Vertragsanlage für Werkleistungsvertrag im Facility Management

In der Praxis werden allgemeine Vertragsbedingungen – ob nach VOB/B oder BGB – oft durch Besondere Vertragsbedingungen (BVB) oder zusätzliche Klauseln ergänzt, um spezifische Vereinbarungen der Parteien festzuhalten. Solche BVB werden dem Vertrag als Anlage beigefügt und können z. B. verlängerte Gewährleistungsfristen oder besondere Garantievereinbarungen enthalten. Gerade im FM-Bereich, wo Wartung und Instandhaltung langfristig eine Rolle spielen, vereinbaren Auftraggeber häufig Gewährleistungsfristen, die über die gesetzlichen Mindestfristen hinausgehen. Beispielsweise kann bei VOB/B-Verträgen die reguläre 4-Jahresfrist durch besondere Vereinbarung auf 5 Jahre ausgedehnt werden, um dem Auftraggeber einen längeren Schutz vor Mängeln zu bieten (dies entspricht der üblichen BGB-Frist und erleichtert die Anspruchsdurchsetzung). Die Wirksamkeit einer solchen Verlängerung ist rechtlich zulässig, sofern klar und für beide Seiten verbindlich vereinbart. In einem vom BGH entschiedenen Fall etwa lag einem Bauvertrag die VOB/B zugrunde, doch die Parteien hatten in den Besonderen Vertragsbedingungen ausdrücklich eine fünfjährige Gewährleistungsfrist vereinbart – diese Abweichung von der VOB/B-Regelung wurde als gültig anerkannt. Auch eine Verkürzung der Mängelhaftungsfrist kann in Ausnahmefällen vereinbart werden (etwa für bestimmte Teile oder Leistungen), unterliegt aber bei Formularverträgen strengen AGB-Kontrollen und ist gegenüber Verbrauchern weitgehend unzulässig. Generell darf die Gewährleistungsfrist vertraglich weder so kurz bemessen sein, dass berechtigte Mängelansprüche unrealistisch früh verfallen, noch so unklar formuliert sein, dass Unsicherheit über Beginn und Ende der Frist besteht. Alle Abweichungen von den gesetzlichen bzw. VOB/B-Fristen sollten daher in den Vertragsanlagen präzise und transparent geregelt sein.

Zusätzlich zur Gewährleistung unterscheiden Verträge oft zwischen Gewährleistung (gesetzlich geregelte Mängelhaftung) und Garantie (einer freiwilligen, ggf. darüberhinausgehenden Zusicherung des Auftragnehmers). Im FM-Werkvertrag kann etwa vereinbart werden, dass der Auftragnehmer für bestimmte Funktionen oder Leistungen eine Garantie über einen längeren Zeitraum übernimmt – beispielsweise eine 10-jährige Funktionsgarantie für eine neu eingebaute Gebäudetechnik. Solche Garantien gehen über die normale Gewährleistung hinaus und müssen vertraglich eindeutig als Garantieversprechen bezeichnet werden, da ansonsten nur die Gewährleistungsrechte greifen. Werden Garantien vereinbart, empfiehlt es sich, Umfang, Dauer, und etwaige Ausschlüsse klar in einer Anlage festzuhalten.

Tipp: Alle besonderen Fristen und Haftungsvereinbarungen sollten im Vertrag schriftlich dokumentiert werden (idealerweise im Abnahmeprotokoll oder in den Anlagen), um spätere Beweisprobleme zu vermeiden. Unterschiedliche Fristangaben (z. B. im Vertragstext vs. Abnahmeprotokoll) sind unbedingt zu vermeiden, da sie zu Unklarheiten führen können. Im Zweifel gilt die längere Frist als vereinbart, sofern erkennbar beide Parteien dies beabsichtigten. Klare Regelungen in den BVB schaffen Rechtssicherheit und beugen Streit über die Dauer der Mängelhaftung vor.

Eine Vertragsstrafe (auch Konventionalstrafe genannt) ist eine in den Vertrag aufgenommene Sanktion für den Fall, dass der Auftragnehmer seine Leistung nicht termingerecht oder nicht vertragsgerecht erbringt. Im Bau- und FM-Vertragswesen dienen Vertragsstrafen vor allem dazu, den Auftragnehmer zur rechtzeitigen Fertigstellung anzuhalten und Verzögerungen zu vermeiden. Juristisch basiert die Vertragsstrafe auf §§ 339 ff. BGB; im VOB/B-Vertrag ist sie zusätzlich in § 11 VOB/B geregelt. Wichtig ist: Eine Vertragsstrafe ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich im Vertrag vereinbart wurde (§ 11 Abs. 1 VOB/B). Das bloße Vorsehen der VOB/B ohne konkrete Vertragsstrafenklausel genügt nicht – Höhe und Bedingungen der Vertragsstrafe müssen im Vertrag (oder in den BVB) klar festgelegt sein.

