Anhang: Abnahmeprotokoll für Bau- und Anlagenbauverträge

Eine förmliche Abnahme bedeutet, dass der Abnahmevorgang offiziell in einem gemeinsamen Termin stattfindet und schriftlich protokolliert wird. Das Abnahmeprotokoll dient als Beweisurkunde über den Zustand des Werkes bei Abnahme. Fehlt ein Protokoll, besteht die Gefahr späterer Streitigkeiten über den Abnahmezeitpunkt und den Umfang eventuell vorbehaltener Mängel. Insbesondere kann der Auftraggeber ohne schriftliches Protokoll nur schwer nachweisen, dass er bestimmte Mängel oder eine Vertragsstrafe vorbehalten hat. Die VOB/B bestimmt ausdrücklich, dass eine förmliche Abnahme ohne schriftliches Protokoll nicht wirksam ist. Es ist daher unerlässlich, bei jedem Abnahmetermin ein Protokoll anzufertigen.

Im Abnahmeprotokoll wird festgehalten, wer anwesend war und wann und wo die Abnahme stattfand, sowie welche Leistungen geprüft und übernommen wurden. Beide Parteien – Auftraggeber und Auftragnehmer – sollten das Protokoll unterzeichnen. Wichtig: Die Unterschrift des Auftragnehmers bedeutet nicht, dass er damit automatisch alle gelisteten Mängel anerkennt; sie dokumentiert lediglich, dass er die vom Auftraggeber gerügten Mängel zur Kenntnis genommen hat. Ebenso ist die Unterschrift des Auftraggebers mit einem „unter Vorbehalt“-Vermerk kein Verzicht auf die Abnahme, sondern stellt sicher, dass genannte Mängel als Vorbehalt festgehalten sind. Eine Unterschrift ist juristisch für die Wirksamkeit der Abnahme zwar nicht zwingend erforderlich, in der Praxis aber üblich und sinnvoll, da sie die gemeinsame Kenntnisnahme des Protokollinhalts bestätigt.

Abbildung 1 zeigt ein Beispiel für ein standardisiertes Abnahmeprotokoll (nach § 12 VOB/B) mit typischen Formfeldern. Abbildung 1: Muster eines förmlichen Abnahmeprotokolls nach VOB/B. Das Formular enthält Felder für Projektdaten (Bauvorhaben, Vertragspartner, Vertragsdatum), Angaben zum Abnahmetermin (Datum, Ort, Teil- oder Schlussabnahme), die Beschreibung der abgenommenen Leistungen sowie Checkboxes für Mängelfeststellungen und Restarbeiten. Festgestellte Mängel und ausstehende Restleistungen können als Anlage aufgeführt werden, mit Fristen für deren Behebung. Durch Unterschrift beider Parteien wird die Abnahme – unter Vorbehalt der protokollierten Mängel und Vertragsstrafen – dokumentiert.

• Projektdaten: Bezeichnung des Bauvorhabens (ggf. Bauabschnitt oder Teilprojekt bei Teilabnahme) und zugrundeliegender Vertrag (Auftragsnummer, Vertragsdatum).

• Abnahmetermin: Datum, Uhrzeit und Ort der Abnahme (z.B. Baustelle, Bauabschnitt). Alle Beteiligten sind zu nennen: Auftraggeber (Bauherr), Auftragnehmer (Bauunternehmen), ggf. Architekt/Bauleiter, Sachverständiger usw..

• Leistungsumfang: Genaue Beschreibung der abzunehmenden Leistungen. Dabei ist zu vermerken, ob es sich um die Gesamtleistung oder eine Teilleistung (Teilabnahme) handelt. Bei Teilabnahmen muss der abgenommene Bereich eindeutig bezeichnet werden (z.B. „Rohbau Abschnitt A“, „Technische Anlage XY“).

