DIN 13269. Alle Gewerke. Instandhaltungsverträge.

Ein Wartungsvertrag muss sich an den anerkannten Regeln der Technik orientieren.

• DIN 31051 und DIN EN 13306 : Begriffe der Instandhaltung: Diese Normen definieren alle Grundbegriffe und Maßnahmen der Instandhaltung. Instandhaltung wird zusammenfassend als Kombination aller technischen, administrativen und Management-Maßnahmen verstanden, um den funktionsfähigen Zustand einer Einheit zu erhalten oder wiederherzustellen. Insbesondere werden hier die vier Grundmaßnahmen Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung exakt beschrieben, was für ein einheitliches Verständnis im Vertrag wichtig ist. Beispielsweise definiert DIN 31051 Wartung als alle Maßnahmen zur Verzögerung des Verschleißes (Reinigung, Schmierung, Justierung etc.) und Inspektion als Maßnahmen zur Feststellung des Ist-Zustands (Prüfungen, Messungen als Grundlage für Entscheidungen). Diese Normen liefern ein begriffliches Fundament, verhindern Missverständnisse und können im Vertrag als Referenz zitiert werden (etwa „Wartung nach Definition DIN 31051“).

• DIN 13269 : Inhalte von Wartungsverträgen: Speziell für die Vertragsgestaltung von Instandhaltungsleistungen wurde die Norm DIN 13269 „Instandhaltung – Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen“ erarbeitet. Sie gibt einen Leitfaden dafür, welche Inhalte und Leistungen in einem Wartungsvertrag enthalten sein müssen, um Normenkonformität zu gewährleisten. DIN 13269 behandelt u.a. die strukturierte Leistungsbeschreibung, Qualitätssicherung und Dokumentation in Wartungsverträgen. Ein vertragskonformer Wartungsvertrag sollte diese Empfehlungen berücksichtigen – etwa die Aufnahme von Anlagenlisten, klaren Leistungsintervallen, Regelungen zur Mängelmeldung und Berichtspflichten. Die Einhaltung dieser Norm sorgt dafür, dass alle notwendigen Vertragsinhalte klar definiert sind.

• VDMA 24186 : Wartungsleistungsverzeichnisse: Der Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA) hat mit der Richtlinienreihe VDMA 24186 standardisierte Leistungsprogramme für die Wartung verschiedener Gewerke veröffentlicht. Diese Einheitsblätter (Teile 1–7) enthalten detaillierte Checklisten der Wartungsaufgaben für z.B. Lufttechnische Anlagen, Heizungsanlagen, Kälteanlagen, Gebäudeautomation, Elektrotechnik, Sanitär und Brandschutztechnik. In der Praxis wird in Wartungsverträgen häufig formuliert, dass die Leistungen „gemäß VDMA 24186“ zu erbringen sind. Damit wird der anerkannte Stand der Technik abgebildet, ohne alle Einzelpositionen im Vertragstext aufzählen zu müssen. Ergänzend greifen öffentliche Auftraggeber oft auf AMEV-Arbeitskarten zurück: Der Arbeitskreis Maschinen- und Elektrotechnik der öffentlichen Hand (AMEV) gibt für viele Anlagentypen Empfehlungen heraus (z.B. AMEV “Wartung 2014” mit Vertragsmustern für Wartung und Inspektion). Diese AMEV-Muster und -Leistungslisten basieren teilweise auf VDMA-Standards und sind speziell auf öffentliche Gebäude zugeschnitten. Zusammen ermöglichen VDMA und AMEV Vorlagen eine klare Spezifikation des Wartungsumfangs nach einheitlichen Maßstäben.

• VDI 3810 : Betreiben und Instandhalten von TGA: Die Richtlinie VDI 3810 vom Verein Deutscher Ingenieure gibt umfassende Empfehlungen für den sicheren und rechtskonformen Betrieb von gebäudetechnischen Anlagen. Sie deckt sowohl die Betreiberpflichten als auch praktische Hinweise zur Durchführung der Instandhaltung ab. VDI 3810 fordert einen bedarfsgerechten, sicheren und wirtschaftlichen Betrieb der technischen Gebäudeausrüstung und adressiert explizit die Wahrnehmung der Betreiberpflichten sowie die Betriebssicherheit. Für Wartungsverträge bedeutet dies, dass nach VDI 3810 zu betreiben ist – etwa müssen Wartungsintervalle so festgelegt werden, dass Betriebssicherheit und Schutz von Personen gewährleistet bleiben. Die VDI 3810 wird häufig als interpretierende Richtlinie herangezogen, um z.B. Verantwortlichkeiten zu klären oder den Stand der Technik bei Wartungsabläufen zu definieren. Gerade wenn ein externer FM-Dienstleister Betreiberaufgaben übernimmt, ist diese Richtlinie relevant, um den Umfang der übertragenen Pflichten und die Schnittstellen sauber zu regeln.

