Anlage zu Wartungsvertrag: Übergabe- und Abnahmeprotokolle

Im Übernahmeprotokoll werden sämtliche technischen Daten und Unterlagen der Anlagen erfasst, um zu Vertragsbeginn volle Transparenz über den Wartungszustand zu haben.

• Anlagen- und Gerätelisten: Eine vollständige Liste aller technischen Anlagen und Komponenten, die vom Wartungsvertrag erfasst sind (z.B. Aufzüge, Heizungsanlagen, Lüftungsgeräte etc.).

• Letzter Wartungsstand: Dokumentation, wann und durch wen die letzte Wartung oder Prüfung jeder Anlage durchgeführt wurde (z.B. “Aufzug A zuletzt gewartet am 10.05.2025 durch Firma X”). Damit ist ersichtlich, wo die nächsten Wartungen anstehen.

• Akute Handlungsbedarfe: Auflistung etwaiger sofort erforderlicher Maßnahmen oder überfälliger Prüfungen. Beispielsweise würde vermerkt, wenn eine gesetzlich vorgeschriebene Prüfung überfällig ist (etwa “Feuerlöscher-Prüfung seit März 2025 überfällig” o.ä.). Solche Punkte zeigen dem neuen Wartungsdienstleister unmittelbar, wo Risiken bestehen.

• Übergebene Dokumentationen: Angabe aller technischen Dokumente, die der bisherige Betreiber oder Dienstleister dem neuen übergibt. Dazu zählen vergangene Wartungsberichte, Prüfbücher, Anlagenhandbücher, Wartungspläne und ähnliches. Normen empfehlen ausdrücklich, alle instandhaltungsrelevanten Unterlagen beim Betreiberwechsel lückenlos zu übergeben, damit der neue Dienstleister seine Pflichten sachgerecht erfüllen kann.

• Zustandsbewertungen und Messwerte: Falls sinnvoll, werden technische Kennwerte dokumentiert, z.B. Verschleißmaße, Zählerstände oder Testergebnisse (etwa die Schließkraft von Brandschutztüren oder Keimzahlmessungen in Lüftungsanlagen bei Hygieneinspektionen). So hat der Auftraggeber oder der nachfolgende Dienstleister einen Referenzwert, um den Zustand der Anlagen vor Übergabe zu kennen.

• Vergleich zum Übernahmezustand: Das Abnahmeprotokoll ermöglicht dem Eigentümer einen Vergleich, ob die Anlagen im gleichen oder besseren Zustand übergeben werden. Ein sorgfältig geführtes Abnahmeprotokoll dient als historische Aufzeichnung, die den Zustand bei Übergabe sowie durchgeführte Veränderungen oder Instandsetzungen belegbar macht.

• Schlussdokumentation: Ggf. wird festgehalten, ob eine Endreinigung oder -messung durchgeführt wurde (z.B. abschließende Hygienekontrolle einer RLT-Anlage). Alle technischen Berichte zum Vertragsende (Abschlusstest, Prüfprotokolle, Mängelberichte) werden angehängt oder referenziert.

Durch diese detaillierten technischen Protokolle bleibt die Instandhaltungshistorie transparent. Der neue Dienstleister hat beim Start alle nötigen Infos, um nahtlos anzuknüpfen, und der Auftraggeber erhält bei Ende des Vertrags einen schriftlichen Nachweis des Wartungszustands seiner Anlagen.

• Schutz des Dienstleisters zu Vertragsbeginn: Ein detailliertes Übernahmeprotokoll bewahrt den neuen Wartungsdienstleister davor, für bereits vorhandene Mängel oder Vernachlässigungen verantwortlich gemacht zu werden. Nur was im Protokoll nicht als bestehender Mangel vermerkt ist, fällt in seine Verantwortung. Wird es unterlassen, den Auftraggeber über vorhandene Defizite vor Beginn der Arbeiten zu informieren, könnte der Dienstleister sonst im Nachhinein für Folgeschäden haftbar gemacht werden. Das Protokoll dient hier als Absicherung und grenzt die Haftung klar ab.