• Festgestellte Mängel: Alle erkannten Mängel sind zu protokollieren. Man unterscheidet zwischen einig festgestellten Mängeln (von beiden Seiten anerkannt) und strittigen Mängeln. Bei strittigen Punkten sollten etwaige Einwendungen des Auftragnehmers dokumentiert werden, ebenso Stellungnahmen eines hinzugezogenen Sachverständigen. Bekannte Mängel müssen vom Auftraggeber ausdrücklich als Vorbehalt festgehalten werden – unterbleibt ein solcher Vorbehalt, verliert der Auftraggeber für diese Mängel seine Gewährleistungsrechte (kein Anspruch mehr auf Beseitigung, Minderung, Selbstvornahme oder Rücktritt).

• Restleistungen: Falls bei Abnahme vereinbarte Leistungen noch offen sind (noch nicht erbracht), sind diese Restarbeiten aufzuführen. Dazu ist anzugeben, welche Leistungen ausstehen und bis wann sie nachzuholen sind.

• Fristen zur Mängelbeseitigung: Für alle protokollierten Mängel ist eine Frist zu setzen, bis wann der Auftragnehmer die Behebung durchzuführen hat. In der Praxis werden je nach Mangel Dringlichkeit und Aufwand realistische Termine vereinbart, bis zu denen Nachbesserungen erfolgen müssen.

• Vertragsstrafenvorbehalt: Hat der Bauvertrag eine Vertragsstrafe (z.B. wegen Überschreitung der Bauzeit) vorgesehen, muss der Auftraggeber bei Abnahme einen entsprechenden Vorbehalt erklären. Andernfalls ist der Anspruch selbst bei eingetretener Verzögerung verwirkt und die Vertragsstrafe kann nachträglich nicht mehr geltend gemacht werden. Es ist daher üblich, einen Satz wie „Der Auftraggeber behält sich die Geltendmachung einer Vertragsstrafe gemäß Vertrag vor“ ins Protokoll aufzunehmen, um dieses Recht zu sichern.

• Abnahmeerklärung: Zum Abschluss enthält das Protokoll die Erklärung des Auftraggebers, dass er die Leistungen unter den genannten Vorbehalten abnimmt – oder eben die Abnahme verweigert, falls wesentliche Mängel vorliegen. Diese Erklärung sollte eindeutig formuliert sein („Hiermit erklärt der AG die Abnahme (unter Vorbehalt der aufgeführten Mängel und Vertragsstrafen)“ oder „Der AG verweigert die Abnahme aufgrund wesentlicher Mängel in folgenden Punkten: ...“).

• Unterschriften: Abschließend wird das Protokoll in der Regel von beiden Parteien unterzeichnet (Bauherr und Auftragnehmer, ggf. zusätzlich Architekt/Bauleiter als Zeuge). Die Unterschriften bestätigen die gemeinsame Durchsicht und dienen der Dokumentation. Wie erwähnt, anerkennt der Auftragnehmer durch seine Unterschrift nicht automatisch die Mängel als Verschulden seinerseits, sondern bestätigt die erhaltene Mängelliste. Eine Unterschrift „unter Vorbehalt“ durch den Auftraggeber stellt klar, dass trotz Mängeln die Abnahme nicht endgültig verweigert, sondern mit den genannten Vorbehalten erteilt wurde.

Neben diesen Punkten können im Protokoll auch weitere Vereinbarungen oder Hinweise vermerkt werden, etwa besondere Bemerkungen der Parteien, übergebene Unterlagen (Dokumentationen, Schlüssel, Pläne) oder sonstige für die Abnahme relevante Informationen. Je nach Projekt kann das Protokoll individuell ergänzt werden – wichtig ist, dass es vollständig und klar alle Abnahmebedingungen widerspiegelt.

Tipp: Wird am Abnahmetag kein gemeinsames Protokoll unterschrieben (z.B. wegen Streit über den Inhalt), sollte jede Partei ein eigenes Protokoll anfertigen, um ihre Sicht der Dinge festzuhalten. Zwar liegt dann keine förmliche Abnahme im Sinne der VOB/B vor, aber man hat zumindest Belege, die im Streitfall herangezogen werden können. Letztlich sollte jedoch angestrebt werden, ein einvernehmliches Protokoll zu erstellen, um den Abnahmestatus eindeutig festzuhalten.

