Dokumentationsanforderungen im Bauvertrag

Revisionsunterlagen – oft auch Bestandsdokumentation genannt – umfassen alle Dokumente, die den tatsächlichen Endzustand (As-Built) der ausgeführten Bauleistungen und Anlagen beschreiben. Sie sollen einem unbeteiligten Dritten ermöglichen, den gebauten Anlagenbestand zu verstehen und einen störungsfreien Betrieb, Wartung sowie mögliche Umbauten des Gebäudes vorzunehmen. Revisionsunterlagen dokumentieren also gewerkeübergreifend die erbrachten Leistungen und technischen Installationen in ihrer finalen Ausführung. Ihr Hauptzweck liegt darin, dem Bauherrn bzw. Betreiber nach Abnahme einen vollständigen Überblick zu verschaffen, wie das Bauwerk und seine technischen Anlagen ausgeführt wurden und wie sie funktionieren. Dies ist etwa erforderlich, um bei Störungen zielgerichtet eingreifen zu können oder um spätere Erweiterungen und Anpassungen fachgerecht planen zu können.

• Revisionspläne: Aktualisierte Bestandspläne aller Gewerke (Architektur, Tragwerk, Technische Gebäudeausrüstung etc.) im Ist-Zustand nach Fertigstellung. Dazu zählen Grundrisse, Schnitte und Ansichten mit eingebauten Änderungen sowie Schemata, Kabel- und Leitungspläne, Schaltpläne usw., welche die tatsächliche Ausführung widerspiegeln.

• Technische Beschreibungen und Schemata: Dokumentationen aller Anlagen und Systeme (Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär, Elektro usw.) mit Beschreibung ihrer Funktionsweise, Regelstrategien und Schnittstellen. Hier werden auch Anlagenkennzeichnungen, Parameter und Einstellwerte festgehalten.

• Geräte- und Komponentenlisten: Verzeichnisse aller eingebauten technischen Geräte, Maschinen und Bauteile mit Angaben zu Typ, Hersteller, Leistungsdaten und Seriennummern. Dies umfasst z.B. die Liste der eingesetzten Anlagenteile (Pumpen, Ventilatoren, Schaltschrankkomponenten etc.) und der wichtigsten Baumaterialien. Auch Angaben zu Ersatzteilen und Verschleißteilen gehören dazu, mit genauer Bezeichnung und Hersteller-/Typ-Angabe, um spätere Beschaffung zu erleichtern.

• Zulassungen und Nachweisdokumente: Alle für den jeweiligen Gewerkebereich erforderlichen behördlichen Zulassungen, Abnahmen und Zertifikate. Dies überschneidet sich mit Prüfprotokollen (siehe nächsten Abschnitt) – z.B. Abnahmeberichte von Sachverständigen, Konformitätserklärungen, CE-Kennzeichnungen, Prüfzeugnisse – die sicherstellen, dass die Ausführung den Vorschriften entspricht.

• Bedienungs- und Wartungsanweisungen: Herstellerdokumente und intern erstellte Anleitungen, die für den Betrieb und Instandhaltung der Anlagen notwendig sind. (Diese werden im Folgenden noch gesondert behandelt.)

Die Revisionsunterlagen sollten so aufgebaut und strukturiert sein, dass alle relevanten Informationen für Instandhaltung und Bedienung enthalten sind. Ein Betreiber des Gebäudes muss allein mit Hilfe dieser Unterlagen in der Lage sein, die technischen Anlagen sicher zu betreiben, turnusgemäß zu warten und bei Bedarf Änderungen oder Erweiterungen planvoll umzusetzen. Daher ist auf Vollständigkeit und Verständlichkeit zu achten. Technische Anweisungen (Wartungs-, Prüf-, Inspektions- und Bedienungsanleitungen) sind ebenso Bestandteil wie detaillierte Angaben zu jedem Bauteil und Material. Viele VOB-Verträge schreiben die Erstellung solcher Revisionsunterlagen ausdrücklich vor; seit der VOB-Novelle 2019 sind die Anforderungen in zahlreichen ATV-DIN-Normen konkretisiert, sodass der Auftragnehmer rechtzeitig vor Abnahme detaillierte Revisionsunterlagen übergeben muss. Zur Orientierung existieren zudem Branchenstandards, etwa die VDI-Richtlinie 6026 Blatt 1, welche Inhalt und Form technischer Dokumentationen der Gebäudetechnik beschreibt und gewerkespezifische Dokumentationstabellen bereitstellt. Insgesamt sind die Revisionsunterlagen die wichtigste Unterlagensammlung zur technischen Bestandsdokumentation des Bauwerks nach Fertigstellung.