• Leistungskontrolle und Ansprüche des Auftraggebers: Für den Betreiber bietet das Abnahmeprotokoll am Vertragsende die Möglichkeit, Ansprüche bei Schlechtleistung oder Unterlassen von Wartungen geltend zu machen. Es wird genau festgehalten, ob alle vertraglichen Leistungen erbracht wurden. Wurden z.B. gewisse Wartungsaufgaben nachweislich nicht durchgeführt, kann der Auftraggeber auf dieser Grundlage Gewährleistungsrechte, Nachbesserung oder ggf. Schadensersatz fordern. Das schriftliche Protokoll ist eine rechtliche Grundlage, um etwaige Nachbesserungs- oder Schadenersatzansprüche abzusichern.

• Feststellung von Erfüllung und Einbehalten: Im Abnahmeprotokoll wird üblicherweise festgehalten, ob der Auftragnehmer alle vertraglich geschuldeten Leistungen ordnungsgemäß erfüllt hat. Falls Mängel verbleiben oder Leistungen fehlen, kann der Auftraggeber Einbehalte von Zahlungen vornehmen oder die Abnahme nur unter Vorbehalt erklären (siehe juristische Aspekte). Sind alle Leistungen mangelfrei, bestätigt das Protokoll die vollständige Erfüllung.

• Kautionen und Sicherheiten: Sofern vertraglich Sicherheiten (z.B. eine Hinterlegung oder Bürgschaft) vereinbart wurden, dient ein mängelfreies Abnahmeprotokoll als Grundlage zur Freigabe der Kaution. Nur wenn die Abnahme ohne offene Mängel erfolgt, hat der Auftragnehmer Anspruch auf Rückzahlung der Sicherheit. Andernfalls kann vertraglich vorgesehen sein, dass bei festgestellten Mängeln ein Teil der Vergütung einbehalten wird, bis diese behoben sind.

Es sorgen die Protokolle dafür, dass finanzielle Risiken gerecht verteilt werden: Der Dienstleister erhält Bezahlung nur für nachweislich erbrachte, mangelfreie Leistungen, und der Betreiber hat ein Beweisdokument, um ggf. nicht erbrachte Leistungen zu monieren. Darüber hinaus liefern sie beiden Parteien eine klare Kostenaufstellung und Transparenz über den Leistungsumfang, was spätere Diskussionen über Rechnungen, Nachträge oder versteckte Mängel reduziert.

Rechtlich gesehen kommt Wartungsverträgen oft ein Werkvertragscharakter zu, zumindest bezüglich definierter Wartungsarbeiten. Daher kann – je nach Vertragsgestaltung – am Ende der Vertragslaufzeit eine förmliche Abnahme der Leistungen vorgesehen sein. Die Abnahme ist juristisch ein entscheidender Akt, der wichtige Rechtsfolgen auslöst. Mit der (förmlichen) Abnahme erklärt der Auftraggeber, dass die Leistung im Wesentlichen vertragsgerecht erbracht wurde.

• Fälligkeit der Vergütung: Erst mit erfolgter Abnahme kann der Dienstleister seine Schlussrechnung endgültig stellen und die Vergütung einfordern. Bis dahin darf der Auftraggeber Zahlungen (insbesondere Schlusszahlungen) zurückhalten.

• Gefahrenübergang: Das Risiko für Beschädigungen oder den zufälligen Untergang der gewarteten Anlagen geht mit Abnahme vom Auftragnehmer auf den Auftraggeber über. Vorher lag die sogenannte Leistungsgefahr beim Dienstleister – nach Abnahme trägt der Betreiber das Risiko weiterer Schäden.

• Beweislastumkehr: Nach der Abnahme kehrt sich die Beweislast für Mängel um. Bis zur Abnahme musste der Auftragnehmer nachweisen, dass seine Leistung mangelfrei ist; nach der Abnahme muss der Auftraggeber etwaige Mängel beweisen. Mängel, die im Abnahmeprotokoll vorbehalten werden, bleiben natürlich dokumentiert, aber alle nicht erwähnten Mängel muss nun der Auftraggeber dem Wartungsdienstleister nachweisen.

