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Projekt- und Durchführungsplan im FM-Werkvertrag

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Durchführungsplan und Ablaufstruktur bei Werkverträgen im Facility Management

Projekt- oder Durchführungsplan im Werkvertrag (FM)c

In umfangreicheren Werkverträgen – etwa im Facility Management (FM) – wird häufig ein Projekt- oder Durchführungsplan als Vertragsanhang beigefügt. Ein Werkvertrag gemäß § 631 BGB verpflichtet den Auftragnehmer zur Herstellung eines bestimmten Werkes (Erfolg) und den Auftraggeber zur Zahlung der Vergütung, wobei die vertragliche Pflicht erst mit dem vereinbarten Erfolgseintritt erfüllt wird. Ohne diesen Erfolg besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Werklohn, „nicht einmal für die bereits erbrachte Arbeitsleistung“, wobei allerdings Teilvergütungen nach Teilabnahmen (Zwischenabnahmen) in der Praxis oft vereinbart werden. Vor diesem Hintergrund dient der Durchführungsplan dazu, das Projekt sorgfältig zu strukturieren und zeitlich zu steuern, damit der geschuldete Erfolg termingerecht und vertragsgerecht erzielt werden kann. Er bietet beiden Vertragsparteien Klarheit über den Ablauf des Projekts und schafft eine verbindliche Grundlage für Termine, Leistungen und Verantwortlichkeiten.

Der Projekt- bzw. Durchführungsplan als Anhang zu einem Werkleistungsvertrag im FM bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Projektumsetzung. Er organisiert das Vorhaben in zeitlich und sachlich klar definierten Abschnitten mit festen Fristen und Meilensteinen, an denen der Projektfortschritt überprüft wird. Durch Zwischenabnahmen an diesen Meilensteinen werden Qualität und Vertragskonformität laufend sichergestellt, und sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer erhalten Rechtssicherheit über den Leistungsstand. Alle Beteiligten wissen genau, was bis wann von wem zu tun ist und unter welchen Bedingungen – das minimiert Risiken und Unklarheiten. Insgesamt gewährleistet ein solcher detaillierter Durchführungsplan, dass bei umfangreichen Werken (z. B. größeren Umbauten) Transparenz, Termintreue und Vertragskonformität gewahrt bleiben, bis schließlich das Werk fristgerecht fertiggestellt und erfolgreich abgenommen werden kann.

Strukturierte Abläufe durch Durchführungspläne im Facility Management

Gliederung in Abschnitte und Terminplanung

Ein zentraler Bestandteil des Durchführungsplans ist die Zeit- und Ablaufplanung des Werks. Bei größeren Projekten wird das Gesamtvorhaben in überschaubare Abschnitte bzw. Phasen unterteilt, denen jeweils konkrete Fertigstellungstermine zugeordnet sind. So entsteht ein detaillierter Terminplan (Zeitplan), der festlegt, „bis wann welcher Abschnitt fertigzustellen ist“. Diese Terminpläne dienen der zeitlichen Steuerung des Projekts und werden in der Regel während des Projektverlaufs aktualisiert und verfeinert. Üblich ist die Erstellung eines Grobterminplans mit wichtigen Meilensteinen und Phasen sowie – falls nötig – eines Feinterminplans mit detaillierten Vorgängen und Arbeitsschritten. Der Grobterminplan unterteilt das Projekt in Hauptetappen (Handlungsabschnitte) und erlaubt die Abstimmung wesentlicher Planungsschritte, Genehmigungen und Ausführungssequenzen, während der Feinterminplan einzelne Arbeitspakete und deren zeitliche Abfolge genau definiert. Beide Planebenen zusammen sorgen dafür, dass kein Teil des Projekts den vorgegebenen zeitlichen Rahmen überschreitet und beispielsweise Zwischen- oder Liefertermine zuverlässig eingehalten werden.

Der Durchführungsplan wird dem Werkvertrag als Anhang beigelegt, sodass die vereinbarten Termine und Abschnitte verbindlicher Vertragsbestandteil sind. Bei öffentlichen Bauvorhaben etwa ist vorgeschrieben, dass Terminpläne den Vertragsunterlagen beizufügen sind, wobei deren Einzelziele (Meilensteine) auch in den Verträgen mit Ausführenden festzuschreiben sind. Änderungen des Zeitplans sind nur in beiderseitigem Einvernehmen möglich; häufig wird vertraglich festgelegt, dass Planänderungen (Terminverschiebungen, Präzisierungen von Fristen etc.) der schriftlichen Zustimmung beider Seiten bedürfen. Dies gewährleistet, dass der Auftragnehmer nicht einseitig vom Plan abweichen kann und der Auftraggeber über alle Terminänderungen formell informiert ist. Insgesamt schafft die klare Gliederung nach Abschnitten und Terminen Transparenz im Projektablauf und ermöglicht eine gezielte Kontrolle des Fortschritts durch beide Vertragsparteien.

