Anlage Architektenvertrag Dokumentationsanforderungen

• Digitale Planabgabe: Sämtliche Planzeichnungen sind neben der Papierform auch digital abzugeben, um eine weiterverarbeitbare Dokumentation zu gewährleisten. Als Dateiformate sind editierbare CAD-Formate sowie nicht-editierbare Austauschformate bereitzustellen. Konkret werden alle Pläne im DWG- oder DXF-Format (AutoCAD-kompatibel) geliefert, begleitet von PDF-Versionen aller Zeichnungen. Die PDF-Pläne dienen als verbindliche Referenz (Dokumentation des Planstandes), während die CAD-Dateien eine Weiterverwendung, etwa für Umbauplanungen oder FM-Systeme, ermöglichen. Texte, Verzeichnisse oder tabellarische Übersichten (z. B. Ausstattungslisten, Raumbücher – siehe unten) sind in gängigen Office-Formaten (Word, Excel) sowie als PDF bereitzustellen.

• CAD-Richtlinien und Layer-Struktur: Die digitalen Zeichnungen müssen einer vereinbarten CAD-Richtlinie entsprechen. Insbesondere ist die Layerstruktur (Ebenenstruktur) der CAD-Dateien nach einem standardisierten Schema aufzubauen. Sofern vom Auftraggeber vorgegeben, sind Layer nach DIN EN ISO 13567 zu organisieren oder gemäß einem projektspezifischen Layerplan (z. B. nach den CAD-Vorgaben des Bauherrn) anzulegen. Durch Anwendung einer konsistenten Layer-Struktur werden Bauteile, Beschriftungen und Bemaßungen im CAD-System einheitlich geordnet. Anlage X dieser Vereinbarung (z. B. „Pflichtenheft zum CAD-Datenaustausch“) konkretisiert die technischen Details der Datenübergabe. Dieses Pflichtenheft ist Bestandteil des Vertrags und stellt sicher, dass der Datenaustausch zwischen Architekt und Auftraggeber reibungslos funktioniert. Darin sind u. a. Dateiformate, Layerkonventionen, Zeichnungsköpfe, Benennung von Dateien/Plänen und ggf. Kontrollmechanismen (Testläufe) festgelegt. Vor der endgültigen Datenübergabe kann ein Pilotdatenaustausch erfolgen, um die Einhaltung der Standards zu überprüfen.

• Georeferenzierung und Maßeinheiten: Falls relevant (z. B. bei großen Liegenschaften), sind digitale Pläne georeferenziert oder zumindest in einem übergeordneten Koordinatensystem verortet. Maßstab und Maßeinheiten sind in den CAD-Dateien einheitlich (üblicherweise Meter bzw. Millimeter) eingestellt. Alle digitalen Pläne müssen vollständig und aktuell sein, d. h. Nachträge oder Änderungen während der Bauausführung sind in den finalen Bestandszeichnungen nachzuführen.

• Metadaten und Dateistruktur: Zusammen mit den CAD-Dateien liefert der Architekt eine Datei- und Planübersicht (Verzeichnis aller digitalen Unterlagen). Jedes digitale Planfile ist eindeutig bezeichnet (Projekt, Planart, Datum, Version). Die Ordnerstruktur der digitalen Ablage richtet sich nach Gewerken oder Planungsbereichen, wie im Pflichtenheft definiert. Zudem werden relevante alphanumerische Daten (siehe Abschnitt 5) aus dem CAD-Modell extrahiert bereitgestellt, um die Verbindung zwischen Zeichnungselementen und Daten sicherzustellen.

• Definition und Zweck: Das Raumbuch ist eine ausführliche Liste sämtlicher Räume des Bauprojekts mitsamt ihren Attributen und Ausstattungsmerkmalen. Es dient der detaillierten Beschreibung des Bauwerks aus raumweiser Sicht und wird sowohl in der Planungs- als auch in der Betriebsphase genutzt. Im Rahmen des Architektenvertrags ist die Erstellung eines vollständigen Raumbuchs vereinbart. Dieses Dokument soll als zentrales Nachschlagewerk für Raumgrößen, -funktionen und -ausstattungen dienen und ist insbesondere für das Facility Management von großer Bedeutung (z. B. für Reinigungs- und Bewirtschaftungsplanung).

