Anhang Sicherheitsnachweise für Wartungsvertrag

Technische Sicherheitsnachweise dokumentieren den sicheren Zustand und Betrieb der technischen Anlagen im Detail. Sie umfassen eine Vielzahl von Prüf- und Messprotokollen, die im Rahmen gesetzlicher oder normativer Prüfungen erstellt werden.

• Prüfberichte gemäß gesetzlichen Prüfpflichten: Etwa Abnahme- und Wiederholungsprüfungen von Aufzugsanlagen, Druckbehältern, Notstromaggregaten oder anderen überwachungsbedürftigen Anlagen. Solche Berichte werden meist von zugelassenen Sachverständigen (z.B. TÜV-Prüfern) erstellt und bestätigen, dass die Anlage zum Prüfzeitpunkt allen Sicherheitsanforderungen genügt.

• Messprotokolle: Zum Beispiel Protokolle von elektrischen Sicherheitsprüfungen (E-Check gemäß DIN VDE 0105-100 bzw. DGUV Vorschrift 3) für Elektroverteilungen, Berichte über Isolationsmessungen an elektrischen Leitungen, oder thermografische Messprotokolle für Schaltanlagen. Diese enthalten Messwerte und Prüfresultate, die belegen, dass die Anlagenparameter innerhalb sicherer Toleranzen liegen.

• Zertifikate und Abnahmebestätigungen: Hierzu gehören Zertifikate wie Blitzschutz-Prüfzertifikate (Bestätigung, dass das Blitzschutzsystem der Liegenschaft normgerecht geprüft wurde) oder Abnahmeprotokolle für Brandschutzanlagen – beispielsweise die Abnahme einer Sprinkleranlage nach VdS-Richtlinien durch einen VdS-anerkannten Sachverständigen. Solche Zertifikate zeigen, dass die Anlagen nicht nur technisch funktionieren, sondern auch den einschlägigen Sicherheitsstandards genügen.

• Kalibrier- und Testnachweise: Dazu zählen Kalibrierzertifikate für Messgeräte (damit Wartungsarbeiten mit präzisen, verlässlichen Instrumenten durchgeführt werden) oder Berichte über Lasttests, z.B. ein Protokoll eines Volllasttests des Notstromaggregats, das die Leistungsfähigkeit im Ernstfall bestätigt.

All diese technischen Nachweise belegen den sicheren Zustand der Anlagen und deren Betriebsbereitschaft. Sie dienen als objektiver Nachweis gegenüber Dritten (Behörden, Versicherern, Auftraggebern), dass die technischen Einrichtungen regelmäßig geprüft und ordnungsgemäß instand gehalten wurden. Im Wartungsvertrag wird festgelegt, welche dieser technischen Dokumente vorzulegen sind und in welchen Abständen – so wird die langfristige Betriebssicherheit der Anlagen dokumentiert und überwacht.

Bei Sicherheitsnachweisen spielen auch kaufmännische Überlegungen im Wartungsvertrag eine Rolle. Die Beschaffung und Bereitstellung dieser Nachweise (etwa durch externe Sachverständige, Prüfstellen oder Zertifizierer) verursacht Kosten, die vertraglich klar zu regeln sind.

• Kostenregelung: Im Vertrag sollte ausdrücklich festgelegt werden, wer die Kosten für die vorgeschriebenen Prüfungen und Nachweise trägt. Oft werden die Aufwendungen für externe Prüfungen entweder im Wartungspauschalpreis mit einkalkuliert oder separat dem Auftraggeber in Rechnung gestellt. Häufig ist es üblich, dass der Dienstleister die Kosten externer Prüforganisationen gegen Beleg weiterberechnet. Eine transparente Klausel hierzu (z.B. „Prüfkosten werden nach Aufwand berechnet und mit Prüfprotokoll nachgewiesen“) verhindert spätere Streitigkeiten über zusätzliche Kosten.