• Weitere Normen je nach Gewerk: Je nach Art der Anlagen, die gewartet werden, gelten weitere fachliche Normen. Beispiele: Für Aufzüge fordert die Betriebssicherheitsverordnung regelmäßige Wartungen und Prüfungen (TÜV-Abnahmen). Landesbauordnungen und Sonderbauverordnungen schreiben Wartungen sicherheitstechnischer Anlagen vor, z.B. Brandmeldeanlagen, Rauchabzüge, Notbeleuchtungen. Im Bereich Raumlufttechnik gilt VDI 6022 für Hygieneinspektionen (regelmäßige Reinigung, Keimprüfungen in Lüftungsanlagen), VDI 2047 für Rückkühlwerke (Kühltürme) und VDI/DVGW 6023 für Trinkwasser-Installationen – all diese Regeln erfordern bestimmte Wartungsintervalle und teils spezielle Schulungen für das Personal. Heizungsanlagen unterliegen Herstellervorgaben und seit 2020 dem Gebäudeenergiegesetz (GEG) (früher EnEV), das regelmäßige Heizungschecks vorschreibt. Ein Wartungsvertrag sollte daher auf solche gesetzlichen Prüfpflichten Bezug nehmen – etwa indem er regelt, dass der Dienstleister die Einhaltung von DGUV V3-Prüfungen für Elektroanlagen (E-Check) oder die jährliche Feuerlöscherwartung sicherstellt. Die Berücksichtigung dieser Normen im Vertrag ist Teil der Compliance (siehe unten) und garantiert, dass der Betreiber seiner gesetzlichen Instandhaltungspflicht nachkommt.

• GEFMA-Richtlinien: Die German Facility Management Association (GEFMA) hat ebenfalls branchenspezifische Richtlinien erstellt. Besonders hervorzuheben ist GEFMA 190 – Betreiberverantwortung im FM, welche die gesetzlichen Betreiberpflichten und ihre Pflichtenübertragung behandelt. Weitere Richtlinien wie GEFMA 160 (Nachhaltigkeit im FM) gewinnen an Bedeutung, um Aspekte wie energieeffizienten Betrieb oder Umweltschutz vertraglich zu verankern. Außerdem existiert mit GEFMA 510 ein Leitfaden zum Mustervertrag FM und mit GEFMA 520 ein Standardleistungsverzeichnis, die von GEFMA und RealFM e.V. gemeinsam entwickelt wurden. Diese enthalten praxiserprobte Klauseln und Strukturen für FM-Verträge, einschließlich Wartungsleistungen, und wurden zuletzt 2019 aktualisiert, um Themen wie Mindestlohn, Nachhaltigkeit, CAFM-Einsatz und Qualitätsmanagement zu integrieren. Für die Vertragsgestaltung auf postgradualem Niveau ist es ratsam, diese Standards und Richtlinien als Referenz heranzuziehen, um Vollständigkeit und Aktualität sicherzustellen.

• Arten von Wartungsverträgen: In der FM-Praxis haben sich verschiedene Vertragsmodelle etabliert, die den Umfang der Instandhaltungsleistungen unterschiedlich abdecken.

• Standard-Wartungsverträge: Sie decken regelmäßige Wartungs- und Inspektionsarbeiten ab (z.B. jährliche Heizungswartung), während erforderliche Instandsetzungen (Reparaturen) nicht inkludiert sind und bei Bedarf separat beauftragt und vergütet werden. Dieses Modell beschränkt sich also auf vorbeugende Maßnahmen und einfache Verschleißteilwechsel; größere Reparaturen laufen außerhalb des Vertrags.

• Vollwartungsverträge: Hier sind neben den planmäßigen Wartungen auch verschleißbedingte Reparaturen und oft sogar Ersatzteile im Pauschalpreis enthalten. Der Betreiber erhält dadurch maximale Kostensicherheit, da alle Maßnahmen zur Funktionssicherung abgedeckt sind. Vollwartungsverträge werden z.B. bei aufzugsanlagen häufig genutzt – ein Bereich, wo unvorhergesehene Reparaturen teuer sein können. Auch für komplexe Anlagensysteme wie Blockheizkraftwerke oder größere Produktionsanlagen sind Vollwartungsverträge üblich, um Ausfallrisiken finanziell abzudecken. Demgegenüber sind die laufenden Gebühren natürlich höher als bei Standardverträgen.

• Inspektionsverträge: Diese umfassen nur Prüf- und Kontrollleistungen, also die regelmäßige Inspektion der Anlage ohne anschließende Wartungstätigkeiten. Ein solcher Vertrag wird manchmal gewählt, um z.B. die Anlagenzustände durch einen externen Sachkundigen begutachten zu lassen, während die eigentliche Wartung durch Eigenpersonal erfolgt. Juristisch ist die Abgrenzung wichtig: Liefert ein Vertragspartner nur Inspektionsberichte, schuldet er nicht die Beseitigung erkannter Mängel. Das erwähnte Urteil des KG Berlin 2019 verdeutlicht dies (keine Haftung des Wartenden für unerkannte Korrosionsursachen, da keine Inspektionspflicht). In vielen Fällen kombiniert man aber Inspektion und Wartung in einem Vertrag, um klare Verantwortlichkeiten zu haben.

