FM-Vereinbarungen: Energieziele formal verankern

Energieziele in FM-Verträgen sollten sich an etablierten technischen Standards orientieren, um objektiv messbar und vergleichbar zu sein. Normen liefern dabei einen Rahmen für Energiemanagement-Systeme und Kennzahlen (KPIs), die in komplexen Immobilienportfolios zum Einsatz kommen können.

Die internationale Norm DIN EN ISO 50001 (in Deutschland als DIN-Norm übernommen) legt Anforderungen an ein systematisches Energiemanagementsystem (EnMS) fest. Ziel ist es, den Energieeinsatz und -verbrauch eines Unternehmens kontinuierlich zu verbessern. ISO 50001 basiert – wie andere Managementsystemnormen – auf dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) und fordert einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Bezug auf Energieeffizienz.

• Als Zertifizierungskriterium: Auftraggeber (v.a. öffentliche) können die ISO 50001-Compliance des FM-Dienstleisters als Eignungskriterium verlangen. Ein nach ISO 50001 zertifizierter Dienstleister hat nachgewiesen, dass er systematisch Energieaspekte managt – dies gibt dem Auftraggeber Sicherheit in der Fachkompetenz. Umgekehrt können Eigentümer von großen Liegenschaften selbst ISO 50001 einführen und vom FM-Dienstleister die Unterstützung bei der Systempflege verlangen.

• Als inhaltlicher Leitfaden: ISO 50001 verlangt z.B. die Definition von Energiezielen und Aktionsplänen, regelmäßiges Monitoring von Energiekennzahlen (EnPIs), Schulung des Personals und ein internes Audit- und Korrekturmaßnahmenwesen. Diese Anforderungen lassen sich in Vertragsform übertragen: So kann im Vertrag stehen, dass der Dienstleister jährlich einen Energiebericht nach dem Muster der ISO 50001 vorlegt, der u.a. Verbräuche, Verbesserungsvorschläge und Zielerreichungsgrade enthält. Auch die Verpflichtung zur Benennung eines Energiebeauftragten seitens des Dienstleisters (analog zum Energieteam nach ISO) kann vereinbart werden.

Gerade für komplexe Gebäudebestände mit hohem Energieverbrauch (z.B. Industrieparks, große Büro-Campi, Krankenhäuser) bietet ein ISO 50001-konformes Energiemanagement den Vorteil, systematisch Einsparpotenziale zu identifizieren und die Umsetzung von Maßnahmen über die Jahre nachzuverfolgen. DIN EN ISO 50001 bildet somit den ingenieurtechnischen Rahmen, in dem die vertraglichen Energieziele umgesetzt werden. Oft werden im Vertrag konkrete energiebezogene Dienstleistungen festgelegt, etwa: regelmäßige Verbrauchsanalysen, Betriebsoptimierung der Gebäudeleittechnik, Vorschläge für Effizienzmaßnahmen mit Amortisationsrechnung, Unterstützung bei Audits oder Zertifizierungen, etc. Diese sollten mit ISO 50001-Terminologie unterlegt sein (z.B. Festlegung von energetischer Ausgangsbasis, EnPI, Zielwerten in Absprache mit dem Auftraggeber). Indem man sich auf DIN EN ISO 50001 bezieht, verankert man auch den Grundsatz der kontinuierlichen Verbesserung vertraglich – der Dienstleister verpflichtet sich also nicht nur zu einem einmaligen Einsparziel, sondern zu einem Prozess der fortlaufenden Optimierung.

Key Performance Indicators (KPIs) übersetzen Energieziele in messbare Größen. In FM-Vereinbarungen, die mehrere Gebäude oder sogar Portfolios umfassen, sind einheitliche Kennzahlendefinitionen wichtig, um Leistungen bewerten und vergleichen zu können. Normen und Richtlinien helfen dabei: Beispielsweise stellt VDI-Richtlinie 3807 eine einheitliche Methodik zur Ermittlung von Energieverbrauchskennwerten für Gebäude bereit. Nach VDI 3807 werden Verbrauchswerte an Endenergie (z.B. Heizenergie aus Gas/Öl/Fernwärme und Strom) auf eine Bezugseinheit – typischerweise Fläche (m²) oder Volumen (m³) – normiert und witterungsbereinigt, um Gebäude vergleichbar zu machen. Solche Kennzahlen (z.B. kWh pro m² und Jahr) bilden die Basis für Ziel- und Grenzwerte in Verträgen.

• Endenergieverbrauch [kWh/m²*a]: Gesamtverbrauch an Endenergie pro Jahr und pro Quadratmeter Nutzfläche (oft getrennt nach Wärme und Strom). Dieser KPI erlaubt den Vergleich mit Benchmarks (z.B. Medianwerte nach VDI 3807 oder nach Gebäudekategorien). Für deutsche Bürogebäude liegen Heizenergieverbräuche bspw. häufig um 140 kWh/m²*a, während Stromverbräuche stärker streuen je nach Technisierungsgrad. Solche Richtwerte können als Anfangs-Benchmark dienen.

• Primärenergieverbrauch [kWh/m²*a]: Wie oben, jedoch gewichtet mit Primärenergiefaktoren der Energieträger. Dieser Kennwert spielt bei Nachhaltigkeitsratings oder gesetzlichen Mindeststandards (GEG) eine Rolle.

• CO₂-Emissionen [kg CO₂-Äquivalent/m²*a]: Jährliche gebäudebezogene Emissionen aus dem Energieverbrauch, normiert auf Fläche. CO₂-Kennzahlen werden für ESG-Berichte und Klimastrategien genutzt. Über den Vertrag kann festgelegt werden, dass der Dienstleister Maßnahmen vorschlägt, um z.B. eine bestimmte CO₂-Reduktion pro Jahr zu erreichen (z.B. durch Ökostrom-Bezug oder Effizienzsteigerung).

