Verträge, Ausschreibungen und Vertragsmanagement im planungs- und begleitenden Facility Management
Rechtskonforme Absicherung und strategische Integration von FM-Leistungen in Bau- und Transformationsprojekten
Das planende und begleitende Facility Management (FM) gewinnt in frühen Projektphasen zunehmend an Bedeutung. Ob bei Neubauten, Revitalisierungen, ESG-Transformationen oder Standortverlagerungen: Der Erfolg eines Projekts hängt maßgeblich davon ab, wie frühzeitig FM-Anforderungen in Planung, Ausschreibung und Vertragsgestaltung einfließen – und wie strukturiert sie später im Betrieb umgesetzt werden können. Das planende und begleitende Facility Management ist ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Projektentwicklung und Betriebsübergabe. Ausschreibungen und Verträge in diesem Bereich erfordern hohe Sorgfalt, abgestimmte Leistungsbilder und eine verbindliche Verankerung im Gesamtprozess. Nur so lassen sich technische Qualität, Betreiberverantwortung, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit im späteren Betrieb systematisch absichern.
Ein professionelles Vertrags- und Ausschreibungsmanagement im begleitenden FM ist deshalb nicht nur rechtlich geboten, sondern auch wirtschaftlich vorteilhaft – als vorausschauende Steuerungseinheit zwischen Planung, Ausführung und Betrieb.
Planendes und begleitendes FM – ein strategisches Bindeglied
Planendes und begleitendes Facility Management bezeichnet die strukturierte Einbindung von FM-Know-how in die frühen Phasen von Bauprojekten und Transformationen – mit dem Ziel, den späteren Betrieb optimal vorzubereiten. Es verbindet die Perspektive des Eigentümers, Betreibers und Nutzers mit den Anforderungen aus Planung, Ausführung und Projektsteuerung.
Typische Aufgabenfelder:
Mitwirkung bei der Erstellung von Raum- und Funktionsprogrammen
Prüfung der Betreiberverantwortung (z. B. Wartungsfähigkeit, Erreichbarkeit)
Entwicklung von Bewirtschaftungskonzepten
Unterstützung bei der TGA-Planung (z. B. gemäß DIN 31051, VDI 3810)
Vorbereitung von Ausschreibungen für FM-Dienstleistungen
Mitwirkung bei TGA-Abnahmen, Übergaben und Inbetriebnahmen
Integration von CAFM-/DMS-Logiken, Dokumentationspflichten, ESG-Anforderungen
All diese Leistungen müssen in verbindliche Ausschreibungen und Verträge überführt werden, um Klarheit, Steuerbarkeit und Nachweisbarkeit zu schaffen.
Bedeutung von Ausschreibungen und Verträgen im planenden FM-Kontext
Verträge und Ausschreibungen im planenden und begleitenden FM haben eine doppelte Funktion:
Sicherstellung, dass FM-relevante Anforderungen in der Planung berücksichtigt werden
Absicherung, dass begleitende Leistungen und Übergaben rechtskonform, termingerecht und vollständig erfolgen
Beispiele:
Vertraglich geregelte Teilnahme des FM-Partners an Planerbesprechungen
Ausschreibung von Leistungen zur digitalen Bestandsdatenerfassung (für CAFM)
Verträge für die Dokumentation technischer Anlagen nach DIN 2767 und VDI 3810
Beraterverträge für die Erstellung eines FM-gerechten Wartungskonzepts
Leistungsbeschreibung für nutzerspezifisches Umzugs- und Betriebsmanagement
Typische Herausforderungen und Fehlentwicklungen
Herausforderung
Auswirkung
Zu späte Einbindung des FM
Planung ohne Rücksicht auf spätere Wartung, Erreichbarkeit, Medienversorgung
Fehlende Vertragsklarheit über Mitwirkungsleistungen
Unklare Leistungspflichten, fehlende Einbindung in kritische Phasen
Keine standardisierten Ausschreibungen für begleitende FM-Leistungen
Fehlende Verknüpfung mit TGA-, IT- und Betreiberverträgen
Doppelleistungen, unklare Schnittstellen, rechtliche Risiken im Betrieb
Diese Herausforderungen lassen sich nur durch eine systematisch strukturierte Vertrags- und Ausschreibungslogik vermeiden.
Empfohlene Inhalte für Ausschreibungen im begleitenden FM
Ausschreibungen für begleitendes FM sollten – analog zu Planungsleistungen – klar strukturiert und anpassbar sein. Wichtige Bestandteile:
Projektbezug & Schnittstellenübersicht (z. B. zu GU, TGA, Nutzervertretung)
Leistungsbeschreibung nach HOAI-Logik (z. B. Mitwirkung an Planung, Ausschreibung, Abnahme)
Erstellung von Betriebskonzepten (inkl. Reinigungs-, Wartungs-, Entsorgungskonzepten)
Prüfung auf Betreiberverantwortung und Dokumentation
Abgleich von Planungs- und Betriebsanforderungen (inkl. Energieversorgung, IT-Integration)
Vorbereitung der Datenübergabe an CAFM-/ERP-Systeme
Die Ausschreibung kann einzeln oder integriert in Bauherren- und Nutzerberatungsleistungen erfolgen, idealerweise modular aufgebaut (z. B. Planungsbegleitung, Inbetriebnahme, Übergabemanagement).
Vertragliche Sicherung von Leistungen im begleitenden FM
Verträge für begleitendes Facility Management sollten gezielt Regelungen enthalten, um:
den Zugang zu Planungs- und Projektinformationen zu sichern
Mitwirkungsrechte und -pflichten klar abzugrenzen
Meilensteine und Informationspflichten zu fixieren
Übergabeformate (digital, analog) verbindlich zu machen
eine Schnittstelle zum späteren Betreibervertrag herzustellen
Leistungsergebnisse verwertbar für Betrieb, Controlling und Nachweisführung zu gestalten
Je nach Projektumfang kann das begleitende FM über Dienstleistungsverträge, Beraterverträge oder Werkverträge mit Ergebnisverpflichtung geregelt werden.
Vertragsmanagement und Integration in Steuerungsprozesse
Das Vertragsmanagement für begleitendes FM sollte nicht isoliert erfolgen, sondern in die Gesamtsteuerung des Projekts eingebunden sein. Erforderlich sind:
Verknüpfung mit Planungs-, Projektsteuerungs- und Betreiberverträgen
Digitale Vertragsakten mit Zugriff für alle relevanten Stakeholder (Projektleitung, Bauherr, Nutzervertretung, Betreiber)
Fristenüberwachung für Übergaben, Freigaben und Prüfungen
Nachverfolgbarkeit von Leistungsergebnissen über CAFM-Schnittstellen oder zentrale DMS-Systeme
Die Verwendung revisionssicherer Systeme und strukturierter Ablagen erhöht die Rechtssicherheit und Projektstabilität erheblich.