Prüf- und Messprotokolle sind integraler Bestandteil der Baudokumentation, da sie die Qualität der Bauausführung belegen. Sie dokumentieren, dass verwendete Materialien und Anlagen den vorgeschriebenen Anforderungen entsprechen und fachgerecht eingebaut wurden. Solche Nachweise werden oft schon während der Bauphase laufend erstellt (z.B. durch Baustoffprüfer, Sachverständige oder Monteure) und müssen zur Abnahme in geordneter Form vorliegen.

• Betonprüfberichte: Ergebnisse von Betonprüfungen, insbesondere Druckfestigkeitsprüfungen von Probewürfeln/Zylindern gemäß geltenden Normen (z.B. DIN EN 12390). Sie bestätigen, dass der Beton die erforderliche Festigkeit und Qualität erreicht hat.

• Schweißnahtprüfungen: Protokolle der Prüfung von Schweißnähten bei Stahlbau oder Rohrleitungen (etwa visuelle Prüfungen, Ultraschall- oder Röntgenprüfungen nach DIN EN ISO 17640 u.a.). Diese Nachweise stellen sicher, dass tragende Verbindungen und Rohrschweißungen fehlerfrei und belastbar sind.

• Dichtigkeits- und Druckprüfungen: Ergebnisse von Druckprüfungen in Leitungen und Behältern, z.B. Druck-, Spül- und Befüllprotokolle für Heizungs-, Sanitärinstallationen und Abwasserleitungen. Sie zeigen, dass Rohrsysteme dicht und ordnungsgemäß gespült bzw. befüllt wurden und somit betriebssicher sind.

• Elektro-Messprotokolle: Nachweise der Betriebsfähigkeit elektrotechnischer Anlagen, z.B. Messprotokolle nach VDE (Schutzerdung, Isolationswiderstände, FI-Prüfungen etc.) sowie Dokumentationen der Erdungsanlagen. Diese belegen die sichere Funktion der elektrischen Installationen.

• Abnahme- und Prüfberichte von Sachverständigen: Falls für bestimmte Anlagen gesetzlich oder normativ vorgeschriebene Abnahmen nötig sind (z.B. Abnahmeprotokoll des Schornsteinfegers für die Heizungsanlage, TÜV-Abnahme bei Aufzügen, Prüfprotokolle für Brandschutzklappen, Druckbehälter etc.), müssen auch diese Dokumente übergeben werden. Sie bestätigen die ordnungsgemäße Herstellung und Funktion der Anlagen im Rahmen der geltenden Vorschriften.

Diese Prüfprotokolle dienen dem Qualitätsnachweis und der Dokumentation der Einhaltung aller technischen Vorgaben. Sie sind für den Bauherrn wichtig, um Gewissheit über die Güte der Bauleistung zu haben, und für den Betreiber, um z.B. bei Instandhaltungsplanungen auf Soll-Ist-Werte zurückgreifen zu können. Darüber hinaus können sie im Haftungs- oder Schadensfall als Beweisdokumente dienen. Vertraglich sollte daher festgelegt sein, dass alle vorgeschriebenen Prüfungen durchgeführt und deren Ergebnisse als Dokumentation übergeben werden. Die VOB/B betrachtet die Erstellung und Herausgabe dieser Nachweise als Teil der vertraglichen Leistungspflicht; fehlen wesentliche Prüfprotokolle, liegt ein Mangel vor, der zu einem Gewährleistungseinbehalt führen kann.

Bedienungsanleitungen sind vom Hersteller zur Verfügung gestellte Anleitungen für die Handhabung und den Betrieb der eingebauten Geräte, Maschinen oder Anlagen. Sie richten sich an die zukünftigen Nutzer oder Betreiber und erklären detailliert die Inbetriebnahme, Bedienung, Sicherheitshinweise und grundlegende Fehlerbehebung der jeweiligen Komponente. Nach deutschem und europäischem Produktsicherheitsrecht (z.B. Maschinenrichtlinie, Arbeitsschutzvorschriften) ist der Hersteller verpflichtet, für sein Produkt eine verständliche Betriebsanleitung bereitzustellen. Im Baubereich gilt: „Bauprodukte, die einer manuellen Bedienung bedürfen, benötigen (schon aus Gründen des Arbeitsschutzes) eine Bedienungsanleitung des Herstellers.“.

Für alle in einem Bauprojekt fest eingebauten technischen Anlagen – etwa Heizkessel, Lüftungsgeräte, Aufzüge, Brandmeldezentralen, Steuerungssysteme usw. – müssen daher die originalen Hersteller-Bedienungsanleitungen übergeben werden. Diese sollten in der Regel in deutscher Sprache vorliegen und die konkreten Ausführungsvarianten abdecken. Typische Inhalte sind z.B. Beschreibung der Bedienoberflächen und Schalter, Anweisungen zur Inbetriebnahme und Abschaltung, Hinweise zu Sicherheit und Notmaßnahmen, sowie Troubleshooting-Tabellen bei Störungen. Die Bedienungsanleitungen ermöglichen dem Facility Management und dem technischen Personal, sicher und sachgerecht mit der Anlage umzugehen, ohne die Gewährleistung zu gefährden oder Personen zu gefährden. Sie sind daher ein unverzichtbarer Bestandteil der Übergabedokumentation. Häufig werden die wichtigsten Punkte aus umfangreichen Handbüchern zusätzlich in kurzen Betriebsanweisungen zusammengefasst, um dem Bedienpersonal einen schnellen Überblick zu geben – dies kann ebenfalls Teil der vertraglichen Dokumentationsleistung sein.