• Anlagenwirkungsgrade und -Effizienzkennzahlen: Für technische Anlagen können spezifische KPIs definiert werden, z.B. Jahresnutzungsgrad einer Heizkesselanlage, durchschnittlicher COP (Coefficient of Performance) einer Kälteanlage, Lüftungsanlagen-Stromkennwert (kWh pro m³ Luft). Diese detaillierten KPIs sind relevant, wenn der FM-Dienstleister auch betriebstechnische Optimierung schuldet. Man kann Schwellenwerte (Mindestwirkungsgrade) vereinbaren oder Verbesserungsziele für die Anlagenperformance festlegen.

• Verfügbarkeits- und Qualitätskennzahlen: Obwohl nicht direkt „Energie“, beeinflussen sie die Energieeffizienz indirekt. Beispielsweise die Verfügbarkeit einer Anlage (%) – ein hoher Wert bedeutet geringere Ausfallzeiten und damit weniger ineffiziente Notbetriebe. Im Kontext Bonus-Malus wurde z.B. empfohlen, die Verfügbarkeit wichtiger Anlagen als Bonus-Malus-Parameter zu nutzen, um sicherzustellen, dass der Dienstleister ausreichend wartet und instand hält. Auch Reaktionszeiten bei Störungen können mit Malus belegt werden, was indirekt Energieverluste verringert (z.B. ein defekter Regler, der lange unbehoben bleibt, verursacht hohen Mehrverbrauch).

Die Auswahl der KPIs sollte auf das Portfolio zugeschnitten sein. In einem Vertrag für Büroimmobilien werden andere Kennzahlen im Vordergrund stehen als in einer industriellen Fertigung (siehe sektorspezifische Kapitel unten). Wichtig ist die präzise Definition im Vertrag: Begriffe wie „Energieeinsparung“ müssen eindeutig beschrieben sein, inklusive der Basislinie (Baseline), der Berechnungsmethode und der Bezugsgrößen. Oft werden diese Details in einer technischen Anlage zum Vertrag festgehalten, z.B. ein Anhang „Energie- und Leistungskennzahlen“, der alle KPIs, deren Berechnung (Formeln, Messpunkte) und Zielwerte bzw.

Die Verwendung solcher Kennzahlen schafft Transparenz. Gleichzeitig erfordert sie ein valides Monitoring-System – oft kommen hier CAFM-Systeme mit Energiemodul oder spezialisierte Energiemanagement-Software zum Einsatz. Der Vertrag sollte daher auch regeln, wie die Daten bereitgestellt werden (z.B. monatliche Verbrauchsberichte, Zugang zu Smart Metering Portalen) und wie die Datenqualität sichergestellt wird. Technische Standards wie AMEV-Energie (eine Empfehlung der öffentlichen Hand) geben Hinweise zur Organisation des Energiemanagements in großen Liegenschaftsverwaltungen, inklusive der Einrichtung zentraler Stellen für Energiecontrolling und Datenaufbereitung. Zusammengefasst bilden Normen wie ISO 50001 und VDI 3807 sowie einschlägige Richtlinien den methodischen Unterbau, um Energieziele im FM messbar, berichtsfähig und auditierbar zu machen.

Neben rechtlichen und technischen Grundlagen müssen FM-Verträge so gestaltet werden, dass sie ökonomische Anreize setzen und eine effektive Steuerung ermöglichen. Hier kommen Anreizsysteme (Bonus-Malus, Leistungsvergütung), Reporting- und Controlling-Mechanismen sowie lebenszyklusorientierte Vertragsmodelle ins Spiel. Insbesondere gilt es, die oft konträren Interessen von Auftraggeber (Kostensenkung, Energieeinsparung) und Auftragnehmer (Gewinn, Aufwandsminimierung) durch kluge Vertragsgestaltung in eine Win-Win-Situation zu überführen.

Ein gut durchdachtes Bonus–Malus-System kann den Dienstleister motivieren, Energieziele aktiv zu verfolgen, indem es dessen Vergütung an die Leistung koppelt. Im FM-Bereich sind Bonus-Malus-Regelungen und Service Level Agreements (SLAs) weit verbreitet, um Qualitätsparameter festzulegen und bei Abweichungen automatische Konsequenzen auszulösen. Für den Bereich Energie lassen sich spezifische Leistungsindikatoren (wie oben beschrieben) in ein solches System einbinden.

• Präzise Leistungsbeschreibung: Die erwartete Qualität und Höhe der Energieeinsparung muss eindeutig definiert sein. Nur wenn klar ist, was als vertragsgemäß gilt (z.B. „maximal 120 kWh/m²a Heizenergieverbrauch“*), können Abweichungen festgestellt und geahndet werden.

• Messbarkeit: Der Vertrag sollte festlegen, wie, womit und wann die Leistung gemessen wird und wer die Messung durchführt. Beispielsweise könnte vereinbart werden, dass ein unabhängiger Energieauditor jährlich den Verbrauch prüft, oder dass bestimmte Zählerstände monatlich gemeinsam abgelesen werden.

• Angemessene Bonus-/Malus-Höhe: Der Malus sollte hoch genug sein, um wirtschaftlich spürbar zu sein, aber nicht so hoch, dass er existenzgefährdend oder unverhältnismäßig ist. Häufig wird der Malus als prozentualer Abschlag von der Monats-/Jahrespauschale ausgestaltet, sobald ein KPI das Toleranzband verlässt. Der Bonus hingegen kann z.B. als prozentualer Aufschlag bei übertroffenen Zielen gewährt werden. Beide Größen können betragsmäßig gedeckelt sein.

