Leistungsverzeichnis und Wartungsplan für Wartungsvertrag

Technisch beschreibt der Wartungsplan detailliert den Leistungsumfang der geschuldeten Instandhaltungsarbeiten. Für jede Anlagenart wird festgelegt, welche Tätigkeiten in welchem Umfang und Intervall auszuführen sind. Typische Grundtätigkeiten im Rahmen der Wartung – wie in den Normen definiert – sind unter anderem: Reinigen von Anlagenkomponenten, Nachstellen von Einstellungen, Schmieren beweglicher Teile, Austauschen definierter Verschleißteile, Funktionsprüfungen von Sicherheitseinrichtungen sowie die Protokollierung der Ergebnisse. Diese Maßnahmen bilden häufig das Grundgerüst der Wartungsleistungen und orientieren sich am Stand der Technik. Die Wartungsintervalle sind so bemessen, dass ein fortlaufender effizienter Betrieb sichergestellt ist und ungeplante Ausfälle auf ein Minimum reduziert werden.

• Heizungsanlagen: In der Regel ist pro Jahr mindestens eine vollständige Wartung vorgesehen. Diese umfasst z. B. das Reinigen des Brenners, die Überprüfung von Anlagendrücken und Betriebstemperaturen, den Austausch von Filtern und Düsen bei Ölkesseln, die Funktionskontrolle der Pumpen sowie eine Abgasanalyse zur Emissionsüberwachung. Auch Sicherheitseinrichtungen wie Temperaturbegrenzer oder Abgasüberwachungen werden getestet.

• Lüftungs- und Klimaanlagen: Hier stehen regelmäßige Hygiene und Leistungsfähigkeit im Vordergrund. Je nach Anlage erfolgt quartalsweise bis halbjährlich ein Filterwechsel aller Luftfilter; jährlich (oder nach Bedarf) werden Wärmetauscher, Kühlregister und Kondensatwannen gründlich gereinigt, um den Wärmeaustausch und Abfluss sicherzustellen. Ventilatoren und Luftklappen werden auf freien Lauf und korrekte Regelung geprüft. Ebenso gehören Funktionsprüfungen von Mess- und Regelkomponenten (Sensoren, Thermostate, Stellantriebe) zum Wartungsumfang.

• Aufzüge und Förderanlagen: Aus Sicherheitsgründen sind hier häufig kurze Intervalle angesetzt. Üblich sind monatliche oder vierteljährliche Serviceeinsätze durch eine Fachfirma. Dabei werden der Antrieb und die Treibscheibe, Türmechanismen, Kabinen- und Schachtabschlüsse überprüft, die Notrufsysteme getestet sowie alle sicherheitsrelevanten Einrichtungen (Fangvorrichtungen, Türkontakte, Notbremssysteme) kontrolliert. Zudem wird die Fahrtqualität beobachtet und bei Bedarf nachgeregelt. Die Ergebnisse fließen auch in das behördlich geforderte Prüfbuch ein.

• Brandschutz- und Sicherheitstechnik: Anlagen wie Brandmeldeanlagen (BMA), Alarmierungs- und Evakuierungssysteme, Sprinkler- und Löschanlagen sowie Rauch- und Wärmeabzugsanlagen (RWA) werden gemäß den geltenden Vorschriften regelmäßig gewartet. Typischerweise erfolgt einmal jährlich eine Gesamtkontrolle aller Melder, Sensoren und Aktoren. Dabei werden beispielsweise sämtliche Brandmelder auf Funktion getestet, Rauchabzüge ausgelöst und auf freien Öffnungsweg geprüft und die Alarmierungseinrichtungen (Sirenen, Blitzleuchten, Sprachalarmanlagen) einem Test unterzogen. Sprinkleranlagen erfordern u. a. die Kontrolle der Ventilstationen, Pumpen und Druckbehälter sowie Probesprengungen an Testleitungen. Feuerlöscher und Wandhydranten werden nach DIN EN 671 bzw. DIN 14406 im Turnus von 1 bis 2 Jahren durch Sachkundige geprüft. Notbeleuchtungsanlagen sind mindestens jährlich einer Funktionsprüfung und einer Zentralbatterie-Testung zu unterziehen.