• Erweiterte Serviceverträge: Diese können zusätzlich Leistungen wie einen 24h-Notdienst, garantierte Reaktionszeiten bei Störungen, Fernüberwachung oder Ersatzgerätebereitstellung umfassen. Solche Leistungen gehen über die reine Wartung hinaus und werden oft als Service Level Agreements (SLAs) im Vertrag festgeschrieben. Beispielsweise kann bei kritischer Infrastruktur (Rechenzentren, Produktionsstraßen) vereinbart sein, dass binnen 2 Stunden nach Störungsmeldung ein Techniker vor Ort sein muss – ggf. gegen Aufpreis. Derartige SLA-Klauseln sind in umfangreichen FM-Verträgen ein zentrales Mittel, um die Qualität sicherzustellen.

In der Praxis hängt die Wahl des Vertragsmodells von der Komplexität der Anlagen und den Anforderungen des Betreibers ab. Bei einfachen Gewerken (z.B. Türen, Fenster) reichen oft Standardverträge, während bei komplexen TGA-Systemen mit hohem Störpotenzial Vollwartung sinnvoll sein kann. Hybride Formen sind ebenfalls verbreitet – etwa Standardwartung plus eine gewisse Kleinreparatur-Flatrate, damit der Dienstleister kleinere Defekte bis zu einem bestimmten Betrag gleich mitbeheben darf, ohne neuen Auftrag (zur Minimierung von Verwaltungsaufwand). Wichtig ist, dass Auftraggeber und -nehmer das gleiche Verständnis vom Vertragstyp haben, um Konflikte zu vermeiden. Unterschiedliche Auffassungen, ob eine bestimmte Tätigkeit noch von der pauschalen Wartung gedeckt ist oder extra berechnet wird, führen sonst schnell zu Streit. Daher empfiehlt es sich, im Vertrag klar anzugeben, ob es ein Vollwartungsvertrag ist oder welche Leistungen ausgenommen sind.

• Typischer Leistungsumfang: Ein Wartungsvertrag sollte präzise festlegen, welche Anlagen und Komponenten erfasst sind und welche Wartungs- bzw. Inspektionsarbeiten in welchen Intervallen auszuführen sind. Üblich ist eine Anlagenliste als Anhang, in der alle Geräte und technischen Einrichtungen aufgeführt werden (mit Fabrikat, Typ, Standort), die der Vertrag abdeckt. Weiterhin gehört eine Leistungsbeschreibung hinein, die pro Gewerk oder Gerätetyp die konkreten Tätigkeiten aufführt. Hier bieten die genannten Normen Hilfestellung: DIN 31051/EN 13306 liefern die Grundbegriffe; VDMA 24186 liefert checklistenartige Tätigkeiten; Herstellerempfehlungen (z.B. aus Wartungshandbüchern für Kessel oder Klimageräte) sollten ebenfalls berücksichtigt werden. In vielen Wartungsverträgen findet man Formulierungen wie „Wartung gemäß VDMA 24186 Blatt x unter Beachtung der Wartungsvorschriften des Herstellers“. Damit verpflichtet sich der Dienstleister, alle vom Hersteller vorgesehenen Inspektionspunkte und Wartungsschritte auszuführen (z.B. Filterwechsel, Dichtheitsprüfung, Software-Update etc.). Besonders bei gewerkeübergreifenden FM-Verträgen (Gebäudegesamtwartung) ist es sinnvoll, pro Gewerk einen Anlageneigentümer intern zu benennen und getrennte Leistungskataloge zu verwenden, weil z.B. die Anforderungen für eine Aufzugswartung ganz anders sind als für die Grünanlagenpflege.

• Heizungsanlagen: i.d.R. jährliche Wartung, inkl. Reinigen des Brenners, Überprüfung von Druck und Temperatur, Austausch von Verschleißteilen (Öldüsen, Filter), Funktionsprüfung der Sicherheitsventile, Abgasanalyse usw..

• Lüftungs- und Klimaanlagen: halbjährliche oder jährliche Wartung, inkl. Filterwechsel, Reinigung von Wärmetauschern und Kondensatwannen, Prüfung von Ventilatorlauf, Riemenspannung, Einstellen von Regelklappen, ggf. Hygienekontrolle nach VDI 6022.

• Aufzüge: monatliche bis vierteljährliche Wartung mit Inspektion aller sicherheitsrelevanten Einrichtungen (Tragmittel, Türfunktionen, Notrufsystem, Fangvorrichtung). Hinzu kommen alle 2 Jahre die Hauptprüfungen durch zugelassene Überwachungsstellen (TÜV), die der Betreiber organisieren muss – oft übernimmt das Wartungsunternehmen die Vorbereitung und Begleitung dieser Prüfungen.

• Brandschutzanlagen: z.B. Brandmeldeanlagen mit jährlicher Funktionsprüfung aller Melder und Alarmgeber; Sprinkleranlagen mit vierteljährlichen Teilprüfungen und jährlicher Gesamtprüfung; Feuerlöscher-Wartung alle 2 Jahre usw.. Diese Intervalle sind häufig gesetzlich vorgeschrieben (Bauordnung, Prüfvorschriften) und müssen strikt eingehalten werden.