Neben der reinen Bedienung ist auch die laufende Instandhaltung aller Anlagen von Anfang an sicherzustellen. Daher müssen Wartungspläne bzw. Wartungsanleitungen als Teil der Dokumentation mitgeliefert werden. Diese Dokumente legen fest, welche regelmäßigen Inspektions- und Wartungsarbeiten an den einzelnen Gewerken und Geräten durchzuführen sind, und in welchen Zeitabständen dies zu erfolgen hat

• Wartungsintervalle: Konkrete Zeitabstände oder Nutzungszyklen, nach denen bestimmte Tätigkeiten fällig sind (z.B. monatliche Sichtprüfung, vierteljährliche Funktionsprüfung, jährliche Inspektion, Austausch von Verschleißteilen alle 5.000 Betriebsstunden etc.).

• Wartungsschritte und -verfahren: Beschreibungen der einzelnen Wartungstätigkeiten für das jeweilige Gerät. Dazu gehören z.B. Schmierpläne, Justageanleitungen, Kalibrieranweisungen, Reinigungs- und Austauschprozeduren für Filter, Dichtungen, Öle u. Ä. Hier wird angegeben, wie die Wartung fachgerecht auszuführen ist (Werkzeuge, Prüfvorschriften, Sollwerte etc.).

• Dokumentation der Wartung: Vorgaben, welche Nachweise über durchgeführte Wartungen zu führen sind (Wartungsprotokolle, Checklisten) und Hinweise zur Aufbewahrung dieser Nachweise. Oft werden auch Formblätter oder digitale Templates für Wartungsberichte mitgeliefert.

• Verantwortlichkeiten und Garantiebedingungen: Hinweise darauf, wer die Wartung durchführen darf (z.B. autorisierter Kundendienst) und welche Auswirkungen eine nicht durchgeführte oder unsachgemäße Wartung auf Gewährleistung und Mängelansprüche hat. So wird häufig ausdrücklich festgehalten, dass Herstellergarantien nur bei Einhaltung der Wartungsvorgaben gelten.

Wartungspläne sind essentiell, um die Langzeit-Funktionsfähigkeit der Bauwerke und Anlagen zu sichern. Sie ermöglichen es dem Facility Management, von Anfang an ein präventives Instandhaltungskonzept umzusetzen. Bereits bei der Bauübergabe sollte idealerweise eine Wartungsübersicht vorliegen, die alle wartungspflichtigen Teile mit Terminen der ersten fälligen Wartung enthält. Auf Grundlage der übergebenen Wartungsdokumentation kann der Betreiber dann Wartungsverträge mit Fachfirmen abschließen oder eigenes Personal schulen. Insgesamt gewährleisten die Wartungsanleitungen, dass die errichteten Anlagen langfristig effizient und sicher betrieben werden können – und dass eventuelle Herstellervorgaben eingehalten werden, was im Schadensfall relevant für Haftung und Garantie ist.

• Fazit: Umfangreiche Dokumentationsanforderungen – von der Bauakte über Revisionsunterlagen und Prüfprotokolle bis hin zu Bedienungs- und Wartungsdokumentation – sind für die ordnungsgemäße Objektübergabe unverzichtbar. Sie stellen sicher, dass der Bauherr bzw. Betreiber ein vollständiges „Handbuch“ seines Bauwerks erhält, das alle Aspekte der Planung, Ausführung, Qualität und Nutzung abdeckt. Üblicherweise werden diese Unterlagen vom Auftragnehmer gesammelt und dem Auftraggeber spätestens zur Abnahme übergeben, wie vertraglich vereinbart (etwa gemäß VOB/C). Der Bauherr bzw. dessen Facility-Management nimmt die Dokumentation entgegen und nutzt sie für den laufenden Betrieb, die Instandhaltung und ggf. behördliche Nachweispflichten. Eine sorgfältig zusammengestellte Übergabedokumentation erhöht die Transparenz, erleichtert den Einstieg des FM-Dienstleisters in das Objekt und vermindert das Risiko von Betriebsstörungen oder Gewährleistungsproblemen in der Nutzungsphase. Sie ist somit ein zentraler Qualitätsfaktor bei Bau- und Anlagenbauprojekten und sollte im Vertrag mit hoher Priorität eingefordert und geprüft werden.