• Raumkennung: Gebäudenummer, Etage und eindeutige Raumnummer nach dem mit dem Auftraggeber abgestimmten Nummernschema. Die konsistente Raumnummerierung ist bereits früh festzulegen und in allen Plänen und Listen durchgängig zu verwenden. Änderungen des einmal festgelegten Schemas sind zu vermeiden.

• Raumbezeichnung und Nutzung: Klarer Raumname (z. B. Büro Leiter, Serverraum, Klassenraum 2b etc.) sowie Raumnutzungsart bzw. kurze Beschreibung der Funktion. Dies ermöglicht es, Räume ihrem Zweck zuzuordnen (wichtig für Nutzer und FM).

• Flächenangaben: Angabe der Raumfläche (in m², nach DIN 277 oder DIN 276 je nach Vorgabe) und ggf. des Rauminhalts (m³) pro Raum. Die Fläche wird in der Regel als Nutzfläche oder Brutto-Grundfläche entsprechend der Norm berechnet und im Raumbuch festgehalten. Falls relevant, können auch Bodenflächen unterschiedlicher Beläge separat angegeben werden.

• Ausstattungsmerkmale: Auflistung besonderer Ausstattungen oder technischer Einrichtungen im Raum. Dazu gehören z. B. fest eingebaute Möbel, Laboreinrichtungen, IT-Anschlüsse, Klima- oder Sicherheitstechnik. Diese Informationen sind wichtig für Betrieb und Wartung.

• Ausbau- und Oberflächenangaben: Beschreibung der Boden-, Wand- und Deckenmaterialien oder -beläge in jedem Raum (z. B. Fliesen, Teppich, Farbanstrich, abgehängte Decke, Beleuchtungstyp). So wird der Ausstattungsstandard pro Raum dokumentiert.

• Raumklima/Technik: Falls erforderlich, Angaben zur raumlufttechnischen Ausstattung (Lüftung, Kühlung) oder anderen haustechnischen Besonderheiten im Raum (z. B. Brandschutzanforderungen, Sprinkler, spezielle Verkabelungen).

• Verknüpfung zu Plänen: Referenzierung der jeweiligen Planzeichnungen, in denen der Raum dargestellt ist (Grundriss- und Schnittplan-Nummern). Oft wird im Raumbuch jeder Raum mit Plan-IDs verknüpft, um eine schnelle Orientierung zu ermöglichen.

• Weitere Attribute: Bei Bedarf können weitere Eigenschaften aufgenommen werden, z. B. Raumkategorie (Hauptnutzfläche, Verkehrsfläche, Technikraum etc. gemäß DIN 277), Brandschutzklasse des Raums, Belegungszahl (Personenkapazität) oder zuständiger Nutzer/Abteilung bei größeren Gebäuden.

• Format und Übergabe des Raumbuchs: Das fertige Raumbuch wird in schriftlicher Form und digital übergeben. In Papierform erfolgt die Übergabe meist als gebundenes Nachschlagewerk oder in geordneter Ordnerform. Digital wird es als Excel-Tabelle oder Datenbankauszug bereitgestellt (alternativ als PDF für die feste Dokumentation). Wichtig ist, dass die Raumdaten konsistent mit den CAD-Plänen sind. Ideal ist eine modellbasierte Erstellung des Raumbuchs: Die Raumattribute werden direkt aus dem CAD/BIM-System generiert, sodass Zeichnungen und Raumbuch übereinstimmen. Änderungen am Plan (z. B. geänderte Raumgrößen) sind dann automatisch im Raumbuch nachzuführen. Gegebenenfalls wird ein Auswertungsbeispiel beigefügt, um die Nachvollziehbarkeit der Flächenberechnung je Raum zu belegen.