• Nutzen für den Auftraggeber – Vermeidung von Haftung: Aus Sicht des Auftraggebers sind vollständige Sicherheitsnachweise unerlässlich, um im Schadensfall Haftungsrisiken zu minimieren. Sollten vorgeschriebene Prüfungen unterbleiben und dadurch ein Unfall oder Schaden eintreten, kann der Betreiber der Anlage in Haftung genommen werden. Durch lückenlose Nachweisdokumentation stellt der Auftraggeber sicher, dass er seiner Betreiberpflicht nachkommt und etwaigen Vorwürfen der Fahrlässigkeit vorbeugt. Kostspielige Haftungs- oder Regressfälle – etwa aufgrund von Personenschäden oder Betriebsunterbrechungen infolge mangelhafter Wartung – können so vermieden werden.

• Versicherungsschutz sicherstellen: Viele Versicherungen (insbesondere Gebäude- oder Betriebshaftpflichtversicherer) verlangen Nachweise über regelmäßige Sicherheitsprüfungen, um den Versicherungsschutz aufrechtzuerhalten. In der Praxis fordern Versicherer häufig Kopien bestimmter Prüfprotokolle (z.B. die jährliche Aufzugsprüfung oder die Prüfung elektrischer Anlagen). Können solche Nachweise im Schadenfall nicht erbracht werden, droht der Verlust oder die Kürzung des Versicherungsschutzes – Versicherungsleistungen werden dann unter Umständen verweigert. Aus diesem Grund liegt es auch im finanziellen Interesse des Auftraggebers, auf die lückenlose Sammlung aller Sicherheitsnachweise zu drängen, da fehlende Dokumentation ein erhebliches wirtschaftliches Risiko darstellen kann.

Sicherheitsnachweise sind eng mit der Einhaltung gesetzlicher Pflichten verknüpft. Juristisch betrachtet muss der Wartungsvertrag den Dienstleister verpflichten, alle einschlägigen Sicherheitsprüfungen fristgerecht durchzuführen und zu dokumentieren.

• Vertragliche Prüfpflichten: Der Auftragnehmer (Dienstleister) wird im Vertrag dazu verpflichtet, sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen oder behördlich angeordneten Prüfungen termingerecht vorzunehmen und deren Ergebnisse schriftlich zu dokumentieren. Diese Vertragsklausel spiegelt die ohnehin bestehende Gesetzeslage wider – z.B. die Pflicht aus der Betriebssicherheitsverordnung, regelmäßige Prüfungen durchzuführen. Kommt der Dienstleister dieser Pflicht nicht nach und entsteht dadurch ein Schaden, hat er eine vertragliche Nebenpflicht verletzt. In einem solchen Fall könnte er dem Auftraggeber gegenüber schadenersatzpflichtig werden. Der Wartungsvertrag sollte daher klar stellen, dass das Ausbleiben vorgeschriebener Prüfungen und Nachweise als Pflichtverletzung gilt, mit entsprechenden Konsequenzen.

• Haftung und Vertragsstrafen: Um die Ernsthaftigkeit dieser Pflichten zu unterstreichen, können Wartungsverträge spezielle Klauseln vorsehen. Beispielsweise können Vertragsstrafen vereinbart werden, die fällig werden, wenn Sicherheitsnachweise nicht oder verspätet erbracht werden. Ebenso kann eine Haftungsübernahme durch den Auftragnehmer geregelt sein: Sollte aufgrund fehlender Prüfungen ein Unfall oder Schaden eintreten, verpflichtet sich der Dienstleister, den Auftraggeber von allen daraus resultierenden Schäden und Ansprüchen freizustellen. Solche Klauseln erhöhen den Druck auf den Dienstleister, die Prüfpflichten ernst zu nehmen, und bieten dem Auftraggeber im Ernstfall Rechtssicherheit.

• Behördliche Auflagen und Meldepflichten: Zahlreiche Anlagen unterliegen behördlichen Prüfvorgaben – etwa müssen Aufzüge oder Feuerlöschanlagen in festgelegten Intervallen von anerkannten Sachverständigen abgenommen werden. Das Bauordnungsrecht und spezifische Verordnungen (z.B. die Aufzugsverordnung oder Prüfverordnungen der Länder) sehen teils vor, dass Mängel oder versäumte Prüfungen den Behörden gemeldet werden. Ein Wartungsvertrag sollte daher klar regeln, wer im Falle einer versäumten Prüfung die Verantwortung trägt, dies zu korrigieren oder anzuzeigen. So kann z.B. festgelegt sein, dass der Dienstleister verpflichtet ist, den Auftraggeber sofort schriftlich zu informieren, falls eine fällige Prüfung nicht rechtzeitig durchgeführt wurde, und ggf. selbst die zuständige Behörde zu benachrichtigen. Diese Klarheit beugt Missverständnissen vor und sorgt dafür, dass keine Compliance-Verstöße (z.B. Ordnungswidrigkeiten wegen nicht durchgeführter Prüfungen) entstehen, die für beide Parteien rechtliche Konsequenzen haben könnten.