• Elektrotechnische Anlagen: Hierunter fallen die Niederspannungsschaltanlagen, Verteilungen, elektrische Betriebsmittel sowie Ersatzstromversorgungen. Es gelten die wiederkehrenden Prüfungen nach DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) bzw. DIN VDE 0105-100: Alle elektrischen Anlagen und ortsfesten Betriebsmittel sind in der Regel alle 4 Jahre (bzw. in festgelegten Intervallen je nach Umgebung) messtechnisch zu prüfen. Zusätzlich beinhaltet der Wartungsplan präventive Inspektionen, z. B. Sichtprüfungen auf Erwärmung oder lockere Klemmen, thermografische Untersuchungen von Hauptverteilungen (falls vereinbart), Batterieprüfungen bei USV-Anlagen, monatliche Probeläufe von Notstromaggregaten mit Lasttests etc.. Überspannungsschutzeinrichtungen und Sicherheitsbeleuchtungen werden gemäß Herstellervorgaben kontrolliert.

• Gebäudeautomation und MSR-Technik: Diese Systeme (Gebäudeleittechnik, DDC-Stationen, Sensorik/Aktorik) erfordern neben der Hardware-Wartung auch softwarebezogene Maßnahmen. In definierten Abständen werden Software-Updates der Automationsstationen und Bediensoftware eingespielt (sofern vom Hersteller freigegeben) und eine Datensicherung der aktuellen Anlagenkonfiguration vorgenommen. Die Kommunikation (Bus-Systeme, Netzwerke) wird auf Störungen überwacht. Außerdem gehören die Kalibrierung und Justierung kritischer Sensoren (z. B. Temperatur-, Druck- oder Luftqualitätssensoren) sowie Stichprobenprüfungen von Steuer- und Regelalgorithmen zum Programm. All diese Maßnahmen stellen sicher, dass die Automations- und Steuerungssysteme verlässlich arbeiten und Sollwerte exakt einhalten.

Wichtig ist, dass der konkrete Leistungsumfang der Wartung für jede Anlage transparent und vollständig beschrieben wird. Der Wartungsplan enthält daher eine Anlagenliste, in der alle wartungsrelevanten Geräte und Komponenten eines Objekts aufgeführt sind. Zu jeder Anlage sind die vorgesehenen Wartungsschritte und Intervalle angegeben. Ebenso wird eindeutig festgelegt, welche Leistungen nicht Teil des Wartungsvertrags sind, um Abgrenzungen zu schaffen. Beispielsweise können außergewöhnliche Sonderleistungen separat behandelt werden: Eine aufwändige Hygieneinspektion nach VDI 6022 (Raumlufttechnische Anlagen – Hygiene) für Lüftungsanlagen oder die Spezialreinigung einer Großküchen-Abluftanlage gehören oft nicht zur Standard-Wartungspauschale und müssen – sofern erforderlich – gesondert beauftragt werden. Durch solche Klarstellungen wird sichergestellt, dass beide Parteien wissen, welcher Leistungsumfang geschuldet ist und wo Schnittstellen zu anderen Leistungen (z. B. Separataufträgen für Instandsetzung oder Grundreinigung) liegen. Unklare Leistungsbeschreibungen können zu Streitigkeiten führen; daher wird größter Wert auf Eindeutigkeit und Vollständigkeit gelegt. Die Abgrenzung zwischen Wartung, Inspektion und Instandsetzung wird im Vertragstext ausdrücklich festgehalten, damit Verantwortlichkeiten und Haftungsfragen klar geregelt sind.

Aus kaufmännischer Sicht werden im Wartungsplan bzw. Wartungsvertrag die Vertragsart, Vergütung und weitere betriebswirtschaftliche Rahmenbedingungen festgelegt.

• Beim Standard-Wartungsvertrag werden die regelmäßigen Wartungs- und Inspektionsarbeiten abgedeckt (z. B. jährliche Heizungswartung, halbjährliche Lüftungswartung). Erforderliche Instandsetzungen – also Reparaturen, Austausch defekter Teile außerhalb der definierten Wartungsleistungen – sind in diesem Modell nicht enthalten und müssen bei Bedarf separat beauftragt und vergütet werden. Dieses Modell hält die laufenden Wartungskosten niedriger, birgt aber für den Betreiber ein erhöhtes Risiko unvorhergesehener Reparaturkosten.

