Werkleistungsverträge im Facility Management

Die FM-Branche in Deutschland verfügt über etablierte Standards und Richtlinien, welche die Gestaltung von Leistungsverzeichnissen und Vertragsklauseln wesentlich beeinflussen.

• GEFMA 510 – Mustervertrag Facility Services: Ein seit 2003 entwickelter Standardvertrag, der kontinuierlich aktualisiert wurde und als Best Practice-Vorlage in juristischen Fachkreisen anerkannt ist. Die aktuelle Auflage (Neuauflage 2023) enthält erstmals ausführliche Regelungen zur Qualitätssicherung in FM-Verträgen (z. B. Beispiele für Service Level Agreements und Bonus-Malus-Systeme). Trotz individueller Anpassung jeder FM-Vereinbarung liefern diese Musterklauseln wertvolle Anhaltspunkte, die mit juristischer Expertise auf den Einzelfall zugeschnitten werden können. Der Mustervertrag adressiert zudem neue Herausforderungen der Branche, etwa erweiterte Nachhaltigkeitsanforderungen und sogar spezielle Pandemie-Klauseln infolge von COVID-19. Letztere reagieren auf rechtliche Fragen rund um Leistungsänderungen oder Vergütungsanpassungen bei pandemiebedingten Störungen und stellen sicher, dass für solche Fälle klare Vereinbarungen (z. B. zu Mindestbesetzungen, zusätzlichen Hygienemaßnahmen, Kostenteilung bei Shutdowns) vorhanden sind. GEFMA 510 wird von einem Leitfaden (GEFMA 510-1) begleitet, der viele Vertragsklauseln erläutert und auch Nichtjuristen die Grundlagen des FM-Vertragsrechts nahebringt.

• GEFMA 520 – Leistungsbeschreibung Facility Services: Diese Richtlinie bietet ein Standardleistungsverzeichnis für FM-Dienstleistungen und ist inhaltlich mit dem Mustervertrag abgestimmt. Die 2023er Auflage umfasst etwa 140 Seiten und berücksichtigt aktuelle europäische Initiativen wie den Green Deal und die EU-Taxonomie im Immobilienbetrieb. ESG-Aspekte (Environment, Social, Governance) sind nun fester Bestandteil der Leistungsbeschreibungen, sodass FM-Angebote Kriterien nachhaltigen Wirtschaftens erfüllen können. So werden beispielsweise konkrete Aufgaben zur Nachhaltigkeit integriert – etwa energetische Optimierungen oder umweltgerechtes Abfallmanagement – und es werden Empfehlungen für ein strukturiertes ESG-Berichtswesen gegeben, um die Nachweispflichten aus der EU-Taxonomieverordnung zu erfüllen. Ein weiterer Fokus liegt auf den Übergabe- und Übernahmeszenarien: GEFMA 520 beschreibt ausführlich die notwendigen Einmalleistungen beim Start und Ende eines FM-Vertrags, damit ein reibungsloser Übergang gewährleistet ist. Typischerweise gehören dazu Aufgaben wie: Bestandsdokumentation übergeben/übernehmen, Schlüsselmanagement, Übernahme von Wartungsprotokollen, Einweisung von Personal, Rückbau temporärer Installationen beim Vertragsende etc. Durch diese standardisierten Checklisten werden Hängepartien oder Haftungslücken bei Vertragswechseln vermieden. GEFMA 520 stellt außerdem eine Excel-Vorlage für ein Preisverzeichnis bereit und gibt Hinweise zur Preiskalkulation komplexer Facility Services. Insbesondere bei der Ausschreibung großer Leistungspakete (z. B. integriertes FM für ein ganzes Industriegelände) hilft eine solche strukturierte Preisblatt-Vorgabe, vergleichbare Angebote einzuholen und sicherzustellen, dass alle Positionen (Personal, Material, Verwaltungspauschalen, Risikozuschläge etc.) bedacht sind.

• GEFMA 190 – Betreiberverantwortung: Diese Richtlinie (in Zusammenarbeit mit dem österreichischen Verband FMA entwickelt) konkretisiert das Management der Betreiberpflichten. Betreiberverantwortung ist heute ein fester Bestandteil des modernen FM. Sie bedeutet, dass der Eigentümer/Betreiber einer Immobilie alle Pflichten erfüllen muss, die dem Schutz der Nutzer, Dritter und der Umwelt dienen – z. B. Arbeitsschutz, Verkehrssicherung, baurechtliche Prüfungen – und zwar mit der erforderlichen Sachkunde. GEFMA 190 bietet ein Rahmenkonzept, wie diese Pflichten identifiziert, delegiert und überwacht werden können (z. B. nach dem Plan-Do-Check-Act-Zyklus). In der Praxis nutzen viele Unternehmen GEFMA 190 als Checkliste für Vertragsanlagen: Man erstellt sogenannte Pflichtenhefte, in denen alle Betreiber- und Unternehmerpflichten aufgeführt sind. Diese können dem FM-Vertrag beigefügt werden, um klar festzuhalten, welche gesetzlichen Prüffristen, Wartungen und Sicherheitsmaßnahmen vom Dienstleister übernommen werden müssen. Auch VDI-Richtlinien wie VDI 3810 (Betreiberpflichten für Gebäudebetrieb) oder VDI 6210 (Betreiben von technischen Anlagen) liefern anerkannte Maßstäbe, die in Verträgen referenziert werden können, um den Stand der Technik festzulegen.

