Gefährdungsbeurteilung zum Thema „Verträge und Vereinbarungen im Facility Management
Im Facility Management (FM) werden zahlreiche Verträge und Vereinbarungen geschlossen, die die Leistungserbringung externer Dienstleister (z. B. für Reinigung, Wartung, Instandhaltung, Sicherheitsdienste) oder interner Servicebereiche regeln. Um einen sicheren und reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten, müssen Arbeitssicherheitsanforderungen in solchen Verträgen explizit berücksichtigt werden. Eine Gefährdungsbeurteilung (GBU) ist unverzichtbar, um potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und vertraglich festzuschreiben, wer welche Pflichten und Verantwortungen im Hinblick auf den Arbeitsschutz trägt. So wird sichergestellt, dass Arbeitsschutz und Sicherheitsstandards integraler Bestandteil jedes FM-Vertrags sind – ein entscheidender Schritt für ein sicheres, verlässliches und haftungssicheres Facility Management.
§5\S 5 ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber, alle Tätigkeiten (einschließlich ausgelagerter FM-Leistungen) auf mögliche Gefährdungen zu untersuchen und Schutzmaßnahmen festzulegen.
§8\S 8 ArbSchG fordert eine Abstimmung unter Arbeitgebern, wenn mehrere Firmen im Betrieb tätig sind (Fremdfirmenmanagement).
DGUV Vorschriften und Regeln
DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“: Grundlegende Pflicht zur Gefährdungsermittlung und Umsetzung notwendiger Maßnahmen.
Je nach konkretem Leistungsgegenstand können weitere DGUV-Vorschriften (z. B. für Flurförderzeuge, elektrische Anlagen) oder branchenspezifische Regeln anwendbar sein.
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
Regelt die sichere Verwendung von Arbeitsmitteln. Bei Wartungsarbeiten oder Anschaffung neuer Geräte/Maschinen sollten Verträge festlegen, wer für Prüfungen und sicherheitstechnische Anforderungen verantwortlich ist.
Sonstige Vorschriften
Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) bei Umgang mit Chemikalien,
Landesbauordnungen, Brandschutzauflagen etc., je nachdem, was im Rahmen der FM-Verträge veranlasst wird.
Klare Abgrenzung von Pflichten
Verträge legen fest, wer für welche Sicherheitsmaßnahmen verantwortlich ist (z. B. Wartung einer Sprinkleranlage, Prüfung von Schutzeinrichtungen).
Eine GBU schafft Transparenz, verhindert Sicherheitslücken und Haftungskonflikte.
Fremdfirmenmanagement
Im FM-Bereich werden Leistungen oft an externe Dienstleister vergeben. Ein systematisches Vorgehen sichert, dass die externen Beschäftigten über die betrieblichen Gefahren informiert sind und Vorschriften einhalten.
§8\S 8 ArbSchG erfordert eine abgestimmte GBU, um parallele Arbeiten ohne Sicherheitskonflikte durchzuführen.
Vermeidung von Sicherheitslücken
Verträge ohne klare Sicherheitsklauseln riskieren, dass z. B. PSA-Fragen, Unterweisungsverpflichtungen oder Prüfintervalle unberücksichtigt bleiben.
Bei lückenhaften Regelungen entsteht Stress, Konflikte oder Unsicherheit im Tagesgeschäft.
Sichere und eindeutige Vereinbarungen erleichtern Zusammenarbeit und fördern Akzeptanz.
Unklare Zuständigkeiten
Wer ist verantwortlich für regelmäßige Prüfungen, wer für die Einweisung des Fremdpersonals?
Mangelnde Abstimmung erhöht das Unfallrisiko.
Fehlende Sicherheitsklauseln
Verträge regeln lediglich Leistung / Kosten, aber nicht Arbeitsschutzpflichten (z. B. PSA, Unterweisungen, Betriebsanweisungen).
Sicherheitsanforderungen werden eventuell improvisiert oder gar nicht umgesetzt.
Unzureichende Qualifikationen
Externe Dienstleister setzen ungeeignetes Personal ein (z. B. kein Staplerschein, keine Sachkunde für Gefahrstoffe).
Fehlende Nachweise in Verträgen oder kein Nachverfolgungssystem.
Falsch oder gar nicht geregelte Unterweisungen
Unklar, wann, wie und von wem Unterweisungen durchgeführt werden und wie man dies dokumentiert.
Sicherheitsdefizite bleiben unentdeckt, da kein systematisches Wissenstransfer stattfindet.
Fehlende Eskalationsmechanismen
Keine klaren Regelungen zu Meldung und Bearbeitung von Sicherheitsmängeln, Vorfällen oder Unfällen.
Im Ernstfall kann unklare Verantwortungszuteilung den Schaden vergrößern.
Sicherheitsklauseln und Sanktionen
Verträge sollten konkrete Sicherheitsklauseln enthalten, z. B. bei wiederholtem Verstoß drohen Abmahnungen, Vertragskündigungen oder Kostenübernahme bei Schäden.
Benennung eines Sicherheitskoordinators
In Verträgen kann ein Koordinator festgelegt werden, der die Schnittstellen aller beteiligten Dienstleister koordiniert, Sicherheitsunterweisungen initiiert und Konflikte klärt.
Unterweisungs- und Dokumentationspflicht
Eindeutige Vereinbarung, dass Fremdfirmen ihre Mitarbeitenden unterweisen und die Dokumentation an den Auftraggeber übermitteln.
Ggf. Pflicht zu wiederkehrenden Schulungen, Nachschulungen bei Personalwechsel.
Nutzung betriebseigener Arbeitsmittel
Klar regeln, ob Fremdfirmen betriebliches Equipment (z. B. Hubwagen, IT-Systeme) nutzen dürfen und welche Qualifikationen dafür vorausgesetzt sind.
Notfall- und Alarmkonzepte
Verträge sollten definieren, wie externe Dienstleister in Notfallszenarien (Brand, Unfall, Evakuierung) eingebunden werden, z. B. wer erhält Alarm, wer kommuniziert mit Rettungsdiensten.
Erfassen der Vertragsinhalte
Welche FM-Leistungen werden vereinbart? Wo wird gearbeitet (Art der Bereiche, Gefahren)? Wer erbringt die Leistung (eigene oder Fremdfirma)?
Identifikation und Bewertung von Gefährdungen
Fachliche und arbeitsschutzrechtliche Anforderungen, spezifische Gefahren (Chemikalien, Höhenarbeit, Flurförderzeuge).
Abgleich mit vorhandenen GBU: Was ändert sich durch den neuen Vertrag?