• Beim Vollwartungsvertrag dagegen sind neben den turnusmäßigen Wartungen auch anfallende verschleißbedingte Reparaturen und Ersatzteile im Pauschalpreis inkludiert. Der Wartungsanbieter übernimmt hier umfassend die Verantwortung, die Anlage funktionsfähig zu halten, und trägt einen Großteil des Kostenrisikos. Für den Betreiber ergibt sich daraus maximale Kostensicherheit, da sämtliche regulären Maßnahmen bereits abgedeckt sind. Vollwartungsverträge werden oft bei komplexen oder sicherheitskritischen Anlagen eingesetzt – z. B. sind sie üblich für Aufzugsanlagen oder Blockheizkraftwerke, wo Stillstände gravierende Auswirkungen hätten und planbare Kosten bevorzugt werden. Dem höheren Leistungspaket entsprechen allerdings auch höhere jährliche Pauschalpreise.

• Mischformen sind möglich. So gibt es Inspektionsverträge, die lediglich Prüf- und Kontrollleistungen umfassen (ohne Wartungs- oder Ersatzteilleistungen), oder erweiterte Serviceverträge mit zusätzlichen Dienstleistungen, etwa einem 24-Stunden-Notdienst, garantierten Reaktionszeiten im Störungsfall, Remote-Monitoring oder Beratungsleistungen. In solchen Fällen wird der genaue Umfang individuell vereinbart, um den Bedürfnissen des Betreibers gerecht zu werden. Generell hängt die optimale Vertragsart von der Anlagenkomplexität und der Risikoneigung des Auftraggebers ab.

Vergütungsmodelle: Die Zahlung für Wartungsleistungen kann unterschiedlich vereinbart werden. Weit verbreitet ist eine Pauschalvergütung, bei der der Auftraggeber für die definierten Leistungen einen festen Betrag (meist als Jahrespauschale in Monatsraten) zahlt. Diese Pauschale deckt alle im Wartungsplan beschriebenen Arbeiten ab und ermöglicht dem Betreiber eine gute Planbarkeit der Betriebskosten. Das wirtschaftliche Risiko von Mehraufwand (z. B. durch erhöhten Verschleiß) trägt hierbei der Wartungsdienstleister – er muss die vertraglich geschuldeten Leistungen zum Festpreis erbringen. Alternativ kann eine Abrechnung nach Aufwand vereinbart werden: In diesem Fall werden Arbeitsstunden, Materialkosten und sonstige Aufwendungen nach tatsächlich angefallenem Umfang abgerechnet. Dieses Modell schafft Transparenz über die einzelnen Kostenpositionen, verlagert jedoch das Kostenrisiko (insbesondere bei unvorhergesehenem Mehraufwand) stärker auf den Auftraggeber. In der Praxis werden oft Hybridmodelle genutzt, z. B. eine Pauschale für die planmäßige Wartung plus separate Abrechnung von Störungsbeseitigungen und Ersatzteilen.

Für längerfristige Wartungsverträge (mehrjährige Laufzeiten) sind Preisanpassungsklauseln üblich. Sie stellen sicher, dass der vereinbarte Preis bei Veränderung von Kostenfaktoren (Lohnsteigerungen, Materialpreisindizes, Inflation) angemessen angepasst werden kann. Häufig wird eine jährliche Anpassung auf Basis anerkannter Indizes (z. B. Verbraucherpreisindex oder Baukostenindex) vereinbart, um die Preisgleitung objektiv zu gestalten. Rechtlich sind solche Klauseln zulässig, solange sie transparent und sachgerecht formuliert sind – das Oberlandesgericht Bremen bestätigte etwa 2022 die Wirksamkeit einer Klausel, die Lohnsteigerungen über einen Index an den Auftraggeber weitergibt. Der Wartungsplan bzw. Vertrag enthält daher eine Regelung zur Preisfortschreibung.