• Sonstige Normen: Auf europäischer Ebene definieren die DIN EN ISO 41000 / EN 15221-Normenfamilie Begriffe und Prozesse im Facility Management. Zwar haben diese Normen eher beschreibenden Charakter, sie können jedoch zur Begriffsklarheit im Vertrag herangezogen werden (z. B. Definition, was unter „Instandhaltung“ alles fällt gemäß DIN 31051 oder DIN EN 13306). Ferner können branchenspezifische Standards relevant sein: In sicherheitsrelevanten FM-Leistungen (z. B. Wachschutz) gelten etwa Vorgaben nach der Bewachungsverordnung; im technischen FM könnten VDE-Bestimmungen oder das Gebäudeenergiegesetz (GEG) für Energieanlagen relevant sein. Gute Vertragszusätze verweisen an passenden Stellen auf solche Normen, um den Qualitätsmaßstab zu verdeutlichen – beispielsweise dass Wartungen „nach Herstellerangaben und DIN-Vorschriften“ zu erfolgen haben.

Insgesamt bieten diese Standards eine solide Grundlage, ersetzen aber nicht die individuelle Vertragsgestaltung. Die GEFMA-Muster sollen als roter Faden dienen, den man an die jeweilige Situation anpasst. Gerade bei großskaligen FM-Projekten in Industrie und Verwaltung ist es üblich, zunächst auf solche Standardmodule zurückzugreifen und diese dann in Workshops zwischen Auftraggeber und -nehmer spezifisch zu verfeinern. Dies gewährleistet Best Practice und zugleich maßgeschneiderte Lösungen.

Ein FM-Vertrag in großem Maßstab besteht typischerweise aus dem Hauptvertrag (juristischer Teil mit allgemeinen Klauseln) und mehreren Vertragsanlagen, in denen die operativen Details und besonderen Vereinbarungen geregelt sind. Im Folgenden werden die wichtigsten Vertragszusätze und deren inhaltliche Ausgestaltung erläutert, die speziell für Industrie- und Büroimmobilien von Bedeutung sind:

Das Herzstück eines FM-Vertrags ist die Leistungsbeschreibung (auch Leistungs- oder Serviceverzeichnis genannt). Hier wird detailliert festgehalten, welche Leistungen der FM-Dienstleister zu erbringen hat, in welchem Umfang und mit welchen Qualitätskriterien. Eine sorgfältige Leistungsbeschreibung schafft ein gemeinsames Verständnis von Service, Qualität und Wirtschaftlichkeit und verhindert spätere Meinungsverschiedenheiten über den geschuldeten Leistungsinhalt.

• Auflistung der Einzelleistungen: etwa Gebäudereinigung (Innenreinigung, Glasreinigung, Sonderreinigungen), technisches Gebäudemanagement (Wartung und Inspektion von Anlagen der Haus- und Betriebstechnik, Entstörungsdienst, kleine Instandsetzungen), infrastrukturelles FM (Empfangsdienste, Poststellendienst, Grünanlagenpflege, Winterdienst, Abfallentsorgung, Catering, Fuhrparkmanagement etc.). Bei Industriebetrieben können auch produktionsnahe Dienste (z. B. Reinraumpflege, Werkschutz, Wartung von Produktionsnebenanlagen) eingeschlossen sein. Jede Leistung wird möglichst konkret beschrieben (Was genau ist zu tun? Mit welchen Mitteln? Wie häufig?). Beispielsweise: "Büroreinigung: Tägliches Entleeren der Papierkörbe, wöchentliche Feuchtreinigung aller Bodenflächen, monatliche Grundreinigung gemäß Anhang X". Frequenzen und Intervalle werden klar angegeben, oder es wird ein Leistungsergebnis definiert (etwa "dauerhaft ist ein Sauberkeitsgrad nach Bewertungsmatrix XYZ mindestens der Stufe 4 sicherzustellen"). Wie im Beispiel deutlich wird, muss sich der Auftraggeber entscheiden, ob er Input-orientiert (konkrete Intervalle) oder Output-orientiert (Ergebniszustand) vorgibt – oder eine Mischung aus beidem. Output-Orientierung bietet dem Dienstleister mehr Flexibilität (er entscheidet, wie er das Ergebnis erreicht), erfordert aber klare Messkriterien für das Ergebnis. In der Praxis werden oft Checklisten oder Bewertungsstandards (z. B. nach RAL-Gütezeichen für Reinigung) als Anlage beigefügt, um einen objektiven Maßstab für „sauber“ oder „funktionstüchtig“ zu haben.