• Elektrotechnische Anlagen: Wiederholungsprüfungen nach DGUV V3 (ehemals BGV A3) z.B. alle 4 Jahre für feste Anlagen und jährlich für ortsveränderliche Betriebsmittel, sofern letztere im Vertrag mit abgedeckt sind. USV-Anlagen und Notstromaggregate erfordern jährliche Wartung inkl. Probelauf, Batteriecheck und Filterwechsel.

• Gebäudeleittechnik (GLT/BMS): Neben der Hardwarewartung (Server, Automationsstationen prüfen, Updates einspielen) sind Software-Wartung und Daten-Backups wichtig. Regelmäßige Kontrolle der Sensorik (Kalibrierung) und Aktorik sowie Updates der Steuerungssoftware gehören hier zum Wartungsumfang.

Diese Beispiele zeigen, wie vielfältig die Wartungsaufgaben je nach Anlage sind. Transparenz über den Leistungsumfang ist daher essenziell. Beide Vertragsparteien sollten eindeutig festhalten, welche Leistungen nicht enthalten sind, um spätere Missverständnisse zu vermeiden. Oft werden besonders aufwändige Leistungen – etwa große Grundreinigungen oder umfangreiche Revisionen – vom normalen Wartungsvertrag ausgenommen und nur bei Bedarf beauftragt. Zum Beispiel ist eine spezielle Hygieneinspektion nach VDI 6022 (mit Laboruntersuchungen) meist nicht Teil der routinemäßigen Wartung einer Lüftungsanlage und muss separat beauftragt werden, sofern nicht explizit im Vertrag aufgenommen. Ebenso können Störungsbeseitigungen (Reparatureinsätze außerhalb der Turnuswartung) in Standardverträgen ausgeschlossen oder begrenzt sein – einige Verträge regeln, dass der Wartungsanbieter kleinere Mängelbehebungen sofort durchführen darf, während größere Reparaturen nur auf separate Anordnung erfolgen. All dies sollte schriftlich fixiert sein.

• Individualisierung nach Objekt: Jedes Gebäude ist anders – Vertragsklauseln sollten daher an die Besonderheiten der Immobilie angepasst werden. In einem ersten Schritt empfiehlt sich eine Analyse der Ziele und Bedürfnisse des Auftraggebers sowie der Eigenschaften des Objekts: Handelt es sich um eine Produktionsimmobilie mit empfindlichen Fertigungsprozessen, um einen reinen Bürokomplex oder um ein Gebäude mit Publikumsverkehr? Solche Unterschiede beeinflussen z.B. die Anforderungen an Verfügbarkeiten, Sicherheitsstandards und Haftungsfragen. Beispielsweise wird ein Industriebetrieb besonderen Wert auf minimale Ausfallzeiten legen (eventuell ist eine Wartung nur am Wochenende oder in Stillstandzeiten möglich), während in einem Bürogebäude mehr auf Energiesparmaßnahmen oder Nutzerkomfort geachtet wird. Auch die Frage, ob der Auftraggeber Eigentümer oder Mieter des Gebäudes ist, spielt hinein – ein Mieter muss meist nur betriebliche Wartung erledigen, während der Eigentümer für substanzielle Instandsetzung zuständig bleibt. Begriffe wie Instandhaltung, Instandsetzung, Wartung und Inspektion können in Mietverträgen unterschiedlich verteilt sein. All das sollte im FM-Wartungsvertrag berücksichtigt und sauber terminologisch abgeglichen werden, um Überschneidungen oder Lücken zu vermeiden.

• Leistungsbeschreibung und Referenzen: Wie oben dargestellt, bildet eine präzise Leistungsbeschreibung das Herzstück des Wartungsvertrags. Darin sollten Intervall, Umfang und Methode der Wartung für jede Anlagengruppe festgelegt sein. Es ist ratsam, anerkannte Normen direkt zu referenzieren (z.B. „Wartung nach DIN 31051, beinhaltet reinigen, schmieren, nachstellen, prüfen und protokollieren gemäß VDMA 24186“). Öffentliche Auftraggeber fügen oft die erwähnten Arbeitskarten oder Leistungsverzeichnisse als Vertragsanhang bei, um Klarheit zu schaffen. Wichtig ist auch die Dokumentation: Der Vertrag sollte festschreiben, dass der Dienstleister nach jedem Wartungstermin einen Wartungsbericht erstellen muss. Üblich ist die Übergabe von Wartungsprotokollen, Checklisten oder VDMA-Arbeitsblättern als Nachweis. Diese Protokolle dienen nicht nur der Information des Betreibers, sondern sind im Streitfall auch Beweismittel, um die ordnungsgemäße Leistung oder festgestellte Mängel zu belegen. Eine lückenhafte Dokumentation kann dem Wartungsunternehmen zum Verhängnis werden, da im Zweifel angenommen wird, die Wartung sei nicht erfolgt. Vertraglich kann man hier Qualitätsanforderungen stellen, z.B. „Berichte sind binnen 5 Werktagen nach Wartung in digitaler Form (PDF) zu liefern, inkl. Fotos identifizierter Mängel“ etc. – solche Klauseln professionalisieren das Reporting.