• Bereichsspezifische Gewichtung: Wichtige Zielbereiche sollten stärker gewichtet werden als weniger wichtige. So kann man z.B. Energieeinsparung (Hauptziel) mit höherem Bonus/Malus ansetzen als Raumtemperaturhaltung (Nebenparameter), um die Anreize zu steuern.

• Verhältnis zu gesetzlichen Mängelrechten: Wie im Rechtsabschnitt beschrieben, ersetzt ein Bonus-Malus-System nicht vollständig die gesetzlichen Rechte. Daher klar regeln: Welche BGB-Rechte sind durch die Bonus/Malus-Vereinbarung abgegolten und welche bleiben zusätzlich bestehen. In der Regel bleibt das Kündigungsrecht immer bestehen; Maluszahlungen kommen meist einem pauschalierten Schadensersatz gleich und sollten eine verschuldensunabhängige Geltendmachung von Ansprüchen ermöglichen, die das Gesetz (v.a. im Dienstvertrag) so nicht vorsieht.

Richtig umgesetzt, bietet ein Bonus-Malus-System beiden Parteien Vorteile: Der Auftraggeber erhält eine vertraglich vereinbarte Garantie einer bestimmten Performance oder zumindest Kompensation bei Abweichung, und der Auftragnehmer kann durch gute Leistung seinen Gewinn steigern. Ein Beispiel: In einem Gebäudereinigungsvertrag mag Sauberkeit subjektiv sein; bei Energieverbrauch jedoch sind die Ziele objektiv messbar. Liefert der Dienstleister z.B. 5% Einsparung mehr als gefordert, kann er einen Bonus (Teil der eingesparten Kosten) erhalten; unterschreitet er das Einsparziel, zahlt er einen Malus an den Auftraggeber. Damit wird präventiv vermieden, dass der Auftraggeber im Nachhinein Streit über Minderungsbeträge oder Schadensnachweise führen muss – die finanziellen Folgen bei Nichterfüllung sind ja vorab festgelegt.

Neben Bonus-Malus gibt es auch alternative Vergütungsmodelle: etwa eine erfolgsabhängige Vergütung, bei der ein Teil der Dienstleisterentlohnung direkt an die Höhe der nachgewiesenen Energieeinsparung gekoppelt ist (ähnlich einem reinen Energiespar-Contracting, siehe unten). Hier trägt der Dienstleister mehr Risiko, hat aber auch höhere Upside, wenn er innovative Lösungen findet.

In manchen Fällen werden Kombinationen genutzt: eine Basispauschale für Grundbetrieb und ein Erfolgsanteil für Einsparungen. Solche Modelle erfordern detailliertes Monitoring, um die genaue Erfolgsgröße zu ermitteln, sind aber sehr wirksam, weil sie die Ziele von Auftraggeber und Auftragnehmer alignen: Beide profitieren, wenn Energie gespart wird.

Transparenz ist entscheidend, um die Energieziele im Vertragsverlauf zu steuern. Deshalb sollten FM-Verträge ausführliche Reporting-Pflichten des Dienstleisters enthalten. Ein periodisches Berichtswesen (z.B. monatlich kurze Reports, quartalsweise ausführliche Berichte, jährliche Management-Reviews) ist sinnvoll. Diese Berichte sollten mindestens enthalten: aktuelle Verbrauchsdaten vs. Vorjahr und Ziel, Ursachenanalyse bei Abweichungen, Umsetzungstand von Effizienzmaßnahmen, ggf. Vorschläge für Korrekturmaßnahmen. GEFMA hat in der neuen Richtlinie GEFMA 510 (Mustervertrag Facility Services) sogar Empfehlungen für ein strukturiertes ESG-Berichtswesen aufgenommen, das den Nachweispflichten der EU-Taxonomie entspricht. Das zeigt die wachsende Bedeutung standardisierter Nachhaltigkeits-Reports in FM-Verträgen.

Der Auftraggeber seinerseits sollte vertraglich definierte Kontrollrechte wahrnehmen können. Zum Beispiel Einsicht in Energiemanagement-Dokumentation, das Recht, selbst Audits durchzuführen oder unabhängige Prüfer zu schicken, und die Teilnahme an Betriebsrundgängen. Oft wird ein jährliches Energie-Jour Fixe vereinbart, bei dem die Geschäftsführungen oder Energieverantwortlichen beider Seiten die Performance reviewen und Ziele für das nächste Jahr justieren. Hier kann man an ISO 50001 anknüpfen: Ein formales Management-Review einmal jährlich, in dem oberste Leitung (des Eigentümers) und der FM-Dienstleister die Ergebnisse bewerten und freigeben.

Ein weiteres Controlling-Instrument ist das Benchmarking: Der Dienstleister kann verpflichtet werden, die Kennzahlen der betreuten Objekte mit branchenüblichen Referenzwerten (z.B. GEFMA-Benchmark Berichte oder dena-Gebäudereport) zu vergleichen. Die GEFMA bietet z.B. einen jährlichen FM-Kennzahlenbericht (rotermund.ingenieure) an, der aktuelle Daten zur Gebäudeperformance liefert. Solche Vergleiche decken auf, ob ein Objekt deutlich über dem Durchschnittsverbrauch liegt, was Handlungsbedarf signalisiert.

Digitalisierung erleichtert das Reporting erheblich: Moderne Verträge integrieren oft die Nutzung von Energiemonitoring-Plattformen oder eines CAFM-Systems mit Energiedatenbank. So kann der Auftraggeber ggf. in Echtzeit Kennzahlen einsehen. Allerdings muss der Datenschutz und die Datenhoheit geklärt sein. Auch hier geben Standards Hilfestellung: Etwa empfiehlt AMEV, bei der Ausschreibung zu beachten, dass die EDV-Systeme des Dienstleisters kompatibel mit dem des Auftraggebers sein sollten, um einen reibungslosen Austausch von Energie- und Betriebsdaten zu ermöglichen.