• Objekt- und Flächenbeschreibungen: Damit der Auftragnehmer die Leistungen kalkulieren kann, sind dem Vertrag oft Pläne, Flächenaufstellungen und Objektlisten beigefügt. Für ein Bürogebäude könnte dies z. B. bedeuten: Angabe der Bruttogrundfläche, Zahl der Büroräume, Sanitärbereiche, Fensterfläche, Bodenbeläge, technischer Anlagen (Aufzüge, Klimaanlagen, Heizkessel, Sprinkler etc.), jeweils mit relevanten Kenndaten (Baujahr der Anlagen, Leistungsdaten). In Industriearealen kommen ggf. sicherheitskritische Einrichtungen hinzu (Druckbehälter, Werksbahnen, Krananlagen usw.). Diese Anlagendokumentation kann als eigener Vertragsanhang geführt werden, auf die sich die Leistungspflichten beziehen. Der FM-Dienstleister übernimmt dann z. B. die Wartung aller in der Anlagenliste, Anhang Y aufgeführten technischen Anlagen nach den dort angegebenen Intervallen und Herstellerangaben.

• Leistungsgrenzen und Schnittstellen: Wichtig ist zu definieren, was nicht zum Leistungsumfang gehört bzw. wo Schnittstellen zu anderen Gewerken liegen. Beispielsweise kann geregelt sein, dass bauliche Instandsetzungen (größere Reparaturen, Sanierungen) nicht vom FM-Dienstleister, sondern separat vom Eigentümer vergeben werden – somit beschränkt sich der FM-Auftragnehmer etwa auf Inspektion und Meldung von Mängeln sowie kleine Instandsetzungen bis zu einer gewissen Wertgrenze pro Einzelfall. Ebenso könnten im industriellen Umfeld klare Abgrenzungen getroffen werden, welche Anlagenteile vom FM (Allgemeine Gebäudeinfrastruktur) und welche von der Produktion selbst betreut werden. Diese Abgrenzungen verhindern Zuständigkeitslücken und sollten im Vertragstext oder in Anlagen (z. B. mit Grafiken oder Tabellen) festgehalten sein.

• Servicezeiten und Reaktionszeiten: In der Leistungsbeschreibung oder separat in einem SLA-Dokument werden oft Zeitparameter festgelegt: Wann müssen welche Dienste verfügbar sein (z. B. Helpdesk besetzt von 7–18 Uhr an Werktagen; 24/7-Störungsbereitschaft für kritische Anlagen)? Wie schnell muss der Dienstleister im Störfall reagieren (etwa Reaktionszeit 30 min, Entstörzeit 4 h bei Notfällen wie Stromausfall)? Solche zeitlichen Vorgaben sind für den Betrieb essentiell und sollten klar als Vertragszusatz definiert sein.

Die Leistungsbeschreibung kann textlich im Vertrag selbst integriert sein oder – insbesondere bei sehr umfangreichen Projekten – als eigener Vertragsanhang in Tabellenform. GEFMA 520 empfiehlt eine klare Strukturierung nach Leistungsbereichen und sogar die Verwendung eines Excel-basierten Leistungsverzeichnisses, das dem Vertrag beiliegt. Dadurch wird sichergestellt, dass beide Parteien ein identisches Verständnis vom geschuldeten Leistungsumfang haben. Klare Bestimmungen über beiderseitige Leistungsverpflichtungen – ggf. in einem separaten Leistungsverzeichnis – sind unverzichtbar, um spätere Unklarheiten oder Lücken zu vermeiden.

Gerade bei großen FM-Verträgen spielen Qualitätssicherung und Leistungscontrolling eine entscheidende Rolle. Es genügt nicht, Leistungen nur zu definieren; man muss auch vereinbaren, wie die Qualität gemessen und sichergestellt wird, und was passiert, wenn die Leistungen abweichen.

• Service Level Agreements (SLAs): In SLAs werden Qualitäts- und Leistungskennzahlen für wesentliche Services festgelegt. Beispielsweise könnte ein SLA für den technischen Betrieb lauten: „Verfügbarkeit der Klimaanlage mindestens 98% im Jahresmittel“ oder im Helpdesk-Service: „90% aller Tickets werden innerhalb von 8 Stunden gelöst“. Auch Kundenzufriedenheit kann ein SLA-Kriterium sein (gemessen etwa durch Nutzerbefragungen). Der FM-Mustervertrag erlaubt dem Auftraggeber, Qualität, Quantität und Leistungsstandards mittels SLAs verbindlich zu fixieren. SLAs schaffen Transparenz darüber, welche Performance erwartet wird, und können an die Verträge als eigenständige Tabellen/Matrix angehängt werden.

• Messung und Reporting: Zu jedem SLA gehört ein Mechanismus, wie die Einhaltung überwacht wird. Das kann regelmäßige Qualitätsaudits (z. B. monatliche Begehungen mit Checklisten für Reinigungsqualität) umfassen oder Reporting-Pflichten des Auftragnehmers (z. B. quartalsweise Bericht mit Kennzahlen: Ausfallzeiten, Reaktionszeiten, Energieverbräuche etc.). In Vertragszusätzen sollte festgelegt werden, welche Daten der Dienstleister liefern muss und in welchem Rhythmus, damit der Auftraggeber die Leistung bewerten kann. GEFMA 510 hat in der aktuellen Fassung besonderen Wert auf solche Qualitätssicherungs-Regelungen gelegt, inklusive Vorschlägen für ESG-Berichtswesen (etwa regelmäßige Nachhaltigkeitsreports).