Die Anforderungen an Sicherheitsnachweise werden von zahlreichen Normen und Regelwerken bestimmt, die im Wartungsvertrag Beachtung finden müssen. Diese Vorgaben definieren, welche Prüfungen durchzuführen sind, in welchen Intervallen und wie sie zu dokumentieren sind.

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Die BetrSichV verlangt regelmäßige Prüfungen und deren Dokumentation für viele Arbeitsmittel und Anlagen. Insbesondere für überwachungsbedürftige Anlagen (z.B. Druckanlagen, Aufzüge, bestimmte elektrische Anlagen) schreibt sie Prüfintervalle durch befähigte Personen oder zugelassene Überwachungsstellen vor. Über die Ergebnisse dieser Prüfungen sind Prüfbescheinigungen zu erstellen und aufzubewahren. Der Wartungsvertrag wird darauf Bezug nehmen und sicherstellen, dass der Dienstleister die Einhaltung dieser Pflichten unterstützt (etwa durch Bereitstellung der Anlagen für Prüfer, Führen eines Prüfbuchs etc.).

• Prüfverordnungen der Bundesländer (PrüfVO): In den Landesbauordnungen und ergänzenden Prüfverordnungen ist geregelt, dass sicherheitstechnische Anlagen in Gebäuden regelmäßigen Sonderprüfungen zu unterziehen sind. Beispielsweise müssen Brandmeldeanlagen, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen (RWA), Sprinkleranlagen oder CO-Warnanlagen je nach Landesrecht jährlich oder zweijährlich von Prüfsachverständigen inspiziert werden. Die entsprechenden Prüfberichte sind vom Betreiber aufzubewahren. Ein Wartungsvertrag, der solche Anlagen umfasst, muss folglich sicherstellen, dass der Dienstleister die Koordination dieser behördlich geforderten Prüfungen übernimmt und die Nachweise der erfolgreichen Prüfungen dem Auftraggeber zur Verfügung stellt.

• Technische Regeln für Betriebssicherheit (TRBS): Die TRBS konkretisieren die Vorgaben der BetrSichV. So legt z.B. TRBS 1201 im Detail fest, wie wiederkehrende Prüfungen von Arbeitsmitteln und Anlagen durchzuführen sind und welche Intervalle als angemessen gelten. Diese Regeln bilden den Stand der Technik ab. Ein Wartungsvertrag orientiert sich an diesen Vorgaben, indem er etwa die Prüfintervalle gemäß TRBS empfiehlt oder vorschreibt und vom Dienstleister verlangt, dass er sich bei Wartung und Prüfung an diese allgemein anerkannten Regeln hält.

• VdS-Richtlinien (Sachversicherer-Richtlinien): Der Verband der Sachversicherer (VdS) gibt ebenfalls Regelwerke heraus, die für bestimmte sicherheitsrelevante Anlagen gelten – oft über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus. Beispielsweise existieren VdS-Richtlinien für Sprinkleranlagen (VdS CEA 4001) oder Blitzschutzanlagen (VdS 2010), die genaue Prüfverfahren und -zyklen definieren. Viele gewerbliche Versicherungsverträge (insbesondere Feuerversicherungen) nehmen auf diese Richtlinien Bezug und fordern deren Einhaltung. Im Wartungsvertrag kann daher festgehalten sein, dass der Dienstleister auch diese branchen- bzw. versicherungsüblichen Prüfstandards erfüllt und entsprechende VdS-Prüfprotokolle liefert, sofern vom Versicherer verlangt.