• Vergütung und Preisanpassung: Im FM-Sektor werden Wartungsleistungen meist pauschal vergütet. Ein häufiger Ansatz ist eine jährliche Pauschale, zahlbar in monatlichen oder quartalsweisen Raten. Darin sind sämtliche vereinbarten Wartungsarbeiten enthalten, einschließlich An- und Abfahrtkosten, einfacher Verbrauchsmaterialien (Schmiermittel, Reiniger) etc.. Ersatzteile und Reparaturen werden bei Standardverträgen in der Regel nach Aufwand zusätzlich berechnet, da nicht im Voraus klar ist, welche Komponenten verschleißen. Bei Vollwartung hingegen sind diese bereits inkludiert, was der Anbieter durch einen Risikoaufschlag kalkuliert. In der Praxis dominieren Pauschalmodelle, weil sie dem Auftraggeber die Budgetplanung erleichtern. Der Nachteil für den Auftragnehmer ist das wirtschaftliche Risiko bei unvorhergesehenen Mehraufwänden oder Preissteigerungen während der Vertragslaufzeit. Daher enthalten mehrjährige Verträge fast immer Preisanpassungsklauseln. Solche Klauseln koppeln die Vergütung an einen Index, um Inflation, Lohn- und Materialpreissteigerungen auszugleichen. Beispielsweise kann vereinbart sein, dass die Pauschale sich jährlich im Januar prozentual entsprechend dem vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Index der Erzeugerpreise und dem Tariflohnindex erhöht. Eine aktuelle Gerichtsentscheidung (OLG Bremen, 2022) hat bestätigt, dass eine derartige indexbasierte Preisanpassungsklausel im B2B-Bereich wirksam sein kann, selbst wenn sie Preissenkungen nicht ausdrücklich berücksichtigt – Voraussetzung ist allerdings, dass die Klausel transparent und nachvollziehbar formuliert ist. Im Unternehmerverkehr sind etwas einseitigere Klauseln zulässig (z.B. Weitergabe nur von Steigerungen), solange dem Auftraggeber z.B. ein Kündigungsrecht eingeräumt wird, falls die Preise über ein gewisses Maß steigen. Im Verbrauchergeschäft dagegen gelten strengere Maßstäbe. In jedem Fall muss eine Preisanpassungsklausel klar regeln, wann und wie eine Anpassung erfolgt, um der AGB-Inhaltskontrolle zu genügen. Ist die Klausel unwirksam, bleiben Preisänderungen ausgeschlossen und zu viel gezahlte Beträge könnten zurückgefordert werden. Alternativ zur Indexierung kann auch eine Staffelung vereinbart werden (z.B. Preis X im 1. Jahr, Y im 2. Jahr usw.), was jedoch unflexibel ist. Für langfristige FM-Verträge empfehlen Experten dynamische Preisgleitklauseln oder zumindest die Möglichkeit, bei Änderungen etwa des gesetzlichen Mindestlohns nachzuverhandeln.

• Vertragslaufzeit und Kündigung: In großvolumigen FM-Wartungsverträgen sind Laufzeiten von 3–5 Jahren mit Verlängerungsoption üblich. Ein befristeter Vertrag endet automatisch, während ein unbefristeter mit gesetzlicher Frist kündbar wäre. Daher nutzen viele Verträge feste Laufzeiten mit stillschweigender Verlängerung um z.B. 1 Jahr, sofern nicht gekündigt wird. Wichtig ist, die Kündigungsfristen klar zu regeln (oft 3 bis 6 Monate vor Laufzeitende). Zu lange Bindungen können im Privatkundengeschäft unwirksam sein, aber im B2B-Bereich werden auch längere Mindestlaufzeiten akzeptiert. Eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund sollte stets möglich sein – etwa bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen des Dienstleisters (z.B. wiederholte grobe Mängel, Sicherheitsverstöße). Umgekehrt verlangen manche Auftragnehmer ein Sonderkündigungsrecht, wenn der Auftraggeber z.B. im Zahlungsverzug ist oder im Gebäude gravierende Nutzungsänderungen eintreten, die den Aufwand drastisch erhöhen. All dies sollte im Vertrag mit eindeutigen Kriterien versehen werden. Bei Rahmenverträgen mit verlängerter Gewährleistung (siehe VOB/B-Regel) muss bedacht werden, dass eine vorzeitige Kündigung die Privilegierung beeinflussen könnte.