• Typischerweise lautet eine solche Klausel sinngemäß: “Überschreitet der Auftragnehmer die vereinbarte Ausführungsfrist, so hat er eine Vertragsstrafe von z. B. 0,1–0,3% des Auftragswertes pro Werktag des Verzugs zu zahlen, maximal jedoch 5% der Auftragssumme.” Die genaue Ausgestaltung variiert, aber Gerichtsurteile setzen Grenzen für die Angemessenheit: Eine tägliche Rate von 0,2–0,3% und eine Höchstgrenze von 5% der Auftragssumme insgesamt gelten als noch angemessen; darüber hinausgehende Vertragsstrafen gelten in AGB-Klauseln als unangemessen hoch und somit unwirksam. Der Bundesgerichtshof hat z. B. entschieden, dass eine pauschale Vertragsstrafe von über 5% der Auftragssumme den Auftragnehmer unangemessen benachteiligt und deshalb nicht wirksam vereinbart werden kann. Im Einzelfall sollte die Vertragsstrafe der Größe und Bedeutung des Auftrags angemessen sein – bei sehr hohen Auftragssummen können auch niedrigere Prozentsätze geboten sein, um der Klausel Bestand zu geben.

• Durchsetzung der Vertragsstrafe: Tritt der Verzug ein, wird die vereinbarte Vertragsstrafe sofort fällig, ohne dass der Auftraggeber einen konkreten Schaden nachweisen muss. Die Besonderheit einer Vertragsstrafe liegt gerade darin, dass sie auch dann zu zahlen ist, wenn dem Auftraggeber gar kein (oder nur ein geringerer) Schaden entstanden ist. Ein tatsächlicher Schadensnachweis ist nicht erforderlich. Allerdings bestimmt das Gesetz, dass eine verwirkte Vertragsstrafe auf einen etwaigen Schadensersatzanspruch des Auftraggebers anzurechnen ist (§ 340 Abs. 2, § 341 Abs. 2 BGB) – d.h. überschreitet der tatsächliche Verzugsschaden die Vertragsstrafe, kann der Auftraggeber den Mehrschaden als Schadensersatz fordern, muss sich aber den Betrag der Vertragsstrafe darauf anrechnen lassen. Umgekehrt schließt die verwirkte Vertragsstrafe weitere Ansprüche nicht aus; sie stellt jedoch im Falle vollständiger Nichterfüllung oft eine Mindestentschädigung dar.

• Formale Anforderungen: Eine besonders wichtige Regel (insbesondere bei VOB/B-Verträgen) ist der sogenannte Vorbehalt der Vertragsstrafe bei Abnahme. Nach § 11 Abs. 4 VOB/B muss der Auftraggeber spätestens bei Abnahme der Leistung ausdrücklich erklären, dass er sich die Geltendmachung der Vertragsstrafe vorbehält – andernfalls verliert er das Recht, die Vertragsstrafe einzufordern. Praktisch wird dieser Vorbehalt üblicherweise im Abnahmeprotokoll schriftlich festgehalten (z. B. “Der AG behält sich wegen Fristüberschreitung die Vertragsstrafe vor.”). Fehlt ein solcher Vorbehalt und nimmt der Auftraggeber die verspätete Leistung vorbehaltlos ab, kann der Auftragnehmer einwenden, die Vertragsstrafe sei erlassen bzw. verwirkt. Zwar gibt es in der Rechtsprechung Ausnahmen (etwa wenn die Abnahme unter Vorbehalt der Prüfung der Schlussrechnung erfolgt, kann der Vorbehalt in der Schlussrechnung noch wirksam erklärt werden), doch auf solche Unsicherheiten sollte man sich nicht verlassen. Daher empfiehlt es sich dringend, den Vertragsstrafenvorbehalt bei jeder Abnahme protokollieren zu lassen, um den Anspruch zu sichern.

Insgesamt können Vertragsstrafen ein effektives Druckmittel sein, um Termine einzuhalten, allerdings nur solange sie wirksam vereinbart und angemessen bemessen sind. Im FM-spezifischen Kontext (z. B. bei Bauprojekten innerhalb eines laufenden Gebäudebetriebs oder bei zeitkritischen Instandsetzungen) sind Vertragsstrafen häufig anzutreffen, um etwa Verzögerungen bei der Fertigstellung von Umbauten zu sanktionieren. Die Vertragsparteien sollten die Höhe der Vertragsstrafe so wählen, dass sie einerseits einen spürbaren Anreiz zur fristgerechten Leistung bietet, andererseits aber kein “Strafcharakter” im überzogenen Sinne entsteht, der rechtlich angreifbar wäre. Zudem muss die Klausel klar und verständlich formuliert sein (Angabe der Referenzgröße – meist die Auftragssumme, Angabe des Zeitraums – z. B. “pro Werktag” – und Nennung der Maximalgrenze). Unklare oder unvollständige Vertragsstrafeklauseln gehen im Zweifel zu Lasten des Verwenders (Auftraggebers) und könnten im Streitfall unwirksam sein.