Nicht zuletzt sollte auch eine Berichtspflicht über gesetzliche Compliance verankert werden. Beispielsweise kann der Dienstleister jährlich bestätigen, dass alle energetischen Inspektionen, Heizungschecks, Effizienzmaßnahmen etc. gemäß den gesetzlichen Vorgaben durchgeführt wurden (oft als Bestandteil des Betreiberverantwortungs-Berichts). Dies entlastet die Verantwortlichen des Auftraggebers, die ihre Sorgfalt nachweisen können.

Eine zukunftsweisende Vertragsform, um Energieziele zu erreichen, ist das lebenszyklusorientierte Performance Contracting. Darunter fallen Modelle wie Energiespar-Contracting (ESC) oder ganzheitliche Energie-Performance-Verträge, bei denen der FM-Dienstleister (oft als Contractor bezeichnet) nicht nur operativ tätig ist, sondern auch in Effizienzmaßnahmen investiert und deren Erfolg garantiert.

Beim Energiespar-Contracting verpflichtet sich der Contractor, durch technische Optimierungen am Gebäude einen bestimmten prognostizierten Energieeinsparbetrag zu realisieren und dem Kunden zu garantieren. Die Finanzierung der Maßnahmen (z.B. Modernisierung der Heizungsanlage, Einbau von LED, Optimierung der MSR-Technik) übernimmt der Contractor vor und refinanziert sich aus den erzielten Einsparungen. Typisch sind Vertragslaufzeiten von 5 bis 15 Jahren, sodass genügend Zeit bleibt, die Investitionen hereinzuholen; ENGIE Deutschland berichtet etwa, dass die durchschnittliche ESC-Vertragslaufzeit inzwischen 12 Jahre beträgt. In dieser Zeit überwacht der Contractor den Verbrauch und gewährleistet das Einsparziel – wird es unterschritten, muss er die Differenz finanziell ausgleichen. Überschreitet er das Ziel, wird der Mehrerfolg oft geteilt (Gain Sharing).

Energiespar-Contracting ist explizit ein am Lebenszyklus orientiertes Verfahren, da es Investitions- und Betriebsphase integriert und die Optimierung der technischen Anlagen über deren Lebensdauer im Fokus steht. Für den Auftraggeber hat dieses Modell den Charme, dass er ohne eigene Investition seine Energiekosten und CO₂-Emissionen senken kann. Der Contractor wiederum profitiert, wenn er effizienter arbeitet als kalkuliert – ein starker Innovationsanreiz. Dieses Modell wird häufig im öffentlichen Sektor eingesetzt (Städte, Unikliniken, Schulen), wo Finanzierungsbudget knapp ist, aber Energieeinsparungen politisch gewollt sind. Erfolgsbeispiele belegen signifikante Einsparungen: Engie Deutschland hat über 25 Jahre 102 Projekte umgesetzt und durchschnittlich ~30% Kosteneinsparung gegenüber der Baseline erreicht.

Neben reinem ESC gibt es Hybride: Etwa ein FM-Gesamtvertrag mit integriertem Energieeinspar-Modul. Hier wird der klassische Betrieb (Wartung, Inspektion etc.) durch Elemente ergänzt, die der Dienstleister über die Vertragslaufzeit umsetzt – z.B. sukzessive Optimierungen an der Gebäudeleittechnik – mit vereinbarter Einsparquote. Auch Public Private Partnerships (PPP) im Hochbau beinhalten oft energetische Garantien: Bei PPP-Modellen, wo ein privater Partner ein öffentliches Gebäude baut und 25+ Jahre betreibt, ist es üblich, vertraglich Energieverbrauchsobergrenzen festzulegen und Bonus-Malus-Regeln für den Betrieb zu definieren. So wird sichergestellt, dass der private Betreiber über den Lebenszyklus hinweg energieeffizient wirtschaftet, da er von Unterschreitungen profitieren oder bei Überschreitungen zahlen muss.

Ein weiterer moderner Ansatz ist „Vested Outsourcing“, ein partnerschaftliches Vertragsmodell, bei dem Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsame Ziele definieren (z.B. Energie- und Kosteneinsparung) und die Vertragslogik auf Win-Win basiert. Im Gegensatz zur traditionellen transaktionalen Ausschreibung (viele Bieter, klar abgegrenzte Leistungen, kurze Laufzeit) setzt Vested auf eine langfristige, kooperative Zusammenarbeit mit wenigen ausgewählten Partnern, gemeinsamen KPIs und flexiblen Leistungsdefinitionen. Insbesondere für komplexe, integrierte Leistungen (z.B. Betrieb inklusive energetischer Optimierung, ggf. als Gesamtpaket für mehrere Standorte) ist Vested geeignet. Hierbei werden Output-Ziele (z.B. eingesparte kWh, verbesserter Nutzerkomfort, gesenkte Kosten pro m²) gemeinsam festgelegt, statt Input-Parameter vorzugeben. Die Vergütung erfolgt nach einem Honorarmodell, das Risiken und Chancen teilt: Beide Seiten gewinnen, wenn die Ziele übertroffen werden. Die Beziehung ist sehr kollaborativ, mit laufender Weiterentwicklung und Optimierung der Leistungen über die Vertragsdauer. Dieses Modell passt besonders zu langfristigen Lebenszyklus-Partnerschaften (PPP, Energiepartnerschaften) und spiegelt den Gedanken wider, dass man Nachhaltigkeitsziele nur gemeinsam erreicht. Allerdings erfordert es hohes Vertrauen und Aufwand in der Vertragsgestaltung.