• Haftungs- und Versicherungsklauseln: Neben den bereits erörterten gesetzlichen Haftungsregeln enthalten Wartungsverträge oft spezifische Klauseln zur Haftungsbegrenzung. Beispielsweise könnte die Haftung für einfache Fahrlässigkeit auf einen Betrag X pro Schadensfall oder pro Vertragsjahr gedeckelt werden. Wichtig ist, dass solche Klauseln den AGB-rechtlichen Wirksamkeitskriterien entsprechen (kein Ausschluss von Kardinalpflichten oder typischer Schäden). Zudem wird in großen Verträgen vom Dienstleister verlangt, bestimmte Versicherungen nachzuweisen (Betriebshaftpflicht mit ausreichender Deckungssumme, evtl. spezielle Umwelthaftpflicht bei Gefahrstoffen etc.). Auch Vertragsstrafen können vereinbart sein, z.B. wenn Wartungen nicht fristgerecht durchgeführt werden oder Nachweise fehlen – hier ist allerdings Vorsicht geboten, da Vertragsstrafen unangemessen hoch nichtig sein können (vgl. § 307 BGB). In jüngerer Zeit diskutiert man im FM-Recht vermehrt über Bonus-Malus-Systeme und Service-Level-Agreements (SLA): Bei Erreichen oder Verfehlen bestimmter Leistungskennzahlen (z.B. Anlagenverfügbarkeit, Reaktionszeit) gibt es Boni oder Malus. Solche Regelungen müssen juristisch sauber formuliert sein, damit sie im Streitfall Bestand haben. Essenziell ist, dass Messbarkeit und Konsequenzen klar definiert sind, und dass das System in der Praxis auch tatsächlich überwachbar ist.

• Vertragsgegenstand und Leistungsumfang: genaue Beschreibung der Anlagen und der durchzuführenden Leistungen (ggf. unter Bezug auf Normen wie DIN 31051, VDMA 24186, AMEV-Karten).

• Turnus und Termine: Wartungsintervalle, Zeitpunkt der ersten Wartung, Abstimmung der Termine (z.B. Ankündigungsfristen).

• Mitwirkungspflichten des Auftraggebers: z.B. Zugangsgewährung, Bereitstellung von Energie, Dokumentation (Baupläne, Schaltpläne) und Meldewege für Störungen.

• Dokumentation: Pflicht zur Protokollierung aller Wartungen, Meldung von Mängeln, ggf. Führung eines Wartungsbuchs oder Eintrag im CAFM-System des Kunden.

• Vergütung: Pauschale oder Abrechnung nach Aufwand; Fälligkeiten (z.B. jährliche Rechnung nach Durchführung), enthaltene und nicht enthaltene Leistungen; Reisekostenregelung.

• Preisänderungsklausel: Indexierung oder andere Anpassungsmechanismen, sofern Laufzeit >1 Jahr.

• Laufzeit und Kündigung: Vertragsdauer, Verlängerungsmodalitäten, ordentliche Kündigungsfrist, wichtiger Grund.

• Haftung und Versicherung: Haftungsbegrenzungen im Rahmen des Zulässigen; Nachweis einer Haftpflichtversicherung; Umgang mit Folgeschäden (Schäden an der Anlage selbst und Drittschäden).

• Gewährleistung: Hinweis auf werkvertragliche Mängelansprüche, Verjährungsfrist (gesetzlich 2 Jahre ab Abnahme der Wartungsleistung, sofern Abnahme als Einzelakt überhaupt vereinbart wird; oft finden Wartungsleistungen ohne förmliche Abnahme statt, dann beginnt die Verjährung mit Leistungserbringung).

• Besondere Vorschriften: Einhaltung von Arbeitsschutz, Sicherheitsbestimmungen auf dem Betriebsgelände, ggf. Verpflichtung zur Verschwiegenheit (wenn der Dienstleister vertrauliche Bereiche betritt) und Datenschutz (z.B. Umgang mit Zugangsdaten oder -karten).

• Anlagen: Anlagenliste, ggf. Wartungspläne oder Checklisten, Ansprechpartner-Liste, vorhandene Betriebsanweisungen, Vorgaben für Entsorgung von Abfällen (z.B. Filter, Öle) usw.

Eine sorgfältige, ausführliche Vertragsgestaltung unter Berücksichtigung aktueller Normen und Rechtsprechung schafft Klarheit und beugt späteren Konflikten vor. Auftraggeber sollten der Versuchung widerstehen, einfach ein altes Muster unverändert wiederzuverwenden, da sich Gesetze (z.B. zum Vergaberecht, Mindestlohn) und technische Standards stetig weiterentwickeln. Ebenso sollten Auftragnehmer den Vertrag vor Unterschrift genau prüfen, da hierin oft umfangreiche Haftungs- und Leistungspflichten übertragen werden.