• Das Raumbuch bildet eine entscheidende Brücke zum Facility Management: Es liefert die Grunddaten zu Gebäuden und Räumen, die in ein FM-System übernommen werden können. Daher müssen die Daten strukturiert und elektronisch vorliegen. Wenn der Auftraggeber ein CAFM-System nutzt, sind Format und Inhalt des Raumbuchs mit dem FM-Datenmodell abgestimmt, sodass z. B. Raumkennziffern, Nutzungsarten und Flächenarten kompatibel sind. Das Raumbuch dient später als Grundlage für Raumkostenabrechnungen, Flächenmanagement und Wartungsplanung im Betrieb.

• Zweck der Wartungsdokumentation: Neben den Planunterlagen und Raumlisten schuldet der Architekt (bzw. von ihm koordiniert: die Fachplaner und ausführenden Firmen) eine umfassende Betriebs- und Wartungsdokumentation. Sinn und Zweck dieser Unterlagen ist die Unterstützung des Bauherrn/Nutzers bei der Instandhaltung des Gebäudes und seiner technischen Anlagen. Die Dokumentation soll sicherstellen, dass Pflege-, Wartungs- und Prüfaufgaben im Gebäude langfristig ordnungsgemäß durchgeführt werden können. Eine FM-gerechte Dokumentation (oft auch Betreiberhandbuch genannt) hilft dabei, die gesetzlichen Betreiberpflichten zu erfüllen und die Lebensdauer der Anlagen zu verlängern.

• Inhalt der Wartungs- und Betriebsunterlagen: Die Wartungsdokumentation umfasst alle Informationen und Nachweise, die für den Betrieb und Unterhalt des Gebäudes relevant sind.

• Wartungspläne und -intervalle: Ein Wartungsplan listet sämtliche wartungsrelevanten Bauteile und technischen Anlagen des Gebäudes auf (z. B. Aufzugsanlagen, Heizungs- und Lüftungsanlagen, elektrische Einrichtungen, sicherheitsrelevante Systeme). Für jedes Objekt sind die erforderlichen Wartungs- bzw. Inspektionsintervalle anzugeben (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich, nach Betriebsstunden etc.), ebenso die Art der Wartung (Regelwartung, Inspektion, Prüfung nach DIN/VDE usw.). Ebenso werden zuständige Wartungsfirmen oder -personen vermerkt, falls bereits bekannt oder vertraglich gebunden. Dieser Wartungsplan ermöglicht dem Gebäudebetreiber, alle wiederkehrenden Pflichten im Blick zu behalten und fristgerecht auszuführen. Oft wird er tabellarisch erstellt und nach Gewerken oder Anlagengruppen gegliedert.

• Bedienungs- und Pflegeanleitungen: Für alle relevanten technischen Anlagen und Geräte sind die Hersteller-Dokumentationen beizufügen. Dazu zählen Bedienungsanleitungen, Gebrauchsanweisungen, und Pflegehinweise. Diese Unterlagen erklären die Handhabung der Ausstattung (z. B. der Heizungssteuerung oder der Lüftungsregelung) und geben Hinweise zur sachgerechten Pflege.

• Wartungsanleitungen und Checklisten: Neben den Herstelleranleitungen sollten Wartungsanweisungen vorliegen, die spezifisch auf das Gebäude zugeschnitten sind. Hier werden z. B. Prüfschritte und Checklisten für Wartungsvorgänge beschrieben (etwa was bei der jährlichen Überprüfung der Brandschutzeinrichtungen zu kontrollieren ist). Diese Dokumente können vom Fachplaner oder ausführenden Unternehmen erstellt werden. Sie ergänzen die Herstellerdokumente um projektspezifische Hinweise.

• Prüfprotokolle und Abnahmebescheinigungen: Alle während der Bauausführung erstellten Prüf- und Abnahmeprotokolle sind Teil der Dokumentation. Dazu gehören Abnahmebescheinigungen von Sachverständigen (z. B. für Brandschutz, Schallschutzmessungen), Dichtigkeitsprüfungen (bei Rohren), Elektro-Prüfprotokolle (nach VDE) und ggf. Gutachten. Diese Nachweise dokumentieren den ordnungsgemäßen Einbau und die Funktionsfähigkeit der Anlagen.

