Überlastung im Kontext der Transformation systematisch entgegenwirken
Die Komplexität vertraglicher Prozesse nimmt im Zuge von Transformationen in Organisationen kontinuierlich zu. Digitalisierung, ESG-Regulatorik, Betreiberverantwortung, Kostendruck, Reorganisationen und neue Servicemodelle führen dazu, dass bestehende Strukturen im Vertrags-, Ausschreibungs- und Vergabewesen zunehmend überfordert sind. Fehlende Standards, unklare Zuständigkeiten, fragmentierte IT-Systeme und eine hohe Taktung an Projekten bringen Fachabteilungen, Projektverantwortliche und Rechtsbereiche gleichermaßen an ihre Grenzen. Verträge und Ausschreibungen sind keine administrative Randaufgabe, sondern ein strategisches Steuerungsinstrument im Wandel. Ein belastbares Vertragswesen bildet die Grundlage für rechtssichere, effiziente und resilient umgesetzte Transformationen. Dazu sind sowohl organisatorische als auch digitale und personelle Strukturen notwendig – mit dem Ziel, Komplexität zu beherrschen, Ressourcen gezielt einzusetzen und die Innovationsfähigkeit der Organisation durch klare, verlässliche Vertragsbeziehungen zu sichern.
Ein strukturiertes, standardisiertes und systemgestütztes Vertragsmanagement wird damit zu einer Schlüsselressource für Organisationen, die Transformationen erfolgreich umsetzen wollen.
Steigende Komplexität im Vertrags- und Ausschreibungswesen
Verträge und Ausschreibungen begleiten nicht nur operative Prozesse, sondern sind integraler Bestandteil jeder Veränderung. Ob Neubau, Sanierung, Digitalisierung, Nachhaltigkeitsstrategie oder Betreiberwechsel – jede Maßnahme bedarf einer fundierten rechtlich-technischen Absicherung und klar definierten Leistungsbeschreibung. Gleichzeitig entstehen durch neue Anforderungen wie Lebenszyklusmodelle, hybride Dienstleistungserbringung oder IT-gestützte Leistungsnachweise zusätzliche Anforderungen an die Dokumentation, Nachverfolgung und Verhandlung.
Typische Transformationsszenarien mit erhöhtem Vertragsaufwand sind:
Neuvergaben aufgrund geänderter Betreiberanforderungen (z. B. DIN-konformes Instandhaltungsmanagement, VDI 3810)
Standortwechsel mit vertraglicher Integration von Umzugsmanagement, Inbetriebnahme, Gewährleistung
Zusammenführung oder Trennung von Organisationseinheiten mit Auswirkungen auf Verträge, Leistungsbeziehungen und Schnittstellenverantwortung
Diese Themen verlangen fundiertes Vertragswissen, interdisziplinäre Zusammenarbeit und eine stabile organisatorische sowie technische Infrastruktur.
Ursachen struktureller Überlastung
Die systemische Überforderung im Vertragsmanagement ist selten auf einzelne Personen oder Projekte zurückzuführen. Vielmehr ergibt sich eine strukturelle Belastung aus einem Zusammenspiel mehrerer Faktoren:
Transformationstempo und Themenvielfalt
Die zunehmende Geschwindigkeit, mit der neue Themen aufkommen und umgesetzt werden müssen, lässt Fachabteilungen kaum Zeit für strukturierte Vorbereitung, Dokumentation oder Lessons Learned. Verträge müssen innerhalb kürzester Zeit entwickelt, geprüft und abgeschlossen werden – oft ohne auf belastbare Vorlagen oder Referenzprojekte zurückgreifen zu können.
Fehlende Ressourcen und Rollenunklarheit
Verträge, Ausschreibungen und Leistungsbeschreibungen fallen in vielen Organisationen zwischen die Zuständigkeiten: Weder rein juristisch noch rein operativ verankert, übernehmen häufig Projektleitungen oder Assistenzfunktionen diese Aufgaben – zusätzlich zu ihren Hauptrollen. Die Folge sind Verzögerungen, Friktionen und operative Risiken.
Geringer Standardisierungsgrad
Verträge werden oft „von Grund auf“ neu formuliert, statt auf geprüfte Bausteine, definierte Leistungsbilder oder vordefinierte Ausschreibungspakete zurückzugreifen. Das erschwert nicht nur die Arbeit, sondern führt zu Fehlern, Unsicherheiten und erhöhter Abstimmungslast zwischen den Beteiligten.
Technische Fragmentierung und Medienbrüche
Verträge, Leistungsverzeichnisse und Vergabedokumente werden in verschiedenen Formaten und Systemen bearbeitet, freigegeben und gespeichert. Ohne digitale Verknüpfung, automatisierte Fristenüberwachung oder versionssichere Dokumentation geht der Überblick schnell verloren – mit realen Risiken für operative Ausführung, Zahlungskonditionen oder Eskalationen.
Auswirkungen auf Organisationen und Projekte
Die Folgen dieser strukturellen Überlastung sind gravierend – und lassen sich an zahlreichen Praxisbeispielen belegen:
Problem
Auswirkungen
Unvollständige oder verspätete Ausschreibungen
Verzögerungen im Projektverlauf, rechtliche Risiken, wirtschaftliche Nachteile
Vertragslücken und Interpretationsspielräume
Streitigkeiten mit Dienstleistern, Leistungsausfälle, Nachverhandlungen
Projektleitung koordiniert Zeitplanung und Schnittstellen
Vertragsmanagement dokumentiert, pflegt und überwacht das Vertragsportfolio
Ergänzend sind Eskalationswege, Genehmigungsstufen und Freigabeprozesse zu dokumentieren und zu schulen.
Aufbau von Know-how und Schulungsstrukturen
Neben der technischen und organisatorischen Dimension ist die Befähigung der Mitarbeitenden essenziell:
Vergaberecht und Vertragsrecht im FM-Kontext
Betreiberverantwortung und ihre Auswirkungen auf Vertragsinhalte
ESG- und Nachhaltigkeitsanforderungen als Vertragsbestandteile
Nutzung digitaler Systeme und Dokumentationspflichten
Regelmäßige Schulungen, interne Wissensdatenbanken und strukturierter Wissenstransfer erhöhen die Handlungssicherheit und verringern Fehlerquoten.
Strategische Einbettung in Transformationsprozesse
Besonders bei umfassenden Reorganisationsmaßnahmen, Standortverlagerungen oder ESG-getriebenen Veränderungen ist das Vertragswesen frühzeitig in die Gesamtstrategie einzubinden. Ein professionelles Vertrags- und Ausschreibungsmanagement schafft Voraussetzungen für:
Skalierbarkeit und Multiprojektfähigkeit
Einhaltung von Governance-Anforderungen
Vermeidung rechtlicher und wirtschaftlicher Risiken
Transparenz über Leistungsbeziehungen und Kosten
Nachhaltige Dienstleisterbindung und Qualitätskontrolle
Der Aufbau projektbezogener Vertrags-Taskforces oder die temporäre Einbindung spezialisierter Beratung kann punktuell Entlastung schaffen und Know-how intern verankern.