• Delegation der Betreiberpflichten: In Deutschland obliegt dem Betreiber einer Immobilie die Verantwortung, alle Anlagen sicher und rechtskonform zu betreiben. Betreiber ist derjenige, der die tatsächliche Entscheidungsgewalt über den Betrieb hat – das kann der Eigentümer selbst sein oder z.B. ein Mieter, der die Anlage nutzt. Diese Betreiberverantwortung umfasst Pflichten zum Schutz von Leben, Gesundheit, Sachwerten und Umwelt vor den Gefahren, die von der Liegenschaft und ihren technischen Anlagen ausgehen. Dazu zählen Einhaltung von Unfallverhütungsvorschriften, Brandschutz, Hygienestandards, Verkehrssicherungspflichten und vieles mehr. Facility-Management-Verträge – insbesondere Wartungsverträge – sind ein zentrales Mittel, um Betreiberpflichten auf fachkundige Dritte zu übertragen. So wird es in der Praxis als selbstverständlich angesehen, dass z.B. ein externer Dienstleister Aufzüge wartet, Lüftungsanlagen hygienisch inspiziert oder die Prüfung der Brandschutzeinrichtungen übernimmt. Wichtig ist jedoch: Die Betreiberverantwortung an sich bleibt rechtlich beim Betreiber. Er kann Aufgaben delegieren, haftet aber mit, falls er seine Überwachungs- und Auswahlpflicht verletzt. VDI 3810 und GEFMA 190 fordern deshalb, dass die Übertragung von Pflichten klar schriftlich fixiert wird und der Betreiber den beauftragten Dienstleister sorgfältig auswählt sowie laufend kontrolliert. Im Wartungsvertrag sollte ausdrücklich geregelt sein, welche gesetzlichen Betreiberpflichten der Auftragnehmer in wessen Namen wahrnimmt – etwa: „Der AN übernimmt im Rahmen dieses Vertrags die dem Betreiber obliegenden Pflichten aus § 3 Betriebssicherheitsverordnung für die prüfpflichtigen Anlagen. Hierzu gehören Vorbereitung und Begleitung der wiederkehrenden Prüfungen durch ZÜS, Führung eines Prüfbuchs und fristgerechte Wartung gemäß BetrSichV.“ Der Auftraggeber muss den Dienstleister mit den nötigen Befugnissen ausstatten, damit dieser die Pflichten erfüllen kann (z.B. Zugang zu allen Räumen, Abschalten von Anlagen zu Wartungszwecken erlauben). Gleichzeitig darf der Betreiber die Kontrollfunktion nicht komplett aus der Hand geben: Er sollte sich regelmäßige Berichte vorlegen lassen, stichprobenartig Leistungen prüfen oder Audits durchführen. Die Delegation entbindet ihn nicht davon, insgesamt die Organisationsverantwortung zu tragen.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Wartungsverträge müssen darauf abzielen, den Betreiber in die Lage zu versetzen, alle relevanten Rechtsvorschriften einzuhalten. Dazu zählen je nach Objekt: Arbeitschutzgesetz und Arbeitsstättenverordnung (für sichere Arbeitsbedingungen im Gebäude), Betriebssicherheitsverordnung (für sichere Bereitstellung und Prüfung überwachungsbedürftiger Anlagen wie Aufzüge, Druckbehälter, Elektrik), die Trinkwasserverordnung (Hygiene bei Trinkwasseranlagen), das Energieeinsparrecht (EnEV/GEG, bzgl. Heizungsprüfungen und energetischem Betriebsoptimieren), ggf. Umweltschutzgesetze (etwa Kühlanlagen-Verordnung für FCKW-Prüfung bei Klimaanlagen) und bauordnungsrechtliche Prüfvorschriften der Länder. Ein guter Wartungsvertrag verweist an den nötigen Stellen auf diese Compliance-Vorschriften. Beispielsweise wird in einem Aufzug-Wartungsvertrag festgehalten, dass die BetrSichV erfüllt wird, indem der AN die notwendigen regelmäßigen Wartungen und anstehende TÜV-Prüfungen organisiert. Für Brandschutzanlagen kann auf die PrüfVO des Bundeslandes verwiesen werden, die jährliche Wartungen vorschreibt. In Bereichen wie Trinkwasser oder Raumlufttechnik werden die VDI-Richtlinien (6023, 6022) genannt, um klarzustellen, dass nach diesen „anerkannten Regeln der Technik“ gearbeitet wird – was rechtlich relevant ist, da eine Wartung, die nicht den anerkannten Regeln entspricht, als mangelhaft gilt. Indirekt dient dies auch der Haftungsvermeidung: Hält sich der Dienstleister an Normen und Gesetze, reduziert das das Risiko von Schäden und Unfällen sowie von Regressforderungen.

• Arbeitsschutz und Qualifikation: Die Arbeitssicherheit sowohl für die Betreiber-Mitarbeiter als auch für das Wartungspersonal ist ein weiterer Compliance-Aspekt. Vertraglich sollte festgelegt sein, dass der Wartungsanbieter alle einschlägigen Unfallverhütungsvorschriften (DGUV-Regeln) einhält und sein Personal entsprechend unterwiesen und qualifiziert ist. In sicherheitskritischen Bereichen (z.B. Elektrotechnik, Arbeiten in großen Höhen, Umgang mit Gefahrstoffen) muss der Auftragnehmer fachkundige Personen einsetzen (Elektrofachkräfte, befähigte Personen nach BetrSichV etc.). Manche Normen fordern explizit Schulungsnachweise – VDI 6022 z.B. verlangt, dass Wartungspersonal von RLT-Anlagen in Hygiene geschult ist. Solche Anforderungen sollten im Vertrag erwähnt werden, etwa: „Das Personal des AN muss die für die Aufgaben erforderlichen Qualifikationen besitzen (z.B. Schulungsnachweis VDI 6022 Kategorie A für Hygieneinspektionen, Sachkundigenprüfung TRGS 519 für Asbestarbeiten etc.). Der AN bestätigt dies auf Verlangen durch Vorlage entsprechender Zertifikate.“ Außerdem können Regeln zum Verhalten auf dem Gelände festgeschrieben sein (Tragen von PSA – Persönlicher Schutzausrüstung, Melden beim Empfang, Begleitung in sensiblen Bereichen). Dies alles fällt unter Compliance und dient dazu, Unfälle und Haftungsfälle zu vermeiden.