• Material- und Produktdokumentation: Zusammenstellung aller relevanten technischen Unterlagen zu Baustoffen und Bauteilen. Beispielsweise sind Datenblätter, Materialzulassungen, Kennwerte und Wartungsvorschriften für wichtige Bauteile (Dachabdichtung, Fassadenelemente, Fenster, Aufzüge, Klimaaggregate etc.) beizulegen. Auch Farbcodes und Ersatzteil-Listen können hier aufgeführt sein, um spätere Reparaturen zu erleichtern.

• Gewährleistungsverzeichnis: Eine Liste der Gewährleistungsfristen sämtlicher Gewerke und Bauteile. Für jedes Gewerk wird der Gewährleistungsbeginn (Abnahmedatum) und das Ende der Gewährleistungsfrist notiert, sodass der Bauherr weiß, bis wann er Mängelansprüche geltend machen kann. Oftmals werden hier auch Ansprechpartner (Auftragnehmer der Bauleistung) und Vertragsnummern genannt.

• Betriebsführungs- und Organisationspläne: Falls vom Auftraggeber gewünscht, erstellt der Architekt auch schematische Organisationspläne für den Gebäudebetrieb. Dazu gehört z. B. ein Reinigungsplan (wann und wie häufig welche Räume gereinigt werden sollen, ggf. mit Flächenangaben aus dem Raumbuch), Entsorgungskonzepte (z. B. Müllentsorgung, Recycling) sowie Pläne für Notfallmanagement (Feuerwehr-, Flucht- und Rettungspläne nach DIN 14095, welche im Rahmen der Dokumentation ebenfalls bereitgestellt werden).

• Struktur und Übergabe: Die Wartungs- und Betriebsdokumentation wird dem Auftraggeber in geordneter Form übergeben, häufig in beschrifteten Ordnern (physisch) sowie digital auf Datenträger. Man spricht auch vom Betreiberhandbuch, das alle obigen Unterlagen vereint. Dieses Handbuch ist klar in Gewerkeordner oder Themenordner gegliedert (z. B. ein Ordner „HLS-Technik“ mit allen Heizung/Lüftung/Sanitär-Dokumenten, ein Ordner „Elektrotechnik“, einer „Bauwerk/Hochbau“ für bauliche Details, etc.). Ein Inhaltsverzeichnis und eine Checkliste stellen sicher, dass die Dokumentation vollständig ist. Digitale Dateien sind analog dazu in entsprechenden Verzeichnissen organisiert. Der Architekt koordiniert die Anforderung dieser Dokumente bei den ausführenden Firmen und Fachplanern, sammelt sie ein und prüft sie auf Vollständigkeit. Spätestens zur Gebäudeübergabe (förmliche Abnahme/Übergabe des Bauwerks) muss die vollständige Dokumentation vorliegen, da der Betreiber ab diesem Zeitpunkt auf die Unterlagen angewiesen ist, um das Gebäude sicher und effizient zu betreiben. (Restdokumente, die aus technischen Gründen erst nach Inbetriebnahme entstehen – z. B. Einregulierungsprotokolle – dürfen nachgereicht werden, sollten aber so früh wie möglich folgen.)

Integration ins Facility Management: Im modernen Immobilienbetrieb wird großer Wert auf eine FM-gerechte Dokumentation gelegt. Das bedeutet, dass alle oben genannten Unterlagen so aufbereitet sind, dass sie nahtlos in die Facility-Management-Systeme des Auftraggebers überführt werden können. Der Architekt verpflichtet sich, bei der Planerstellung und Dokumentationserstellung die Anforderungen des lebenszyklusorientierten Facility Managements zu berücksichtigen.