• Beginn der Gewährleistungsfrist: Mit der Abnahme startet die Gewährleistungsfrist für die erbrachten Leistungen. Ab diesem Zeitpunkt läuft die vertraglich oder gesetzlich definierte Frist (z.B. 2 Jahre bei Werkleistungen, sofern nichts Abweichendes vereinbart) innerhalb derer der Auftraggeber Mängel rügen kann. Insbesondere bei zuletzt durchgeführten Reparaturen oder Instandsetzungen ist der Abnahmetermin maßgeblich für den Gewährleistungsbeginn.

Das Abnahmeprotokoll hält die Abnahme und eventuelle Vorbehalte fest. Stellt der Auftraggeber bei der Abnahme Mängel fest, kann er die Abnahme unter Vorbehalt erklären und diese Mängel im Protokoll aufführen. Juristisch sichert er sich damit Rechte auf Nacherfüllung gemäß § 634 BGB für die vorbehaltenen Mängel. Kleinere, unwesentliche Mängel berechtigen nicht zur Abnahmeverweigerung, sondern werden protokolliert und müssen vom Dienstleister innerhalb angemessener Frist behoben werden. Eine Abnahmeverweigerung wäre nur bei schwerwiegenden Leistungsabweichungen gerechtfertigt.

Falls im Wartungsvertrag keine explizite Abnahmeregelung vereinbart ist – was bei kontinuierlichen Dienstleistungen vorkommen kann – greift oft eine fiktive oder stillschweigende Abnahme. Das heißt, selbst ohne förmliches Protokoll gilt die Leistung nach einer gewissen Zeit oder durch bestimmtes Verhalten als abgenommen. Beispielsweise wird eine stillschweigende Abnahme angenommen, wenn der Auftraggeber die Wartungsleistungen nutzt und die Rechnung bezahlt, ohne Mängel zu rügen. Seit der BGB-Vertragsrechtsreform 2018 ist zudem im Gesetz (§ 640 Abs. 2 BGB) verankert, dass der Unternehmer nach Fertigstellung seiner Werkleistung eine Frist zur Abnahme setzen kann. Reagiert der Besteller darauf nicht innerhalb der Frist und erhebt keine Mängelrüge, so gilt das Werk als abgenommen. In der VOB/B ist ähnlich geregelt, dass nach Ingebrauchnahme innerhalb von 6 Tagen eine Abnahmewirkung eintritt, wenn nichts anderes vereinbart ist. Diese Mechanismen verhindern ein Hinauszögern der Abnahme durch den Auftraggeber. Allerdings kann es bei solch “automatischen” Abnahmen Unklarheiten geben – ein förmliches Protokoll schafft hier Klarheit und einen definierten Stichtag.

Fazit (juristisch): Das Abnahmeprotokoll dokumentiert den offiziellen Leistungsübergang. Es markiert den Zeitpunkt, ab dem die Haftung für Mängel und die Verantwortung für die Anlagensicherheit vom Dienstleister zurück auf den Betreiber übergeht. Rechtlich ist die Abnahme „nicht Kür, sondern Pflicht“ im Werkvertragsrecht, da ohne Abnahme viele Ansprüche (z.B. auf Zahlung oder auf Gewährleistung) nicht ausgelöst werden. Wartungsverträge sollten daher klare Abnahme-Vereinbarungen enthalten oder zumindest durch laufende Protokollierung der Leistungen sicherstellen, dass beide Seiten einen gemeinsamen Nachweis über den Leistungserfolg haben.

• VOB/B und Werkvertragsnormen: In der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B) ist die förmliche Abnahme nach Bauleistungen detailliert geregelt, inklusive der Wirkungen und Fristen. Zwar handelt es sich bei vielen Wartungsleistungen um Dienstleistungen, doch sobald werkvertragliche Leistungen enthalten sind (z.B. Reparaturen, Austausch von Teilen, Prüfungen mit Zertifikatscharakter), ist eine analoge Anwendung dieser Prinzipien sinnvoll. Eine klare Abnahmeregelung nach VOB/B-Vorbild schafft Verbindlichkeit und beugt Streit vor, da Inhalte und Fristen standardisiert sind. Insbesondere öffentliche Auftraggeber verlangen oft, dass auch bei Instandhaltungsarbeiten die Abnahme förmlich durchgeführt wird.