• Bonus-Malus-Regelungen: Diese Systeme koppeln die Vergütung an die Leistungsqualität. Ein Malus ist eine Vertragsstrafe bzw. Abzug, wenn definierte SLA-Ziele verfehlt werden; ein Bonus ist ein Vergütungszuschlag bei Übererfüllung oder besonders guter Leistung. Beispiel: „Für jede 0,5% unterhalb der Zielverfügbarkeit von 98% wird die Monatspauschale um X € gemindert; bei >99% Verfügbarkeit erhält der Auftragnehmer einen Bonus von Y €“. Solche Anreizsysteme können insbesondere bei Reinigungs- oder Wartungsverträgen sinnvoll sein. Ihr Vorteil liegt darin, dass beide Parteien von Anfang an genau wissen, welche Konsequenzen Qualitätsabweichungen haben, ohne dass erst ein Streit über Schadensersatz geführt werden muss. Allerdings ist bei Bonus-Malus-Klauseln Vorsicht geboten: Sie müssen rechtssicher gestaltet werden, um nicht gegen AGB-Recht zu verstoßen oder gesetzliche Gewährleistungsrechte auszuhöhlen. Beispielsweise darf ein Malus-System nicht so ausgestaltet sein, dass dem Auftraggeber zusätzlich noch alle gesetzlichen Mängelrechte voll zustehen – dies könnte als Doppelsanktion unverhältnismäßig sein. Oft formuliert man daher, dass mit der Zahlung eines Malus eine etwaige Minderung im gleichen Sachverhalt abgegolten ist, um Kollisionen mit dem gesetzlichen Mängelrecht zu vermeiden. Eine alternative Herangehensweise ist die Vereinbarung pauschalierter Schadensersatzansprüche oder Vertragsstrafen für bestimmte Pflichtverletzungen (z. B. „Bei jedem unentschuldigten Fehlen des Sicherheitsdienstes wird eine Vertragsstrafe von 500 € fällig“). Solche Klauseln unterliegen jedoch ebenfalls strengen Anforderungen (Transparenz, Angemessenheit) und dürfen nicht gegen das Verbot von Übersicherung verstoßen. Deshalb sollte genau geprüft werden, welche Sanktionsregelungen kombiniert werden dürfen, ohne die Wirksamkeit des Vertrags zu gefährden. Gängig ist, Bonus-Malus in moderater Form anzuwenden und schwerwiegendere Verstöße (z. B. sicherheitsrelevante Leistungsdefizite) mit Kündigungsrechten oder separaten Vertragsstrafen zu sanktionieren.

Die Qualitätssicherungs-Anlagen eines FM-Vertrags können also umfassen: ein SLA-Verzeichnis mit Kenngrößen, ein Reportingformat (evtl. Musterberichte als Anhang), eine Beschreibung des Auditverfahrens (Begehungen, Prüfungen) und die Darstellung des Bonus-Malus-Systems oder anderer Sanktionen. All diese Zusätze stellen sicher, dass Leistung transparent und steuerbar bleibt. Sie professionalisieren den Vertrag, indem sie ein eigenes „Qualitäts- und Sanktionssystem“ etablieren, das im Vertrag verankert ist. GEFMA 510 trägt dem Rechnung, indem es praxisnahe Beispiele für SLAs und Bonus-Malus-Klauseln liefert, die juristisch erprobt und anpassbar sind.

In Industrie- und Bürogebäuden fallen eine Vielzahl gesetzlicher Betreiberpflichten an – vom Arbeitsschutz über technische Überprüfungen bis hin zur allgemeinen Verkehrssicherung (z. B. Winterdienst, Gebäudesicherheit). Der Eigentümer bzw. Betreiber der Immobilie ist grundsätzlich dafür verantwortlich, dass von seinem Gebäude keine Gefahr für Personen oder Umwelt ausgeht. In großen FM-Projekten sollen diese Pflichten jedoch oft (teilweise) auf den FM-Dienstleister übertragen werden. Dabei handelt es sich rechtlich um eine Delegation von Betreiberverantwortung.

• Grundlagen der Betreiberverantwortung: Betreiberverantwortung beschreibt die Pflicht, alle dem Betrieb einer Immobilie obliegenden gesetzlichen Schutzvorschriften einzuhalten. Dazu zählen z. B.: Einhaltung der Vorschriften des Arbeitssschutzgesetzes und der DGUV (Unfallverhütung) für Mitarbeiter und Nutzer, regelmäßige Prüfungen technischer Anlagen (Aufzüge nach BetrSichV, elektrische Anlagen nach DGUV Vorschrift 3, Brandschutz-Einrichtungen nach Landesbauordnung, Trinkwasserhygiene nach TrinkwV, etc.), ordnungsgemäße Instandhaltung der Bauwerke und Anlagen, Umsetzung von Umweltauflagen (z. B. Immissionsschutz bei Heizkesseln) und Gewährleistung der allgemeinen Verkehrssicherheit (Sturz- und Unfallgefahren vermeiden, z. B. Streupflicht im Winter). Der Betreiber muss zudem für Dokumentation sorgen – etwa Nachweisunterlagen, dass Prüfungen und Wartungen durchgeführt und Unterweisungen erteilt wurden.