• Standardisierte CAD-Daten für FM: Die CAD-Pläne sind gemäß einheitlichen Layer- und Objektstandards aufzubauen, damit ein digitales Gebäudemodell für das FM entsteht. Ein anerkannter Standard hierfür ist die DIN EN ISO 13567 (Layer-Organisation für CAD), welche eine konsistente Benennung und Strukturierung der Layer sicherstellt. Alternativ oder ergänzend können Vorgaben des Auftraggebers (z. B. eine firmenspezifische CAD-Richtlinie oder die GEFMA-Richtlinie 198 für FM-Dokumentation) zur Anwendung kommen. Wichtig ist, dass alle Fachdisziplinen (Architektur, Tragwerk, TGA etc.) ihre Pläne in harmonisiertem Format liefern, um sie später zusammenführen zu können. Durch einen strukturierten CAD-Datenaustausch – vertraglich festgelegt in dieser Anlage – wird sichergestellt, dass sämtliche digitalen Planungsunterlagen verlustfrei ins CAFM (Computer Aided Facility Management) übernommen werden können.

• Alphanumerische Gebäudedaten: Neben Grafiken fallen im Planungsprozess vielfältige Sachdaten an (Raumlisten, Flächen, Ausstattungen, Anlagenverzeichnisse). Für ein effizientes FM müssen diese alphanumerischen Daten in elektronischer Form übergeben werden. Der Architekt stellt daher sicher, dass Raum- und Gebäudedaten in geeigneter Struktur geliefert werden – idealerweise gemäß dem Datenmodell des FM-Systems des Auftraggebers. Beispielsweise können Raumlisten direkt so formatiert werden, dass Attribute wie Raumnummer, -name, Nutzungsart, Fläche, Ebene etc. den Objektarten im FM-System entsprechen. Dadurch können die Daten automatisiert importiert werden, ohne manuelle Nacherfassung. Gleiches gilt für Ausstattungslisten (z. B. Türen- und Fensterlisten mit Maßen und Brandschutzklassen, die in ein Instandhaltungsmodul des FM eingespeist werden). Indem der Architekt ein datenbankfähiges Raumbuch liefert, wird eine Grundlage geschaffen, auf der Gebäudebewirtschaftungs-Software direkt aufsetzen kann.

• Formatanforderungen: Wenn der Auftraggeber spezifische Software einsetzt (z. B. ein CAFM nach GEFMA-Standards), muss der Architekt die Exportformate entsprechend wählen. Üblich ist z. B. ein Excel/CSV-Export für Raumdaten, der mit Schlüsselbezeichnungen arbeitet, oder das GBXML/IFC-Format bei BIM-orientierten Projekten, um Geometrie und Daten zu übergeben. Auch GAEB-Formate (für Ausschreibungsdaten) oder COBie-Datenblätter (bei BIM für FM) könnten vertraglich vereinbart sein, falls einschlägig. Entscheidend ist, dass die Konsistenz zwischen Plandaten und Listen gewährleistet ist und dass eindeutige Schlüssel (z. B. Raumnummern, Bauteil-IDs) verwendet werden, um Grafiken und Texte zu verknüpfen. Alle digitalen Bestandsdokumente werden dem Auftraggeber so übergeben, dass sie in dessen betriebliches Informationssystem integriert werden können. Dazu gehört auch, Redundanzen und unnötige Daten zu vermeiden – die Dokumentation wird auf das erforderliche Maß verdichtet, ohne Informationsverluste (z. B. werden überkomplizierte Planlayer eventuell zu einfacheren FM-Layern zusammengeführt, die für den Betrieb ausreichend sind).

• Schulungen/Einweisungen: Obwohl kein Dokument im engeren Sinne, sei erwähnt, dass im FM-Kontext oft eine Einweisung in die gelieferte Dokumentation erfolgt. Der Architekt bzw. Objektüberwacher erklärt dem Gebäudemanagement des Auftraggebers die Struktur der übergebenen Unterlagen, die Nutzung der Planlisten, ggf. die Bedienung des CAFM-Imports usw. Dies stellt sicher, dass der Bauherr die gelieferten Daten optimal einsetzen kann.