Zum besseren Verständnis vergleicht Tabelle 2 klassische FM-Verträge mit Bonus-Malus, Energiespar-Contracting und PPP/Vested-Ansätzen in einigen zentralen Aspekten:

Energieziele im FM müssen an den Kontext der jeweiligen Immobilienart angepasst werden. Industrieanlagen, Bürogebäude und öffentliche Liegenschaften unterscheiden sich in Nutzung, Verbrauchsprofilen und regulatorischen Anforderungen. Im Folgenden werden Besonderheiten und Best Practices je Sektor beleuchtet.

In der Industrie ist der Energieverbrauch oft ein bedeutender Kostenfaktor und zugleich eng mit den Produktionsprozessen verzahnt. FM-Dienstleistungen erstrecken sich hier nicht nur auf Gebäude, sondern auch auf energieintensive Anlagen (Druckluft, Kühlwasser, Ofentechnik etc.). Ein zentrales Thema ist die Prozessenergie: Anders als im Büro geht es nicht nur um Heizung/Lüftung, sondern um Energie für Maschinen und Fertigungsabläufe. Bei FM-Verträgen in der Industrie wird daher häufig ein ganzheitlicher Energiemanagement-Ansatz gefordert, der Produktions- und Gebäudeenergie gemeinsam optimiert.

Rechtlich sind große Industriebetriebe oft von der pflichtigen Energieauditierung (nach EDL-G) betroffen oder haben sich für ISO 50001 zertifizieren lassen, um Steuervorteile (Spitzenausgleich) zu erhalten. Der FM-Dienstleister muss hier eng mit dem Energiemanagement des Unternehmens kooperieren. In Verträgen für Produktionsstandorte werden oftmals produktbezogene KPIs ergänzt, z.B. Energieverbrauch pro Produktionseinheit (kWh pro Tonne Produkt). Solche Kennzahlen verbinden FM-Leistungen direkt mit dem Kerngeschäft.

Ein weiterer Aspekt ist die Verfügbarkeit der Produktion: Energieoptimierung darf die Produktivität nicht gefährden. Daher müssen Maßnahmen sorgfältig geplant werden (z.B. Installation effizienterer Anlagen nur in Stillstandszeiten). Bonus-Malus-Systeme in der Industrie setzen häufig bei der Zuverlässigkeit der Versorgungsinfrastruktur an – etwa ein Malus für jeden ungeplanten Produktionsstillstand durch Energie-/TGA-Ausfall. Dies schafft Anreize, präventive Wartung auf hohem Niveau zu betreiben.

Inhaltlich sind in Industrie-FM-Verträgen auch Energielieferverträge integriert, z.B. Betreuung von Werkskraftwerken, Abwärmenutzungskonzepten etc. Hier kann der FM-Dienstleister zusätzliche Services erbringen, wie den Energieeinkauf zu optimieren oder Eigenerzeugungsanlagen (PV, BHKW) zu betreiben. Der Lebenszyklusansatz ist im Industriebereich besonders wertvoll: viele Firmen schließen Performance Contracts für einzelne Anlagen (z.B. Drucklufterzeugung via Contractor, der für Effizienz und Versorgungssicherheit bürgt).

Zusammengefasst erfordern industrielle FM-Energievereinbarungen eine hohe technische Kompetenz und Verzahnung mit der Produktion. Ziele sind oft ambitioniert – z.B. Energieeinsparung ≥ X % trotz steigender Auslastung – daher sind hier EPC-Modelle überdurchschnittlich verbreitet. Zudem steht die Arbeitssicherheit gleichrangig neben Energieeffizienz (Betreiberpflichten in Gefahrenbereichen!). FM-Verträge müssen also sicherstellen, dass alle Optimierungen konform zu Sicherheitsstandards erfolgen.

In Büroimmobilien liegt der Fokus von Energiezielen meist auf dem Komfort und der Betriebsoptimierung der gebäudetechnischen Anlagen (Heizung, Lüftung, Klima, Beleuchtung). Nutzerzufriedenheit (Thermischer Komfort, Luftqualität) muss mit Energieeffizienz in Einklang gebracht werden. In der Vergangenheit führten vollklimatisierte „versiegelte“ Bürobauten zu hohem Energieeinsatz, teilweise ohne entsprechende Nutzerakzeptanz (Stichwort Sick Building Syndrome und geringere subjektive Zufriedenheit trotz objektiv gutem Klima). Moderne Verträge tragen dem Rechnung, indem sie Nutzerfeedback und Komfort-KPIs (z.B. %-Anteil der Zeit innerhalb definierter Temperatur/Soll-Werte) ebenfalls verfolgen, um Effizienzmaßnahmen nicht zulasten des Wohlbefindens gehen zu lassen.

Typische Energieeinsparmaßnahmen im Büroumfeld sind z.B. Optimierungen der Regeltechnik, Anpassung der Betriebszeiten an reale Nutzungszeiten, LED-Beleuchtung, oder bauliche Maßnahmen wie Dämmung und Fensterupgrade (letzteres fällt ggf. nicht unter FM-Vertrag, aber der FM-Dienstleister kann Empfehlungen abgeben). FM-Verträge im Bürobereich haben oft Paketvergaben (d.h. mehrere Services zusammen, inkl. technisches und infrastrukturelles FM). Energieziele können hier als Querschnittsaufgabe definiert sein: Der Reinigungsdienst wird z.B. angewiesen, nur zu bestimmten Tageszeiten mit Licht an zu arbeiten, die Sicherheitsdienste achten darauf, dass nach Büroschluss Lichter und Geräte aus sind etc. Diese Awareness-Maßnahmen lassen sich in Schulungen und Prozessvorgaben im Vertrag verankern.