Teilabnahmen sind Abnahmen, die sich auf in sich abgeschlossene Teile des Werkes beziehen, bevor das Gesamtprojekt fertiggestellt ist. Im BGB-Werkvertragsrecht sind Teilabnahmen nicht explizit geregelt, aber sie sind auch nicht ausgeschlossen – § 641 Abs.1 S.2 BGB impliziert, dass Abschlagszahlungen bei vereinbarter Abnahme von Teilen jeweils fällig werden. Die VOB/B enthält eine ausdrückliche Regelung: Ist die VOB/B wirksam einbezogen, so hat der Auftraggeber auf Verlangen des Auftragnehmers einen abgeschlossenene Teil der Leistung abzunehmen, sofern dieser Teil funktionsfähig und unabhängig vom Rest ist. Typische Anwendungsfälle sind große Bauvorhaben mit mehreren Bauabschnitten, Gebäudeteilen oder Gewerken, die zeitlich gestaffelt fertiggestellt werden.

Eine vertragliche Vereinbarung von Teilabnahmen ist empfehlenswert, damit klare Kriterien bestehen, welche Teilabschnitte separat abgenommen werden. Selbst wenn im Vertrag keine Teilabnahme vorgesehen ist, können die Parteien einvernehmlich jederzeit Teilabnahmen durchführen. Dies kann sogar konkludent geschehen, etwa wenn der Unternehmer eine Teilabnahme fordert und der Bauherr dieser ohne Widerspruch nachkommt. In jedem Fall sollte für jede Teilabnahme ein eigenes Abnahmeprotokoll erstellt werden, das die oben genannten Inhalte bezogen auf den jeweiligen Teilabschnitt enthält.

Wirkungen der Teilabnahme: Eine Teilabnahme hat im Grunde dieselben Rechtsfolgen wie eine Schlussabnahme, jedoch beschränkt auf den abgenommenen Teil. Insbesondere beginnt die Gewährleistungsfrist für die teilabgenommenen Leistungen sofort zu laufen. Damit geht auch die Gefahr für diesen Teil auf den Auftraggeber über, und der Vergütungsanspruch für die Teilleistung wird fällig (oft in Form einer Abschlagszahlung). Für den Auftraggeber bedeutet dies, dass bei mehreren Teilabnahmen unterschiedliche Gewährleistungsfristen parallel laufen können, was die Verwaltung der Mängelansprüche erschwert. Zudem besteht das Risiko, dass bereits abgenommene Bauteile während der restlichen Bauzeit beschädigt werden oder sich nachträglich Mängel an ihnen zeigen. Solche erst später erkennbaren Mängel können unter Umständen nicht mehr im vollen Umfang gerügt werden, da die Gewährleistung für den Teil bereits läuft oder sogar früher abläuft. Auch können Schäden, die nach der Teilabnahme durch weitergehende Arbeiten anderer Gewerke entstehen, zu Abgrenzungsproblemen führen (wer trägt die Verantwortung?).

Aus diesen Gründen raten viele Experten, Teilabnahmen nur mit Bedacht einzusetzen. In der Praxis wird häufig empfohlen, Teilabnahmen möglichst zu vermeiden, sofern sie nicht unbedingt nötig sind. Jede Teilabnahme bedeutet einen Mehraufwand in der Überwachung von Fristen und eine Zersplitterung der Haftungszeiträume. Statt vieler Teilabnahmen bevorzugt man oft eine gesamthafte Schlussabnahme, nachdem alle Arbeiten abgeschlossen sind. Allerdings gibt es Situationen, in denen Teilabnahmen sinnvoll oder notwendig sind – etwa wenn ein Bauabschnitt früh genutzt werden soll (z.B. Teilinbetriebnahme einer Anlage) oder bei Planungsschnittstellen (z.B. Abnahme der Tragwerkskonstruktion vor dem Ausbau).

Fazit zur Teilabnahme: Wenn Teilabnahmen durchgeführt werden, sind alle Beteiligten gut beraten, diese formell zu protokollieren wie eine normale Abnahme. Alle bis dahin erbrachten Leistungen des Teilbereichs werden geprüft und abgenommen, Mängel und Restarbeiten dokumentiert und Vorbehalte erklärt. Wichtig ist auch, dass bei der späteren Schlussabnahme des Gesamtwerks Bezug auf die bereits abgenommenen Teile genommen wird, um klarzustellen, welche Leistungen schon abgenommen waren und welche erst mit der Schlussabnahme abgenommen werden.