• GEFMA-Richtlinien (Facility Management): In der Branche des Gebäudemanagements formulieren Verbände wie die GEFMA Vorgaben zur Betreiberverantwortung und Risikodokumentation. So betont die GEFMA 190 („Betreiberverantwortung im FM“) die Pflicht von Betreibern, alle Risiken im Gebäudebetrieb – insbesondere durch ausbleibende Prüfungen – zu beherrschen. GEFMA 192 („Risikomanagement im FM“) unterstreicht die Notwendigkeit, Risiken systematisch zu identifizieren und zu dokumentieren. Ein Wartungsvertrag, der an hohe FM-Standards geknüpft ist, integriert diese Grundsätze, indem er die lückenlose Dokumentation aller Wartungs- und Prüfaktivitäten als Bestandteil einer umfassenden Risikominimierung verlangt.

Durch die Berücksichtigung all dieser normativen Aspekte stellt der Wartungsvertrag sicher, dass alle einschlägigen Regelungen eingehalten werden. Der Dienstleister wird verpflichtet, stets auf dem aktuellen Stand der Technik und Gesetzgebung zu agieren. Gleichzeitig erhält der Auftraggeber die Gewissheit, dass er im Falle von Prüfungen durch Behörden oder Audits jederzeit die erforderlichen Nachweise vorlegen kann.

Nicht zuletzt müssen Sicherheitsnachweise auch die Arbeitsschutzpflichten des Dienstleisters selbst abdecken. Ein professioneller Wartungsdienst sorgt nicht nur für sichere Anlagen, sondern auch dafür, dass seine eigenen Mitarbeiter sicher arbeiten.

• Prüfung von Arbeitsmitteln des Personals: Alle Werkzeuge, Geräte und Ausrüstungen, die vom Wartungspersonal benutzt werden, müssen ihrerseits sicher sein. Der Dienstleister sollte nachweisen, dass z.B. elektrische Arbeitsmittel der Techniker (Bohrmaschinen, Prüfgeräte, Verlängerungskabel etc.) jährlich einer Sicherheitsüberprüfung gemäß DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) unterzogen werden. Solche Prüfungen werden durch Prüfplaketten am Gerät oder durch Eintragung in Prüflisten dokumentiert. Eine aktuelle Liste aller geprüften Arbeitsmittel kann dem Vertrag als Anlage beigelegt werden.

• Persönliche Schutzausrüstung (PSA) und Schulungsnachweise: Ebenso ist die Persönliche Schutzausrüstung der Mitarbeiter (etwa Schutzhelme, Sicherheitsschuhe, Absturzsicherungen, Atemschutzmasken) regelmäßig zu prüfen und in einwandfreiem Zustand zu halten. Der Wartungsvertrag kann z.B. verlangen, dass der Dienstleister bestätigt, eine ausreichende PSA-Ausstattung bereitzustellen und regelmäßige Unterweisungen in Arbeitssicherheit durchzuführen. Nachweise über Sicherheitsunterweisungen, Ersthelfer-Ausbildung oder spezielle Trainings (z.B. für Arbeiten in engen Räumen, auf Hubarbeitsbühnen oder im Umgang mit Gefahrstoffen) sind hierbei relevant. Auch Notfallübungen können dazu gehören – etwa dokumentierte Übungen zur Rettung eines verunfallten Mitarbeiters aus einem engen Schacht oder zur Evakuierung im Brandfall. Solche Dokumente zeigen, dass der Dienstleister seine Mitarbeiter auf Notfälle vorbereitet und die Arbeitssicherheit im Alltag lebt.

• Unfallverhütung und Verantwortung: All diese arbeitsschutzbezogenen Nachweise gewährleisten, dass der Dienstleister nicht nur die Anlagen des Auftraggebers sicher wartet, sondern auch seiner eigenen Fürsorgepflicht gegenüber den Beschäftigten nachkommt. Damit wird verhindert, dass Mängel in der Sicherheitsorganisation des Dienstleisters selbst zur Gefahrenquelle werden. Ein Wartungsvertrag, der diese Punkte abdeckt, trägt dazu bei, Unfälle während der Wartungsarbeiten zu vermeiden. Sollte es trotzdem zu einem Arbeitsunfall kommen, hat der Auftraggeber dank dieser Nachweise die Gewissheit, dass der Dienstleister seinerseits alle zumutbaren Vorkehrungen getroffen hatte – was im Haftungsfall von Bedeutung sein kann.