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Facility Management: Verträge und Vereinbarungen » Betreiberverträge
BETREIBERVERTRÄGE SIND EIN WICHTIGER BESTANDTEIL DES FACILITY MANAGEMENTS UND REGELN DIE ZUSAMMENARBEIT ZWISCHEN BETREIBERN UND EIGENTÜMERN VON LIEGENSCHAFTEN
Die Verträge enthalten klare Regelungen zu Leistungsumfang, Vergütung, Vertragsdauer und Kündigungsfristen. Eine detaillierte Dokumentation der erbrachten Leistungen und der damit verbundenen Kosten bildet eine wichtige Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Um langfristige Erfolge zu erzielen, werden Betreiberverträge regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst.
Betreibervertragsverwaltung in der Facility-Management-Branche
- Ausschreibungen im FM
- Vorbereitung
- Ausschreibungsunterlagen
- Durchführung
- Angebotsauswertung
- Implementierung
Ausschreibungen im FM
Sofern das Management entscheidet, dass bestimmte FM-Leistungen extern vergeben werden sollen, empfiehlt sich die Durchführung des angemessenen AVA-Prozesses (Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung) für diese Fremdleistungen.
Ausschreibungsberatung
Wir erstellen fachgerechte Ausschreibungen im FM für öffentliche Auftraggeber sowie für die Privatwirtschaft. Diese stellen aufgrund der langfristigen Bindung die Grundlage für die wirtschaftliche erfolgreiche und dauerhafte Zusammenarbeit dar.
Einige unserer Ausschreibungsbeispiele:
FM-Software mit diversen Modulen und Anforderungen,
Public Private Partnership - PPP (Finanzierung, Planung und Bau z.B. von Wohnheimen, Hubschrauberlandeplatz, Parkhaus und Energiezentrale, ff.),
Wartungsverträge aller Kostengruppen (z.B. RLT-Anlagen, Schrankenanlagen, GLT, Elektroanlagen, u.v.a.m.),
Werkschutz-, Empfangs- und Postdienste,
- Zeitverträge für kleine Bauleistungen (z.B. Elektro, Maler, Tischler, Bodenverlegearbeiten, usw.).
Vorbereitung der Ausschreibungen
Bei der Vorbreitung von Ausschreibungen für FM-Leistungen werden die maßgeblichen Rahmenparameter für sämtliche nachfolgende Schritte festgelegt. Angefangen bei der Definition eines verbindlichen Zeitplans bis hin zur Auswahl potenzieller Bieter oder der Vorqualifikation, nimmt Ihr Projekt nach und nach konkretere Formen an.
Schritte zur Ausschreibungsvorbereitung
Festlegung des Zeitplanes / Bestimmung von Fristen,
Erstellung einer Potenzialanalyse (Kosten / Qualitäten),
Überprüfung / Anpassung des Vertrags- und Regelwerks,
Berechnung des Zielpreiskorridors,
Festlegung von Qualitätsanforderungen,
Präqualifikation / Bietervorauswahl nach Eignung.
Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
Während der Ausarbeitung von Ausschreibungen für FM-Leistungen werden bereits die Grundlagen für die Umsetzung der Leistungen nach der finalen Vergabe gelegt. Hier werden sämtliche relevante Informationen für die gezielte Ausschreibung beschrieben und festgelegt:
Aufbau und Konsolidierung von Ausschreibungsunterlagen
Erstellung Leistungsbeschreibungen / -verzeichnisse,
Entwicklung von Raumgruppen,
Erstellung von Preisblättern,
Anbindung individueller Ausschreibungselemente,
Vorbereitung von Objektbegehungen,
Ergänzung um Angebotsblankett für Komplementärleistungen,
Einbindung von Foto- und Filmdokumentationen,
Beschreibung geforderter Teilnahmebedingungen,
Konsolidierung der gesamten Ausschreibungsinhalte.
Durchführung von FM-Ausschreibungen
Die erbrachten Dienstleistungen zur Abwicklung von FM-Ausschreibungen gewährleisten die pünktliche Einhaltung aller erforderlichen Schritte. Der ausgewogene Informationsaustausch trägt gleichermaßen dazu bei, eine einheitliche Informationsdichte für alle beteiligten Teilnehmer sicherzustellen:
Erstellung und Konsolidierung von Ausschreibungsunterlagen
Erstellung Leistungsbeschreibungen / -verzeichnisse,
Entwicklung von Raumgruppen,
Erstellung von Preisblättern,
Anbindung individueller Ausschreibungselemente,
Vorbereitung von Objektbegehungen,
Ergänzung um Angebotsblankett für Komplementärleistungen,
Einbindung von Foto- und Filmdokumentationen,
Beschreibung geforderter Teilnahmebedingungen,
Konsolidierung der gesamten Ausschreibungsinhalte.
Angebotsauswertung / Vergabeempfehlung
Die Bewertung von Angeboten für ausgeschriebene FM-Leistungen bildet den zentralen Kern des gesamten Projekts. In diesem Stadium werden nicht nur Preise verglichen, sondern es geht auch darum, das optimale Verhältnis von Kosten zu Nutzen zu identifizieren. Hierbei werden Plausibilität, Umsetzbarkeit und Vergabeoptionen eingehend untersucht:
Durchführung und Bewertung von Ausschreibungen
Durchführung von Submissionen,
Zulassungs- / Vollständigkeitsprüfung,
Erstellung einer Auswertungsmatrix mit Vergabeszenarien,
Anbindung individueller Ausschreibungselemente,
Überprüfung auf Gesetzeskonformität, Machbarkeit, Plausibilität,
Überprüfung / Bewertung der Referenzen,
Vorbereitung von Verhandlungsgesprächen (Ergebnisfestlegung),
Moderation von Verhandlungs- / Vergabegesprächen,
Erstellung einer Vergabeempfehlung / eines Vergabeberichts.
Implementierungsbegleitung
Nachdem die endgültigen Entscheidungen zur Vergabe von FM-Leistungen getroffen wurden, ist es an der Zeit, die theoretischen Leistungsversprechen der Auftragnehmer praktisch zu erfahren. Während der Implementierungsphase werden die Grundlagen für den gesamten Vertragszeitraum gelegt.
Vorbereitung und Überwachung der Leistungsübernahme
Vorbereitung der Leistungsübernahme,
Einrichtung Help desk für Fragestellungen (AG/AN),
Feststellung der Objekt-/Anlagenzustände zum Übernahmezeitpunkt,
Ergreifung von Präventivmaßnahmen bei kritischen Objekt-/Anlagenzuständen,
Überwachung der Leistungsübernahme,
Anpassung der Leistungsumfänge bei veränderten Anforderungen,
Überprüfung der erzielten Qualitäten,
Anpassung veränderlicher Vertragsinhalte.