Die Schlussabnahme – oft einfach Abnahme genannt, wenn keine Teilabnahmen vorausgehen – bezeichnet die endgültige Abnahme des gesamten Werkes. Sie findet in der Regel nach Fertigstellung aller vertraglich geschuldeten Leistungen statt. Spätestens zur Schlussabnahme müssen alle wesentlichen Mängel beseitigt sein, da der Bauherr sonst berechtigt ist, die Abnahme zu verweigern. Sind nur noch unwesentliche Mängel oder Restleistungen offen, wird üblicherweise trotzdem abgenommen, aber diese Punkte werden im Abnahmeprotokoll festgehalten und Fristen zu ihrer Erledigung vereinbart. Damit wird eine Abnahme unter Vorbehalt erklärt – das Werk gilt als im Wesentlichen fertig, aber der Auftragnehmer muss die protokollierten Mängel/Restarbeiten noch nachbessern.

Die Schlussabnahme beendet den Bauvertrag formell: Beide Parteien bestätigen, dass die geschuldete Leistung erbracht und entgegengenommen wurde. Damit wird auch die Schlussrechnung fällig und der Auftragnehmer kann die vertraglich vereinbarte Vergütung in voller Höhe verlangen (abzüglich bereits geleisteter Abschläge). Wichtig für den Auftraggeber: Falls bei der Endabnahme noch Mängel bekannt sind, sollte er sich diese schriftlich vorbehalten (im Protokoll vermerken). Er kann in der Regel einen Teil der Zahlung bis zur Mängelbeseitigung einbehalten – gesetzlich ist verankert, dass der Besteller bei Abnahme mit Mängelvorbehalt das Doppelte der voraussichtlichen Mängelbeseitigungskosten zurückbehalten darf (§ 641 Abs. 3 BGB). Dieses Zurückbehaltungsrecht stellt sicher, dass der Unternehmer einen Anreiz hat, die Restmängel zügig zu beheben. Sind die Mängel dann behoben und abgenommen, wird der Einbehalt ausgezahlt.

Nach der Schlussabnahme beginnen alle noch laufenden Gewährleistungsfristen spätestens zu laufen. Wurden zuvor Teilabnahmen durchgeführt, laufen für die bereits abgenommene Teile die Fristen schon ab deren Abnahme; für den Rest startet die Frist mit der Schlussabnahme. Daher sollte der Bauherr gut dokumentieren, wann für welche Leistungen die Fristen enden. Üblich ist, im Abnahmeprotokoll der Schlussabnahme nochmals die Gewährleistungsfristen explizit zu nennen (z.B. „Gewährleistung 5 Jahre ab diesem Abnahmedatum, d.h. bis zum XX.XX.2030“ für das Gesamtwerk, während für Teil A evtl. schon ein früheres Datum gilt).

Abschließend ist festzuhalten, dass mit der Schlussabnahme das Vertragsverhältnis in die Nachtrags- und Gewährleistungsphase übergeht. Eine ordnungsgemäße Schlussabnahme schafft Rechtsfrieden: Beide Seiten wissen, woran sie sind – der Unternehmer hat Anspruch auf sein Geld, der Besteller hat dokumentierte Ansprüche auf Beseitigung etwaiger Restmängel. Ohne formal protokollierte Abnahme drohen hingegen Unsicherheiten (etwa konkludente Abnahme durch Bezug oder Inbetriebnahme des Bauwerks, was Vorbehalte entfallen lässt). Daher sollte die Schlussabnahme immer schriftlich fixiert werden, um einen klaren Schlusspunkt des Projekts zu setzen.