• Vertragliche Übertragung an den FM-Dienstleister: Eine Übertragung dieser Pflichten auf einen externen FM-Auftragnehmer ist grundsätzlich möglich und in der Praxis üblich. Der Facility-Manager kann selbst wiederum Teile an Fachfirmen (z. B. einen Aufzugswartungsdienst) weiterdelegieren. Wichtig ist jedoch, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, damit die Delegation auch rechtlich wirksam ist und den Eigentümer im Haftungsfall entlasten kann.

• Klare Definition und Dokumentation der Pflichten: Der Inhalt und Umfang der übertragenen Betreiberpflichten muss eindeutig beschrieben und schriftlich festgehalten werden (z. B. im Vertrag oder in einer speziellen Pflichtenliste). Unklare oder pauschale Formulierungen („der FM-Dienstleister übernimmt alle Betreiberpflichten“) reichen nicht aus – es muss konkretisiert sein, welche Prüfungen, Wartungen, Kontrollen, Sicherungsmaßnahmen etc. der Dienstleister übernimmt.

• Sorgfältige Auswahl des Delegationsempfängers: Der Eigentümer muss den FM-Dienstleister nach dessen Eignung und Fachkunde auswählen und dies dokumentieren. In der Vergabepraxis bedeutet das, schon bei der Ausschreibung Referenzen, Qualifikationen und Zertifikate zu prüfen. Ein Nachweis davon (z. B. Protokoll der Bieterauswahl) kann im Zweifel belegen, dass die Auswahl sorgfältig war.

• Ausstattung mit notwendigen Mitteln und Befugnissen: Der Dienstleister muss alle erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen erhalten, um die Pflichten erfüllen zu können. Dazu zählt z. B. Zugang zu Anlagen und Räumen, Herausgabe von technischen Dokumentationen, Budget für Wartungen oder Befugnis, Fachfirmen zu beauftragen. Im Vertrag sollte stehen, dass der Auftraggeber dem FM-Dienstleister die dazu nötigen Mittel (Informationen, Zutrittsrechte, Entscheidungsbefugnisse) verschafft.

• Einweisung und Schulung: Der Delegierende hat den FM-Dienstleister bzw. dessen Mitarbeiter anzuleiten und zu unterweisen, welche Pflichten zu erfüllen sind, einschließlich der Übergabe aller bisherigen Dokumente, Prüfpläne etc., und muss dies dokumentieren. Oft geschieht dies in der Übergangsphase beim Vertragsstart – hier sollten Kick-off-Meetings protokolliert, Checklisten abgearbeitet und Verantwortliche namentlich benannt werden.

• Laufende Überwachung: Trotz Delegation bleibt eine Überwachungspflicht beim Eigentümer (Delegierenden). Er muss den Dienstleister kontrollieren, ob dieser seinen Verpflichtungen nachkommt. Das bedeutet in der Praxis: regelmäßige Meetings, Auditierung von Leistungsnachweisen, Stichprobenkontrollen. Im Vertrag kann ein Berichtswesen vereinbart werden (z. B. jährlicher Betreiberpflichtenbericht durch den FM-Dienstleister) sowie Inspektionsrechte des Auftraggebers.

Werden diese fünf Punkte beachtet und vertraglich wie organisatorisch umgesetzt, kann sich der Eigentümer im Schadensfall exkulpieren, d. h. erfolgreich auf die erfolgte Delegation verweisen. Unterlaufen allerdings Mängel – z. B. unklare Abgrenzungen, fehlende Kontrolle – bleibt die Betreiberverantwortung faktisch beim Eigentümer, der dann wegen Organisationsverschulden haftet. Vertraglich sollte daher nicht nur die bloße Pflichtübertragung geregelt werden, sondern es sollten auch Managementsysteme installiert werden, die die laufende Pflichterfüllung sicherstellen. Hier empfiehlt sich, die Dokumentationspflicht ausdrücklich festzuschreiben: Der FM-Dienstleister muss etwa alle durchgeführten Prüfungen und Wartungen dem Auftraggeber anzeigen und dokumentieren (ggf. über ein gemeinsames CAFM-System), sodass dieser die Pflichterfüllung nachhalten kann. Ebenso sollte geregelt sein, dass der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich informiert, falls ihm die Erfüllung einer Pflicht nicht möglich ist oder Mängel auftreten, damit der Auftraggeber reagieren kann (Notfallmaßnahmen, Drittfirmen, etc.).

• Pflichtenheft als Vertragsanlage: In vielen Fällen wird ein Betreiberpflichten-Kataster als Anlage dem Vertrag beigefügt. Dieses listet alle relevanten Prüf- und Wartungspflichten mit Frequenz, Normengrundlage und Zuständigkeit (Auftragnehmer oder Auftraggeber). Beispielsweise: „Prüfung der Blitzschutzanlage – jährlich nach DIN EN 62305 – Zuständig: Auftragnehmer (Nachweis an AG)“. So ein Dokument (teils auch „Compliance-Matrix“ genannt) kann sich an Richtlinien wie GEFMA 190 oder der Betreiberverantwortungs-Norm VDI 3810 orientieren. Es schafft Transparenz und dient beiden Seiten als Arbeitsgrundlage.