Gerade in Multi-Tenant-Bürogebäuden oder Büroparks stellt sich die Frage der Zuständigkeit: Oft ist der FM-Dienstleister vom Eigentümer beauftragt, während die Mieter den Energieverbrauch verursachen. Hier wird in Verträgen manchmal festgelegt, dass der FM-Dienstleister Mieter sensibilisiert oder Beratung anbietet. Allerdings können Einsparziele nur für die vom FM direkt beeinflussbaren Bereiche gelten (Allgemeinstrom, Heizung zentral, etc.), es sei denn, es gibt eine partnerschaftliche Vereinbarung mit den Mietern.

Regulatorisch spielen in Büros Arbeitsstättenrichtlinien (Raumtemperaturen, Lüftungsraten) und das Gebäudeenergiegesetz (Mindestenergiestandard, Nachrüstpflichten) eine Rolle. FM-Verträge sollten klar definieren, dass trotz Energieeinsparbemühungen alle Komfort- und Gesundheitsstandards eingehalten werden. Ein Bonus-Malus könnte z.B. an Energiekennzahlen gekoppelt sein, aber auch einen Malus vorsehen, falls zu viele Nutzerbeschwerden über Temperatur eintreffen – um die Balance zu sichern.

Für Büroportfolios ist Benchmarking sehr beliebt: z.B. Vergleich von Standorten untereinander. Dies kann intern als freundlicher Wettbewerb genutzt werden („Wer ist das energieeffizienteste Bürogebäude?“). Solche Initiativen motivieren das FM-Team, kreativ nach Verbesserungen zu suchen. Ein guter FM-Vertrag im Bürobereich wird daher Flexibilität für Pilotprojekte bieten: etwa darf der Dienstleister innovative Lösungen testen (Beleuchtungssteuerung via IoT, Nutzerdashboard für Energieverbrauch) und bekommt im Erfolgsfall einen Bonus oder Verlängerungsoption.

Die öffentliche Hand (Bund, Länder, Kommunen) verfügt über umfangreiche Liegenschaften – von Verwaltungsgebäuden über Schulen, kulturelle Einrichtungen, bis hin zu Kasernen oder Unikliniken. Hier sind Energieziele nicht nur aus Kostengründen wichtig, sondern auch politisch: Viele Gebietskörperschaften haben Klimaneutralitätsziele (z.B. Stadt will bis 2035 klimaneutral sein) und müssen mit gutem Beispiel vorangehen. Öffentlich-rechtliche Vorgaben wie § 7 Bundes-Klimaschutzgesetz setzen jährliche CO₂-Budgets für öffentliche Gebäude fest. Zudem gibt es auf Landesebene Vorgaben (z.B. in NRW die Verpflichtung zur Erstellung von Energieberichten für Landesliegenschaften).

In FM-Verträgen im öffentlichen Bereich werden daher Nachhaltigkeitsziele verbindlich vorgegeben. Beispiel: Ein Landratsamt schreibt die Bewirtschaftung seiner Gebäude aus und verlangt, dass der FM-Dienstleister ein Konzept vorlegt, wie die Liegenschaft bis 2030 30% weniger Energie verbraucht (im Vergleich zu 2020) und wie der Anteil erneuerbarer Energien gesteigert wird. Solche Konzepte fließen als Zuschlagskriterium in die Vergabe ein (Stichwort: Zuschlagskriterium „Qualität“). GEFMA hat hierfür eigens Richtlinien, z.B. GEFMA 502, die beschreibt, wie man Eignungs- und Zuschlagskriterien korrekt anwendet, um Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit in Einklang zu bringen.

Ein weiteres Kennzeichen öffentlicher Verträge: Sie unterliegen oft der Drittprüfung durch Rechnungsprüfer und der Notwendigkeit, im Zweifel vor Vergabekammern Bestand zu haben. Deshalb werden Energie-KPIs hier sehr sorgfältig und objektiv festgelegt (damit Bieter vergleichbar anbieten können). Öffentliche Auftraggeber nutzen gern Standardleistungsverzeichnisse – etwa gibt es vom AMEV und von der KöB (Koordinierungstelle für Bau) in der Schweiz standardisierte Vertragsbausteine für Objektbewirtschaftung, die als Baukastensystem mit Leistungsbeschreibungen und Vertragsbeilagen funktionieren. Darin werden auch nachhaltige Leistungen modulartig beschrieben. Der Vorteil: Der Hauptvertrag regelt nur Rahmenbedingungen, alle Details kommen in die Beilagen, was Anpassungen erleichtert. Dies ist genau im Sinne einer flexiblen Handhabung von Energiezielen – beispielsweise könnte in einer Beilage „Energie- und Umweltleistungen“ festgelegt werden, welche Berichte, Schulungen, Optimierungen zu erbringen sind, ohne dass der Hauptvertrag neu verhandelt werden muss, falls sich Ziele erhöhen.

In der öffentlichen Hand sind Bonuszahlungen politisch manchmal schwierig vermittelbar (Prämien an Dienstleister bei Einsparungen können als „Gewinn auf Staatskosten“ kritisiert werden). Daher werden häufiger Malus-Regelungen oder rein nicht-monetäre Anreize (Verlängerungsoption bei guter Performance, gute Referenzschreiben) genutzt. Allerdings setzen sich auch hier zusehends Erfolgsmodelle durch, etwa über ESC im Rahmen von Energiesparpartnerschaften (bspw. in Berlin gibt es seit Jahrzehnten Energiespar-Partnerschaften, bei denen ESCOs einen Teil der öffentlichen Gebäude energetisch sanieren und betreiben, finanziert durch Einsparungen).

Zu erwähnen ist auch, dass öffentliche Auftraggeber zunehmend innovative Technologien in FM-Verträge aufnehmen, um ihre Energieziele zu erreichen – z.B. Forderung nach Einsatz eines Gebäudeautomations-Leitsystems mit spezifischen Effizienzfunktionen, oder Nutzung von CAFM mit Energieanalysemodul. Dies dient auch der Vorbildfunktion.