• GEFMA-Richtlinien (Facility Management): Die GEFMA 520 (Leistungsbeschreibung Facility Services) sowie der GEFMA-Mustervertrag 510 adressieren explizit die Aufgaben bei Start und Beendigung einer FM-Dienstleister-Zusammenarbeit. So gehören laut GEFMA 520 z.B. detaillierte Vorgaben für Übergabemanagement und Beendigungs-Checklisten zum Inhalt eines Wartungsvertrags. Ziel ist es, durch standardisierte Prozesse einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. In GEFMA 520 werden beispielsweise Rollen, Dokumentationspflichten und organisatorische Schritte definiert, die beim Dienstleisterwechsel abzuarbeiten sind (Inventarübernahmen, Schlüssel- und Dokumentenübergabe, Einweisung des neuen Teams etc.). Diese Empfehlungen fließen in die Gestaltung von Übernahme- und Abnahmeprotokollen mit ein.

• DIN-Normen zur Instandhaltung: Die Norm DIN EN 13460:2009 „Dokumente für die Instandhaltung“ unterstreicht die Notwendigkeit, bei Übergabe einer technischen Einheit alle für Wartung und Betrieb erforderlichen Informationen verfügbar zu machen. Bereits beim Erwerb oder Betreiberwechsel einer Anlage muss der Lieferant bzw. bisherige Betreiber dem neuen Betreiber eine vollständige Dokumentation zur Verfügung stellen. Dazu zählen Wartungspläne, Prüfprotokolle, Bedienungsanleitungen, Ersatzteillisten etc. Diese normative Vorgabe spiegelt sich praktisch darin wider, dass Übernahmeprotokolle genau diese Unterlagen aufführen und die Übergabe bestätigen. Auch DIN EN 13269 (Leitfaden für Instandhaltungsverträge) empfiehlt klare Absprachen über Dokumentationspflichten und Informationsaustausch zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer in allen Phasen des Vertrags.

• Begriffsdefinition „Betreiben“: Nach einschlägigen Richtlinien (z.B. DIN 32736 für Facility Management) gehört zur Betreiberverantwortung explizit auch die Übernahme und Übergabe technischer Anlagen. Das Betreiben umfasst „die Übernahme/Inbetriebnahme, Bedienung, Optimierung, Instandhaltung (Inspektion, Wartung, Instandsetzung), Durchführung wiederkehrender Prüfungen, Dokumentation und Außerbetriebnahme technischer Anlagen“. Das zeigt, dass normative Standards den Übergabeprozess als integralen Bestandteil des Lebenszyklus einer Anlage sehen. Ein strukturiertes Übergabeprotokoll ist demnach kein „Nice-to-have“, sondern Teil der ordnungsgemäßen Betreiberorganisation.

Es fordern Normen und Richtlinien im FM-Bereich, dass bei Start und Ende von Wartungsverträgen systematisch vorgegangen wird. Checklisten, klare Verantwortlichkeiten und vollständige Dokumentation sind normativ vorgegeben, um Übergaben revisionssicher zu machen. Ein gut geführtes Übergabe-/Abnahmeprotokoll stellt sicher, dass alle Pflichtenübergänge schriftlich fixiert und alle technischen Unterlagen übergeben sind – im Sinne von DIN EN 13460 und den GEFMA-Standards für ein geordnetes Facility Management.

Gerade im Bereich Arbeitssicherheit haben Übergabe- und Abnahmeprotokolle eine wichtige Funktion, da Wartung und Arbeitsschutz eng verknüpft sind. Regelmäßige Instandhaltung erhöht die Sicherheit am Arbeitsplatz erheblich und kann Arbeitsunfälle proaktiv verhindern.

• Überprüfung sicherheitsrelevanter Einrichtungen bei Übernahme: Sobald ein neuer Wartungsdienstleister eine Liegenschaft übernimmt, sollte im Übernahmeprotokoll dokumentiert werden, ob alle sicherheitstechnischen Anlagen und Schutzeinrichtungen auf dem aktuellen Stand sind. Dazu gehören z.B. die Prüfdaten von Feuerlöschern, Brandmeldeanlagen, Notbeleuchtungen, Druckbehältern, Notduschen oder anderen sicherheitskritischen Ausrüstungen. Etwaige überfällige Prüfungen (z.B. abgelaufene TÜV-Termine für Aufzugsanlagen oder fehlende DGUV-Prüfplaketten an Elektrogeräten) werden hier festgehalten, damit sofortige Maßnahmen ergriffen werden können. Der neue Dienstleister verschafft sich so einen Überblick über offene Arbeitsschutzmängel gleich zu Vertragsbeginn.

