Eine effektive Verwaltung von Verträgen ist unerlässlich für jedes Großunternehmen, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und rechtzeitig über Verlängerungen oder Kündigungen informiert zu werden
Die zentrale Speicherung von Vertragsdaten und die Möglichkeit, diese in Echtzeit zu aktualisieren, erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Vertragsvereinbarungen. Die automatisierte Überwachung von Fristen und Deadlines erleichtert die Planung und Durchführung von Vertragsverlängerungen oder Kündigungen und verhindert unerwünschte Verlängerungen oder Vertragsverletzungen.
Im Facility Management kommen Verträge unterschiedlicher Typologie und Zielsetzung zum Einsatz. Die nachfolgenden Ausführungen dienen dazu, Verträge und die damit verbundenen Organisationsabläufe zu erfassen. Der hohe Individualisierungsgrad der jeweiligen vertraglichen Regelung erfordert, dass hier nur verallgemeinernd auf bestimmte, anwendungstypische Regelungen und Bestimmungen Bezug genommen wird.
Eine einzelfallbezogene Empfehlung oder grundsätzliche Rechtsberatung erfolgt durch diese Ausführungen nicht.
Mangelnder Kompetenzaustausch zwischen den beteiligten Stellen im Unternehmen (Zusage von technischen Erfüllungsleistungen durch die kaufmännische Abteilung ohne vorherige Rücksprache mit der technischen Abteilung)
Mangelnde Kenntnis der eigenen Vertragspflichten
Abweichende Individualabreden mit einzelnen Vertragspartnern
Mangelnde Definition der im Vertrag benutzten Begriffe (z.B. Modernisierung, Instandhaltung, etc.)
Delegierte Verpflichtungen werden nicht hinsichtlich der Einhaltung durch den Delegationsempfänger überwacht
Die Einhaltung von Fristen wird versäumtSonderregelungen mit Versicherern werden nicht wahrgenommen und umgesetzt
Fehlende Anpassung der Verträge an gesetzliche Änderungen soweit zulässig
Tatsächliche Nutzungsänderungen im Vertragsobjekt werden nicht wahrgenommen
Es besteht Unklarheit ob eine dienstvertragliche oder werkvertragliche Regelung vorliegt
Es fehlen Regelungen zum vorzeitigen Wegfall des Erfüllungsortes (z.B. unternehmerische Entscheidung zur Stilllegung einer Betriebsstätte)
ff.
Vertragserfassung im Facility Management
Die bestehenden Verträge werden erfasst. Der Iststand der gegen die jeweilige Vertragspartei gerichteten Anforderungen wird vollumfänglich wahrgenommen und erfüllt. Hierzu gehört die umfassende Feststellung der eigenen, vertraglich zugesicherten Pflichten. Neben Erfüllungspflichten umfassen diese Kontroll- und Weisungspflichten sowie die Wahrnehmung von Fristen und Terminen.