Weitere kaufmännische Punkte sind die Vertragslaufzeit und Kündigungsmodalitäten. Üblich sind anfängliche Laufzeiten von 1–5 Jahren mit Verlängerungsoption. Öffentliche Auftraggeber sind hier an vergaberechtliche Vorgaben gebunden (oft max. 4 Jahre Laufzeit, ggf. mit Verlängerungsoptionen). Kündigungsregelungen definieren die Fristen für eine ordentliche Kündigung (z. B. 3 Monate zum Jahresende) sowie wichtige Gründe für eine fristlose Kündigung (z. B. grobe Pflichtverletzungen). Ebenso werden Zahlungsmodalitäten festgelegt (monatliche Abschläge, jährliche Abrechnung nach Wartung, etc.) und – falls relevant – Bonussysteme oder Malusregelungen für die Leistungserfüllung (Service-Level-Agreements). Solche Klauseln müssen klar und rechtlich einwandfrei formuliert sein, um Streit zu vermeiden (z. B. objektive Messgrößen für Leistungskennzahlen).

Vertragsmanagement: Der Wartungsplan als Anhang des Vertrags enthält keine eigenen AGB-Klauseln, sondern beschreibt Leistungen. Dennoch ist sein Inhalt eng mit dem Vertrag verknüpft. Sämtliche juristischen Belange – etwa Vertragsstrafen bei Nichtleistung, Rechte bei Leistungsstörungen, Streitbeilegungsklauseln – werden im Hauptvertragstext geregelt. Der Plan unterstützt diese durch genaue Leistungsdefinition, was zur Rechtssicherheit beiträgt: Klare Leistungsbeschreibungen und transparente Pflichten beugen Missverständnissen vor und minimieren das Streitpotenzial. In der Praxis wird empfohlen, Wartungsverträge regelmäßig (z. B. jährlich) zu überprüfen und bei Bedarf an geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen oder neue Normen anzupassen. So bleibt der Vertrag über lange Laufzeiten hinweg aktuellen Standards und Gerichtsurteilen angepasst, was die Haftungssicherheit erhöht.

Der Wartungsplan orientiert sich an den geltenden Normen, Richtlinien und Standards der Instandhaltung und des Facility Managements, um höchsten Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen zu genügen.

• DIN 31051 – Grundlagen der Instandhaltung: Diese deutsche Norm definiert Grundbegriffe und Maßnahmen der Instandhaltung und ergänzt die europäische Norm DIN EN 13306. Sie legt das konzeptuelle Fundament, indem sie Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung als Kernprozesse beschreibt (siehe Geltungsbereich oben). Ihre Definition der Instandhaltung als Kombination aller technischen, administrativen und Management-Maßnahmen zur Feststellung des Ist-Zustands und Erhaltung bzw. Wiederherstellung des Soll-Zustands eines Betriebsmittels bildet einen zentralen Leitfaden für diesen Wartungsplan. Sämtliche Leistungen werden so strukturiert, dass sie diesen Vorgaben entsprechen.

• VDMA 24186 – Leistungsprogramm für die Wartung von technischen Anlagen und Ausrüstungen in Gebäuden: Hierbei handelt es sich um eine vom Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) herausgegebene Richtlinienreihe (Teile 0–7), die standardisierte Wartungsleistungsverzeichnisse für praktisch alle Arten der technischen Gebäudeausrüstung bereitstellt. In umfangreichen Tabellen sind für jede Anlagenkomponente die erforderlichen Wartungstätigkeiten aufgelistet – unterteilt in regelmäßig (periodisch) auszuführende Arbeiten und solche bei Bedarf. Die VDMA 24186 definiert damit präzise, welche Tätigkeiten an welchen Bauteilen notwendig sind, um den Sollzustand zu bewahren. Teil 0 der Richtlinie enthält allgemeine Anwendungshinweise und ein Nummernsystem; die Teile 1 bis 7 decken spezifische Gewerke ab (z. B. Teil 1: Lüftungsanlagen; Teil 2: Heizungsanlagen; Teil 3: Kälte-/Klimaanlagen; Teil 4: MSR-Technik; Teil 5: Elektrotechnik; Teil 6: Sanitärtechnik; Teil 7: Brandschutzanlagen). Dieser Wartungsplan lehnt sich in Sprache und Struktur an die VDMA-Einheitsblätter an – oft wird im Vertragstext sogar ausdrücklich auf die Durchführung der Wartung “entsprechend VDMA 24186” Bezug genommen. Dadurch wird sichergestellt, dass anerkannte Regeln der Technik befolgt werden. Zudem erleichtert es insbesondere öffentlichen Auftraggebern die Ausschreibung, da auch z. B. die AMEV-Empfehlungen (Arbeitskreis Maschinen- und Elektrotechnik der öffentlichen Hand) auf VDMA/VDI-Standards aufbauen.