• Versicherung und Freistellung: Da der FM-Dienstleister durch die Übernahme von Betreiberpflichten potentiell erhebliche Risiken trägt, sollte der Vertrag entsprechende Haftungs- und Versicherungsklauseln enthalten. Der Auftragnehmer wird in der Regel verpflichted, eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung zu unterhalten (inkl. Personen-, Sach- und Vermögensschäden, Deckungssumme angemessen zur Objektgröße) und auf Verlangen nachzuweisen. Zusätzlich kann vereinbart werden, dass der Auftragnehmer den Auftraggeber von Ansprüchen Dritter freistellt, soweit diese durch vom Auftragnehmer verletzte Pflichten verursacht wurden. Umgekehrt verlangen seriöse Dienstleister, die Risiken begrenzt zu wissen – hier muss eine faire Haftungsverteilung gefunden werden, etwa Haftungsausschlüsse für mittelbare Schäden, Kappung von Vertragsstrafen oder eine Haftungshöchstsumme pro Schadensfall. Diese Punkte sind regelmäßig Verhandlungsgegenstand und sollten unter Beachtung der AGB-rechtlichen Zulässigkeit geregelt sein.

Zusammengefasst ist die Delegation von Betreiberpflichten ein zentrales Element in FM-Verträgen für Großobjekte. Vertragliche Zusätze müssen klar definieren, welche Pflichten delegiert werden, wie die Erfüllung sichergestellt und überwacht wird, und welche Haftung der Dienstleister dafür übernimmt. Nur so kann der Auftraggeber seiner Betreiberverantwortung nachkommen, ohne die Kontrolle zu verlieren.

• Vertragsdauer und Kündigungsrechte: Im Hauptvertrag selbst wird die Laufzeit fixiert. Als Anlage oder im Vertrag kann aber ein Meilenstein- bzw. Kündigungsrechtekatalog stehen. Beispielsweise kann nach Ablauf eines Pilotjahres eine evaluative Überprüfung stattfinden, mit dem vertraglich vereinbarten Recht, den Vertrag anzupassen oder ggf. vorzeitig zu beenden, falls definierte Performance-Ziele nicht erreicht wurden. Ebenso sollten außerordentliche Kündigungsgründe benannt werden (z. B. grobe Pflichtverletzungen, wiederholte SLA-Verfehlungen, Insolvenz des Auftragnehmers). Teilweise wird in einem eigenständigen Anhang (z. B. „Governance und Exit-Plan“) geregelt, wie im Kündigungs- oder Ablauf-Fall die Übergabe zurück an den Auftraggeber oder einen Nachfolger zu erfolgen hat – incl. Fristen für Personalinformation, Herausgabe von Dokumentationen etc.

• Preisgleitklauseln: Angesichts von Lohnsteigerungen und Inflation ist bei mehrjährigen FM-Verträgen fast immer eine Preisgleitklausel sinnvoll. Üblich ist die Koppelung an anerkannte Indizes (z. B. Verbraucherpreisindex oder spezielle Lohnindices für Gebäudereinigung/Gebäudemanagement). Ein Vertragszusatz kann regeln, dass die Vergütung z. B. jährlich zum 1. Januar entsprechend der prozentualen Veränderung des Index angepasst wird. Auch Mindestlohnerhöhungen sollten abgedeckt sein, da FM-Dienstleister stark personalintensive Leistungen erbringen. Hier kann auf die Tarifentwicklung in einschlägigen Tarifverträgen Bezug genommen werden (z. B. dem Gebäudereinigertarif, falls relevant).

• Leistungsveränderungen (Change Management): In Anlagen oder im Vertrag sollte ein Änderungsmanagement-Prozess beschrieben sein. Da sich in großen Objekten über die Zeit Anforderungen ändern (neue Flächen kommen hinzu, andere fallen weg, Nutzerzahlen ändern sich, gesetzliche Neuerungen erfordern zusätzliche Leistungen), muss der Vertrag flexibel anpassbar bleiben. Ein typischer Vertragszusatz ist eine Änderungsanzeige und -angebot: Der Auftraggeber kann schriftlich eine Leistungsänderung anfordern, der Dienstleister unterbreitet innerhalb einer Frist ein Angebot über Mehr- oder Minderkosten, und nach Einigung wird ein Nachtrag zum Vertrag erstellt. Außerdem kann eine Bandbreiten-Regelung definiert werden: etwa „Schwankt die zu reinigende Fläche um bis zu ±5%, bleibt die Pauschalvergütung unverändert; darüber hinausgehende Änderungen führen zu proportionaler Anpassung“. Dadurch werden kleinere Änderungen unbürokratisch gehandhabt, während größere planmäßig neu verhandelt werden.

