Erfassung von Änderungsanforderungen: Der Service Desk dokumentiert Änderungswünsche, die sich aus der täglichen Praxis ergeben, und leitet diese an das Vertragsmanagement weiter.

  • Kommunikation von Änderungen: Nach der Anpassung eines Vertrags sorgt der Service Desk dafür, dass alle betroffenen Parteien über die neuen Regelungen informiert sind.

  • Überwachung der Umsetzung: Der Service Desk stellt sicher, dass die Änderungen im operativen Betrieb korrekt umgesetzt werden, und meldet Abweichungen.

Beispiel:

  • Aufgrund eines erhöhten Bedarfs wird ein Wartungsvertrag um zusätzliche Leistungen ergänzt. Der Service Desk stellt sicher, dass die neuen Leistungen wie vereinbart erbracht werden.

Mehrwert:

  • Die Unterstützung bei Vertragsänderungen gewährleistet eine flexible Anpassung an neue Anforderungen und optimiert den laufenden Betrieb.

Added value of a well-organized service desk in contract management

  • Efficient monitoring: Proactive monitoring and precise coordination ensure that contracts are adhered to and services are delivered on time.

  • Improved communication: Clear processes and a central contact point create transparency and promote the flow of information between all those involved.

  • Promoting sustainability: The Service Desk actively contributes to the implementation and monitoring of environmental objectives, which strengthens the company's ecological responsibility.

  • Flexibility through contract adjustments: Support with contract changes enables us to respond quickly and effectively to new requirements.

  • Long-term optimization: Through continuous analysis and documentation of processes, the Service Desk contributes to the improvement of future contract structures.