• VDI 3810 – Betreiben und Instandhalten von gebäudetechnischen Anlagen: Diese Richtlinienreihe des Vereins Deutscher Ingenieure (VDI) gibt umfassende Empfehlungen für den sicheren, bestimmungsgemäßen, bedarfsgerechten und nachhaltigen Betrieb von Anlagen der technischen Gebäudeausrüstung. Sie behandelt sowohl organisatorische Voraussetzungen zur Wahrnehmung der Betreiberpflichten als auch technische Hinweise zur Durchführung der Instandhaltung im Betrieb. VDI 3810 betont etwa die Wichtigkeit einer qualifizierten Organisation, die Dokumentation der Wartung und die Einhaltung aller einschlägigen Vorschriften, um Betriebssicherheit, Wirtschaftlichkeit und Umweltverträglichkeit zu gewährleisten. Die Inhalte der VDI 3810 fließen in diesen Wartungsplan insbesondere bei den organisatorischen und juristischen Aspekten ein (Betreiberverantwortung, Nachweispflichten, Strategien der Instandhaltung). So wird z. B. die in VDI 3810 empfohlene Entwicklung einer individuellen Instandhaltungsstrategie (ausfallbedingt vs. vorbeugend vs. zustandsorientiert) berücksichtigt, um die Wartungsmaßnahmen an den Zielen des Betreibers auszurichten.

• VDI 6022 – Raumlufttechnik, Raumluftqualität (Hygieneanforderungen): Diese Richtlinie legt verbindliche Hygienestandards für Planung, Ausführung, Betrieb und Instandhaltung von Lüftungs- und Klimaanlagen fest. Sie ist vor allem für Gebäude mit hohen Anforderungen an die Innenraumluftqualität (Büros, Versammlungsstätten, Krankenhäuser etc.) relevant. VDI 6022 schreibt u. a. regelmäßige Hygieneinspektionen für RLT-Anlagen vor (i. d. R. alle 2–3 Jahre) sowie die Schulung des Wartungspersonals in Hygieneaspekten. Unser Wartungsplan stellt sicher, dass bei allen Lüftungsanlagen die Vorgaben der VDI 6022 beachtet werden – beispielsweise durch Filterwechsel-Intervalle, Reinigungsvorgaben und Sichtkontrollen der Lüftungskanäle. Falls spezielle Maßnahmen (etwa mikrobiologische Untersuchungen von Befeuchterwasser) nötig sind, werden diese gemäß VDI 6022 umgesetzt. Ähnlich verhält es sich mit weiteren einschlägigen VDI-Regeln: VDI 2047 für Verdunstungskühlanlagen (Kühltürme) und VDI/DVGW 6023 für Trinkwasser-Installationen enthalten spezifische Wartungsanforderungen (z. B. regelmäßige Inspektion von Kühltürmen auf Legionellen, Spülpläne für Trinkwasserleitungen), die im Plan für entsprechende Anlagen eingehalten werden.

• GEFMA-Richtlinien 510, 520 und 190: Im Facility-Management-Bereich haben sich die Regeln des Deutschen Verbands für Facility Management (GEFMA) als Quasi-Standard etabliert. Die GEFMA 510 ist ein umfangreicher Mustervertrag für Facility Services, der auch juristisch geprüfte Regelungen für Wartungsverträge enthält. Die GEFMA 520 ist das dazugehörige Standardleistungsverzeichnis Facility Services und beschreibt detailliert sämtliche Leistungen im Gebäudebetrieb – einschließlich Instandhaltung – auf über 140 Seiten. Beide wurden zuletzt 2023 aktualisiert und sind inhaltlich aufeinander abgestimmt. Dieser Wartungsplan erfüllt den hohen Standard der GEFMA 520: Er dient als präzise Leistungsbeschreibung aller Wartungsservices und kann direkt als Anhang im Facility-Services-Vertrag (GEFMA 510) eingesetzt werden. Dadurch wird eine praxisbewährte und juristisch fundierte Grundlage geschaffen. Ergänzend wird die GEFMA 190 (Betreiberverantwortung im FM) berücksichtigt, welche die gesetzlichen Betreiberpflichten und Organisationsverantwortung beschreibt. Indem sich der Wartungsplan an diesen GEFMA-Standards orientiert, ist sichergestellt, dass er sowohl für öffentliche als auch private Auftraggeber geeignet und marktgerecht ist.