• Vergütungsmodell und Abrechnung: In den Vertragsanlagen, meist in einem Preisblatt, werden alle Preise und die Abrechnungsmodalitäten festgelegt. Üblich bei FM-Großverträgen ist eine Monatspauschale für den Großteil der Leistungen, kombiniert mit Einheitspreisen für variable oder optionale Leistungen. Das Preisblatt (ggf. auf Basis GEFMA 520 erstellt) listet z. B.: Monatspauschale für Grundleistungen (mit Aufschlüsselung nach Leistungsbereichen), Preise für Regieleistungen (z. B. zusätzlicher Techniker pro Stunde, Sonderreinigung pro m²), Zuschläge für Nacht-/Wochenendarbeit, Kosten für Material gestaffelt oder inkludiert etc. Wichtig ist auch die Regelung der Abrechnung und Zahlung: Als Vertragszusatz kann ein Musterleistungsnachweis oder Abrechnungsformular dienen, auf dem der Dienstleister monatlich bestätigt, was erbracht wurde (inkl. eventueller Zusatzaufträge), und welches Entgelt daher fällig ist. Zahlungsziele (z. B. 30 Tage netto), Skonti oder Boni für frühzeitige Zahlung könnten ebenfalls vereinbart sein.

• Transparenz und Auditrechte: Um langfristig die Kalkulation nachvollziehbar zu halten, enthalten manche Verträge (insbesondere im öffentlichen Sektor oder bei Kostplus-Modellen) Klauseln, die dem Auftraggeber Einblick in Kalkulationsgrundlagen gewähren. Z. B. kann vereinbart sein, dass der Dienstleister auf Verlangen die Lohn- und Materialkosten offenlegt, falls z. B. Preisänderungen verlangt werden. Auch Auditrechte (Buch- und Betriebsprüfungen) können im Vertrag fixiert sein, um sicherzustellen, dass z. B. Sozialstandards eingehalten werden (etwa Kontrolle, ob wirklich Mindestlohn gezahlt wird, im Sinne von Compliance).

Angesichts verstärkter Klimaschutz- und Nachhaltigkeitsvorgaben gewinnen ESG-Kriterien in FM-Verträgen zunehmend an Bedeutung. Gebäude verursachen erhebliche CO₂-Emissionen und Betriebskosten, sodass der Auftraggeber oft ein Interesse hat, den FM-Dienstleister in seine Nachhaltigkeitsstrategie einzubinden.

Nachhaltiger Gebäudebetrieb: GEFMA betont, dass nachhaltiges Handeln schon lange Bestandteil moderner FM-Verträge ist und durch neue europäische Gesetze (wie EU-Taxonomie, CSR-Richtlinien) weiter an Bedeutung gewonnen hat.

• Energie- und Ressourceneffizienz: Der Dienstleister wird verpflichtet, ein Energiekonzept oder Einsparkonzept zu erstellen. RealFM/GEFMA haben z. B. empfohlen, dass der Auftragnehmer nach Erfassung des Ist-Zustands Vorschläge für Verbesserungen erarbeitet (z. B. Optimierung von Heizungsanlagen, Reduktion von Leerlaufzeiten). Im Vertrag kann festgeschrieben sein, bis wann ein solcher Bericht vorliegen muss und wie die Umsetzung von Einsparmaßnahmen beschlossen und ggf. vergütet wird. Weiter kann vorgeschrieben werden, dass der Dienstleister bestimmte Standards einhält, z. B. DIN EN ISO 50001 (Energiemanagement) oder ein Umweltmanagement nach ISO 14001.

• Material- und Chemikalieneinsatz: Für Reinigungs- und Wartungsleistungen können ökologische Mindeststandards definiert werden (z. B. Verwendung von Reinigungsmitteln mit EU-Ecolabel, Verzicht auf bestimmte Lösungsmittel, Einsatz von Recyclingmaterialien bei Verbrauchsgütern). Diese Vorgaben würden in der Leistungsbeschreibung oder als separate Nachhaltigkeits-Anlage genannt.

• Nachhaltigkeitskennzahlen und Reporting: Gemäß EU-Taxonomie müssen große Unternehmen berichten, wie nachhaltig ihre Aktivitäten sind. FM-Dienstleistungen fallen dabei unter die betrieblichen Prozesse. Der Vertrag kann daher vorschreiben, dass der Dienstleister Daten für ESG-Reports liefert – etwa den jährlichen Energieverbrauch des Gebäudes (unterteilt nach Strom, Wärme), die Abfallmengen (mit Recyclingquoten), Wasserverbrauch, etc., sowie Informationen zu sozialen Aspekten (z. B. Anzahl der Beschäftigten, Schulungsstunden, Arbeitssicherheitskennzahlen) und Governance (eingeführte Compliance-Maßnahmen). GEFMA 510 (2023) enthält Empfehlungen für ein solches ESG-Berichtswesen, um die EU-Nachweispflichten zu unterstützen. Damit wird Nachhaltigkeit messbar und Bestandteil der vertraglichen Leistungskontrolle.