• Mindestlohn und soziale Vorgaben: Ein wichtiger Compliance-Punkt in großvolumigen FM-Verträgen ist die Einhaltung arbeitsrechtlicher Standards. Seit Einführung des gesetzlichen Mindestlohns in Deutschland (MiLoG) und vergleichbarer Vorschriften (AEntG) achten Auftraggeber darauf, dass Dienstleister ihre Mitarbeiter korrekt entlohnen. Aktuelle Musterverträge im FM beinhalten daher eine Mindestlohn-Klausel, die den Auftragnehmer verpflichtet, die geltenden Lohnuntergrenzen einzuhalten und dies auf Verlangen nachzuweisen. Oft muss der Auftragnehmer auch sicherstellen, dass eventuelle Nachunternehmer ebenfalls den Mindestlohn zahlen – andernfalls kann der Auftraggeber unter bestimmten Umständen haftbar gemacht werden (Subsidiärhaftung nach MiLoG §13). In der vierten Auflage des GEFMA/RealFM-Mustervertrags wurde 2019 explizit eine solche Verpflichtung aufgenommen, um Auftraggeber abzusichern. Darüber hinaus spielen zunehmend Tariftreue- und Sozialstandards eine Rolle, insbesondere wenn es um öffentliche Aufträge geht oder Unternehmen eigene Compliance-Richtlinien haben. Ein Vertrag kann z.B. verlangen, dass der Dienstleister Zusicherungen über die Zahlung von Sozialabgaben, Unfallversicherung etc. gibt.

• Nachhaltigkeit und Energieeffizienz: In jüngerer Zeit wird Nachhaltigkeit zum integralen Bestandteil von FM-Verträgen. GEFMA 160 liefert einen Rahmen, wie Nachhaltigkeit im FM verankert werden kann. Der Mustervertrag FM 4.0 enthält z.B. eine Klausel, wonach der Dienstleister nach Erhebung des Status quo ein Energiekonzept mit Optimierungsvorschlägen für die Immobilie erarbeiten muss. Dies geht über klassische Wartung hinaus und zielt darauf ab, den Energieverbrauch kontinuierlich zu verbessern. Auch können ökologische Standards verlangt werden, etwa umweltfreundliche Reinigungsmittel, Entsorgung von Altteilen nach Kreislaufwirtschaftsgesetz oder Unterstützung bei Gebäudezertifizierungen (LEED, BREEAM). Einige Verträge definieren Kennzahlen (KPI) zur Energieeinsparung oder zum CO₂-Footprint, die vom FM-Dienstleister mit beeinflusst werden. Während solche Themen in einem reinen Wartungsvertrag für technische Anlagen weniger prominent sind, kommen sie in ganzheitlichen FM-Verträgen zur Geltung – dort wird der Wartungsvertrag oft als Bestandteil eines größeren Betreibervertrags gesehen, in dem der Dienstleister auch den Betrieb optimiert. Für große Büro- und Industriekunden kann es sinnvoll sein, Nachhaltigkeitsziele in die Verträge aufzunehmen, um die FM-Leistung mit den ESG-Zielen (Environment, Social, Governance) des Unternehmens in Einklang zu bringen.

• Digitalisierung und Reporting: Ein weiterer Trend ist die verbindliche Nutzung von CAFM-Systemen (Computer Aided Facility Management) für die Wartungsplanung und -dokumentation. Moderne Verträge fordern z.B., dass der Dienstleister Wartungsdaten in ein vom Auftraggeber bereitgestelltes CAFM-Portal einpflegt oder ein gemeinsames System nutzt. Der Standardleistungsumfang laut GEFMA 520/530 berücksichtigt inzwischen den Einsatz und die Pflege eines CAFM-Systems als Vertragsinhalt. Dies erhöht die Transparenz und ermöglicht dem Auftraggeber in Echtzeit die Nachverfolgung von Terminen, Berichtswesen und ggf. Störungsmeldungen. Im Kontext großer Portfolios (wie Industriekonzerne mit vielen Standorten oder große Büropark-Betreiber) wird so ein einheitliches Datenmanagement sichergestellt. Vertraglich kann festgelegt sein, dass z.B. alle Anlagen mit einem Barcode versehen werden und Servicetechniker vor Ort die Wartung per Scanner oder App dokumentieren. Solche Pflichten gehören zwar nicht zu den klassischen rechtlichen Notwendigkeiten, sind aber in der Branche Stand der Technik geworden und sollten daher in Vertragszusätzen berücksichtigt werden, um den Leistungsumfang zeitgemäß zu gestalten.