Bei jeder Abnahme – ob Teil- oder Schlussabnahme – ist es von großer Bedeutung, systematisch alle relevanten Punkte zu prüfen. Hierfür haben sich Checklisten als äußerst hilfreich erwiesen. Eine Checkliste für die Bauabnahme ist ein vorbereitetes Formular, das alle wichtigen Bauteile und Gewerke aufzählt, sodass der Bauherr oder Sachverständige Punkt für Punkt kontrollieren kann, ob alles einwandfrei ist oder ob Mängel vorliegen. Durch eine strukturierte Checkliste wird sichergestellt, nichts Wichtiges zu übersehen und keine Detailprüfung zu vergessen. Dies ist besonders nützlich, um später innerhalb der Gewährleistungszeit keine versteckten Mängel zu entdecken, die man bei sorgfältiger Abnahme hätte feststellen können.

• Inhalt von Abnahme-Checklisten: Solche Checklisten gliedern sich meist nach Gewerk oder Baubereich. Beispielsweise kann in Kategorien wie „Außenbereich“, „Dach“, „Rohbau“, „Innenausbau“, „Haustechnik“ usw. geprüft werden. Unter jeder Kategorie sind konkrete Prüfpunkte aufgeführt – etwa: Dacheindeckung vollständig und dicht?, Außenputz ohne Risse?, Fenster schließen dicht und ohne Beschädigung?, Elektroinstallationen funktionsfähig und nach Plan? usw. Der Prüfer (Bauleiter, Sachverständiger oder Bauherr) hakt ab, ob ein Punkt mangelfrei erfüllt ist oder einen Mangel aufweist, und notiert ggf. eine kurze Mängelbeschreibung bei jedem negativen Punkt. Am Ende ergibt sich eine vollständige Mängelliste, die entweder direkt das Abnahmeprotokoll darstellt oder diesem als Anlage beigefügt wird.

In der Praxis ist es ratsam, bereits vor dem offiziellen Abnahmetermin eine Vorbegehung durchzuführen. Dabei können mit Hilfe einer Checkliste schon frühzeitig Mängel aufgenommen und im Bautagebuch festgehalten werden. Diese Vorab-Mängelliste wird dem Auftragnehmer übergeben, damit er bis zur eigentlichen Abnahme noch Nachbesserungen vornehmen kann. Am Abnahmetag selbst lässt sich dann überprüfen, welche Punkte erledigt wurden und welche Restmängel verbleiben – diese kommen ins Abnahmeprotokoll. Oft wird, sofern Mängel bestehen, ein neuer Termin zur Schlussabnahme vereinbart, nachdem die Mängel behoben wurden.

• Vorteile von Checklisten: Sie standardisieren den Abnahmeprozess und geben dem (oftmals laienhaften) Bauherrn eine Leitlinie an die Hand, um strukturiert vorzugehen. Selbst Fachleute nutzen Checklisten, da auf einer unübersichtlichen Baustelle leicht etwas übersehen werden kann. Mit einer guten Checkliste stellt man sicher, dass keine wichtigen Aspekte der Abnahme vergessen werden – von der Funktionsprüfung der Haustechnik bis zur optischen Kontrolle von Oberflächen. Checklisten helfen auch bei der Dokumentation: Jeder Mangel wird eindeutig benannt, was die spätere Durchsetzung von Ansprüchen erleichtert.

Es existieren zahlreiche Vorlagen für Abnahme-Checklisten und Abnahmeprotokolle, bereitgestellt etwa von Bauherrenverbänden, Sachverständigenkammern oder Fachverlagen. In vielen Fällen wird dem Bauvertrag als Anhang ein Muster-Abnahmeprotokoll beigefügt, das Felder für alle oben genannten Informationen enthält. Gegebenenfalls umfasst dieser Anhang auch eine Checkliste zur Mängelaufnahme, die der Abnahmebegehung zugrunde gelegt wird. So ein Anhang kann z.B. den Titel „Abnahmeprotokoll(e) – Formulare für Teil- und Schlussabnahmen, einschließlich Checklisten für Mängelaufnahme“ tragen und dem Vertrag beigefügt werden. Darin befinden sich dann standardisierte Formblätter: etwa ein Protokollformular für die Abnahme (mit den oben erläuterten Punkten) sowie Listen für Mängel und Restleistungen, die nur noch ausgefüllt werden müssen.