• ISO 41012:2017 – Facility Management – Guidance on strategic sourcing and the development of agreements: Diese internationale Norm (auch als EN ISO 41012 veröffentlicht) bietet Leitlinien zur Gestaltung von FM-Verträgen und Ausschreibungen. Sie hebt die essentiellen Elemente bei FM-Leistungsvereinbarungen hervor, wie klare Definition des Leistungsumfangs, Service Level Agreements (SLAs), Verantwortlichkeiten beider Parteien und Messgrößen zur Leistungsbewertung. Der vorliegende Wartungsplan ist im Geiste der ISO 41012 strukturiert, indem er sämtliche erforderlichen Leistungen transparent auflistet und damit als Grundlage für eine leistungsfähige und überprüfbare Vereinbarung dient. Dies erleichtert sowohl die Ausschreibung (Vergabe) als auch das laufende Vertragsmanagement, weil Soll-Leistungen und Qualitätskriterien von Anfang an eindeutig festgelegt sind.

Zusätzlich seien Normen wie DIN 32736 (Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen) und DIN EN ISO 41001 (FM-Managementsysteme) erwähnt, die im weiteren Sinne den Rahmen für Facility Management setzen, sowie gesetzliche Verordnungen (siehe unten Arbeitsschutz) – all diese Vorgaben fließen konzeptionell in die Gestaltung dieses Wartungsplans ein. Insgesamt spiegelt der Plan damit den aktuellen Stand der Technik und der Wissenschaft im Instandhaltungs- und FM-Bereich wider.

Die Sicherheit und der Gesundheitsschutz haben bei allen Wartungsaktivitäten oberste Priorität. Bereits die Gesetzgebung fordert eine sichere Durchführung von Instandhaltungsarbeiten: Die aktuelle Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) verpflichtet Arbeitgeber ausdrücklich zur regelmäßigen Instandhaltung aller Arbeitsmittel und Anlagen, um deren sicheren Zustand während der gesamten Nutzungsdauer zu gewährleisten. Nach § 10 BetrSichV müssen notwendige Wartungsmaßnahmen unverzüglich durchgeführt und dabei geeignete Schutzmaßnahmen ergriffen werden, damit die geltenden Arbeitsschutzanforderungen jederzeit eingehalten bleiben.

• Gefährdungsbeurteilung: Vor Beginn von Wartungsarbeiten wird für die betreffende Anlage eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt bzw. aktualisiert. Dabei werden mögliche Risiken (elektrische Schläge, mechanische Gefahren, heiße Oberflächen, chemische Gefahrstoffe, biologische Risiken bei Lüftung/Trinkwasser etc.) ermittelt und geeignete Gegenmaßnahmen festgelegt. Die mit der Wartung betrauten Personen werden über diese Risiken und Schutzmaßnahmen unterwiesen (Betriebsanweisung, Unterweisung nach ArbSchG). Falls erforderlich, werden externe Spezialisten (z. B. Sicherheitsingenieure, Hygieniker) hinzugezogen, etwa bei Arbeiten in kontaminierten Bereichen oder bei Höhenarbeiten.

• Sichere Arbeitsvorbereitung: Der Wartungsplan verlangt die Einhaltung der „Fünf Grundregeln der sicheren Instandhaltung“ (nach EU-OSHA) und der Vorgaben des § 10 BetrSichV während jeder Wartung. Konkret bedeutet dies: Es sind Verantwortlichkeiten eindeutig festzulegen (wer leitet die Arbeiten, wer sperrt Anlagen ab etc.), und es ist für eine ausreichende Kommunikation zwischen dem Bedienpersonal und dem Wartungsteam zu sorgen. Bevor die Arbeiten beginnen, wird der Arbeitsbereich abgesichert – Maschinen werden abgeschaltet, gegen Wiederanlaufen gesperrt und deutlich gekennzeichnet (Lockout-Tagout, Warnschilder). Unbefugten ist der Zutritt zu sperren, z. B. durch Absperrungen oder Posten. Für das Wartungspersonal wird ein sicherer Zugang geschaffen (etwa Freischalten elektrischer Anlagen, drucklos machen von Systemen, Austragen aus der Brandmeldeanlage, Einrichtung von Gerüsten oder Absturzsicherungen bei Arbeiten in der Höhe). Vorhandene Gefährdungen werden durch technische oder organisatorische Maßnahmen minimiert: Beispielsweise sind mechanische Teile gegen Bewegung zu sichern, elektrische Anlagen spannungsfrei zu schalten und gegen Wiedereinschalten zu sichern, und in explosionsgefährdeten Bereichen sind besondere Ex-Schutz-Maßnahmen zu treffen. Diese Grundsätze – Verantwortlichkeiten, Kommunikation, Absicherung, Zugangskontrolle, Gefahrenbeseitigung – werden bei jeder Wartungsaufgabe angewandt und vom Verantwortlichen (Wartungsleiter) überprüft und dokumentiert.