Schließlich müssen FM-Verträge in öffentlichen Einrichtungen oft verschiedene Interessengruppen berücksichtigen: Nutzer (Behördenmitarbeiter, Schüler etc.), politische Gremien und Bürger. Transparenz und Kommunikation sind daher Teil der Aufgaben. Ein FM-Dienstleister kann z.B. verpflichtet werden, an den jährlich veröffentlichten Klimaschutzberichten der Stadt zuzuarbeiten, Daten zuliefern und Erfolge darzustellen.

Zusammengefasst stehen im öffentlichen Sektor Rechenschaftspflicht und Vorbildrolle im Vordergrund. Energieziele sind hier häufig ambitioniert und mit langfristigen Klimastrategien verknüpft. FM-Verträge müssen daher robust, aber auch flexibel genug sein, um auf neue Vorgaben (z.B. verschärfte Gesetze) reagieren zu können, etwa durch Change Request-Klauseln für zusätzliche Leistungen, falls in der Laufzeit z.B. neue Messpflichten oder Berichtspflichten eingeführt werden.

Um Energieziele formal und wirkungsvoll in FM-Vereinbarungen zu verankern, ist eine durchdachte Vertragsstruktur mitsamt passenden Anlagen und Governance-Mechanismen erforderlich. Hierbei kommen bewährte Strukturierungsansätze zum Tragen, die sicherstellen, dass Energieperformance kein einmaliger „Programmpunkt“ bleibt, sondern über die gesamte Vertragsdauer hinweg verfolgt und nachjustiert wird.

Ein zentraler Grundsatz lautet: Flexibilität durch Modularität. Der eigentliche FM-Dienstleistungsvertrag sollte die Rahmenbedingungen festlegen – also Laufzeit, Vergütung, Haftung, allgemeine Pflichten – während konkrete Leistungsinhalte, Zielwerte und Prozesse in Vertragsanlagen ausgelagert werden. Dieser modulare Ansatz ermöglicht es, Änderungen an Leistungsparametern vorzunehmen, ohne den gesamten Vertrag neu verhandeln zu müssen.

• Hauptvertrag: Enthält Klauseln, die den Vorrang der Anlagen festschreiben, und dass z.B. die Anlage "Energie- und Qualitätsziele" integraler Vertragsbestandteil ist. Zudem wird hier das Zusammenwirken geregelt (z.B. Einrichtung eines Lenkungsausschusses, siehe Governance unten). In den AGB oder Besondere Bedingungen kann man auch Grundsätzliches festhalten, wie "Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur nachhaltigen Betriebsführung gemäß den Zielen des Auftraggebers, insbesondere zur Reduktion des Energieverbrauchs um X% bis Jahr Y." – eine Art Präambel, die den Geist des Vertrags klarmacht.

• Leistungsbeschreibung (Anlage): Hier werden alle FM-Leistungen detailliert beschrieben. Neuere Standardleistungsverzeichnisse (z.B. GEFMA 520) integrieren ESG-Aspekte bereits in jede Leistungsposition. Beispielsweise kann bei Wartung von HLK-Anlagen ergänzt sein: "inkl. energetischer Inspektion nach GEG und jährlicher Effizienzbewertung der Anlage" oder bei Betriebsführung: "kontinuierliche Optimierung der Regelkurven gemäß Wetter- und Nutzungsprofil". So durchdringt das Energieziel die gesamte Leistungsbeschreibung. In einer eigenen Rubrik können zusätzliche Leistungen aufgeführt werden, wie Energieberatung der Nutzer, Unterstützung bei Fördermittelbeantragung für Effizienzmaßnahmen etc., je nach Vereinbarung.

• KPI- und Ziel-Annex: Eine separate Anlage listet alle vereinbarten Energie-KPIs, Zielwerte und Berechnungsformeln (wie in Tabelle 1 beispielhaft). Hier wird auch das Verfahren im Detail festgelegt: Messmethoden, Baseline-Festlegung (ggf. bei Vertragsstart gemeinsam ermittelt oder Gutachten), Adjustierungsklauseln (z.B. Klimafaktor, Nutzerzahl-Änderungen, damit der Dienstleister nicht für externe Effekte „bestraft“ wird). Diese Anlage dient als Referenz für das Monitoring: Beide Seiten wissen genau, woran Erfolg gemessen wird.

• Bonus-Malus/Preismodelle (Anlage): Falls komplex, kann das Bonus-Malus-System in einer eigenen Anlage beschrieben sein, inklusive Beispielsrechnungen. Etwa eine Tabelle, die für verschiedene Bandbreiten der Zielerreichung den prozentualen Malus/Bonus ausweist. Auch Pönalen (Vertragsstrafen) für Pflichtverletzungen könnten hier drinstehen, um klar zwischen Qualitätsmängeln und reinen Energieabweichungen zu unterscheiden.

• Berichts- und Kommunikationsprozesse (Anlage): Manche Verträge fügen ein Kommunikations- oder Organisationshandbuch bei. Darin kann man festhalten: Turnus der Meetings, Verteiler der Berichte, Eskalationsstufen bei Zielverfehlung (z.B. "Wenn Quartalsziel um >5% verfehlt, ist innerhalb 1 Monat ein Maßnahmenplan vom AN vorzulegen"), etc. Diese Mechanismen sorgen dafür, dass bei aufkommenden Problemen zeitnah gegengesteuert wird.