Meilensteine und Zwischenabnahmen

Im Durchführungsplan werden in der Regel Meilensteine definiert, um den Projektfortschritt mess- und kontrollierbar zu machen. Ein Meilenstein stellt ein wichtiges Zwischenziel im Projekt dar und unterteilt den Projektplan in mehrere Etappen. Meilensteine sind häufig an feste Termine gebunden (sogenannte Terminmeilensteine) und markieren den Abschluss wesentlicher Projektphasen oder Teilleistungen. Beispielsweise kann ein Meilenstein das Fertigstellen eines Bauabschnitts (etwa Rohbau abgeschlossen, Installation fertig, Abnahmeprüfung durchgeführt etc.) zu einem bestimmten Datum sein. Durch diese zeitlich und inhaltlich bedeutenden Punkte wird sichergestellt, dass einzelne Projektphasen einen definierten Zeitrahmen nicht überschreiten und dass Zwischenziele erreicht werden, bevor die nächste Phase beginnt.

An definierten Meilensteinen werden oft Meilenstein-Abnahmen bzw. Zwischenabnahmen vereinbart. Das bedeutet, nach Abschluss eines bestimmten Abschnitts führt der Auftraggeber eine Teilabnahme der erbrachten Leistung durch. Eine solche Zwischenabnahme bestätigt, dass die bisher erstellte Teilleistung den vertraglichen Anforderungen entspricht, und wird protokolliert. Teilabnahmen sind in umfangreichen Werkprojekten üblich, um Qualität und Fortschritt abschnittsweise zu prüfen – „Ausnahmevereinbarungen wie Teilleistungen nach Teilabnahmen sind dabei in vielen Werkverträgen natürlich die Regel“. Diese Meilenstein-Abnahmen haben mehrere Vorteile: Zum einen kann der Auftragnehmer nach erfolgter Teilabnahme Anspruch auf Zahlung einer Teilvergütung für die abgeschlossene Phase haben (je nach Vertragsvereinbarung), was die Liquidität sicherstellt. Zum anderen werden Mängel oder Abweichungen frühzeitig erkannt, da der Auftraggeber an den Meilenpunkten die Ergebnisse begutachtet. Werden Probleme festgestellt, können Korrekturen zeitnah erfolgen, ohne den gesamten Projektablauf zu gefährden. Die Verantwortlichkeit für etwaige Mängel verschiebt sich mit einer Abnahme ebenfalls teilweise – abgenommene Leistungen gelten als im Wesentlichen vertragsgerecht, und die Gewährleistungsfristen hierfür beginnen zu laufen. Jede Teilabnahme ist also juristisch bedeutsam, da sie den Übergang von der Herstellungsphase zur Gewährleistungsphase für den betreffenden Abschnitt markiert.

Nicht zuletzt bereiten die Meilenstein-Abnahmen auf die Schlussabnahme des Gesamtwerks vor. Die endgültige Abnahme des vollendeten Werks (§ 640 BGB) ist der entscheidende Meilenstein bei jedem Werkvertrag – sie bildet den „Dreh- und Angelpunkt“ des Vertrags und entscheidet darüber, ob das Vertragsziel erreicht wurde. Erst mit der erfolgreichen Schlussabnahme erkennt der Auftraggeber das Werk als vertragsgemäß an, womit alle im Durchführungsplan vorgesehenen Abschnitte und Meilensteine ordnungsgemäß durchlaufen wurden. Der Durchführungsplan sorgt demnach dafür, dass alle erforderlichen Zwischenziele und Bedingungen erfüllt sind, damit die Schlussabnahme reibungslos erfolgen kann.

Verantwortlichkeiten und Rahmenbedingungen

Ein qualitativ hochwertiger Projekt- oder Durchführungsplan beschränkt sich nicht nur auf Termine, sondern beschreibt auch wer welche Aufgaben bis wann übernimmt und wie die Arbeiten auszuführen sind. Er enthält klare Zuständigkeiten für jede Phase oder jedes Arbeitspaket: Zu jedem Abschnitt wird festgelegt, welcher Auftragnehmer, Nachunternehmer oder welche Abteilung verantwortlich ist. Ebenso können wichtige Ressourcen und Mittel benannt werden (z. B. bestimmtes Gerät, Material oder Personal, das bis zu einem Termin bereitgestellt sein muss), sowie besondere Bedingungen oder Abhängigkeiten, unter denen die Leistung zu erbringen ist. Ein durchdachter Plan beantwortet im Prinzip alle grundlegenden Fragen der Projektabwicklung, zum Beispiel: „Was soll bis wann erledigt werden? Unter welchen Bedingungen und wie soll es getan werden? Womit (mit welchen Mitteln) soll es getan werden? Wer soll was bis wann tun? Welches Resultat soll erreicht werden?“. Durch die Beantwortung dieser Fragen stellt der Durchführungsplan sicher, dass alle relevanten Aspekte – von der technischen Vorgehensweise über die Einsatzmittel bis hin zu Qualitätskriterien – im Vorfeld geklärt sind. Dies erhöht die Planungssicherheit und verhindert Missverständnisse während der Vertragsdurchführung. Insbesondere bei komplexen Bau- oder Umbauprojekten im FM-Bereich kann der Durchführungsplan auch organisatorische Maßnahmen vorsehen, um den laufenden Betrieb nicht zu stören (etwa Absprache von Arbeitszeiten, Zutrittsregelungen, Sicherheitsvorkehrungen etc.), was ebenfalls als Rahmenbedingung vermerkt wird.