• Übernahme der Arbeitsschutzorganisation: Mit der Wartungsverantwortung geht oft auch die Betreiberpflicht für Arbeitssicherheit auf den Dienstleister über (sofern per Vertrag Pflichten übertragen wurden). Im Übernahmeprotokoll kann festgehalten sein, ab welchem Datum der neue Auftragnehmer die Betreiberpflichten und die Verantwortung für die Einhaltung aller Sicherheitsvorschriften übernimmt. Dazu zählt etwa, dass er nun zuständig ist für die Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und Prüfungen im Wartungsbereich. Wichtig ist, dass bekannte Sicherheitsrisiken oder Mängel aus der Vergangenheit lückenlos übergeben werden. Beispielsweise: Wenn der vorherige Dienstleister noch Mängelberichte (z.B. “Notaus-Schalter defekt” o.ä.) offen hat, müssen diese an den Nachfolger bzw. zurück an den Betreiber gemeldet werden, damit nichts unter den Tisch fällt. Die bisherige Mängelhistorie sollte Bestandteil der übergebenen Dokumentation sein.

• Dokumentation bei Vertragsende (Abnahme) bezüglich Arbeitsschutz: Im Abnahmeprotokoll am Ende des Wartungsvertrags wird explizit vermerkt, dass aus Sicht des scheidenden Dienstleisters keine ungelösten sicherheitsrelevanten Probleme mehr vorliegen – oder falls doch, werden diese klar benannt und an den Auftraggeber zurückgegeben. Beispielsweise könnte im Abnahmeprotokoll stehen: “Alle sicherheitstechnischen Einrichtungen sind geprüft und funktionsfähig, mit Ausnahme der Notbeleuchtung im Keller, die dem Eigentümer zur Reparatur gemeldet wurde.” Dadurch ist gesichert, dass der Betreiber über verbleibende Risiken informiert ist und entsprechende Maßnahmen ergreifen kann. Für den scheidenden Wartungspartner ist dies wichtig, um Haftungsfallen zu vermeiden: Er dokumentiert, dass er alle notwendigen Hinweise gegeben hat.

• Vermeidung von Informationsverlust: Ein häufiges Problem bei Dienstleisterwechseln ist der Verlust von Erfahrungswissen und sicherheitsrelevanten Details. Durch umfassende Übergabeprotokolle wird diesem Risiko begegnet. Alle sicherheitsbezogenen Checklisten, Unfallberichte, Begehungsprotokolle (z.B. von jährlichen Sicherheitsbegehungen) und ähnliches sollten übergeben werden. So bleibt die Arbeitsschutz-Compliance kontinuierlich gewährleistet. Der neue Dienstleister kann nahtlos an bestehende Sicherheitskonzepte anknüpfen, und der Betreiber kann nachweisen, dass trotz Personal- oder Dienstleisterwechsel keine Lücken in der Sicherheit entstanden sind.

Zusammenhang Wartung und Sicherheit: Wartung ist ein bedeutender Faktor für Arbeitssicherheit – mangelnde Wartung kann zu gefährlichen Situationen führen, wohingegen konsequente Wartung Unfälle signifikant reduziert. Deshalb haben sowohl Übernahme- als auch Abnahmeprotokoll eine arbeitsschutzrechtliche Dimension: Sie schützen alle Beteiligten (Betreiber, Dienstleister, Beschäftigte) dadurch, dass Sicherheitsmängel transparent gemacht und Verantwortung eindeutig zugewiesen werden. Im Ergebnis wird verhindert, dass beim Wechsel des Wartungsverantwortlichen wichtige Informationen “verloren gehen” und damit Personen gefährdet werden könnten. Die formalisierte Protokollierung stellt sicher, dass die Betriebssicherheit der Anlagen lückenlos fortgeführt wird – ein wesentlicher Beitrag zur Betreiberverantwortung und zum Arbeitsschutz beim Facility Management.