• Klimarisiken und Resilienz: In industriellen FM-Verträgen könnte man zudem Aspekte der Klimaanpassung einfließen lassen, z. B. Vorkehrungen bei Extremwetter (Hitze, Starkregen). Während dies eher projektspezifisch ist, sehen manche Verträge Pflichten vor, etwa regelmäßige Überprüfung von Notstromaggregaten, Klimaanlagen auf Kühlmittel-Lecks (Klimaschutzverordnung) oder Dachentwässerungen (um bei Starkregen Schäden zu vermeiden).

Die Integration solcher Nachhaltigkeitsaspekte erfolgt oft über optionale Vertragsmodule, da nicht jeder Auftraggeber dieselben Anforderungen hat. GEFMA 510 markiert in seiner 2018-Version entsprechende Klauseln zur nachhaltigen Immobilienbewirtschaftung ausdrücklich als optional, um dem Nutzer die Auseinandersetzung mit diesem wichtigen Thema zu erleichtern. In modernen FM-Verträgen ist es jedoch zunehmend üblich, dass mindestens Grundelemente hiervon enthalten sind, etwa eine jährliche Energiereportingpflicht und eine Kooperationspflicht zur Verbesserung der Gebäudeeffizienz. Schließlich trägt ein effektives Nachhaltigkeitsmanagement auch zur Kostenkontrolle bei (z. B. Energieeinsparungen) und ist Teil der Compliance, da bestimmte Nachhaltigkeitsverstöße (z. B. unsachgemäße Entsorgung gefährlicher Abfälle) rechtliche Konsequenzen haben können.

• Organisations- und Personalplan: Oft fügt der Dienstleister einen Einsatz- und Organisationsplan als Anlage bei, der z. B. ein Organigramm zeigt, Ansprechpersonen (Objektleiter, Account Manager) mit Kontaktdaten benennt und die Personalstärken pro Leistungsbereich angibt (z. B. 5 Reinigungskräfte à 8h/Tag). Zwar schuldet der Werkunternehmer primär den Erfolg, doch der Auftraggeber möchte Verständnis haben, wie der Dienstleister dies plant. Diese Anlage ist meist informativ und unterliegt Anpassungen, aber kann als Teil des Angebots mit vereinbart werden. Sie hilft auch im späteren Austausch, z. B. weiß der Auftraggeber, wer sein erster Ansprechpartner ist, und der Dienstleister verpflichtet sich, bestimmte Schlüsselpositionen nur mit Zustimmung auszutauschen (für Kontinuität).

• Sicherheit und Zugang: Für Industrieareale und Bürocampi mit hohen Sicherheitsanforderungen gibt es häufig eine Sicherheits- und Zutrittsregelung als Vertragszusatz. Darin steht, welche Zugangsvoraussetzungen die Mitarbeiter des Dienstleisters erfüllen müssen (z. B. Sicherheitsüberprüfung, Werksausweise tragen, Unterweisung in Werksicherheit). Auch Arbeitszeitbeschränkungen auf dem Gelände, Meldewege bei Unfällen, Geheimhaltungspflichten bezüglich betrieblicher Vorgänge usw. können hier geregelt sein. Diese Anlage orientiert sich oft an der bestehenden Hausordnung oder Sicherheitsvorschriften des Auftraggebers und macht sie für den Dienstleister verbindlich.

• Notfall- und Übergabepläne: Für den Fall eines plötzlichen Dienstleisterwechsels oder Ausfalls (z. B. wenn der Auftragnehmer insolvent wird oder der Vertrag gekündigt wird) kann ein Exit-Plan vereinbart werden. Dieser enthält z. B. die Pflicht des Dienstleisters, im Notfall noch für eine Übergangszeit Leistungen zu erbringen (gegen Vergütung), kritische Daten unverzüglich herauszugeben (wie Schließpläne, Wartungshistorien) und bei einer Mitarbeiterübernahme durch den Folgeauftragnehmer mitzuwirken. Hintergrund: In FM-Verträgen kommt bei Vertragsende unter Umständen § 613a BGB (Betriebsübergang) zur Anwendung, wenn der neue Dienstleister die Belegschaft übernimmt. Ein guter Vertrag berücksichtigt dies, verpflichtet den alten Dienstleister zur frühzeitigen Information seiner Mitarbeiter und zur Kooperation, um einen geordneten Übergang sicherzustellen.

• Besondere objektspezifische Anhänge: Je nach Branche und Objekt können sehr spezifische Anlagen nötig sein. Beispielsweise in einem Krankenhaus-FM-Vertrag könnte es einen Anhang Hygienevorschriften geben. In einem Industriepark-FM-Vertrag vielleicht einen Umweltkataster (Liste von wassergefährdenden Stoffen, deren Handhabung) oder Vertragszusatz für Werkschutz mit detaillierten Postenvorschriften für Sicherheitsdienste. In Verwaltungsgebäuden der öffentlichen Hand sind oft Tariftreue- und Sozialstandards-Vereinbarungen als Anlage dabei, in denen der Dienstleister zusichert, tarifvertragliche Bedingungen einzuhalten und bestimmte soziale Kriterien (z. B. Frauenförderung, Ausbildung) zu erfüllen – gerade bei öffentlichen Ausschreibungen ist dies vorgeschrieben.