• Leistungsänderungs- und Projektklauseln: Da die energetische Optimierung auch neue Projekte beinhalten kann (z.B. Anlagentausch), sollte geregelt werden, wie solche zusätzlichen Maßnahmen beauftragt werden. Etwa via Nachtrag oder separate Werkverträge, ggf. mit dem FM-Anbieter bevorzugt (wenn gewünscht). Viele Verträge enthalten eine Öffnungsklausel: "Der AN bietet im Bedarfsfall zusätzliche Leistungen zur Energieoptimierung zu marktüblichen Bedingungen an. Die Beauftragung erfolgt im Einvernehmen mittels schriftlicher Leistungsvereinbarung, die diesem Vertrag als Nachtrag beigefügt wird." So bleibt man flexibel, um auf neue Technologien (z.B. Einbau eines Batteriespeichers) reagieren zu können, ohne komplett neu auszuschreiben.

Ein gelungenes Vertragsdesign balanciert Verbindlichkeit und Anpassungsfähigkeit. Gerade Energieziele können sich dynamisch entwickeln (verschärfte Klimaziele, technische Fortschritte). Durch den modularen Aufbau und regelmäßige Überprüfung (siehe Governance) kann der Vertrag leben, ohne seine rechtliche Stabilität zu verlieren.

Vertragliche Regelungen allein garantieren noch keine Zielerreichung – es bedarf auch einer aktiven Governance-Struktur, um die Zusammenarbeit über die Jahre auf Kurs zu halten.

• Lenkungsausschuss Energie: Einrichtung eines gemeinsamen Steuerungsgremiums, besetzt mit Vertretern beider Parteien (z.B. Energiebeauftragter des Dienstleisters, Energie-Manager des Eigentümers, ggf. externe Fachberater). Dieses Gremium trifft sich etwa halbjährlich oder jährlich auf strategischer Ebene. Aufgabe: Bewertung der bisherigen Ergebnisse, Freigabe von Maßnahmen für die nächste Periode, ggf. Anpassung von Zielen. Ein solches Board stellt sicher, dass Energie als Top-Priorität verankert bleibt und nicht im Tagesgeschäft untergeht.

• Operative Energieteams: Zusätzlich zum Lenkungsausschuss kann ein operatives Team (Techniker des FM + Haustechniker Auftraggeber, etc.) eingerichtet werden, das sich monatlich um praktische Optimierungen kümmert. Hier werden z.B. die Gebäudeleittechnik-Trenddaten analysiert, Einstellungsänderungen diskutiert und kleinere Verbesserungen direkt angestoßen. Protokolle aus diesem Team fließen in die Berichte ein.

• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Der Vertrag sollte eine Klausel enthalten, die den KVP institutionalisiert – z.B.: "Der AN verpflichtet sich, jährlich mindestens 3 Vorschläge zur weiteren Energieeinsparung zu unterbreiten." Diese Vorschläge können no-/low-cost sein (wie Optimierung der Beleuchtungssteuerung) oder investiv (zusätzliche Dämmung). Der Lenkungsausschuss entscheidet, welche umgesetzt werden und wie die Kosten/Nutzen aufgeteilt werden. Damit wird vermieden, dass nach anfänglichen Erfolgen eine Stagnation eintritt; vielmehr wird kontinuierliche Innovation eingefordert.

• Transparenz und Open-Book-Prinzip: Bei komplexen Modellen (EPC, PPP, Vested) ist oft ein Open-Book-Accounting vereinbart – der Dienstleister legt seine Kostenstrukturen offen. Das fördert Vertrauen und ermöglicht gemeinsam zu identifizieren, wo Effizienz noch gesteigert werden kann. Beispielsweise könnten beide Seiten sehen, dass hohe Wartungskosten auf veraltete Technik zurückgehen – was den Business Case für eine Modernisierung untermauert, von der wiederum beide profitieren (geringere Instandhaltung und Energieverbrauch).

• Vertragscontrolling und Audit: Neben dem technischen Controlling kann der Auftraggeber auch ein kommerzielles Vertragscontrolling durchführen (lassen). Dabei wird geprüft, ob Abrechnungen korrekt sind (gerade bei Energieeinsparvergütungen kritisch) und ob der Dienstleister die vertraglichen Pflichten (z.B. Reporting, Personalqualifikation, Schulungen) erfüllt. Manche Verträge sehen jährliche externe Audits vor, z.B. durch einen unabhängigen Auditor, der bestätigt, ob das Energiemanagement-System wirksam ist (quasi Mini-ISO-50001-Audits). Ergebnisse daraus können Sanktionen oder Verbesserungsmaßnahmen auslösen.

• Anpassungsmechanismen: Die Governance sollte auch einen Mechanismus für Zielanpassungen enthalten. Beispielsweise, wenn gesetzlich neue Ziele kommen (Klimaneutralität 2045) oder wenn unvorhergesehene Änderungen eintreten (eine Werksschließung halbiert den Verbrauch, oder umgekehrt eine Erweiterung erhöht ihn). Üblich ist eine Klausel zur jährlichen Überprüfung der Zielwerte im Lenkungsausschuss und schriftliche Anpassung im gegenseitigen Einvernehmen. Auch Preisgleitklauseln könnten an Energiekennzahlen gekoppelt werden (z.B. Dienstleister erhält Honorarerhöhung bei Erreichen bestimmter Effizienzgrade, um Inflation plus Mehrleistung abzudecken).

• Schulung und Motivation des Personals: Governance betrifft nicht nur das Top-Management. In guten FM-Verträgen wird vereinbart, dass das operative Personal kontinuierlich geschult wird (z.B. Fortbildung nach VDI 6025 „Kennzahlen im FM“ oder Trainings zu neuer Gebäudetechnik). Ebenso können Mitarbeiter-Incentives eingeführt werden: etwa Prämien für Hausmeister, wenn sie Energiesparideen einbringen, oder interne Wettbewerbe. Der Dienstleister sollte kulturell verankern, dass Energieeffizienz Teil der Servicequalität ist – das kann vertraglich untermauert werden, indem z.B. ein Teil der Bonuszahlungen für das ausführende Team zweckgebunden wird.