• Persönliche Schutzausrüstung (PSA): Der Wartungsplan schreibt je nach Tätigkeit und Gefährdungslage geeignete PSA vor. Mindestanforderung ist stets Arbeitskleidung, Sicherheitsschuhe und bei Bedarf Schutzhandschuhe. Zusätzlich müssen z. B. beim Arbeiten an elektrischen Anlagen isolierende Handschuhe und Schutzhelm mit Visier (Lichtbogenschutz) getragen werden; bei Umgang mit Gefahrstoffen (Kühlmittel, Reinigungsmittel) entsprechende Chemikalienschutzhandschuhe und ggf. Atemschutz; in engen Räumen und Schächten ein Gaswarngerät und eine Totmann-Einrichtung. Arbeiten in großen Höhen erfordern Anschlagen von Persönlicher Absturzschutzausrüstung. Der Wartungsleiter stellt vor Ort sicher, dass alle eingesetzten Personen die erforderliche PSA tragen und verwenden.

• Qualifikation des Personals: Nur ausreichend qualifizierte Fachkräfte dürfen die jeweiligen Wartungsarbeiten ausführen. Der Wartungsplan hält fest, welche Qualifikationen nötig sind – z. B. Elektrofachkraft nach DGUV-Vorschrift 3 für Arbeiten an elektrischen Anlagen, Sachkundiger nach VDI 6022 für Hygieneinspektionen an RLT-Anlagen, Prüfsachverständige für bestimmte sicherheitstechnische Prüfungen (Aufzüge, Druckbehälter) etc. Alle Wartungstechniker müssen regelmäßige Schulungen im Arbeitsschutz absolvieren (z. B. jährliche Sicherheitseinweisung, Erste-Hilfe-Kurs, Brandschutzhelfer-Training). Ferner sind sie vom Arbeitgeber in die betriebsspezifischen Gefahren und Schutzmaßnahmen unterwiesen worden. Im Rahmen des Vertrags prüft der Betreiber die Qualifikationsnachweise der Dienstleister (Zertifikate, Schulungsnachweise) und behält sich vor, nur geeignetes Personal zuzulassen. Subunternehmer-Einsatz wird nur mit Zustimmung des Auftraggebers gestattet und diese müssen die gleichen Anforderungen erfüllen.

• Koordination mit dem Betrieb: Wartungsarbeiten werden möglichst so geplant, dass sie den laufenden Gebäudebetrieb nicht gefährden. Bei Arbeiten, die eine Betriebsunterbrechung erfordern (z. B. Abschaltung der Stromversorgung, Außerbetriebnahme der Sprinkleranlage), erfolgt frühzeitig eine Abstimmung mit dem Betreiber/Nutzer. Ggf. werden solche Tätigkeiten außerhalb der Hauptnutzungszeiten (nachts, am Wochenende) durchgeführt. Vor Freigabe der Anlagen nach Wartungsende prüft der Verantwortliche, ob alle Schutzeinrichtungen reaktiviert, alle Werkzeuge entfernt und alle Komponenten wieder ordnungsgemäß in Betrieb sind. Erst dann wird die Anlage dem Nutzer zurückgemeldet (ggf. mit schriftlicher Freigabe). Sollte eine Gefahr während der Wartung auftreten, gilt: Arbeit sofort stoppen, Anlage in sicheren Zustand versetzen, Alarm schlagen und Erstmaßnahmen einleiten – das Personal ist dafür entsprechend unterwiesen.